信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的方法及策略

文/山西省針灸醫(yī)院（山西省針灸研究所） 高雅萍

就醫(yī)療行業(yè)來說，引入了信息化技術(shù)，日常工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量也持續(xù)增多，此類信息作為醫(yī)院檔案管理的重要資料，需要全面收集與快速整合，方能發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的重要作用。然而，由于醫(yī)院檔案工作方法較為滯后，難以保障資料收集以及整合的有效性，給醫(yī)院檔案服務(wù)水平帶來了極大的影響。因此，根據(jù)信息化時(shí)代的發(fā)展特性，對醫(yī)院檔案管理工作方法進(jìn)行改進(jìn)，是目前工作的重中之重。

一、信息化時(shí)代給醫(yī)院檔案管理工作帶來的新挑戰(zhàn)

（一）信息傳輸方式發(fā)生了改變。在醫(yī)療事業(yè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用。醫(yī)院各部門在進(jìn)行文件和報(bào)表交流時(shí)通常依托于網(wǎng)絡(luò)，致使產(chǎn)生了大量的電子文件，這無疑會加大檔案管理的壓力，由于信息傳輸方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，如果還是采取傳統(tǒng)的管理手段，很難滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。因此，需要積極建立檔案管理信息化系統(tǒng)，結(jié)合當(dāng)前的信息傳輸方式進(jìn)行電子檔案管理，保障檔案管理工作的實(shí)效性。

（二）檔案服務(wù)需求明顯提升。醫(yī)院在開展科研工作時(shí)需要大量的檔案資料作為支撐，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，科研工作的投入逐漸增多，致使檔案資料的利用率明顯提升。但在前期所開展的檔案管理工作中，均是以紙質(zhì)檔案為主，這為檔案利用帶來了較大的難度，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間查找檔案資料。由于前期管理不規(guī)范，很多珍貴的檔案資料未正確編碼，很難發(fā)揮其利用價(jià)值，這要求醫(yī)院方面應(yīng)對醫(yī)院檔案管理工作方法作出改進(jìn)，并且對前期的檔案資料進(jìn)行全面整合，形成一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)。

（三）檔案儲存管理的難度升級。隨著檔案資料的加速產(chǎn)生，醫(yī)院方面需要加大對檔案資料存儲設(shè)備以及存儲空間建設(shè)的投入力度，檔案資料的大幅度提升加大了檔案管理和儲存的難度。尤其是紙質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的要求較高，一旦操作不當(dāng)便會造成檔案損壞的嚴(yán)重后果。基于此類問題，應(yīng)結(jié)合新時(shí)期的檔案管理特性以及檔案服務(wù)要求改變檔案儲存方法，由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，不僅可以節(jié)省管理空間以及管理設(shè)備，也可降低管理難度。

二、信息化時(shí)代對醫(yī)院檔案管理工作提出的新要求

（一）檔案服務(wù)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)中的重要組成部分，也需積極迎合新時(shí)期的發(fā)展要求，不斷強(qiáng)化自身的信息化建設(shè)水平。特別是在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)積極引入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新型技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）為醫(yī)院決策提供依據(jù)。醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的過程中，需要面臨很多重大事件，如果不能做出正確的決策，則很容易限制醫(yī)院的壯大與發(fā)展。因此，領(lǐng)導(dǎo)在針對重大事件進(jìn)行決策時(shí)，應(yīng)綜合考量醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，從檔案信息中提取大量有價(jià)值的信息作為參考，作出科學(xué)決策，從而推動醫(yī)院事業(yè)健康發(fā)展。

（三）保障檔案管理的高效性。醫(yī)院事業(yè)發(fā)展中，有很多工作內(nèi)容需要利用醫(yī)院檔案信息。例如科研工作以及疾病研究工作中，必須要有檔案資料作為支撐。因此，檔案管理應(yīng)打破現(xiàn)有的管理局限，積極引入信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效整合與管理。

三、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的策略

為了滿足新時(shí)期的檔案服務(wù)需求，應(yīng)對檔案管理工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，積極引入新技術(shù)，進(jìn)行管理升級與服務(wù)升級。在檔案管理目標(biāo)明確的基礎(chǔ)上，確立科學(xué)的檔案管理策略，以期提升醫(yī)院的檔案服務(wù)水平，為科研工作以及日常管理工作提供可靠的依據(jù)。

（一）借助信息技術(shù)完成檔案收集與整合，提升檔案整理效率。檔案收集與整合作為醫(yī)院檔案工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，其收集與整合效率會直接影響檔案管理的效率，需要加強(qiáng)對檔案收集與整合工作的重視。原有的管理方式已經(jīng)不再適用，需要結(jié)合新時(shí)期的檔案管理要求，對檔案工作方法進(jìn)行創(chuàng)新。具體而言，可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等完成對檔案信息的收集與整合，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用下，檔案工作人員無須到各個(gè)部門進(jìn)行資料收集，而是通過網(wǎng)絡(luò)完成對檔案資料的接收與匯總，與原有的工作方法相比更為高效，且可減少人工失誤對檔案工作質(zhì)量的影響。為達(dá)成提升檔案整理效率的目標(biāo)，可以結(jié)合檔案資料的利用需求，對檔案收集與整合工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，形成統(tǒng)一化的工作標(biāo)準(zhǔn)，并形成一系列科學(xué)的檔案收集與整合流程，確保每位檔案工作人員均能嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。另外，也需借助計(jì)算機(jī)完成對檔案資料的分類編號與保存，并建立起檔案數(shù)據(jù)庫，為后期的檔案服務(wù)提供便利。

