科技檔案信息資源開發(fā)利用研究

文/昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 張進(jìn)香；云南自貿(mào)區(qū)昆明片區(qū)（昆明經(jīng)開區(qū)）管委會(huì)工業(yè)與科技局 李宇

科技檔案信息資源的存檔與利用能夠最大限度釋放科技檔案中多種技術(shù)信息的能量，為多項(xiàng)業(yè)務(wù)的更好展開提供有力支持。就當(dāng)前的情況來(lái)看，利用科技檔案中的信息資源獲取更高經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益迫在眉睫，強(qiáng)化檔案信息融入實(shí)際項(xiàng)目研發(fā)已成為重要任務(wù)，對(duì)科技檔案信息資源的開發(fā)利用進(jìn)行優(yōu)化勢(shì)在必行。

一、科技檔案信息資源開發(fā)利用的必要性分析

（一）實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案信息資源的高效利用。對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，相當(dāng)于在組織龐大的“信息數(shù)據(jù)庫(kù)”中針對(duì)不同項(xiàng)目、主題提取有效信息，即將技術(shù)資源應(yīng)用于合適領(lǐng)域。因此，深入開發(fā)科技檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)組織內(nèi)所有資源的挖掘與高效應(yīng)用，避免資源浪費(fèi)。同時(shí)，依托對(duì)科技檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)推動(dòng)科學(xué)技術(shù)切實(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促使組織的生產(chǎn)力、競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)，為組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更好條件。

（二）發(fā)揮科技檔案信息資源的可共享性。對(duì)于檔案資源而言，其信息的共享與應(yīng)用更為重要，雖然數(shù)量相較于書籍文獻(xiàn)等其他形式的信息載體更少，且篇幅短小，但是其內(nèi)容中包含的精華更多?；诖耍趯?duì)科技檔案展開管理的過(guò)程中，要關(guān)注其中信息資源的專業(yè)性、系統(tǒng)性開發(fā)利用，最大程度發(fā)揮檔案信息資源的共享性。

二、科技檔案信息資源開發(fā)利用的優(yōu)化策略探究

（一）深入挖掘檔案信息資源價(jià)值?？萍紮n案信息資源包含著大量的潛在價(jià)值，出于對(duì)提升資源開發(fā)利用率的考量，需要相關(guān)管理人員對(duì)其潛在價(jià)值展開深入挖掘。此時(shí)，可以結(jié)合科技檔案內(nèi)容提取其中的關(guān)鍵詞、線索詞，并將關(guān)鍵詞一致、高度相似的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)籌分析，確定其中的相似之處、核心內(nèi)容、性質(zhì)等，形成利用方案，如編制技術(shù)指導(dǎo)書、案例說(shuō)明書等等，為相關(guān)業(yè)務(wù)工作的展開提供參考。

