改革干部人事檔案業(yè)務(wù)工作的思考

文/包頭市人社局干部人事檔案管理中心 牛瑞峰

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)生了很大的變化，與此同時(shí)，管理要求也隨之增加。人事檔案管理是人事檔案業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理有助于加強(qiáng)檔案工作。因此，找到一個(gè)合理的解決方案勢(shì)在必行。改革創(chuàng)新非常有必要，本文就此提出當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)和創(chuàng)新方法。

一、進(jìn)行改革創(chuàng)新的必要性

（一）當(dāng)前的形勢(shì)。新中國(guó)成立后，經(jīng)過(guò)半個(gè)多世紀(jì)的實(shí)踐，我們?cè)谑占?、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用檔案方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)。但是面對(duì)社會(huì)主義建設(shè)的快速發(fā)展，面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，面對(duì)體制和人事工作的深刻改革，人們就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變和科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，使計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下產(chǎn)生的人事制度不能適應(yīng)新的客觀現(xiàn)實(shí)。近年來(lái)，社會(huì)媒體和檔案界人士紛紛要求對(duì)干部人事檔案工作進(jìn)行改革，并發(fā)出改革是大勢(shì)所趨的感嘆。他們要求解放思想、更新觀念、開(kāi)明創(chuàng)新，使干部人事檔案能夠滿足干部制度的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。

（二）需要改革的原因。干部是國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)等單位工作的主要組成人員。他們的存在對(duì)工作的成功開(kāi)展至關(guān)重要。因此，必須進(jìn)行良好的干部考察、調(diào)查，以確保不會(huì)誤用人而導(dǎo)致發(fā)生事件，確保公平和公正招聘。對(duì)個(gè)人檔案的了解和評(píng)價(jià)是一種顯而易見(jiàn)的、快速的方式，這說(shuō)明了人事檔案必須妥善管理。然而，隨著社會(huì)體制改革的推進(jìn)，主管部門的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)在選拔框架上發(fā)生了變化。為了滿足當(dāng)前工作的需要，人事檔案是企業(yè)、國(guó)家機(jī)關(guān)錄用人才時(shí)重要參考因素。管理人員需要反思、改革和更新自己的觀念，提高服務(wù)的質(zhì)量，把一些重要資料交給有關(guān)工作人員，利于最終選拔品行優(yōu)良、符合要求的干部，讓他們高效完成工作，為改善社會(huì)服務(wù)并且促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。在這個(gè)層面上，我們必須要對(duì)干部人事檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行一定的改革和創(chuàng)新。

二、干部人事檔案工作中存在的問(wèn)題

（一）管理的內(nèi)容不全面、法規(guī)不完善。目前，干部人事檔案管理的重點(diǎn)是確保相關(guān)人員信息的安全，從而真正了解其工作經(jīng)驗(yàn)，但這種做法不能完全被理解。由于缺乏明確的法律依據(jù)和行政組織，存在數(shù)據(jù)失真、相關(guān)法律法規(guī)缺失、無(wú)形弱化等問(wèn)題，不利于組織與時(shí)俱進(jìn)和形勢(shì)發(fā)展。從檔案管理的角度看，責(zé)任人的整體情況不可能完整真實(shí)，這就是為什么要把群眾的綜合數(shù)據(jù)與各級(jí)民主測(cè)評(píng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，動(dòng)態(tài)表現(xiàn)工作情況，每年對(duì)檔案資料進(jìn)行評(píng)價(jià)，這不僅可以監(jiān)控個(gè)人信用行為，而且有助于營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍和個(gè)人安全信息，特別是與借貸等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的信用文件，包括個(gè)人身份、年齡、政黨、教育背景、經(jīng)驗(yàn)，工作成果、重大事件等。在收集個(gè)人信用檔案后，對(duì)篡改、隱匿信息造成欺騙的行為，做出懲戒。

（二）工作態(tài)度、重視度不夠高。有的管理者在思想上對(duì)干部人事檔案管理工作不夠重視，而是把工作重點(diǎn)放在容易出效果的工作上。因此，導(dǎo)致當(dāng)前的人事檔案工作發(fā)展明顯落后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度，導(dǎo)致這項(xiàng)工作處于被動(dòng)的地位。當(dāng)前干部人事檔案管理方式發(fā)生了重大的變化，沒(méi)有充分尊重干部人事工作的作用。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息時(shí)代，但干部人事檔案管理在信息設(shè)計(jì)和工作流程設(shè)置上存在極大的不足。這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重破壞了干部檔案的有序高效管理，導(dǎo)致出現(xiàn)勞動(dòng)效率異常低下、檔案的真實(shí)性和控制不力等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理，危害非常大。

