石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理策略

文/青海油田采氣三廠 郭麗麗；青海油田監(jiān)督監(jiān)理公司 丁艷艷

在石油企業(yè)轉(zhuǎn)型與改革過程中，辦公室要充分發(fā)揮其聯(lián)系上下級(jí)和監(jiān)督企業(yè)各項(xiàng)工作的作用。如果不能保證石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)合理性，則會(huì)對(duì)石油企業(yè)的正常、有序運(yùn)行產(chǎn)生直接影響。因此，需要正視辦公室工作在石油企業(yè)中的重要性，認(rèn)識(shí)其中存在的不足與問題，制定有效對(duì)策，提升辦公室工作的科學(xué)管理性，從而促進(jìn)石油企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

一、辦公室工作在石油企業(yè)中的重要性

（一）在石油企業(yè)的經(jīng)營管理中，辦公室工作具有重要作用。首先，石油企業(yè)的辦公室工作，所涉及的工作內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象范圍較廣。石油企業(yè)的辦公室要求相關(guān)工作人員能夠?qū)Ω鱾€(gè)部門、各個(gè)工作崗位做出系統(tǒng)分析并對(duì)其有全面深入的認(rèn)識(shí)與了解，這樣在石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定決策時(shí)才能提供更加具有價(jià)值的信息與建議，從而有效避免石油企業(yè)決策中的不合理問題。石油企業(yè)辦公室工作還要結(jié)合石油企業(yè)發(fā)展中的具體情況與問題提出具有針對(duì)性、實(shí)踐性的整改措施，針對(duì)石油企業(yè)經(jīng)營管理中的重點(diǎn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容與任務(wù)，還要做好相關(guān)調(diào)研工作，了解該部門工作中存在的工作難點(diǎn)與工作重點(diǎn)，并通過協(xié)調(diào)石油企業(yè)各部門之間的關(guān)系，對(duì)該項(xiàng)目部門予以一定的幫助與支持，從而使得石油企業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容與任務(wù)能夠完成，并為石油企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）對(duì)石油企業(yè)的各項(xiàng)日常工作進(jìn)行有效的政務(wù)監(jiān)督。石油企業(yè)的辦公室工作人員要深入基層，了解員工的真實(shí)想法與思想動(dòng)態(tài)，從而制定更加符合石油企業(yè)的文化建設(shè)方案，通過采取有效措施來構(gòu)建企業(yè)文化，并開展有效的宣傳工作，從而使得石油企業(yè)中形成良好的工作氛圍與企業(yè)文化，使員工工作積極性得到提升，并產(chǎn)生強(qiáng)烈的集體榮譽(yù)感、歸屬感與責(zé)任感，提升企業(yè)的向心力與凝聚力。石油企業(yè)的辦公室工作中還要做好企業(yè)相關(guān)會(huì)議與活動(dòng)組織，對(duì)石油企業(yè)的各類工作內(nèi)容要進(jìn)行及時(shí)規(guī)劃與總結(jié)，并根據(jù)工作內(nèi)容來擬定通知與報(bào)告，針對(duì)石油企業(yè)經(jīng)營管理中的失誤進(jìn)行糾正與整改。因此，在石油企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室工作通過加強(qiáng)工作的科學(xué)管理，對(duì)促進(jìn)石油企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

二、石油企業(yè)辦公室工作中存在的問題

（一）無法充分發(fā)揮職能。根據(jù)目前的市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)來看，石油市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。要想不斷提升石油企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，就要充分發(fā)揮石油企業(yè)辦公室的職能。但是，根據(jù)當(dāng)前石油企業(yè)經(jīng)營管理工作實(shí)踐來看，石油企業(yè)通常更加注重油氣開采與安全管理，往往認(rèn)識(shí)不到辦公室工作的重要性，這就導(dǎo)致部分石油企業(yè)辦公室工作人員對(duì)自身的崗位工作職責(zé)、工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，無法充分發(fā)揮職能，不能通過有效的辦公室工作策略來提升崗位工作效率。

（二）職業(yè)素養(yǎng)較低。部分石油企業(yè)的辦公室工作人員專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德始終處于較低水平，無法滿足當(dāng)前石油企業(yè)發(fā)展需求。甚至有部分辦公室工作人員在處理公文與會(huì)議安排等基礎(chǔ)工作中，還存在問題。

（三）缺乏創(chuàng)新能力。在當(dāng)前高速發(fā)展時(shí)代，個(gè)別石油企業(yè)辦公室工作中仍舊采取傳統(tǒng)的管理模式，工作人員未主動(dòng)、積極地更新工作理念，導(dǎo)致辦公室工作質(zhì)量與管理效率嚴(yán)重滯后，無法保障工作正常開展。

