黨政機關(guān)公文“抄送機關(guān)”的確定與處理

文/濟南軍區(qū)善后工作辦公室 管恩松

為了更好地提升黨政機關(guān)抄送公文質(zhì)量，需加強相關(guān)處理技術(shù)要點分析，并給予更多的關(guān)注。

一、當前辦公室公文管理工作存在的問題

（一）工作人員的業(yè)務(wù)水平有待提高。隨著社會的不斷發(fā)展，公文的形式不斷發(fā)展變化，目前已經(jīng)有了電子版公文。這意味著工作人員要具備更高的綜合素養(yǎng)，不僅要能夠詳細掌握公文處理的相關(guān)內(nèi)容，同時還要熟練使用計算機。但是個別單位并沒有認識到公文管理工作的重要性，在人才招聘和后續(xù)的人員培訓(xùn)方面沒有落實到位，導(dǎo)致員工的整體水平無法得到提升，公文管理工作存在較大的問題。

（二）違背公文的行文規(guī)則。我國相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定了公文制發(fā)和處理的相關(guān)要求和行文規(guī)則。行文規(guī)則對于公文的發(fā)行和制定來說起著約束和引導(dǎo)的作用，可以結(jié)合發(fā)文和行文雙方的實際情況幫助管理人員進行相關(guān)原則的確定。但是在實際的應(yīng)用過程中，人們往往會忽視行文規(guī)則的重要性，出現(xiàn)雜亂無序的情況。首先，如果不按照行文規(guī)則進行，會直接引起不經(jīng)會簽就下發(fā)文件，涉及許多部門和人員失職的狀況，同時還會出現(xiàn)越級行文等嚴重的問題。其次，如果不按照相關(guān)標準行文，很容易出現(xiàn)發(fā)文規(guī)格難以控制、文件報送錯亂等問題。另一方面，在我國行政體系中存在大量的復(fù)雜行文情況，對行文的層級要求較為明確，如果不按照行文規(guī)則進行，很容易出現(xiàn)混亂。從這些方面來看，不按規(guī)定行文會給單位的管理造成較大的影響。

二、黨政機關(guān)公文“抄送機關(guān)”的確定與處理

（一）向上級機關(guān)行文時。在《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中明確指出，如果一個機關(guān)受到兩個或兩個以上機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)時，在抄送行文時每個上級都要送到。一般來說，在辦理上行文時只采用單頭主送的形式，也就是說只把上級視為主送機關(guān)。但我們需要注意的是，一個機關(guān)部門能否被列為抄送機關(guān)有明確的規(guī)定和要求，必須根據(jù)相關(guān)文件的具體內(nèi)容和設(shè)計機關(guān)而定。比如說縣公安局根據(jù)本縣人民的返鄉(xiāng)情況向縣人民政府報告，這時主送機關(guān)就是縣人民政府。在這個過程中，人民群眾情況調(diào)查工作的開展和進行還需要縣交通局、財政局等部門的積極配合，因此以上單位可以視為抄送機關(guān)。與此同時，縣公安局的運轉(zhuǎn)還受到上級部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，因此縣公安局還可以向更高一級的市公安局進行文件抄送。在這個過程中需要注意，發(fā)文機關(guān)不能向自己的下級機關(guān)進行文件抄送。主要基于以下兩點考慮：一是向下級機關(guān)抄送文件會影響本級機關(guān)的權(quán)威性，不利于工作的長久開展；二是上級機關(guān)作為下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者，其行為會對下級機關(guān)的行為產(chǎn)生影響，如果下級機關(guān)也照學(xué)，就很容易滋生經(jīng)驗主義。從這個角度來說，我們所提到的縣公安局機關(guān)這時就不能給各個分局抄送文件。另一方面，在向上級抄送的文件中，可能會涉及各個方面的困惑和請求，甚至包括一些較為機密的信息，如果這些內(nèi)容被下級機關(guān)了解，會很容易產(chǎn)生不必要的麻煩，影響工作的正常開展。

（二）關(guān)于主送單位。我們上文中所提到的主送單位，是文件的主要受理單位，同時也是行文最重要的主體，通俗來講，就是對發(fā)文機關(guān)所提出的疑問和請求進行解答和判定的單位，也就是對整個文件的內(nèi)容進行掌握貫徹的接收單位。一般來說，除了極少數(shù)面向社會或全體人員發(fā)布的文件，其他文件都需要明確指出主送機關(guān)，在標注主送機關(guān)時如果不用全稱可以使用簡稱來代替。由高級向低級機關(guān)發(fā)文時，需要下級各個單位貫徹執(zhí)行的可以給所有下級機關(guān)抄送，比如說市政府的各個單位、企業(yè)的各個部門、生產(chǎn)廠家的各個生產(chǎn)車間，都可以采用上述方式。一般來說，一個抄送機關(guān)的主送機關(guān)不能超過一個，尤其是下級機關(guān)向更高一級的機關(guān)發(fā)送請示、解惑文件時應(yīng)該明確只有一個主送機關(guān)。否則就很容易出現(xiàn)責(zé)任落實不到位、上機機關(guān)相互推脫的情況。對于業(yè)務(wù)較為廣泛的發(fā)文單位，一般也只有一個主送機關(guān)，其他的單位和部門都是抄送機關(guān)，格式一般為：在標題的下方空處一行，左邊用仿宋的字體進行標注并頂格寫，同時換行時仍然以頂格的形式進行書寫，在主送機關(guān)書寫完畢后要用全角冒號標識。