（二）優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作與服務(wù)模式。1.著重進(jìn)行資源收集?？萍紮n案的形成并非將所有信息簡(jiǎn)單匯總，而是要經(jīng)過(guò)一套專業(yè)化的收集與整理，在大量的原始資料中提取具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的信息資源，并依托一定的規(guī)則進(jìn)行歸納總結(jié)，最終保存于安全區(qū)域，為后續(xù)的信息資源查詢、利用提供支持。在收集科技檔案資源的過(guò)程中，要著重保證材料中信息的完整性與準(zhǔn)確性，檢查核對(duì)相應(yīng)技術(shù)內(nèi)容的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，確保技術(shù)的可用性與實(shí)效性，維護(hù)科技檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，避免在后續(xù)信息資源的開發(fā)利用中提取出無(wú)效技術(shù)。2.完善檔案整編工作。將零散的資料整編為規(guī)范化檔案，完成有序化梳理，為后續(xù)檔案保存與提取利用工作創(chuàng)造更好條件。實(shí)踐中，可以充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，依托專業(yè)的系統(tǒng)軟件完成對(duì)分散無(wú)序信息的整理，并自動(dòng)形成目錄，方便后續(xù)存檔與應(yīng)用。3.優(yōu)化工作環(huán)境建設(shè)。將檔案開發(fā)利用工作列入年度工作計(jì)劃，制定或修訂有關(guān)項(xiàng)目管理、成果獎(jiǎng)勵(lì)等一系列辦法、規(guī)定，將科技創(chuàng)新列入績(jī)效考核體系中。通過(guò)這樣的方式，能夠達(dá)到優(yōu)化檔案創(chuàng)新工作環(huán)境的效果，推動(dòng)科技創(chuàng)新工作氛圍更好形成，提高組織內(nèi)全員的檔案意識(shí)。4.提供主動(dòng)性服務(wù)。檔案人員全程參與主要業(yè)務(wù)工作，推出現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)項(xiàng)目，對(duì)生產(chǎn)急需的檔案材料，主動(dòng)上門服務(wù)，幫助基層工作人員做好科技文件的工程“節(jié)點(diǎn)”歸檔工作；根據(jù)項(xiàng)目改造需要想方設(shè)法提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，集中精力優(yōu)先歸檔、整理、編目和數(shù)字化處理，提供專業(yè)對(duì)口的各類檔案資料，為快捷利用創(chuàng)造先行條件，直到項(xiàng)目完成。

（三）依托“三結(jié)合”創(chuàng)新檔案管理模式。通過(guò)“三結(jié)合”對(duì)現(xiàn)行的科技檔案信息資源管理模式展開創(chuàng)新，即“檔案人員的創(chuàng)新思維與技術(shù)改造相結(jié)合，探索服務(wù)機(jī)制”“科技檔案管理工作同科技創(chuàng)新相結(jié)合，搭建多個(gè)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享”“檔案作用與項(xiàng)目攻關(guān)相結(jié)合，助力效益提升”的三結(jié)合創(chuàng)新模式。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建起簡(jiǎn)潔易查的檔案“菜單”及新型應(yīng)用平臺(tái)，并對(duì)《檔案利用指導(dǎo)書》《科技檔案案卷目錄》等二次編研目錄展開優(yōu)化編制。在模塊化設(shè)計(jì)理念的支持下，在局域網(wǎng)查詢檔案軟件中開發(fā)針對(duì)性錄用控件、一鍵式檢索菜單，此時(shí)，技術(shù)檔案信息資源利用人員在本位就能迅速、準(zhǔn)確查到所需科技信息資料的電子文件，資源獲取的速度更快，且更具便捷性，推動(dòng)科技檔案信息資源高度共享。

