基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及建議

劉艷冬 中國(guó)人民銀行石嘴山市中心支行

目前，基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理部門主要包含了會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、支付結(jié)算、貨幣發(fā)行和統(tǒng)一的檔案管理等部門。其中，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、支付結(jié)算和貨幣發(fā)行部門是會(huì)計(jì)核算部門，主要是按照會(huì)計(jì)基本制度的要求，將已進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的各種會(huì)計(jì)憑證以及形成的各類會(huì)計(jì)賬表、會(huì)計(jì)報(bào)告及登記簿裝訂、整理形成會(huì)計(jì)檔案，同時(shí)辦理會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱，參與已到期會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，并于每年年初向會(huì)計(jì)檔案管理部門移交上一年度會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案管理部門主要是接收會(huì)計(jì)核算部門移交的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)管理的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行立卷、歸檔，對(duì)歸檔的磁介質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制管理。對(duì)已達(dá)到銷毀時(shí)間的會(huì)計(jì)檔案分門別類進(jìn)行整理，與會(huì)計(jì)核算部門核對(duì)完成后，由本行會(huì)計(jì)管理部門按照權(quán)限逐級(jí)審批后進(jìn)行銷毀。

一、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)資料，為經(jīng)濟(jì)金融決策提供重要依據(jù)，同時(shí)對(duì)保護(hù)中央銀行資產(chǎn)，執(zhí)行各類財(cái)經(jīng)制度起到了監(jiān)督作用。具有政策性強(qiáng)、專業(yè)性突出、涉及廣泛性和制度嚴(yán)密性。因此，對(duì)其加強(qiáng)管理非常有必要。然而，在具體的會(huì)計(jì)管理工作實(shí)踐中，基層人民銀行只注重會(huì)計(jì)核算工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理往往被忽視，形成會(huì)計(jì)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了會(huì)計(jì)管理工作的質(zhì)量和水平。

(一)會(huì)計(jì)檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

人民銀行石嘴山市中心支行的會(huì)計(jì)檔案管理工作是按照2016年人民銀行總行修訂后的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《中國(guó)人民銀行寧夏轄區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》嚴(yán)格施行，通過建立借閱會(huì)計(jì)檔案、流程審批等制度來規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案的管理，并設(shè)立了會(huì)計(jì)檔案的保管登記記錄、查詢登記記錄、移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的流程整體化。中支本級(jí)會(huì)計(jì)檔案由辦公室人員兼職統(tǒng)一保管，縣支行會(huì)計(jì)檔案由支行辦公室人員兼職統(tǒng)一保管。

(二)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理模式已不適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的要求

飛速發(fā)展的檔案電子信息化使基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的保存量、檔案形式及檔案的管理方式發(fā)生巨變。當(dāng)前人民銀行的會(huì)計(jì)服務(wù)中，業(yè)務(wù)電子化管理和檔案紙質(zhì)化管理的問題更加凸顯。除央行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中管理系統(tǒng)實(shí)行業(yè)務(wù)接受和業(yè)務(wù)分離，前臺(tái)完成業(yè)務(wù)接受和影像掃描，后臺(tái)按照影像信息完成賬務(wù)管理，在全部流程中所有單據(jù)信息集中存放管理，并基本完成了會(huì)計(jì)文檔電子化管理工作之外，國(guó)庫(kù)、貨幣流通、工會(huì)等財(cái)務(wù)檔案管理仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)管理居多。體現(xiàn)在從賬務(wù)處理、綜合賬務(wù)核算資源，到事后監(jiān)管清點(diǎn)收集、進(jìn)行監(jiān)督管理、綜合裝訂、記賬調(diào)閱、造冊(cè)轉(zhuǎn)移、歸檔管理人員進(jìn)行存檔管理、清分銷毀財(cái)務(wù)資源等，各管理環(huán)節(jié)基本處于人工操作管理方式。以國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)為例，除去銀行業(yè)務(wù)辦理工作量相較過去有了大幅減少之外，用于歸檔管理的總分賬、收付報(bào)告、記賬憑證、余額表、日計(jì)表等各種統(tǒng)計(jì)資料與過去比較基本未變化，每日都形成總量龐大的紙質(zhì)文檔?，F(xiàn)有的檔案管理模式，不可避免地出現(xiàn)了人力和物力消耗過高、空間成本占用高問題。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的必要性

