新時期石油企業(yè)辦公室綜合管理工作探析

文/中國石油西南油氣田分公司四川頁巖氣勘探開發(fā)有限責(zé)任公司 趙漾

企業(yè)辦公室綜合管理，是指企業(yè)辦公室綜合管理工作人員具體配合協(xié)助企業(yè)的管理者高效處理相關(guān)行政與辦公事務(wù)方面的決策與執(zhí)行、控制與反饋的整個活動過程。新時期科學(xué)優(yōu)化完善石油企業(yè)的辦公室綜合管理工作，能夠有效提升企業(yè)管理效率，促進(jìn)企業(yè)健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、石油企業(yè)辦公室管理在企業(yè)管理系統(tǒng)中的作用

辦公室是石油企業(yè)綜合管理的重要部門，辦公室綜合管理工作的效率和質(zhì)量影響著企業(yè)整體經(jīng)營管理的正常發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室綜合管理工作的效率提升促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營管理的變革和創(chuàng)新。新時期背景下，石油企業(yè)辦公室綜合管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，直接影響企業(yè)整體運營管理的效果，同時也對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要且深遠(yuǎn)的意義。石油企業(yè)的辦公室綜合管理工作主要包括管理企業(yè)日常行政事務(wù)、參政議政以及為其他部門做好服務(wù)等，具體作用主要有以下幾點：

（一）橋梁紐帶作用。對于石油企業(yè)而言，辦公室是其有效連接管理層和職能部門以及企業(yè)員工的重要紐帶，在日常綜合管理工作過程中發(fā)揮著重要的上傳下達(dá)、上下互通的作用，此外也在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮著重要的宏觀管理調(diào)控作用，為企業(yè)各項管理決策的貫徹落實起到重要的協(xié)調(diào)配合作用。企業(yè)管理者制定某項決策，需要由辦公室部門統(tǒng)一進(jìn)行信息下達(dá)，不論是重大的管理決策，還是日常問題的處理決策等，辦公室都負(fù)有實際組織管理和下達(dá)的職責(zé)，屬于企業(yè)管理中不可或缺的重要組成部分。在落實企業(yè)管理決策的過程中，辦公室介于企業(yè)管理者和基層單位部門之間，需要積極深入一線基層單位了解實際情況，充分把握企業(yè)發(fā)展的動態(tài)，為企業(yè)管理者提供及時、正確、完整的發(fā)展信息，充分為企業(yè)管理層的決策制定提供正確可靠的保障，輔助企業(yè)管理者制定更加高效且符合實際的管理方案。

（二）參謀助手作用。石油企業(yè)辦公室綜合管理工作在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中還發(fā)揮著重要的參謀助手作用，辦公室不僅要為企業(yè)管理者及時高效提供全面且可靠精準(zhǔn)的信息和情況，同時也要積極根據(jù)企業(yè)的核心工作內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的調(diào)研，結(jié)合企業(yè)管理者的想法和目的做好相關(guān)文案稿件的編輯起草，針對企業(yè)重大管理問題的處理給予管理者必要的合理化意見和建議。在發(fā)揮其參謀助手的重要作用時，辦公室要充分保障自身的政治敏感度和洞察力，要從思想和行動兩個方面與時俱進(jìn)，緊跟形勢，通過利用自身完善暢通的信息網(wǎng)絡(luò)渠道，及時把控企業(yè)發(fā)展過程中存在的重要問題，了解基層的實際情況。此外，辦公室綜合管理工作在開展過程中必須努力提升自身對于未來發(fā)展的長遠(yuǎn)預(yù)見性，積極發(fā)揮出辦公室綜合管理的巨大價值，針對重要突出的問題，必須及時主動關(guān)注并介入，把握實時動態(tài)，及時與上級領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行信息溝通和反饋。

二、當(dāng)前石油企業(yè)辦公室管理存在的問題

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在當(dāng)前企業(yè)加快內(nèi)部改革創(chuàng)新發(fā)展的新時期，石油企業(yè)所面臨的關(guān)于充分加強(qiáng)企業(yè)的信譽建設(shè)，不斷優(yōu)化企業(yè)員工生產(chǎn)工作的環(huán)境條件與薪酬待遇等各個方面的巨大壓力和挑戰(zhàn)越來越迫切。企業(yè)整體的改革與發(fā)展不是一蹴而就的，這是一個非常巨大的系統(tǒng)化改造工程，會影響到企業(yè)管理的各個方面。因此在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，企業(yè)辦公室作為為企業(yè)提供重要服務(wù)的部門，迎來了全新的壓力和挑戰(zhàn)，當(dāng)前石油企業(yè)辦公室綜合管理工作中普遍存在著一些問題和不足，具體有以下幾個方面：