三、加強(qiáng)辦公室工作科學(xué)管理的策略

（一）創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變辦公室工作模式。伴隨著近年來信息技術(shù)的迅速發(fā)展，為石油企業(yè)發(fā)展帶來了新機(jī)遇，注入了新的生命力。大部分石油企業(yè)辦公室工作中先后應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各類信息技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化、智能化管理。石油企業(yè)辦公室工作要基于辦公室管理現(xiàn)代化發(fā)展思路來創(chuàng)新轉(zhuǎn)變辦公室管理模式，通過運(yùn)用新的管理模式促使石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理水平得到提升。首先，石油企業(yè)要及時(shí)對(duì)辦公室設(shè)備進(jìn)行更換。根據(jù)本企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)，開發(fā)與引進(jìn)合適的辦公軟件，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，使辦公室工作質(zhì)量與工作效率得到有效提升，緩解辦公室工作人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)。其次，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)對(duì)服務(wù)理念進(jìn)行更新與優(yōu)化，要根據(jù)各個(gè)部門與員工的崗位工作內(nèi)容、工作特色以及業(yè)務(wù)需求來制定具有針對(duì)性的辦公室工作服務(wù)體系。對(duì)各個(gè)部門與員工的信息進(jìn)行及時(shí)有效地收集與整合，從而為石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定決策提供更加真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)信息。在石油企業(yè)管理工作過程中，辦公室工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮監(jiān)督職責(zé)，針對(duì)相關(guān)措施執(zhí)行過程中產(chǎn)生的不良反應(yīng)，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)層反饋，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)問題原因進(jìn)行深度分析，探尋恰當(dāng)?shù)慕鉀Q措施，從而使石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益最大化，各類決策更加科學(xué)合理。

（二）樹立事前控制意識(shí)。近年來，石油企業(yè)發(fā)展迅速，企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營范圍有了明顯的拓展，這導(dǎo)致辦公室工作任務(wù)更加艱巨。石油企業(yè)辦公室工作中出現(xiàn)的細(xì)小失誤與誤差都有可能阻礙或者影響石油企業(yè)發(fā)展。基于此，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)辦公室工作的重要性，并逐漸樹立良好的事前控制意識(shí)。例如某石油企業(yè)要擬定相關(guān)文稿與報(bào)道，要求辦公室工作人員對(duì)企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)有全面了解與掌握，結(jié)合企業(yè)的既定目標(biāo)與實(shí)際運(yùn)行節(jié)奏來擬定文稿。辦公室工作人員在起草文稿時(shí)，一方面要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的意見進(jìn)行深刻體會(huì)，另一方面要對(duì)基層員工所反映的情況有具體表現(xiàn)。在石油企業(yè)辦公室工作中，通過良好的事前控制，可以有效避免石油企業(yè)經(jīng)營管理中出現(xiàn)紕漏，可以使石油企業(yè)的各項(xiàng)工作更加科學(xué)合理。因此，要求石油企業(yè)辦公室工作人員必須樹立良好的事前控制意識(shí)，能夠從石油企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)全局出發(fā)，做好石油企業(yè)辦公室工作的細(xì)節(jié)，促使辦公室工作效率與工作質(zhì)量不斷提升。

（三）構(gòu)建完善的辦公室工作制度。石油企業(yè)辦公室工作落實(shí)的基礎(chǔ)是構(gòu)建完善的制度，這樣可以使辦公室工作人員的各項(xiàng)工作有據(jù)可依、有章可循，從而有效避免辦公室工作中出現(xiàn)責(zé)權(quán)不明、工作混亂等多種情況。首先，石油企業(yè)要結(jié)合自身發(fā)展情況制定符合本企業(yè)的辦公室工作管理制度與條例，并引導(dǎo)企業(yè)相關(guān)工作人員遵守與執(zhí)行辦公室管理制度。其次，石油企業(yè)要不斷完善企業(yè)內(nèi)部各部門之間的溝通制度。石油企業(yè)所涉及的業(yè)務(wù)范圍與經(jīng)營范圍相對(duì)較廣，部門的種類相對(duì)比較繁雜。通過辦公室工作了解各個(gè)部門的具體發(fā)展情況，加強(qiáng)辦公室同各個(gè)部門之間的交流與溝通，可以更加及時(shí)客觀地了解各個(gè)部門的具體發(fā)展情況與員工思想動(dòng)態(tài)變化情況，從而使辦公室工作開展更具針對(duì)性，可以通過結(jié)合員工的實(shí)際發(fā)展情況與建議，組織企業(yè)文化建設(shè)、文化宣傳等多類活動(dòng)，提升企業(yè)員工的集體歸屬感、榮譽(yù)感與責(zé)任感。同時(shí)還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)石油企業(yè)人員管理機(jī)制的改革與優(yōu)化，從而制定更加符合石油企業(yè)發(fā)展的薪酬體系，充分激發(fā)企業(yè)員工的工作熱情與創(chuàng)造力。

（四）加強(qiáng)辦公室工作人員的專業(yè)性要求。石油企業(yè)辦公室工作人員是否具備較高的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德素養(yǎng)，會(huì)對(duì)石油企業(yè)辦公室科學(xué)管理水平是否提升產(chǎn)生直接影響?；诖?，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排辦公室管理人員參與相關(guān)培訓(xùn)、教育講座，使其專業(yè)性要求不斷提升。某石油企業(yè)組織辦公室工作人員參與互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程教育的公文寫作、業(yè)務(wù)接待等專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，工作人員可以根據(jù)自身情況來選擇學(xué)習(xí)時(shí)間與地點(diǎn)，通過不斷學(xué)習(xí)來提升專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)語

總而言之，石油企業(yè)要想獲得長遠(yuǎn)發(fā)展，就必須要認(rèn)識(shí)到辦公室工作所承擔(dān)的重要責(zé)任，通過采取有效的對(duì)策提升石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理，使石油企業(yè)的各項(xiàng)工作能順利、有序開展，并促進(jìn)石油企業(yè)的經(jīng)營管理水平不斷提升。