如何加強高校職能部門辦公室管理工作

文/淮陰工學院 王心如 張超

高校各個職能部門辦公室的綜合運行水平和服務能力與高校的發(fā)展息息相關。高質(zhì)量、高效率的辦公室工作是各項工作穩(wěn)定、順利開展的可靠保證。因此，研究如何加強辦公室管理，提高行政人員的服務水平和工作效率顯得至關重要。

一、高校辦公室主任的職責

在高校，辦公室主任是行政事務的執(zhí)行者，要對領導所交辦的事務及時并快速、高效地貫徹、實施。作為辦公室主任，要著力做好縱向、橫向及內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作。對內(nèi)而言，辦公室主任通常要負責本部門的日常運行工作，包括文件和信件的收發(fā)、登記、傳閱、催辦、歸檔，貴重物品及消耗辦公物品的購置、保管、配置，部門印章管理、檔案管理；負責部門網(wǎng)站、微信公眾號新聞撰寫及發(fā)布等一系列宣傳工作；負責全校學院的考核及匯總工作；負責參與組織編制、實施學校發(fā)展規(guī)劃；負責省教育廳等部門的年度統(tǒng)計匯總與上報工作；負責部門財務的整理、報銷工作。對外而言，辦公室主任需負責本部門與學校其他部門的協(xié)調(diào)工作、材料報送工作等。

二、高校辦公室工作瓶頸分析

（一）對辦公室工作重視程度不夠。高校職能辦公室主任除了服務領導外，還要圍繞學校各項教學科研情況開展工作，全心全意為全校教職工服務。因此，辦公室的工作效率與高校教學科研質(zhì)量有直接關系。就目前情況而言，絕大部分高校依舊重學術，輕管理，基本不重視辦公室的作用，不重視辦公室行政管理水平的提高。一方面，辦公室配備的人員數(shù)量遠遠不夠；另一方面，辦公室的工作繁雜，且工作量非常大，需要花費大量的時間，投入大量的精力，上至領導決策的形成和發(fā)布，下到來賓的接待和安排，幾乎都與辦公室工作有關，都需要辦公室主任主動跟進、督促、檢查。另外，辦公室人員因為崗位問題，無法直接參與學校最重要的教學科研工作，因此常常被直接忽視。在這種工作環(huán)境下，辦公室人員很難在自己的崗位上找到成就感，導致高校日常辦公效率大大降低。

（二）辦公室管理機制有待健全。就目前而言，我國高校辦公室管理工作體系建設還處于萌芽階段，需要進一步深化完善。在實際工作中，辦公室工作存在責任分派不清楚、一人多職、職責交叉重疊、各崗位之間項目推諉等情況，無專門的規(guī)章規(guī)定哪些職責分屬于辦公室。在工作中，時常遇到一些特殊問題和特殊情況，導致很多需要及時處理的事務無人接手、無人解決。因此，不完善的辦公室管理機制不僅無法確保工作計劃制定的合理性，在實際開展事務管理的過程中，管理人員也沒有相應的規(guī)范或制度作為支撐，管理難度很大。

三、高校辦公室管理效率提升路徑分析

（一）健全辦公室管理機制。1.完善辦公室管理機制，促進部門良好發(fā)展。一套先進科學、規(guī)范合理的辦公室管理機制，是院校辦公室高效運作的基礎。針對高校存在的辦公室管理體制不完善的問題，應根據(jù)學校和部門實際情況，考慮各個職能部門辦公的特殊性，建立合理完善的辦公室管理機制，并不斷進行更新。一是要明確責任，確保工作有規(guī)可守、有章可循、有制可依；二要加強工作目標考核，強化辦公室管理考核力度，從而提升辦公室管理效能，加強部門辦公室管理工作的規(guī)范性；三要體現(xiàn)公平，可按工作強度和貢獻度進行利益分配，從根本上激發(fā)人員的工作積極性，促進部門健康穩(wěn)定發(fā)展。2.依托現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)辦公室管理體制創(chuàng)新。將信息技術融入日常辦公室工作中，通過人工智能、大數(shù)據(jù)等，實現(xiàn)辦公簡單化、系統(tǒng)化、科學化，加快無紙化辦公進程。比如辦公室檔案管理，可利用較為先進的信息體系整理檔案，積極創(chuàng)建信息化檔案管理辦法，及時、科學有效地對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計，把檔案工作做精、做細；比如通過在線教學科研管理服務平臺，實現(xiàn)教學科研成果公開化、規(guī)范化、集成化管理，代替?zhèn)鹘y(tǒng)線下遞交材料、線下審核等操作。在此基礎上，高校應不斷豐富信息系統(tǒng)服務內(nèi)容，讓全校師生有更為良好的系統(tǒng)使用體驗，獲得更多師生的認同感，確保信息化創(chuàng)新管理真正發(fā)揮其作用和優(yōu)勢。