（一）管理觀念缺乏創(chuàng)新。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，石油企業(yè)辦公室綜合管理工作的具體內(nèi)容以及形式也要緊跟時代的發(fā)展及時創(chuàng)新，因此首先要變革傳統(tǒng)的管理理念，與時俱進(jìn)，不斷提升企業(yè)辦公室綜合管理對于企業(yè)未來長遠(yuǎn)發(fā)展的預(yù)見性，然而現(xiàn)實是當(dāng)下石油企業(yè)辦公室普遍沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，長此以往，會導(dǎo)致企業(yè)辦公室綜合管理工作陷入原地踏步的惡性循環(huán)之中，限制企業(yè)的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）管理制度不夠完善。石油企業(yè)辦公室綜合管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新變革的基礎(chǔ)在于深入優(yōu)化完善工作流程的規(guī)范性，有效提升部門工作的實際效率。然而當(dāng)前石油企業(yè)辦公室綜合管理工作實施過程中，出現(xiàn)了很多不規(guī)范的情況，例如，部門工作職責(zé)劃分不夠清晰，工作目標(biāo)模糊，工作開展思路不清晰，缺乏方法創(chuàng)新等。這些現(xiàn)實存在的諸多不規(guī)范完善的情況，無形中增加了辦公室工作人員的工作量，直接影響到企業(yè)本身的品牌形象，企業(yè)管理運轉(zhuǎn)的效率受到很大程度的影響，導(dǎo)致企業(yè)人財物資源普遍浪費。新時期背景下，市場經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展帶來的多變性和復(fù)雜性，都要求企業(yè)必須高度重視辦公室管理工作的效率提升，不斷針對存在的實際問題優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的規(guī)范和制度，建立科學(xué)合理的管理機(jī)制，保障工作流程和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化，充分促進(jìn)企業(yè)辦公室綜合管理工作順利有序開展。

（三）服務(wù)管理水平有待提高。在一些石油企業(yè)中，其辦公室工作人員自身定位存在偏差，認(rèn)為其崗位職責(zé)就是處理事務(wù)性工作，在工作過程中缺乏主動思考的思維意識，實際工作過程中，處理各項事務(wù)因為溝通不充分，使得制定的處理舉措不夠合理，很難獲得管理者的認(rèn)可與肯定，基層員工執(zhí)行起來存在很大阻礙，基本上被大量日?；氖聞?wù)性工作以及臨時突發(fā)性的工作給填滿。長時期保持這樣的工作狀態(tài)，使得辦公室工作人員在進(jìn)行日常綜合管理工作時只是按部就班地根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)來執(zhí)行，沒有充分發(fā)揮自身的主觀能動性，在遇到問題和困難的過程中普遍存在等和靠的心理，不會主動收集信息或者與其他部門進(jìn)行溝通，針對一些監(jiān)督核查與調(diào)研的工作，無法為管理層提供全面、及時、準(zhǔn)確的管理信息和情況，不能夠充分發(fā)揮企業(yè)辦公室綜合管理工作為企業(yè)決策提供服務(wù)的重要職能，使得部門工作效率和服務(wù)管理質(zhì)量不理想，不利于企業(yè)綜合管理和發(fā)展水平的提升。

