事業(yè)單位檔案管理的重要性探析

冉天剛 保定市競秀區(qū)就業(yè)服務(wù)局

檔案保管工作人員對檔案信息進行的梳理與總結(jié)，具有很大的技術(shù)性與綜合性價值，對國家事業(yè)單位而言，歸檔資料信息也具有非常重大的工作價值與意義。而伴隨新時期的經(jīng)濟發(fā)展，國家事業(yè)單位也在發(fā)展中繼續(xù)迎來重大變化，檔案保管工作人員也將伴隨國家事業(yè)單位的發(fā)展與壯大而進一步實現(xiàn)自身提升。為良好的推動工作效率和崗位服務(wù)質(zhì)量，機關(guān)單位繼續(xù)實施檔案保管改革舉措，這一系列措施在很大程度上提高了機關(guān)檔案保管的崗位服務(wù)質(zhì)量。但是在改革的過程中，機關(guān)檔案保管崗位的信息性和專業(yè)化仍無從提高，不利于其在機關(guān)單位管理工作中的主要價值和地位體現(xiàn)。為能在國家機關(guān)今后的發(fā)展中良好的立足，推進實現(xiàn)檔案保管的主要價值和意義，就需要進一步把機關(guān)單位的檔案保管崗位改革措施推進到位。

一、加強事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）有利于提高檔案利用率

眾所周知，中國傳統(tǒng)檔案收藏和保管于國家檔案室的資料基本上是紙質(zhì)的文檔載體，但這樣，就在實際使用上存在了許多的麻煩。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理能夠使檔案用戶迅速而精準(zhǔn)的檢索到所需要文檔，同時還可以進行檔案管理的數(shù)字化，從而有效地減少了文檔在時間與空間上的束縛，在總體上可以提高歸檔效率[1]。

（二）有利于提高經(jīng)濟效益

由于社會市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，使得巨大的經(jīng)濟信息量和相對落后的辦公方法之間產(chǎn)生了較為尖銳的沖突。因為事業(yè)單位財務(wù)管理制度一直以來都是采取比較粗放式的檔案管理模式，這也大大提高了事業(yè)單位內(nèi)控制度管理成本。數(shù)字化檔案管理，可以把傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔載體高效地轉(zhuǎn)為機讀文檔，在節(jié)約了占用空間的同時，還降低了文檔存放費用，實現(xiàn)了歸檔查詢的便捷性與準(zhǔn)確度，避免因為各種文檔信息資料重復(fù)打印而帶來的資金損失，有助于提高事業(yè)單位效益。

（三）有利于提高辦公效益

文件數(shù)字化過程管理系統(tǒng)，可以逐步實現(xiàn)將事業(yè)機關(guān)的財務(wù)管理檔案資料有效歸檔，并有效被管理得到使用。但是因為事業(yè)機關(guān)內(nèi)控制度的檔案保管對象極其繁雜，并且對象還具有很大的流動性，包括管理人員的退休、調(diào)整工作等等，為了有效而精確的統(tǒng)計這種變化，就一定要全面掌握這種情況的動態(tài)。因此，便可利用以信息為主要管理媒體的數(shù)字化過程文件，更準(zhǔn)確地反映當(dāng)時的現(xiàn)實狀況，也方便人們簡單檢索文件數(shù)字化過程資訊。如此一來，也因為文檔資訊的超時空流通，讓事業(yè)機關(guān)的檔案庫從過去管理文件實物的基礎(chǔ)，切實有效地變?yōu)樘峁┵Y訊的中心，自然辦公效能也會得以有效提高。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

事業(yè)單位加強內(nèi)部檔案管理工作，是基于內(nèi)控管理體系建設(shè)的內(nèi)在需要。但從實踐狀況分析，事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案保存仍面臨許多問題，如工作實施不到位、工作人員的素質(zhì)較低、基礎(chǔ)設(shè)施條件滯后等問題，嚴(yán)重影響著事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案保存工作的有效進行。

（一）落實不到位：對管理不夠重視，管理工作沒有群眾基礎(chǔ)

