水利工程檔案同步管理辦法研究

文/玉溪市峨山縣水利局水利工程運(yùn)行服務(wù)中心 張海玲

在目前發(fā)展過(guò)程中，水利工程建設(shè)力度逐漸增強(qiáng)，水利檔案管理工作的重要性日益凸顯。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我國(guó)水利工程建設(shè)者始終沒(méi)有充分重視檔案管理工作，經(jīng)常在工程全部結(jié)束后才開始整理。在新形勢(shì)下，必須結(jié)合工程實(shí)際，同步管理工程檔案，為工程建設(shè)提供準(zhǔn)確的依據(jù)，滿足施工需要。

一、水利工程檔案同步管理的基本要求

近年來(lái)，我國(guó)水利工程數(shù)量逐漸增加，建設(shè)速度迅猛提升，有效滿足了人們的實(shí)際需要，并成為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的主體力量。針對(duì)水利工程檔案管理工作的特點(diǎn)，必須明確水利工程檔案同步管理的基本要求，嚴(yán)格按照該要求履行檔案管理工作。

（一）同步管理的含義。水利工程檔案同步管理簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是在建設(shè)工程的過(guò)程中，由項(xiàng)目主管部門全面負(fù)責(zé)監(jiān)督管理工作，并廣泛收集水利工程檔案，將其整理好，保持檔案管理工作與水利工程建設(shè)同步。同步管理的實(shí)施，需要將檔案管理工作與整個(gè)工程建設(shè)相貫穿，從工程建設(shè)到最后的驗(yàn)收，都需要由專門的人員整理檔案，并全面驗(yàn)收全部檔案，確認(rèn)沒(méi)有任何問(wèn)題后向檔案管理部門移交。

（二）同步管理要求。檔案管理與同步建設(shè)具有系統(tǒng)性的特征，需要協(xié)調(diào)好不同的主體，強(qiáng)化合作，齊心協(xié)力。在整編檔案的過(guò)程中，需要項(xiàng)目建設(shè)單位、業(yè)主、各參建單位共同參與，在建設(shè)管理全過(guò)程中合理融入檔案工作，需要做好多方面的同步：1.與工程立項(xiàng)同步。在工程立項(xiàng)過(guò)程中，檔案人員需要積極主動(dòng)參與工作，在工程還沒(méi)有得到批準(zhǔn)實(shí)施的情況下，仍要對(duì)文件材料的收集和積累加強(qiáng)重視，將檔案及時(shí)整理好。工程規(guī)劃開始，檔案工作就開始。2.與合同管理同步。在工程規(guī)劃、勘察設(shè)計(jì)、施工等不同的階段必須設(shè)立專門的條款，針對(duì)應(yīng)提交文件的套數(shù)、費(fèi)用等制定明確的要求，將檔案歸檔責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保責(zé)任落到實(shí)處。在工程建設(shè)過(guò)程中，所購(gòu)儀器、設(shè)備開箱，必須由檔案人員共同參與，廣泛收集所引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的相關(guān)資料，并做好整理。3.與建設(shè)檢查同步。檔案工作必須與工程建設(shè)的全過(guò)程相融合，并不斷加強(qiáng)檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。4.與各項(xiàng)驗(yàn)收同步。水利工程建設(shè)各階段單位工程和單元工程質(zhì)量都需要驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)要將檔案資料列入驗(yàn)收內(nèi)容。將隱蔽工程作為檢查的重點(diǎn)，由專門的人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，文字圖表及照片影像資料要齊全。如果項(xiàng)目檔案歸檔任務(wù)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有完成，不能執(zhí)行下一步驟的工作。水利工程檔案的整理質(zhì)量會(huì)對(duì)水利工程建設(shè)產(chǎn)生直接的影響，建設(shè)單位在返還工程質(zhì)量保證金時(shí)，必須確定歸檔工作已經(jīng)全部完成。

二、水利工程檔案同步管理的目標(biāo)任務(wù)

（一）明確目標(biāo)任務(wù)。在水利工程前期工作中，需要在議事日程中合理融入檔案管理，確定科學(xué)的檔案管理目標(biāo)，將檔案管理人員的工作責(zé)任落到實(shí)處。某工程在具體實(shí)施時(shí)，從立項(xiàng)就非常重視檔案管理工作，并制定了科學(xué)的檔案管理辦法，以保證檔案收集、資料形成等各方面的可操作性。由于明確了具體的目標(biāo)任務(wù)，該工程不僅廣泛收集了各項(xiàng)檔案，同時(shí)明確分類檔案，使檔案在驗(yàn)收時(shí)順利通過(guò)，并得到了一致的認(rèn)可。

（二）規(guī)范工作流程。在建設(shè)水利工程的過(guò)程中，施工單位對(duì)施工工作比較重視，而對(duì)管理工作相對(duì)輕視，這一現(xiàn)狀導(dǎo)致只能在驗(yàn)收工程時(shí)才會(huì)整編工程檔案，時(shí)間非常緊迫，且檔案管理人員非常匱乏。為了應(yīng)付檢查，工程建設(shè)單位會(huì)在短時(shí)間內(nèi)整理好檔案，導(dǎo)致所整編的檔案很難保證準(zhǔn)確性，過(guò)于隨意，經(jīng)檢查后需要進(jìn)行多次返工，不僅浪費(fèi)了很多的時(shí)間，同時(shí)也對(duì)工作進(jìn)度產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，難以從根本上提升檔案整體質(zhì)量。檔案管理部門必須從工程建設(shè)開始就注意收集資料，檔案管理部門要介入實(shí)際施工過(guò)程中，讓各參建單位嚴(yán)格按照相關(guān)要求整編檔案；在裝訂之前，監(jiān)管部門積極履行責(zé)任，確?？梢砸淮瓮瓿蓹n案整編工作，以高效利用時(shí)間，提高檔案整編質(zhì)量，從而順利通過(guò)竣工驗(yàn)收。