（四）強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)。1.推動(dòng)所有檔案資源數(shù)字化。信息化檔案管理及開發(fā)利用需要大量數(shù)字化科技檔案資源的支持，基于此，應(yīng)當(dāng)著重展開檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。針對(duì)一些新產(chǎn)生的科技檔案，要盡可能以網(wǎng)頁(yè)的形式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的模式落實(shí)保存，并依托數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)集約化管理；針對(duì)一些歷史科技檔案，要將其由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保存至統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。實(shí)踐中，若是待轉(zhuǎn)化的紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，可以將其分為重要、中等、普通三種級(jí)別，先轉(zhuǎn)化重要檔案，最后轉(zhuǎn)化普通檔案，而對(duì)于一些技術(shù)內(nèi)容已被淘汰、存在時(shí)間較長(zhǎng)、現(xiàn)實(shí)價(jià)值偏低的科技檔案信息，在時(shí)間不允許的情況下，可以不進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。需要注意的是，當(dāng)組織設(shè)定了某一項(xiàng)目時(shí)，所有檔案資源數(shù)字化、檔案資源提供與開發(fā)工作均要圍繞該項(xiàng)目展開，為項(xiàng)目的更好更快實(shí)現(xiàn)提供充足信息資源支持。具體來(lái)說(shuō)，檔案人員必須要根據(jù)項(xiàng)目需要，集中精力優(yōu)先歸檔、整理、編目和數(shù)字化處理與項(xiàng)目有關(guān)的科學(xué)技術(shù)檔案資料，提供專業(yè)對(duì)口的各類檔案資料，為快捷利用創(chuàng)造先行條件，直到項(xiàng)目完成。2.搭建資源共享平臺(tái)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，在開發(fā)利用科技檔案資源的過(guò)程中，需要為使用者提供更為方便的信息檢索、查詢、提取平臺(tái)。實(shí)踐中，要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建起科技檔案的信息化管理平臺(tái)，并對(duì)其中的查詢功能重點(diǎn)完善，降低檔案信息檢索難度與復(fù)雜程度。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)參考組織的現(xiàn)實(shí)需求，在相應(yīng)信息化管理平臺(tái)中設(shè)置檢索單元，提供知識(shí)智能檢索、全息檢索、異構(gòu)信息整合檢索等多種檢索服務(wù)，縮減使用者獲取科技檔案信息資源的時(shí)長(zhǎng)，推動(dòng)科技檔案信息資源開發(fā)利用的升級(jí)。在搭建基于科技檔案信息的資源共享平臺(tái)時(shí)，需要著重關(guān)注以下幾項(xiàng)內(nèi)容的實(shí)現(xiàn)：第一，確保該平臺(tái)具備推動(dòng)科技檔案信息資源推廣應(yīng)用、展示的能力。在不違反規(guī)則的前提下，促使更多人對(duì)平臺(tái)中的科技檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，盡可能實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的價(jià)值最大化。第二，確保該平臺(tái)具備對(duì)信息服務(wù)市場(chǎng)參與者行為進(jìn)行統(tǒng)籌管理的能力，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源利用行為向著更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)揮，營(yíng)造更良好、健康的科技檔案開發(fā)利用氛圍。實(shí)踐中，可以形成多個(gè)數(shù)據(jù)交換中心、數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)，依托科技檔案信息資源管理平臺(tái)的分布式搭建，滿足信息使用者的多方面需求，為其全面展示科技檔案信息資源的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，提升信息使用者的信心，達(dá)到強(qiáng)化科技檔案信息資源開發(fā)利用效率效果的目標(biāo)。第三，確保該平臺(tái)具備完善的科技檔案信息共享規(guī)則，準(zhǔn)確定位不同科技檔案信息資源的價(jià)值，降低相關(guān)管理人員的實(shí)際工作量。

（五）建立健全信息反饋機(jī)制。在開發(fā)利用科技檔案信息資源的過(guò)程中，需要信息反饋機(jī)制的支持。實(shí)踐中，主要在相關(guān)管理系統(tǒng)的支持下，對(duì)科技檔案信息資源的實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行反饋，并結(jié)合不同信息資源在重要程度方面的差異性，完成科技檔案信息資源開發(fā)利用過(guò)程的優(yōu)化調(diào)整，以此達(dá)到強(qiáng)化檔案資源利用效率的目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，可以從以下幾方面入手建立健全信息反饋機(jī)制：針對(duì)科技檔案資源設(shè)定專門的記錄簿，在其中詳細(xì)登記不同檔案資源的類型、使用目的以及使用頻率，并參照這些信息明確不同類型科技檔案信息資源的實(shí)際利用率；對(duì)科技檔案利用情況落實(shí)跟蹤式的調(diào)查，積極與相關(guān)信息使用人員展開溝通交流，第一時(shí)間獲取更為準(zhǔn)確的信息反饋；檔案管理人員要加大經(jīng)驗(yàn)交流、溝通的頻率，確定科技檔案信息資源的利用規(guī)律，推動(dòng)科技檔案信息資源開發(fā)利用工作的升級(jí)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)深入挖掘檔案信息資源價(jià)值、優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作與服務(wù)模式、依托“三結(jié)合”創(chuàng)新檔案管理模式、強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)、建立健全信息反饋機(jī)制，提升科技檔案信息資源的開發(fā)利用效率，促進(jìn)科技檔案管理工作升級(jí)。