（三）檔案的分類與范圍不夠細(xì)致、明確。干部人事檔案的范圍在很大程度上直接關(guān)系到干部的范圍。在黨、政、軍等框架內(nèi)擔(dān)任公職的人都是干部。新中國(guó)成立以來(lái)，“干部”是指在黨、政、軍和人民團(tuán)體以及企業(yè)中擔(dān)任了公職的人員。但隨著管理體制的改革和推進(jìn)，集中統(tǒng)一管理逐漸被分類管理制度所取代。由于管理人在人事管理上具有“分層管理”的特點(diǎn)，對(duì)干部進(jìn)行合理分類是分類管理改革的主要目標(biāo)之一。新的問(wèn)題是，負(fù)責(zé)公共服務(wù)的政府官員、為公務(wù)員服務(wù)的專業(yè)人員、管理人員和技術(shù)人員，以及不受《公共服務(wù)法》規(guī)范的國(guó)有企業(yè)管理人員是否仍然具有干部身份。

三、對(duì)于改革創(chuàng)新的一些思考

（一）強(qiáng)化規(guī)范化管理、完善法律法規(guī)。為了能適應(yīng)時(shí)代的變化，相關(guān)人員必須在原本就有的管理方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新。另外，管理人員檔案的保存和歸檔也存在一些問(wèn)題。只有全面、客觀地對(duì)檔案進(jìn)行整理，確保管理人員名冊(cè)所載信息是準(zhǔn)確的、真實(shí)的和完整的，才能滿足相關(guān)部門的需要。因此，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要和特點(diǎn)，調(diào)整制度和法規(guī)，以建立一個(gè)全面的人事檔案管理體系。同時(shí)重視對(duì)管理者的管理，加強(qiáng)人力資源團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，各部門負(fù)責(zé)人從一開(kāi)始就要重視管理者的檔案工作，積極培養(yǎng)合格的專業(yè)人才，建立一支有效的管理團(tuán)隊(duì)。

（二）細(xì)化檢索、加強(qiáng)信息化。一般來(lái)說(shuō)，搜索包括兩個(gè)重要的過(guò)程：存儲(chǔ)和檢索。存儲(chǔ)是搜索的基礎(chǔ)和前提，存儲(chǔ)是提取信息的前提。存儲(chǔ)的是高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)，而獲取被存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的手段是檢索。只有建立現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，數(shù)據(jù)、測(cè)試、維護(hù)、索引、檢索、使用統(tǒng)計(jì)、信息安全、自動(dòng)控制等核心功能才是完整的；想要合理充分利用人力資源來(lái)管理，有關(guān)部門必須要加快信息化建設(shè)和信息化管理。有關(guān)部門和工作人員必須根據(jù)實(shí)際需要，不斷改進(jìn)檔案的管理，全面建立檔案管理信息系統(tǒng)，供各級(jí)管理人員、行政人員、專業(yè)人員使用。工作人員的業(yè)績(jī)、也需要根據(jù)工作人員管理的實(shí)際情況加以改進(jìn)。信息化要深刻總結(jié)各地區(qū)、各事業(yè)單位建立人才管理信息系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，克服不足，提高系統(tǒng)效率，提高普及性，充分利用搜索引擎，充分利用人力資源移動(dòng)文件搜索。

（三）強(qiáng)化檔案鑒定評(píng)估工作。檔案鑒定是對(duì)原有檔案的真實(shí)性和價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，然后按照一定的規(guī)則，把沒(méi)有價(jià)值的檔案刪掉，審核文件在程序上是否齊全，所含的信息、資料是否公開(kāi)，文件是否必須公開(kāi)。最近幾年，一些具有虛假學(xué)歷、虛假學(xué)位等信息的虛假人事檔案和具有價(jià)值的人事檔案被混在了一起，造成了重大負(fù)面影響。通過(guò)對(duì)人事檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)，評(píng)估工作的內(nèi)容和重要性，了解人事檔案價(jià)值的構(gòu)成和評(píng)價(jià)價(jià)值的思想方法，確定人事檔案價(jià)值的分析方法，員工檔案保存時(shí)間的劃分。但是仍舊有一些隱藏的問(wèn)題沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)。因此，必須重視并加強(qiáng)對(duì)人事檔案價(jià)值的評(píng)估。

（四）深化檔案的利用。檔案的提供和利用是為社會(huì)主義事業(yè)提供檔案信息服務(wù)的具體途徑。當(dāng)前，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理理念已難以適用于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需求，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。要不斷更新觀念，不能忽視檔案的利用價(jià)值。必要時(shí)，應(yīng)主動(dòng)為有關(guān)部門提供檔案查詢服務(wù)，讓他們合理利用檔案完成一些工作。

四、結(jié)語(yǔ)

改革和創(chuàng)新當(dāng)前的人事檔案業(yè)務(wù)工作，是一種必然的趨勢(shì)。同時(shí)，也為檔案工作有序發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。在這種情況下，促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展，最大限度滿足相關(guān)人員的需求，干部人事檔案的管理是一個(gè)關(guān)鍵因素。增加檔案的透明度，讓使用者本人能夠獲得一定的知情權(quán)，這既是保護(hù)個(gè)人權(quán)益的需要，也是對(duì)人事檔案的一種監(jiān)督。