三、改進(jìn)和完善企業(yè)辦公室管理的探討

（一）高度重視學(xué)習(xí), 拓展創(chuàng)新思路。學(xué)習(xí)有助于提升人的精神層次，豐富并完善自身的知識體系，提升人的綜合能力和素養(yǎng)，強(qiáng)化人的創(chuàng)新管理能力。創(chuàng)新本身需要加強(qiáng)自我的學(xué)習(xí)和提升，創(chuàng)新就是基于正確高效的學(xué)習(xí)充電，同時加強(qiáng)對于知識信息的實踐和應(yīng)用，日積月累地實現(xiàn)提升。當(dāng)前時代背景下，知識經(jīng)濟(jì)時代的企業(yè)辦公室工作人員也必須明確學(xué)習(xí)的重要性，必須努力通過學(xué)習(xí)提升自我，更新并開拓個人知識的邊界和局限，從而有效適應(yīng)不斷發(fā)展變化的工作需求。石油企業(yè)的辦公室綜合管理人員要努力克服局限，創(chuàng)造條件進(jìn)行學(xué)習(xí)提升，掌握更多有關(guān)政治、辦公管理以及業(yè)務(wù)方面的專業(yè)知識，積極學(xué)習(xí)總結(jié)工作經(jīng)驗，不斷豐富自身的知識積累，革新傳統(tǒng)的工作理念和思想，加強(qiáng)辦公室綜合管理工作的創(chuàng)新性，有效提升石油企業(yè)辦公室綜合管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全合理的辦公室規(guī)章制度。企業(yè)在改革創(chuàng)新過程中，其中的重中之重就是不斷完善規(guī)范內(nèi)部管理規(guī)章制度，實現(xiàn)真正的有章可循。石油企業(yè)辦公室綜合管理工作的改革發(fā)展，必須要加強(qiáng)管理制度的建立健全，提升管理的規(guī)范度和科學(xué)性，加強(qiáng)辦公室的系統(tǒng)化管理。不僅要讓企業(yè)辦公室綜合管理的各項規(guī)章制度能夠充分體現(xiàn)出當(dāng)下辦公室各項工作的秩序性與基本特征，樹立制度管理的權(quán)威性，進(jìn)一步加強(qiáng)對于辦公室工作人員的職責(zé)管理和監(jiān)督，促進(jìn)工作人員嚴(yán)格自律、約束自我，積極履行工作職責(zé)，同時保障其合法合規(guī)的權(quán)益。在完善規(guī)章制度的時候，要充分發(fā)揮制度的規(guī)范性作用，統(tǒng)一工作行為和內(nèi)容以及標(biāo)準(zhǔn)化流程的要求，真正統(tǒng)一辦公室工作人員的行為，對于所有涉及的方方面面都應(yīng)當(dāng)涵蓋在內(nèi)，充分完善并嚴(yán)格監(jiān)督制度的執(zhí)行和落實效果。構(gòu)建工作職責(zé)清晰劃分、工作目標(biāo)明朗有序、遵循規(guī)章制度的辦公室綜合管理環(huán)境，充分促進(jìn)企業(yè)辦公室綜合管理工作效率的有效提升，加強(qiáng)企業(yè)整體的管理有效性。

（三）加強(qiáng)思想建設(shè), 注重提高整體服務(wù)功能。強(qiáng)化企業(yè)辦公室工作人員的思想建設(shè)，要嚴(yán)格樹立員工的工作意識和覺悟，明確樹立創(chuàng)新意識是非常重要的，企業(yè)辦公室必須積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢和創(chuàng)造力，敢于突破創(chuàng)新，主動革新傳統(tǒng)的工作理念和模式，積極探索和創(chuàng)新更加有效的工作方式與方法，提升工作效率。結(jié)合新時期背景下企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和需求，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際制定合理科學(xué)創(chuàng)新的管理對策，探索高效的管理方法，為企業(yè)管理決策提供重要的信息服務(wù)，充分發(fā)揮辦公室綜合管理的預(yù)見性。還要加強(qiáng)辦公室綜合管理的全局觀念，企業(yè)辦公室綜合管理工作的開展要有高度的全局觀，在積極吸取各個部門的綜合想法和建議后，全面考量和權(quán)衡，提出相對客觀且公正可靠的策略和舉措，有效激發(fā)多方面的參與熱情，促進(jìn)企業(yè)改革的全面推進(jìn)。最后，企業(yè)辦公室必須要加強(qiáng)政治意識和覺悟的培養(yǎng)。在遵循黨和國家政治領(lǐng)導(dǎo)方針的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，輔助管理者制定合理的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，配合各個職能部門做好各項工作的落實和執(zhí)行。

四、結(jié)語

總而言之，新時期背景下，深入優(yōu)化完善石油企業(yè)辦公室綜合管理工作有助于促進(jìn)石油企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)辦公室作為為企業(yè)提供重要服務(wù)的部門，面對全新的壓力和挑戰(zhàn)，必須積極轉(zhuǎn)變管理理念，完善制度建設(shè)，不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識，提升政治思想覺悟，積極開拓進(jìn)取，提升辦公室綜合管理效率，促進(jìn)企業(yè)全面可持續(xù)發(fā)展。