基于三級醫(yī)院對口支援行動檔案幫扶工作的思考

文/海南省人民醫(yī)院 李倩

醫(yī)院檔案（本文討論的檔案不包含病案）是指醫(yī)院運(yùn)營管理等活動中產(chǎn)生的各類具有保存價值的文件、圖表、音像等不同形式或載體的歷史記載，檔案資源幾乎覆蓋醫(yī)院所有行政后勤管理部門，以及對臨床醫(yī)技科室的日常管理內(nèi)容，基本上體現(xiàn)了醫(yī)院管理水平，是醫(yī)院的一筆寶貴財富。對口支援是我國當(dāng)前深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的一項重大舉措，做好對口支援工作所產(chǎn)生的系列相關(guān)資料的收集歸檔工作，是衡量一家醫(yī)院接受支援獲得發(fā)展的記載集成，亦是反映對口支援工作總體水平的重要指標(biāo)之一。同時，檔案管理作為醫(yī)院管理工作內(nèi)容之一，支援幫扶工作，加入檔案工作幫扶版塊，是通過提高基層醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，推動基層醫(yī)院運(yùn)行效率的手段之一。

國家衛(wèi)健委2014年提出《關(guān)于進(jìn)一步深化城鄉(xiāng)醫(yī)院對口支援工作的意見》（國衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔2014〕7號），指出城市三級醫(yī)院對口支援縣醫(yī)院是加強(qiáng)農(nóng)村衛(wèi)生工作，保障農(nóng)村居民大病不出縣，維護(hù)人民群眾健康的重要舉措。而基層醫(yī)院的檔案工作，直接見證了在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生資源背景下，農(nóng)村衛(wèi)生工作獲得發(fā)展進(jìn)步的偉大歷史成就，因此當(dāng)前三級醫(yī)院在開展醫(yī)療技術(shù)對口支援基層醫(yī)院的同時，融入對基層醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)，同樣具有重要的現(xiàn)實意義。

一、充分認(rèn)識基層醫(yī)院檔案工作的特點

充分了解基層醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，是在開展對口支援工作中做好對基層醫(yī)院檔案指導(dǎo)工作的前提。

（一）基層醫(yī)院檔案工作不受重視?；鶎俞t(yī)院綜合醫(yī)療水平不高，業(yè)務(wù)量不足，如何謀發(fā)展、提高醫(yī)療水平、增加門診量、盤活醫(yī)院運(yùn)營管理是管理者考慮的中心問題，基層醫(yī)院更多體現(xiàn)出單一以醫(yī)療為中心的管理特征，領(lǐng)導(dǎo)層面普遍存在“重經(jīng)濟(jì)，輕檔案”的傾向，面對醫(yī)院生存與發(fā)展矛盾時，優(yōu)先考慮的往往是追逐經(jīng)濟(jì)利益，檔案工作無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，容易被領(lǐng)導(dǎo)層忽略。主要體現(xiàn)在檔案工作人手的配備和繼續(xù)教育的投入不足，檔案設(shè)備陳舊，現(xiàn)代化檔案管理軟件的缺失等方面。

（二）檔案管理混亂。醫(yī)院檔案涉及醫(yī)療、科研、會計、人事、行政管理等范疇，但由于基層醫(yī)院規(guī)模小，分工不明確，基本上由行政辦擔(dān)負(fù)檔案工作職能。但由于醫(yī)院檔案來源的多頭化，行政辦公室由于分工局限性，無法充分接觸所有的資料來源，導(dǎo)致檔案資料分散于多部門，日常檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案資料容易出現(xiàn)缺失，不利于檔案管理工作的有效開展，出現(xiàn)檔案管理混亂的局面。

