信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的策略

文/山西省人民醫(yī)院 樊怡

作為醫(yī)院的歷史發(fā)展記錄，檔案管理工作對于醫(yī)院工作的開展有著重要的作用。為此，醫(yī)院管理者必須重視檔案管理工作的重要性，切實提升醫(yī)院檔案管理人員的能力，改善當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的不足，以此有效保障醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

一、醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容及特點

（一）醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容，主要指的是醫(yī)院在處理行政事務(wù)活動時，將各門類文件材料轉(zhuǎn)換成檔案的過程。具體地說，包括檔案的收集、整理和利用。通過整理、總結(jié)醫(yī)院的發(fā)展過程，將在發(fā)展過程中重要的事情記錄在冊，以此來為醫(yī)院今后的發(fā)展提供參考性資料。醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案以及死亡檔案等等，這些均要求檔案管理人員在工作過程中具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和優(yōu)秀的檔案整理能力，以及不可或缺的信息保密意識。

（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點。對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，其主要具備四個特點：首先，檔案管理要具有規(guī)范性。由于人們要對醫(yī)院的公文進(jìn)行有效收集、歸納和整理，若收集的信息不具有規(guī)范性和真實性，那么檔案管理工作則失去了應(yīng)有的價值。其次，醫(yī)院的檔案管理工作有著標(biāo)準(zhǔn)性的特點。因此檔案管理工作人員，無論是標(biāo)準(zhǔn)的檔案整理抑或是檔案歸納，都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。再者，醫(yī)院的檔案管理工作具有嚴(yán)格的保密性。要求檔案管理人員要切實做好檔案的保密工作，對于電子文件要謹(jǐn)防電腦病毒的威脅，對于紙質(zhì)文件則要嚴(yán)防居心不良的人竊取、盜用。最后，醫(yī)院的檔案管理工作具有一定的服務(wù)性。服務(wù)性的這一特點主要體現(xiàn)在檔案管理的信息數(shù)據(jù)要為人們所用，并有效推動醫(yī)院下一階段發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成，只有這樣才能夠真正意義上發(fā)揮檔案管理工作的作用。

二、信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作主要存在五個問題：第一，醫(yī)院整體對于檔案管理工作的重視程度不夠。根據(jù)調(diào)查顯示，當(dāng)前的醫(yī)院管理層關(guān)注重點大多在于日?？冃б约搬t(yī)護(hù)水平，對于檔案管理工作過問較少。這就導(dǎo)致了基層的檔案管理人員在工作過程中會喪失應(yīng)有的熱情，對于檔案管理工作的興致不高，無法時刻保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來對待這項工作，所以管理的最終效果較差，醫(yī)院在需要檔案時要耗費(fèi)大量的時間精力去尋找、核實。第二，由于醫(yī)院的發(fā)展需要各式各樣的、區(qū)域范圍廣的信息，這就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人員在實際工作中感覺比較繁雜，對于有效或無效的信息難以區(qū)分。第三，醫(yī)院檔案管理工作目前嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理人員，由于個別醫(yī)院管理層沒有對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視，且綜合性的檔案室對于工作人員的能力水平要求較高，如醫(yī)院缺少管理經(jīng)驗豐富的檔案管理人員，則難以切實滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求，無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。第四，有些醫(yī)院檔案管理設(shè)施面臨著淘汰的境地。信息化時代，醫(yī)院的檔案管理信息需要存儲在電子設(shè)備中，大部分檔案管理設(shè)備已經(jīng)不具備先進(jìn)性的特點。落后的管理設(shè)備容易造成信息流失、檔案失效等問題，嚴(yán)重滯后了檔案管理的整體效率。第五，醫(yī)院的檔案管理工作整體有著信息化程度較低的特點。我國目前大部分醫(yī)院沒有一套完整的信息化管理流程，這就造成了實際工作中容易出現(xiàn)信息遺漏、數(shù)據(jù)收集不全等問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理的最終效果。

三、信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）重視文件材料的歸納整理工作。對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，最重要的就是文件材料的歸納整理工作，其不僅是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時，也是醫(yī)院發(fā)展的重要信息載體。為此，醫(yī)院首先應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的信息管理設(shè)備。信息化時代，醫(yī)院的日常運(yùn)作方式要具備信息化的特點；并且由于醫(yī)院日常運(yùn)營每天所產(chǎn)生的信息量巨大，只依賴人工處理難以及時達(dá)成管理目標(biāo)，因此醫(yī)院必須要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，將文件信息以電子的形式保存在設(shè)備內(nèi)，在有效防止丟失的同時，提升了檔案管理工作的效率。其次，醫(yī)院管理層要安排專業(yè)的檔案管理人員。專業(yè)的檔案管理人員了解信息管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案處理模式，通過將其專業(yè)性素養(yǎng)與智能化信息設(shè)備的高效性加以結(jié)合，能夠有效提升檔案管理工作的整體效果。就整體而言，檔案管理工作包括記錄、審查、核對、審批以及備注等等，這一系列工作流程都說明了負(fù)責(zé)人員要對其有一定程度的了解，以此來結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際需求進(jìn)行工作，保障醫(yī)院檔案管理的基本效益。最后，醫(yī)院管理層要重視在醫(yī)院內(nèi)部建立起功能強(qiáng)大的檔案管理信息系統(tǒng)。醫(yī)院的日常工作離不開信息處理，因此通過建立功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，能夠有效提升醫(yī)院檔案管理工作的整體效率。

