探究招投標(biāo)與合同管理在實(shí)踐中存在的問題與具體措施

李 京 神華工程技術(shù)有限公司

引言

改革開放大潮涌動(dòng)，社會(huì)進(jìn)步一日千里，科技發(fā)展日新月異，伴隨著滾滾向前的時(shí)代年輪，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)有了顯著提升，大大小小的企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，尤其是在全球化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)不僅要面臨來自國(guó)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)，也要面臨國(guó)外的市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)間的合作成為對(duì)抗激烈競(jìng)爭(zhēng)的有效手段，為了篩選到優(yōu)質(zhì)的合作伙伴，企業(yè)將合同管理與招投標(biāo)結(jié)合在一起作為一種新的競(jìng)爭(zhēng)選拔方式應(yīng)用到社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中。但是由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系不完善等客觀因素以及企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)理念存在偏差、招投標(biāo)制度不科學(xué)等主觀因素，在實(shí)踐過程中，仍然暴露出了許多的問題。能否高效解決問題關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量。因此，探討探究招投標(biāo)與合同管理在實(shí)踐中存在的問題及相應(yīng)的解決措施就成為值得研究的一項(xiàng)課題。

一、招投標(biāo)與合同管理的概念

招投標(biāo)與合同管理有機(jī)結(jié)合，形成了一種嶄新的競(jìng)爭(zhēng)方式，但是由于這種競(jìng)爭(zhēng)方式起步較晚，尚處于試驗(yàn)階段，很多企業(yè)對(duì)于招投標(biāo)與合同管理仍未形成全面、深刻的理解。正確辨別這兩組概念有助于企業(yè)更好地認(rèn)識(shí)招投標(biāo)這一競(jìng)爭(zhēng)形式。

(一)招投標(biāo)的概念

招投標(biāo)是指在招標(biāo)方為了完成某項(xiàng)任務(wù)而對(duì)外公開或?qū)δ骋惶囟ㄈ后w發(fā)布招標(biāo)信息，有關(guān)公司對(duì)招標(biāo)方發(fā)布的信息核實(shí)后，結(jié)合招標(biāo)方的要求及自身的客觀條件對(duì)滿足要求的公司通過撰寫意向書，表明公司的優(yōu)勢(shì)、資質(zhì)、報(bào)價(jià)等，與其他公司進(jìn)行平等競(jìng)爭(zhēng)。投標(biāo)是一門技術(shù)，里面不僅涉及到對(duì)招標(biāo)文件的理解還涉及到投標(biāo)文件的制定、費(fèi)用的計(jì)算等問題，一本制作精良的投標(biāo)文件可以有效地反映出企業(yè)的軟實(shí)力。在實(shí)踐中，招投標(biāo)的合作過程通常由招標(biāo)、投標(biāo)、選拔、實(shí)況核實(shí)、招標(biāo)成功5 個(gè)部分組成。

(二)合同管理的概念

簡(jiǎn)而言之，合同管理即對(duì)合同進(jìn)行管理。在招投標(biāo)結(jié)束后，為保證合作順利，投標(biāo)方與中標(biāo)方往往會(huì)簽訂合同，對(duì)各自的責(zé)任、義務(wù)、分工細(xì)則等相關(guān)條款進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，大多數(shù)的合同條文還會(huì)涉及到解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等行為，這既是對(duì)招標(biāo)方與投標(biāo)方的約束，也是對(duì)二者利益的保護(hù)。合同管理的方式有兩種，分為傳統(tǒng)手工合同管理和合同管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺(tái)，這也是信息化時(shí)代下企業(yè)普遍采用的合同管理方式。

(三)兩種工作方式的關(guān)系

招投標(biāo)與合作管理是相伴相隨、相互依存的。招投標(biāo)為企業(yè)篩選合作伙伴提供了條件，合同管理則對(duì)合作細(xì)則進(jìn)行了規(guī)定，有利于營(yíng)造開放、透明的合作環(huán)境。招投標(biāo)是當(dāng)前普遍流行的新型合作方式，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)制度不夠完善的背景下，企業(yè)之間的合作更多地依靠裙帶關(guān)系，合作雙方權(quán)責(zé)、利益界限不清晰，并且很容易造成質(zhì)量問題，而招投標(biāo)則能夠創(chuàng)造“鯰魚效應(yīng)”，通過相互競(jìng)爭(zhēng)，給投標(biāo)方施以一定的壓力，有利于招標(biāo)方篩選心儀的合作伙伴。所以這兩種工作方式相輔相成，當(dāng)前初步形態(tài)的合作方式已經(jīng)構(gòu)成。