國家事業(yè)單位在內(nèi)部控制管理工作建設(shè)工作中，更強調(diào)了業(yè)務(wù)管理才能的培養(yǎng)、事業(yè)單位內(nèi)控制度的建立，而關(guān)于檔案管理工作則缺少關(guān)注。首先，由于歸檔保管工作人員的社會地位相對低下，從現(xiàn)實出發(fā)，目前很少有國家部門事業(yè)機構(gòu)設(shè)置專門的歸檔保管科室，對歸檔保存管理人員的重視程度不足。其次，部門領(lǐng)導(dǎo)干部在歸檔保管崗位中，往往缺少合理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，難以實現(xiàn)有效的管理效果。再者，由于歸檔保管崗位沒有干部職工基礎(chǔ)，干部職工對歸檔保管崗位沒有了解，對歸檔資料信息隨意進行管理，對歸檔資料信息的歸集、整合等管理人員缺少關(guān)注，造成了很大的麻煩[2]。

（二）素質(zhì)較低：檔案保管工作人員的素質(zhì)普遍較低

檔案保管工作是一個專業(yè)而系統(tǒng)的工種，需要檔案管理員工具有優(yōu)秀的專業(yè)知識才能。但從實踐上出發(fā)，目前事業(yè)單位的檔案管理工作人員中普遍存在著以下的一些問題：檔案保管人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，部分檔案保管人員并非專職出身，而是以兼職的形式，直接投入到了檔案管理工作當(dāng)中。一些工作人員沒有信息技術(shù)專業(yè)知識，在檔案事業(yè)單位的信息化管理工作中，無法適應(yīng)全新的職業(yè)環(huán)境。文檔保存員工流動性太大，而且業(yè)務(wù)管理不精，“半桶水”的業(yè)務(wù)狀況，也難以達到更全面而科學(xué)的檔案管理工作。工作責(zé)任感不強，沒有明確崗位職責(zé)意識。文檔管理者在工作中，經(jīng)常存在著松懈、疏忽的工作現(xiàn)象，對檔案管理職責(zé)沒有很強的責(zé)任性，檔案歸檔整理工作不及時。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后：檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施滯后，信息化建設(shè)落后

國家事業(yè)單位在檔案管理上，并沒有完備的設(shè)施建立，嚴(yán)重干擾了工作的改革開展。尤其是在檔案管理信息化構(gòu)建的過程中，對硬件軟設(shè)備的投資需求更高，并強調(diào)了國家事業(yè)單位財務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)加強投資能力，以改變當(dāng)前的檔案管理工作環(huán)境。從實踐出發(fā)，事業(yè)單位的財務(wù)管理部門正著力推動了檔案管理信息化，但進度較慢，沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施保證。另一方面，對檔案信息化并沒有很充沛的投入，設(shè)施建設(shè)總體上相對落后。隨著檔案信息化管理的逐步深入，也要求政府機關(guān)與事業(yè)單位進一步優(yōu)化現(xiàn)有管理環(huán)境，硬軟件設(shè)施建設(shè)的欠缺，也不利于信息化。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理有效途徑

（一）做好事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作

1.樹立檔案數(shù)字化管理意識

為了更好地進行數(shù)字化檔案管理工作，各事業(yè)單位檔案保管工作人員一定要積極培養(yǎng)起檔案數(shù)字化管理意識，切實有效地改變傳統(tǒng)檔案保管觀念，強化對新知識、新技能的掌握，并不斷更新檔案保管知識體系結(jié)構(gòu)，不斷創(chuàng)新檔案保管技術(shù)手段。

2.文書處理歸檔數(shù)字化管理

在新時代背景下，歸檔人員將對每次接收的文檔都用電腦做好相應(yīng)記錄，以后再嚴(yán)格按照批辦的流程在事業(yè)單位計算機局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，同時還要確定代辦日期和催辦時限，一旦事業(yè)單位的傳閱文書不能按時退回，在這種時間催辦流程就會發(fā)布文檔催辦消息。此外，還要能夠更有效的將已處理完畢的文檔進行立卷梳理，進而減少事業(yè)單位內(nèi)控制度下檔案保管工作人員在過去對年終時梳理等繁雜歸檔工作的時間要求。此外，下發(fā)文件過程中還要能夠利用電腦實現(xiàn)完成。