（三）由于基層醫(yī)院規(guī)模小，崗位編制有限。醫(yī)院檔案工作人員可分為專職檔案員和兼職檔案員，一般專職檔案員是指綜合檔案室工作人員或辦公室文書人員，但由于醫(yī)院管理工作面對人、財、物等方方面面，即使規(guī)模再小，涉及的檔案種類卻不會缺失，因此單靠文書室專職檔案工作人員（基層醫(yī)院基本不設(shè)置綜合檔案室）開展全院的檔案管理工作難以實現(xiàn)該項工作的完整性，例如文書不經(jīng)手財務(wù)或基建相關(guān)資料，不了解相關(guān)材料的產(chǎn)生周期，不能在材料產(chǎn)生的源頭干預(yù)檔案資料的收集工作，導(dǎo)致應(yīng)歸材料的缺失。因此，缺乏多部門的兼職檔案管理員，導(dǎo)致文書檔案工作人員身兼多職，檔案業(yè)務(wù)不專，操作技能不高，綜合素質(zhì)有限，無法管好檔案。

（四）檔案工作管理制度不健全。受基層檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)水平限制，檔案工作制度的建設(shè)更多為了迎接檢查，制度設(shè)置過于籠統(tǒng)，缺乏可操作性。但醫(yī)院管理工作涉及各個方面，假如缺乏相應(yīng)的科學(xué)管理制度，沒有根據(jù)各類檔案生命周期限定各環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料收集的完整性不受保障，例如該立卷的設(shè)備檔案，因某樣設(shè)備從立項到投入使用和維保經(jīng)歷好幾年。然而在基層醫(yī)院，因沒有專職檔案員，往往因經(jīng)手該設(shè)備采購或使用的人員更換，在缺乏完整制度規(guī)范指導(dǎo)的情況下，立項材料或驗收材料等應(yīng)歸檔資料的缺失時有發(fā)生。又如文書檔案，因基層醫(yī)院受上級指導(dǎo)的部門多，來文單位多，因此辦理文件的部門也多，假如醫(yī)院沒有對文書進(jìn)行集中簽收規(guī)定的硬性規(guī)定，則難以保證散落在各部門的文件能完全回流到辦公室收集整理歸檔。

二、加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案工作的建議

（一）提高基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視度。檔案工作是一項管理工作，服務(wù)于醫(yī)院的決策，而管理需要資源來實現(xiàn)，檔案所承載的資源就是服務(wù)于醫(yī)院決策的寶貴資源。例如醫(yī)院在迎接上級巡視工作中，醫(yī)院各項工作開展的質(zhì)量基本上通過檔案工作質(zhì)量來體現(xiàn)，因此建議在三級醫(yī)院制定《對口幫扶工作方案》時，將檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃。一般的幫扶目標(biāo)，不外乎是通過三級醫(yī)院的幫扶，使得基層醫(yī)院常見病、多發(fā)病等診療能力顯著提高，醫(yī)療服務(wù)能力和管理水平顯著提升，培養(yǎng)一批有較高水平的專業(yè)技術(shù)人才和管理人才，幫扶指導(dǎo)開展新技術(shù)新項目，提升科研能力，建設(shè)省級重點學(xué)科和信息化服務(wù)平臺，最終實現(xiàn)基層醫(yī)院布局合理、管理科學(xué)，醫(yī)療、科研、康養(yǎng)全面發(fā)展，不斷滿足當(dāng)?shù)厝罕娙找嬖鲩L的醫(yī)療服務(wù)需求，可見幫扶工作，除了醫(yī)療業(yè)務(wù)工作（所產(chǎn)生的是病案），更多涉及行政管理、人事、科研工作等領(lǐng)域，相關(guān)工作的開展會形成豐富的文件資料，而檔案工作正是以上所有工作的載體，因此只有把檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，才能使得幫扶行為有跡可循，幫扶工作結(jié)束后，基層醫(yī)院才能真正全面擁有上級醫(yī)院幫扶的成果，實現(xiàn)自我造血，獲得自我成長和獨立發(fā)展的能力。而列入支援方案的內(nèi)容，可以引起基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，用檔案工作的幫扶成果，展現(xiàn)檔案工作的積極作用，使基層院領(lǐng)導(dǎo)逐漸重視檔案管理工作。