二、招投標(biāo)與合同管理在實(shí)踐中存在的問題

常言道，“對(duì)癥下藥”，明確招投標(biāo)在實(shí)踐中存在的問題是采取相關(guān)措施予以解決的前提，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為招投標(biāo)在實(shí)踐中存在的問題可以歸結(jié)為如下四個(gè)方面。

(一)投標(biāo)企業(yè)的投標(biāo)資料不專業(yè)

投標(biāo)企業(yè)提供的資料是投標(biāo)方判斷其能力與資質(zhì)的重要憑證，為了提高契合度，大多數(shù)的投標(biāo)方都會(huì)認(rèn)真對(duì)待，細(xì)心打磨材料。然而，有些企業(yè)在參與招標(biāo)時(shí)，卻抱著嘗試的心態(tài)不認(rèn)真對(duì)待投標(biāo)，在書寫企業(yè)投標(biāo)書時(shí)用詞不嚴(yán)謹(jǐn)，資料中專業(yè)性錯(cuò)誤屢見不鮮，有些投標(biāo)材料甚至還有錯(cuò)別字的出現(xiàn)。這種做法無疑是對(duì)投標(biāo)方的不尊重，給招標(biāo)方的篩選工作造成了不便，看似損害的是自身的利益，傷害的卻是招投標(biāo)的環(huán)境。

(二)投標(biāo)企業(yè)謊報(bào)虛假信息

自改革開放以來，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境較為寬松，大大小小的企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)加劇，來自國(guó)內(nèi)與國(guó)外雙方的競(jìng)爭(zhēng)，壓縮了企業(yè)的利益空間。在此背景下，投標(biāo)方為了提高中標(biāo)率，滿足自身的利益，部分企業(yè)不惜偽造、變?cè)觳牧?，甚至在法律紅線邊緣徘徊。加之招標(biāo)方審核人數(shù)有限、精力有限，無法對(duì)投標(biāo)企業(yè)所提供的材料面面俱到，導(dǎo)致企業(yè)與本不滿足招標(biāo)要求的企業(yè)簽訂合同。

謊報(bào)虛假信息也會(huì)發(fā)生在合同落實(shí)階段，中標(biāo)企業(yè)為降低成本，提高利潤(rùn)率，在施工階段以次充好，不按照合同要求施工的現(xiàn)象屢見不鮮。

(三)招投標(biāo)企業(yè)在合作過程中的管理不到位

招標(biāo)企業(yè)在面對(duì)眾多的投標(biāo)企業(yè)提供的材料時(shí)，無暇對(duì)投標(biāo)企業(yè)進(jìn)行嚴(yán)格篩選，且管控力度較小，對(duì)于一些材料的真?zhèn)螞]有進(jìn)行檢查與確認(rèn)。在招投標(biāo)結(jié)束之后，制定的合同內(nèi)容又過于片面，無法對(duì)雙方形成約束，也無法全面地保障各方的利益。這些問題產(chǎn)生的原因是招投標(biāo)企業(yè)的管理不到位，過程不嚴(yán)謹(jǐn)，過于迫切達(dá)成合作，忽略了中間細(xì)節(jié)，但“欲速則不達(dá)”，急功近利反而會(huì)導(dǎo)致管理不到位。此外，法律顧問因其具備專業(yè)知識(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題，避免侵害本企業(yè)利益的事件發(fā)生而被招投標(biāo)雙方廣為聘用，然而，在實(shí)踐中，卻可以發(fā)現(xiàn)招投標(biāo)兩方企業(yè)都缺乏專業(yè)人才，缺少專業(yè)的法律顧問，導(dǎo)致“亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚”。

(四)招標(biāo)方通過評(píng)標(biāo)內(nèi)定中標(biāo)人

參與投標(biāo)會(huì)消耗大量的人力、物力及財(cái)力，令投標(biāo)方最失望的莫過于耗費(fèi)了巨大心血卻敗興而歸，尤其是當(dāng)招標(biāo)方通過評(píng)標(biāo)內(nèi)定中標(biāo)人，不僅會(huì)影響此次招投標(biāo)的質(zhì)量，也會(huì)影響投標(biāo)方的積極性。實(shí)踐中，為避免內(nèi)定中標(biāo)人，招標(biāo)方可能會(huì)在評(píng)標(biāo)時(shí)對(duì)其他評(píng)標(biāo)專家施加傾向性影響。當(dāng)前，評(píng)標(biāo)專家的人選大多由招標(biāo)代理選定，招標(biāo)方只需要將意定中標(biāo)人告知招標(biāo)代理，招標(biāo)代理大多會(huì)迎合招標(biāo)方的要求，通過其他方式間接告知評(píng)標(biāo)專家，評(píng)標(biāo)專家可能會(huì)在打分環(huán)節(jié)中，在自由裁量部分適當(dāng)?shù)貙?duì)意定中標(biāo)人放松要求，通過評(píng)分拉開投標(biāo)方之間的差距，讓意定中標(biāo)人中標(biāo)。這種形式的內(nèi)定，往往由于做法隱蔽，投標(biāo)方往往難以查實(shí)舉報(bào)。