（二）對檔案資料進(jìn)行信息化處理，增強(qiáng)檔案管理的信息化水平。在信息化時(shí)代，應(yīng)將檔案管理的信息化建設(shè)工作作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，主要建設(shè)方法如下：首先，對已有的檔案資料進(jìn)行全面梳理。因紙質(zhì)檔案模式發(fā)展已久，所積累的資料量較大，在前期需要投入大量的時(shí)間和精力。將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案之后，可為后期的管理工作提供極大的便利，檔案檢索和提取的效率也會顯著提升；其次，可采取信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行分門別類的處理，可將其形成圖片形式、視頻形式和音頻形式等豐富的檔案內(nèi)容，盡可能保障檔案資料的真實(shí)性與完整性，為后續(xù)的科研工作提供更為可靠的研究依據(jù)；最后，可針對一些數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，藥品使用數(shù)據(jù)以及病例數(shù)據(jù)等，通過統(tǒng)計(jì)分析，形成相應(yīng)的報(bào)表資料，為醫(yī)院的日常管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，對于各類數(shù)據(jù)信息的明確也能為醫(yī)院決策提供依據(jù)，保障決策方案的科學(xué)性以及可行性。

（三）轉(zhuǎn)變檔案模式，降低儲存保管的難度。在新醫(yī)改形勢下，醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展面臨諸多變化，為了能夠迎合醫(yī)改需求，需對醫(yī)院日常管理工作加強(qiáng)重視，且明確長期的發(fā)展目標(biāo)。此時(shí)，便突出了醫(yī)院檔案管理的重要性。同時(shí)，還需明確新時(shí)期醫(yī)院檔案管理所面臨的重點(diǎn)問題，其中檔案儲存保管難度升級是需要重點(diǎn)關(guān)注的問題，為能保障檔案資料的安全儲存與管理，以免人工失誤引發(fā)檔案丟失和破損等問題，需對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案資料的載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛脖P和網(wǎng)絡(luò)硬盤等，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。此外，能夠節(jié)省檔案儲存的空間，可降低檔案儲存與管理時(shí)的成本投入。針對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理可明顯提升檔案儲存的高效性與可靠性，也可為資料的提取與編制提供便利。在特定的情況下，可根據(jù)檔案提取人員的實(shí)際需求對檔案格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，提高檔案資料的適用性，進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院檔案的服務(wù)質(zhì)量。

（四）做好檔案信息開發(fā)，強(qiáng)化檔案服務(wù)水平。檔案開發(fā)的主要目的是提升利用率和服務(wù)水平，就醫(yī)院檔案來說，存在一定的特殊性，涉及的管理內(nèi)容更為繁雜，需要多部門的積極配合方能保障檔案收集與管理的效率。但各個(gè)科室和部門的工作方式存在較大的差異，所生成的檔案資料格式不一，這為檔案管理帶來了較大的難度，同時(shí)也加大了檔案開發(fā)的難度。因此，進(jìn)行檔案信息開發(fā)時(shí)，需要做好如下幾點(diǎn)工作：1.保障開發(fā)渠道的多元化，即根據(jù)各個(gè)科室和部門的資料結(jié)構(gòu)分別采取不同的檔案編制和開發(fā)方法，盡可能提取檔案資料中有價(jià)值的信息，并將其用于醫(yī)院日常的管理工作與科研工作中，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的高效開發(fā)與利用。2.與各部門和科室建立良好的溝通關(guān)系，通過加強(qiáng)交流及時(shí)了解各個(gè)部門的檔案信息產(chǎn)出狀況，并就各個(gè)科室與部門在檔案管理方面存在的問題進(jìn)行分析，提出有效的改進(jìn)建議，盡可能消除檔案管理問題，使各部門均能積極配合完成檔案管理工作，提高檔案資料的利用率。3.建立檔案管理和共享平臺，及時(shí)發(fā)布檔案資料信息，確保檔案資料的及時(shí)共享。

四、結(jié)語

信息化時(shí)代的到來，為各個(gè)行業(yè)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持，對于醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展形成較大的影響，主要表現(xiàn)在檔案管理層面，由于日常工作中所生成的檔案信息大幅度增加，致使檔案管理的難度增大。同時(shí)，信息傳輸方式的轉(zhuǎn)變以及檔案服務(wù)需求的提高，也使得檔案管理難度進(jìn)一步升級。因此，需結(jié)合當(dāng)前的檔案服務(wù)需求，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案服務(wù)水平。