3.建設(shè)檔案管理電子化系統(tǒng)工程

事業(yè)單位日常管理工作內(nèi)容繁多，每日都要產(chǎn)生諸多的文書檔案，而檔案管理工作人員也必須將有關(guān)資料加以記錄與保存。所以，文檔的電子化管理體系就要采取高速掃描儀集成掃描、硬盤陳列保存、光碟與磁帶的雙向備份和雙服務(wù)器管理等方法，并且設(shè)定相應(yīng)的文檔檢索系統(tǒng)，檔案管理工作人員與檢索人員，都能夠利用文檔互聯(lián)網(wǎng)傳輸或是通過觸摸屏檢索實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目的。再有，管理系統(tǒng)中還把電子文檔保存的分類方式細化為五大類，即單位分類、系統(tǒng)環(huán)境信息管理、卷內(nèi)目錄管理、操作系統(tǒng)信息管理和文檔密級信息管理等，進而可以在總體上增強政府事業(yè)信息資源共享能力，并提高電子文檔信息的使用率。

（二）逐步建立完善的事業(yè)單位工作體制

當(dāng)前階段，由于很多事業(yè)單位對財務(wù)管理還沒有創(chuàng)新思路，且檔案保管工作誤差很大，使得在實際進行檔案保管工作時往往無法高效地展開。有關(guān)事業(yè)行政單位必須加大對工作機制的建立，在順應(yīng)時代潮流發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，合理的完善檔案管理制度，以保證有關(guān)行政管理工作的正常有序開展。在此基礎(chǔ)上，按時間提出具體的工作目標(biāo)，并通過獎懲措施提升有關(guān)行政單位的工作績效，保證所有工作都得以有條不紊地進行下去。

（三）提高相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位財務(wù)管理的行政工作人員是事業(yè)單位檔案保管工作的主要執(zhí)行者，為了順應(yīng)時代的發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)+的大背景下能夠了解相關(guān)的數(shù)字、信息，對基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)也能夠做出初步處理，從而確保政府事業(yè)單位的檔案管理工作人員能夠順應(yīng)時代潮流的發(fā)展提高效率。有關(guān)工作人員將進一步提升自己的基礎(chǔ)素養(yǎng)，提高對信息技術(shù)的掌握，進而提升國家檔案管理工作的信息化和數(shù)字化水平，為社會事業(yè)單位的工作更好地開展而作出相應(yīng)努力。

（四）加強檔案管理與服務(wù)水平，提升利用價值

在按照事業(yè)單位內(nèi)控制度開展事業(yè)單位檔案管理工作的整個流程中，需要把提升事業(yè)單位業(yè)務(wù)效能當(dāng)作核心，而相應(yīng)的事業(yè)單位管理者也需要逐步增強關(guān)注程度。事業(yè)單位的財務(wù)管理部門需要在一定程度上轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)功能，并不斷更新事業(yè)單位文檔信息系統(tǒng)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的全面性。其次，事業(yè)單位的財務(wù)管理工作必須重視檔案信息的安全性，對檔案信息實行全方位的進度追蹤，以防止由于檔案管理工作中發(fā)生重大問題，進而產(chǎn)生檔案信息丟失的問題。最后，事業(yè)單位財務(wù)管理工作必須重視對檔案資料的合理開發(fā)利用，并結(jié)合單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理工作，確保對檔案信息數(shù)據(jù)資料可以進行合理的管理使用。

四、結(jié)束語

綜上所述，由于計算機技術(shù)的進一步蓬勃發(fā)展，顛覆了中國檔案傳統(tǒng)的手工管理方法，使事業(yè)機關(guān)內(nèi)控制度檔案保管沿著現(xiàn)代數(shù)字化走向蓬勃發(fā)展，以現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理為走向，促進事業(yè)機關(guān)內(nèi)控制度檔案保管品質(zhì)與效能的進一步提高。