三、招投標(biāo)與合同管理在實(shí)踐中存在問題的解決措施

招投標(biāo)與合同管理在實(shí)踐中暴露出來的問題是諸多癥結(jié)共同作用的結(jié)果，作為一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工程，要高效解決上述問題絕非一日之功，不可能一蹴而就，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為可以采取如下措施。

(一)投標(biāo)方要加強(qiáng)篩選與審核，秉持公開透明的原則

篩選中標(biāo)者最為關(guān)鍵，但也卻最容易藏匿問題，提高這一部分的效率需要招標(biāo)者與投標(biāo)者同心同向。針對(duì)中標(biāo)公司的選拔，一方面，招標(biāo)公司可以聘用專業(yè)人才，重點(diǎn)關(guān)注其思想素養(yǎng)與工作能力，這是因?yàn)樗枷胨匾獩Q定了其是否會(huì)“走后門”，是否會(huì)違背選拔工作的公正客觀性，而工作能力則決定了其是否能夠滿足工作要求，是否能夠適應(yīng)招投標(biāo)這一工作繁雜、瑣碎的特點(diǎn)。另一方面，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)趨于復(fù)雜，試圖以老舊的工作方法適應(yīng)當(dāng)前的招投標(biāo)工作無異于無稽之談，為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)工作人員審核投標(biāo)計(jì)劃書的內(nèi)容和質(zhì)量的能力，并要求工作人員對(duì)于有欺詐行為或者信譽(yù)存在受損情況的投標(biāo)公司予以重點(diǎn)關(guān)注，一旦發(fā)現(xiàn)信譽(yù)問題或質(zhì)量問題就應(yīng)當(dāng)將其去除于候選者的名單。除此之外，招標(biāo)方在篩選中標(biāo)者的過程中，對(duì)投標(biāo)公司要予以尊重，不用虛假手段欺瞞招標(biāo)公司，讓合作公開透明，為建筑工程提供保障。

(二)投標(biāo)方要認(rèn)真準(zhǔn)備材料，秉持誠(chéng)實(shí)守信的原則

對(duì)于投標(biāo)公司來說，也必須重視中標(biāo)公司的選拔這一環(huán)節(jié)。為了更高效地完成招投標(biāo)工作，并提高本企業(yè)與招標(biāo)方要求的契合度及中標(biāo)率，投標(biāo)方在撰寫投標(biāo)計(jì)劃書時(shí)，認(rèn)認(rèn)真真閱讀招標(biāo)文件，了解清楚招標(biāo)文件的具體要求，秉承誠(chéng)實(shí)守信、求真求實(shí)的原則，不造假、不欺騙，尊重對(duì)手，發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，同時(shí)務(wù)必嚴(yán)格按招標(biāo)文件要求制作標(biāo)書，將所有標(biāo)書用到的文件資料準(zhǔn)備齊全，比如：公司資質(zhì)，產(chǎn)品彩頁、技術(shù)參數(shù)、用戶名單、成交合同掃描件、廠家授權(quán)、技術(shù)參數(shù)偏離和商務(wù)偏離等，為方便投標(biāo)方進(jìn)行閱讀，可以對(duì)這些材料排版打印裝訂，要重視每個(gè)細(xì)節(jié)，不能遺漏蓋章簽字，正本副本按規(guī)定裝訂成冊(cè)。

(三)加大對(duì)招投標(biāo)合作過程的管理力度

對(duì)于招投標(biāo)雙方，二者之間存在著信息不對(duì)稱，因此，為避免因信息失真而導(dǎo)致合作階段節(jié)外生枝，在招投標(biāo)之前應(yīng)做好調(diào)研工作，確保招投標(biāo)信息是準(zhǔn)確的。投標(biāo)公司應(yīng)當(dāng)充分了解招標(biāo)公司的具體情況，排除詐騙的可能性，防止投標(biāo)公司做無用功。招標(biāo)公司在進(jìn)行選拔時(shí)，不能僅僅憑借投標(biāo)公司提供的信息判斷其資質(zhì)是否合格、其能力是否滿足要求，而要結(jié)合公司官方網(wǎng)站、國(guó)家工商部門等材料判斷信息真?zhèn)?。此外，招投?biāo)與合同簽訂中不免會(huì)涉及到對(duì)方的商業(yè)信息，甚至商業(yè)機(jī)密，招標(biāo)公司不僅要保證文件信息的安全性，也要保護(hù)好對(duì)方隱私，防止重要信息泄漏。