（三）重視辦公室管理隊伍建設(shè)，提升管理水平。1.員工水平建設(shè)。傳統(tǒng)的勞動工具已經(jīng)不能滿足日益增長的勞動訴求，電子產(chǎn)品在我們?nèi)粘５墓ぷ髦邪l(fā)揮了主導(dǎo)作用，需重視信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用；2.工作環(huán)境建設(shè)。通過良好的工作氛圍能夠更好地提升工作熱情；3.薪資福利建設(shè)。提高員工的薪資福利有利于增強他們的積極性和滿足感。同時可以根據(jù)辦公室規(guī)章制度設(shè)置相應(yīng)的獎懲措施，這不僅能有效落實規(guī)章制度，也能營造員工之間“比著干”的濃厚氛圍，激發(fā)員工的干事熱情，實現(xiàn)共同進步；4.擇優(yōu)培優(yōu)建設(shè)。員工作為一個團隊最重要的組成部分，要求我們在選擇人才時要嚴格把關(guān)，挑選最優(yōu)人才。此外，學(xué)無止境，要將教育培訓(xùn)工作長期化，定期為員工開展培訓(xùn)，例如團隊管理建設(shè)、團隊人才建設(shè)、團隊文化建設(shè)等等，提高員工水平。

（四）實現(xiàn)公文運行質(zhì)量的提升。工作人員在審核公文時要本著以下要求：首先，要嚴格遵守行文規(guī)則，根據(jù)要求和內(nèi)容判斷該行文是否具備較強的效用，是否滿足分開報告和請示的原則，以及相關(guān)的發(fā)文不能越級、一個行文一件事相匹配的原則。其次，要對行文的內(nèi)容和涉及的相關(guān)政策進行嚴格把關(guān)，行文的審核等不能觸及我國的法律法規(guī)和各項政策。要加強對行文抄送程序的把關(guān)，尤其是文件是否通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核，必要的各部門和人員的簽字是否到位，以及不同人員的建議是否統(tǒng)一。與此同時，還要關(guān)注行文的文字使用是否準確，是否清晰明了地表明各項內(nèi)容，相關(guān)詞匯的使用是否合理，整個句子的結(jié)構(gòu)是否嚴謹?shù)?。最后還要注重行文的格式，尤其是行文的格式體例是否符合規(guī)范，相應(yīng)內(nèi)容的格式是否準確，內(nèi)容和文種匹配與否。

（五）聯(lián)合行文。如果公文包含多個部門的功能和權(quán)限范圍內(nèi)的事項，可以進行聯(lián)合行文。機關(guān)工作人員在涉及多個部門聯(lián)合發(fā)文時，首先要搞清“聯(lián)合行文”和“行文方向”的相互關(guān)系。聯(lián)合行文是基于簽發(fā)機構(gòu)的數(shù)量多少，而行文方向是基于正式文書的走向。因此，聯(lián)合行文包括上行文、平行文和下行文。聯(lián)合行文對行文機構(gòu)的識別和認定問題，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中有明確的規(guī)定，對上、下行文規(guī)定：聯(lián)合行文時，上行文不能被抄錄到聯(lián)合行為機構(gòu)的下級代理機構(gòu)，比如上海市、江蘇省、浙江省人民政府聯(lián)合向國務(wù)院上交的《關(guān)于報送〈長三角生態(tài)綠色一體化發(fā)展示范區(qū)總體方案〉（送審稿）的請示》（發(fā)改地區(qū)〔2019〕1634號），一定不得將文抄錄至三省市人民政府和國家發(fā)改委的下級機構(gòu)。下行文可以根據(jù)具體情況不同抄錄到聯(lián)合行文機構(gòu)相同級別的其他機構(gòu)，比如《教育部國家語委關(guān)于表彰“中國語言資源保護獎”先進集體和先進個人的決定》（教語信〔2020〕1號），可以抄錄到同級機構(gòu)比如文化旅游部、科技部等部門。“漢語資源保護獎”是國家級獎勵，具有重要意義，還將把教育部和國家語言委員會的聯(lián)合上級機構(gòu)列為抄錄機構(gòu)。需嚴格遵守以上規(guī)定來進行操作。

三、結(jié)語

總而言之，行政機關(guān)的公文使用抄送較為復(fù)雜，為此，公文的抄送問題應(yīng)給予足夠的重視和恰當?shù)陌盐铡?/p>