（三）及時(shí)形成資料。從開始建設(shè)水利工程到工程最后竣工，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，需要由專門的人員及時(shí)負(fù)責(zé)檔案資料收集工作。后期開展的工程，檔案監(jiān)管部門積極參與項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工，并建立了專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理檔案，安排專門的人員收集整理各階段的資料，并完整保存材料原件，客觀性評(píng)價(jià)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等級(jí)。之所以保證檔案資料的完整性，主要就是因?yàn)楸O(jiān)管部門的及時(shí)介入以及規(guī)范性的整編。

三、水利工程檔案同步管理對(duì)策措施

在建設(shè)水利工程的過(guò)程中，必須同步開展水利工程檔案工作，以持續(xù)建設(shè)水利工程，為現(xiàn)代化建設(shè)提供保障。針對(duì)檔案工作的職能部門來(lái)說(shuō)，必須合理協(xié)調(diào)好各參建單位，結(jié)合工程具體實(shí)際，建立完善的制度，嚴(yán)格按照相關(guān)要求，將每一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)完成好，并落實(shí)同步管理。只有如此，才能順利發(fā)揮檔案同步管理在水利工程建設(shè)過(guò)程中的重要作用。

（一）強(qiáng)化宣傳。在水利工程檔案同步管理過(guò)程中，為了讓相關(guān)人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)有明確的認(rèn)識(shí)，必須積極開展宣傳工作，嚴(yán)格按照相關(guān)法律制定檔案管理手冊(cè)，并向工程建設(shè)人員宣傳手冊(cè)中的內(nèi)容，使其對(duì)檔案管理工作有準(zhǔn)確的了解和認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化參與人員的管理意識(shí)；在工程建設(shè)閑余時(shí)間，積極組織相關(guān)建設(shè)人員學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí)，使其歸檔意識(shí)得到有效增強(qiáng)，全面普及檔案理論知識(shí)，學(xué)會(huì)歸檔的正確方法。從理念上深刻認(rèn)同管理和保護(hù)檔案的重要性，以更好地滿足項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際需要。以認(rèn)識(shí)為基礎(chǔ)，從思想方面加強(qiáng)重視，并對(duì)工程進(jìn)度與施工質(zhì)量進(jìn)行針對(duì)性檢查，確保規(guī)范性收集和整理水利工程檔案資料。

（二）完善相關(guān)制度。完善的制度可以為水利工程檔案管理工作開展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。因此，項(xiàng)目招投標(biāo)文件中必須包含相關(guān)條款，兌付工程質(zhì)量保證金或撥付款完成前要確保檔案驗(yàn)收過(guò)關(guān)。同時(shí)，各項(xiàng)目建設(shè)管理單位需要積極了解不同工程的特點(diǎn)，依據(jù)其特點(diǎn)完善相關(guān)檔案規(guī)章制度，確保這些制度符合實(shí)際需要，并將其落到實(shí)處。在此基礎(chǔ)上，還需要建立針對(duì)性的獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格按照該制度獎(jiǎng)勵(lì)或處罰相關(guān)人員，以提升相關(guān)人員的工作熱情，更好地發(fā)揮其工作優(yōu)勢(shì)。在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)歸檔資料。針對(duì)重要節(jié)點(diǎn)來(lái)說(shuō)，必須督促相關(guān)部門采取合理的措施處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，確?？梢韵到y(tǒng)規(guī)范地收集整編檔案。另外，通過(guò)制定競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，可以使檔案管理員形成危機(jī)意識(shí)，深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性，只有自己行動(dòng)起來(lái)，不斷促進(jìn)自身管理水平的提升，才能在與他人競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中促進(jìn)水利工程檔案工作的發(fā)展。

（三）嚴(yán)格管理。工程項(xiàng)目建設(shè)主管單位需要與檔案管理部門保持密切的溝通和交流，結(jié)合工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定科學(xué)的檔案分類方案，明確檔案工作的相關(guān)事宜。為了更好地提升工程檔案管理質(zhì)量，檔案監(jiān)管部門可以針對(duì)檔案工作舉辦交流會(huì)，使檔案人員充分展開交流，為其及時(shí)更新知識(shí)提供穩(wěn)定的平臺(tái)，確?？梢约皶r(shí)、準(zhǔn)確地整理檔案資料，從根本上提高水利工程檔案管理的效果和質(zhì)量。

（四）注重監(jiān)督。檔案管理部門在管理時(shí)必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律規(guī)定，全面監(jiān)督水利工程檔案管理工作，并加強(qiáng)指導(dǎo)，嚴(yán)格要求，定期或不定期檢查在建水利工程檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并積極整改；如果有關(guān)人員沒(méi)有及時(shí)整改存在的問(wèn)題，需要對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性處罰，以確保工程檔案管理工作的規(guī)范性。在竣工驗(yàn)收工程前，嚴(yán)格檔案預(yù)驗(yàn)收制度，為工程通過(guò)驗(yàn)收提供保障。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，水利工程發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，檔案同步管理非常關(guān)鍵，因此，需要充分重視檔案管理人員的作用。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注檔案同步管理工作，為檔案管理人員完善自身工作提供幫助，這樣才能結(jié)合時(shí)代發(fā)展需要，以創(chuàng)新性的理念和高效的方法管理檔案，從而確保水利工程檔案的完整性，為水利工程建設(shè)提供真實(shí)、可靠的資料信息，保證各項(xiàng)決策的準(zhǔn)確性。