(四)依照法律程序制定招投標(biāo)合同，在法律范圍內(nèi)自由經(jīng)營(yíng)

招投標(biāo)與合同簽訂工作中所簽訂的協(xié)議都是具有法律效力的，一旦企業(yè)簽字，就必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，因此，對(duì)于招投標(biāo)公司的合同管理來說，雙方公司均要指派法律專業(yè)人員參與商定。不論是在制定合同階段，還是在落實(shí)合同階段，都要嚴(yán)格遵照法律規(guī)定，必要時(shí)候，可以請(qǐng)公司法務(wù)及公證人員全程參與，避免觸碰法律紅線的同時(shí)，最大化地保障企業(yè)的利益。

(五)加強(qiáng)對(duì)合作建筑工程的監(jiān)督，確保建筑施工妥善落實(shí)

在雙方簽訂合同之后，即可進(jìn)行建筑工程的建造。在招標(biāo)方和投標(biāo)方合作完成項(xiàng)目階段，二者更應(yīng)當(dāng)保持團(tuán)結(jié)協(xié)作的態(tài)度，在確保建筑工程及相關(guān)文件滿足相關(guān)法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，對(duì)建筑工程內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步了解和溝通，確保雙方?jīng)]有任何疑問，并對(duì)建筑工程的重點(diǎn)問題達(dá)成一致，以保障建筑工程的質(zhì)量和施工材料的達(dá)標(biāo)。

除在合同簽訂階段的溝通與協(xié)商，在雙方合作完成建筑工程施工階段，不可能對(duì)中標(biāo)方做到無時(shí)無刻無處的監(jiān)督，這既不符合經(jīng)濟(jì)效益原則，也無法實(shí)現(xiàn)。然而，加強(qiáng)對(duì)合作階段的監(jiān)督卻是有必要的。曾有報(bào)道指出，因中標(biāo)方以次充好導(dǎo)致建筑質(zhì)量不合格。為防止這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，招標(biāo)公司必須對(duì)投標(biāo)公司的工程報(bào)價(jià)、材料加工標(biāo)準(zhǔn)、施工流程、工人工資等開支嚴(yán)格檢查，同時(shí)在建筑施工階段，招標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督建筑工程情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要及時(shí)與中標(biāo)方聯(lián)系，并上報(bào)己方領(lǐng)導(dǎo)，不放過一絲一毫可能存在的破綻。

(六)堅(jiān)持全面質(zhì)量管理理念，不斷完善招投標(biāo)流程

流程是招投標(biāo)工作的基本遵循，流程是否科學(xué)，直接關(guān)系招投標(biāo)工作是否高效。目前，招投標(biāo)流程大致分為兩大部分：第一部分為從眾多的投標(biāo)者中篩選一家或幾家最滿足條件的公司；第二部分是與中標(biāo)公司合作完成項(xiàng)目。企業(yè)在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中，會(huì)積累一定的招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)與審核經(jīng)驗(yàn)，必然也會(huì)遭受一定的失敗，對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持全面質(zhì)量管理理念，從失敗中汲取教訓(xùn)，從成功中積累經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合企業(yè)日益壯大的規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍的改變等因素完善招投標(biāo)流程與合同管理，使企業(yè)做到與時(shí)俱進(jìn)。

四、結(jié)語

招投標(biāo)這種形式本身并無好壞之分，重點(diǎn)在于如何利用好這種形式，節(jié)約采購成本，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。但毋庸置疑的是，招投標(biāo)這種合作方式確實(shí)能夠在一定程度上避免企業(yè)陷入風(fēng)險(xiǎn)漩渦中，使整個(gè)項(xiàng)目更加公開、透明，篩選到質(zhì)量高、信譽(yù)好的企業(yè)。

為更好發(fā)揮招投標(biāo)這一形式的作用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到當(dāng)前招投標(biāo)暴露出來的問題，通過提高招投標(biāo)流程的嚴(yán)謹(jǐn)性、加大對(duì)招投標(biāo)合作過程的管理力度、依照法律程序制定招投標(biāo)合同以及加強(qiáng)對(duì)合作建筑工程的監(jiān)督、樹立全面質(zhì)量管理理念等措施提高效率，并不斷創(chuàng)新工作思路，變革工作理念，使招投標(biāo)工作與時(shí)俱進(jìn)。希望本文提出的上述措施能夠在實(shí)踐中得到運(yùn)用，為最大化招投標(biāo)與合同管理的價(jià)值提供一定的思路?！?/p>