（二）提升辦公室主任的素質(zhì)與能力。1.加強業(yè)務培訓，提高工作的執(zhí)行力。高校辦公室行政人員的多元化發(fā)展是如今行政部門高效運行的必然需求。由于辦公室主任長期處于辦公室這種封閉的環(huán)境，缺乏對外界政策形勢的認知了解，在工作中時常會被許多問題所困擾，影響辦公效率。因此，辦公室主任需要不斷學習，提升自身知識和素質(zhì)。學習力、業(yè)務力是辦公室人員的終身必修課，在思想上，應由“要我學”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙獙W”，提升主動意識。在培訓學習過程中，要認真學習新知識，了解新形勢、新政策，確保理論培訓到位，堅持理論與實際相結合，在培訓中學習，在工作實踐中熟悉、探索。2.培養(yǎng)團隊意識，加強工作的凝聚力。辦公室工作不僅是辦公室主任一個人的工作，更是一個團隊的工作。個人力量微小，但是團隊力量巨大。因此，應提高辦公室團隊作戰(zhàn)的精神，用團隊工作目標來代替單打獨斗的現(xiàn)狀。必要時可組織人員開展戶外團隊拓展訓練，領會團隊實質(zhì)，將團隊精神融入工作中。3.樹立正確三觀，開拓創(chuàng)新精神。辦公室工作牽動全局，要求辦公室主任樹立強烈的事業(yè)心，具備認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和一絲不茍的工作作風。思想政治修養(yǎng)是一切工作的前提，作為一位合格的辦公室主任，應樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。此外，還應具有一定的創(chuàng)新精神，善于包容和接納新事物，開闊思維，遇到難題或者新問題要學會隨機應變，努力提高自己發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。

（三）樹立“以人為本”的管理服務理念。日本“經(jīng)營之神”松下幸之助的經(jīng)營哲學有一點為“玻璃式經(jīng)營”，旨在公開和透明，讓公司員工了解公司的經(jīng)營，引起并加強員工的責任感，消除依賴性。這是對“以人為本”管理服務理念很好的解釋，即以人為主導，主動傾聽、主動服務，在工作中體現(xiàn)出“人文關懷”，有助于提升員工工作的主觀能動性，促進員工工作效率進一步提高。作為辦公室主任，在實際工作中應該銘記“玻璃式經(jīng)營”的服務理念，時時體現(xiàn)“人文關懷”。一方面，在和部門同事朋友的相處中，充分考慮到所屬部門同事的興趣愛好、性格特點、家庭關系、生理心理等因素，做好部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)和服務工作，以增強部門人員的凝聚力，提升整個部門的工作效率；另一方面，對于其他教師，也應做到“以人為本”，善于傾聽他們的問題和意見，及時為老師解決困難，力爭把辦公室工作做實、做精、做沉、做強。真正做到以德服人、全心全意做好服務工作，對于目前高校行政人員的工作來說，至關重要。

四、結語

高校辦公室工作是全方位、開放型的，既要處理好方方面面的關系，又要做好領導和同事們的服務工作。辦理事務，應常抓不懈、刻不容緩；搞好服務，應盡心盡責，做好“管家”?，F(xiàn)如今高校所面臨的競爭壓力極大，若想在大環(huán)境愈發(fā)嚴峻的情況下，讓學校朝健康、穩(wěn)步的方向發(fā)展，各職能部門辦公室行政管理水平、工作效率必須得到提升，在確保辦公室重要作用充分發(fā)揮的同時，為學校高質(zhì)量發(fā)展提供強大助力。