（二）按照檔案工作要求，明確檔案工作職能部門?？紤]到基層醫(yī)院規(guī)模不大，檔案數(shù)量不多，人員編制有限，無專門檔案管理部門，應(yīng)先幫助醫(yī)院根據(jù)各部門具體負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，設(shè)置兼職檔案管理工作者，并明確檔案管理的負(fù)責(zé)部門，明確基層醫(yī)院檔案管理者的工作職責(zé)，明確專人負(fù)責(zé)檔案收集管理和提供利用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源應(yīng)歸盡歸和合理保管利用。幫助建立較為規(guī)范的檔案室，條件允許時，設(shè)立專用檔案柜和檔案庫房，集中管理檔案。

（三）幫助建立相關(guān)的檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理制度缺失，或是建立的規(guī)章制度與醫(yī)院實際情況不符，是導(dǎo)致檔案管理的效率低，檔案收集、整理等流程不夠完善的主要原因。因此在幫扶過程中，應(yīng)根據(jù)國家及當(dāng)?shù)貦n案工作管理辦法，結(jié)合檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合醫(yī)療行業(yè)工作和基層醫(yī)院工作實際的檔案管理制度，實現(xiàn)基層醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性，使得檔案工作在醫(yī)院中樹立起應(yīng)有的權(quán)威性，檔案工作有法必依、有章可循，便于檔案工作的開展。

（四）選擇合適的檔案整理方式開展技術(shù)指導(dǎo)。檔案資料整理是按照一定的原則和方法，把處于分散凌亂狀態(tài)的應(yīng)歸檔案資料經(jīng)系統(tǒng)化處理的過程。由于基層醫(yī)院部門職能劃分不明確，往往一個部門肩負(fù)文書、人事、黨建等工作，因此基層醫(yī)院檔案工作人員更需要根據(jù)工作性質(zhì)，掌握相應(yīng)的檔案整理過程，包括檔案文件分類、確定按件還是組卷管理、完成案卷排列和編制案卷目錄。因此要引導(dǎo)基層醫(yī)院檔案工作人員，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)：如紙質(zhì)檔案的整理應(yīng)根據(jù)基層醫(yī)院實際情況，按照《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；數(shù)碼照片檔案按《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（五）選擇合適的檔案鑒定方式。2006年，國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限規(guī)定為永久、30年、10年。保管期限劃定的過程，是對一份檔案資料的價值判斷過程，要引導(dǎo)檔案工作人員在充分了解8號令內(nèi)容的前提下融入本單位醫(yī)療工作，對檔案資料作出合理判斷，避免應(yīng)歸資料漏歸，或者應(yīng)歸永久資料被劃為定期，導(dǎo)致檔案被不合理銷毀，抑或歸檔期限被延長，造成檔案管理的成本增加。

（六）提升檔案整理能力。三級醫(yī)院通過選派檔案技術(shù)骨干赴對口幫扶醫(yī)院指導(dǎo)或邀請受幫扶醫(yī)院檔案工作人員來院跟班學(xué)習(xí)，提升檔案整理能力。現(xiàn)場指導(dǎo)是最有效的學(xué)習(xí)方式，檔案工作是實操性很強(qiáng)的工作，只有親自操作，完成一類檔案全過程管理，并不斷實踐，才能扎實掌握檔案整理和鑒定技能。

三、結(jié)語

綜上所述，基層醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，在三級醫(yī)院對口幫扶基層醫(yī)院行為中，加入檔案指導(dǎo)幫扶內(nèi)容，通過幫扶工作完善檔案工作的制度化建設(shè)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，完善各項規(guī)章制度，幫助幫扶醫(yī)院規(guī)避檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化中問題的發(fā)生，不斷提升其質(zhì)量和效果，為后期檔案管理工作奠定扎實基礎(chǔ)，從而鞏固對口幫扶的成果。