（二）分清文件檔案信息的主次級別。對于醫(yī)院的文件信息來說，管理人員一定要區(qū)分好主次級別，也就是文件信息的重要程度，以此來促成高效的檔案管理工作效果。而檔案管理工作人員為達(dá)成這一目標(biāo)，需做好如下幾點：首先，要明確文件信息的有效性和針對性，對于已經(jīng)完成的信息要及時存檔，對于未完成的信息要進(jìn)行記錄，切不可為減輕工作量隨意混合，造成秩序混亂的后果。其次，檔案管理人員要根據(jù)信息的形式、內(nèi)容以及使用對象進(jìn)行區(qū)分。再者，檔案管理人員要在分清文件信息的主次級別的同時，保證檔案具備其應(yīng)有的保密性和完整性，對于涵蓋重要信息的檔案來說，保證其中的任何一部分信息都不會有不完善、不安全的情況出現(xiàn)。最后，醫(yī)院為達(dá)成區(qū)分文件信息主次的管理目標(biāo)，可以在信息化檔案管理設(shè)備中融入分類管理的功能，譬如信息、圖片識別技術(shù)等等，促使電腦在錄入檔案信息時自動根據(jù)信息特點來進(jìn)行分類，管理人員只需一道檢查的程序就能夠完成檔案管理工作，最大程度上提升信息處理的效率及質(zhì)量。

總而言之，準(zhǔn)確的信息分類功能是保證檔案管理工作高效的重中之重，無論是醫(yī)院管理層抑或是具體從事檔案管理的人員都要加以重視，以此提升檔案管理水準(zhǔn)。

（三）提升檔案管理工作人員的能力水平。想提升檔案管理工作人員的能力水平，應(yīng)做好如下幾點：首先，醫(yī)院管理層要重視其是否具備應(yīng)有的業(yè)務(wù)能力。信息化時代，檔案管理工作需要采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來提高應(yīng)用范圍。其次，由于醫(yī)院的檔案管理工作在很大程度上需要為管理層服務(wù)，因此，檔案管理工作人員要受過專業(yè)的管理培訓(xùn)。例如，醫(yī)院管理層級在制定下一季度的醫(yī)院運(yùn)營目標(biāo)時，需要根據(jù)上一階段和當(dāng)前階段的運(yùn)營現(xiàn)狀來進(jìn)行分析、設(shè)計；且醫(yī)院日常運(yùn)營的范圍是巨大的，這就說明檔案管理人員若無法根據(jù)檔案信息的使用區(qū)域分門別類，則很容易加大管理層具體問題具體分析的難度，不利于設(shè)定貼合實際的醫(yī)院運(yùn)營目標(biāo)。并且，由于醫(yī)院的規(guī)模、基礎(chǔ)設(shè)施都隨著時間的推移而逐步發(fā)展擴(kuò)大，因此檔案管理人員若不具備過硬的能力素質(zhì)，將無法按照醫(yī)院的日常運(yùn)行狀態(tài)來總結(jié)信息，那么會在很大程度上降低醫(yī)院工作的效率。最后，為切實提升醫(yī)院管理人員的綜合能力素質(zhì)，醫(yī)院管理層可以定期在醫(yī)院內(nèi)部，開展針對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。管理層為此可以邀請專業(yè)的檔案管理人員在醫(yī)院開展培訓(xùn)講座，并對于工作人員的受訓(xùn)效果做好反饋工作，將優(yōu)化檔案管理的實踐效果為前提，增強(qiáng)工作人員的整體管理能力。與此同時，醫(yī)院管理層要監(jiān)督培訓(xùn)授課教師是否將檔案管理的工作流程細(xì)化到具體，并將每個流程的具體操作向檔案管理人員進(jìn)行講述。因為只有落實到具體和實處，才能夠在真正意義上提升檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)新時代檔案管理工作的新目標(biāo)。

（四）健全完善的醫(yī)院檔案管理模式。對于健全和完善醫(yī)院的檔案管理制度模式來說，醫(yī)院管理層以及檔案管理工作人員需要注重以下三點：首先，要促成檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部平臺上共享的效果。在過去，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，受時間和地域的影響，難以在第一時間接收準(zhǔn)確的信息。而當(dāng)今這個信息化時代，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，通過互聯(lián)網(wǎng)等平臺，能夠在不同載體或不同的地理位置將檔案的信息加以保存，并通過智能化技術(shù)達(dá)成信息共享的目的，有效提升了醫(yī)院檔案管理工作的效率。其次，醫(yī)院管理層在健全檔案管理模式時也要注重提升醫(yī)療服務(wù)效率的效果。最后，醫(yī)院的檔案管理人員要注重設(shè)備創(chuàng)新以及技術(shù)革新工作，盡可能在短期內(nèi)達(dá)成檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，從而構(gòu)建出科學(xué)高效的信息化檔案管理新模式，為醫(yī)院的未來發(fā)展增添力量。

在信息化建設(shè)程度高度發(fā)達(dá)的今天，醫(yī)院的檔案管理工作要迎合時代特點，切實提升工作的水準(zhǔn)。與此同時，醫(yī)院的管理層及檔案管理工作人員要為此而深入分析醫(yī)院運(yùn)營的現(xiàn)狀，明確檔案管理工作中存在的漏洞，并對此提出相應(yīng)的解決措施，以此在醫(yī)院內(nèi)部促成合理先進(jìn)的檔案管理新模式。