(一)降低管理成本，有效提升會(huì)計(jì)檔案管理水平

同以前傳統(tǒng)手工分散的檔案保管模式相比，電子文檔通過專門技術(shù)設(shè)備和先進(jìn)的信息化技術(shù)監(jiān)督管理建設(shè)手段，對(duì)紙質(zhì)憑據(jù)和實(shí)體文檔進(jìn)行電子化加工，實(shí)行統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)、過程和現(xiàn)代信息化技術(shù)監(jiān)督管理，大幅提升我國(guó)會(huì)計(jì)檔案保管電子化和規(guī)范性水平，同時(shí)減少了工作成本，工作簡(jiǎn)便快速，符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。

(二)豐富檔案查詢手段，有效增強(qiáng)監(jiān)管效能

一是提升政府監(jiān)督效能。在進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)監(jiān)督時(shí)，可以直接從電子文檔管理系統(tǒng)中檢索所需資源，取消調(diào)閱、翻查、回收等人工操作環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間、人員、物資、監(jiān)督的靈敏度大為提高，審計(jì)業(yè)務(wù)檢查效率大大提高。二是提高了監(jiān)管精準(zhǔn)度。電子信息檔案管理可以準(zhǔn)確地按時(shí)完全地將會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)信息重現(xiàn)，監(jiān)督管理工作人員可有針對(duì)性地對(duì)賬務(wù)數(shù)據(jù)資源信息數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，使賬務(wù)監(jiān)督管理更加精細(xì)化。三是減少了監(jiān)管成本。電子檔案管理系統(tǒng)基于物聯(lián)網(wǎng)功能，為異地監(jiān)督提供了基礎(chǔ)，也減少了為實(shí)地檢驗(yàn)而抽調(diào)人員、赴現(xiàn)場(chǎng)檢查等的人工成本。

(三)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)深加工，有效提升會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)利用水平

電子文件管理系統(tǒng)的運(yùn)用將賬務(wù)文件檔案以信息電子化形式加以管理，提高了歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化工作技術(shù)，可對(duì)重大的數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)分門別類匯集與統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)電子檔案系統(tǒng)也支持可擴(kuò)展，可根據(jù)業(yè)務(wù)需要采集統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為最終實(shí)現(xiàn)檔案信息更廣泛的應(yīng)用提供先決條件。

三、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

當(dāng)前，基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作主要是依據(jù)《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》的相關(guān)要求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行會(huì)計(jì)電算化水平的不斷提升，會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容和形式發(fā)生了很大改變。

(一)傳統(tǒng)銀行內(nèi)部賬務(wù)檔案管理實(shí)際工作模式的滯后

在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)期、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，雖然中國(guó)人民銀行賬務(wù)管理電算化管理制度已經(jīng)實(shí)行了很多年，但是對(duì)會(huì)計(jì)核算文檔的工作還是沿用了中國(guó)傳統(tǒng)的“為存檔而存檔”的管理方式和“你查我調(diào)”的被動(dòng)業(yè)務(wù)方法。針對(duì)基層人民銀行來說，目前會(huì)計(jì)檔案的管理工作從裝訂、接受到管理工作使用的全部流程，還是采取手工為主的紙質(zhì)檔案管理模式。紙質(zhì)檔案管理工作模式下，一方面浪費(fèi)巨大時(shí)間和成本，在印刷、采集、整合、裝訂、歸檔時(shí)都需花掉巨大精神和工作時(shí)間，耗用大批白紙及占用打印機(jī)，另一方面檔案庫(kù)房占有的壓強(qiáng)日益增大，受理后的會(huì)計(jì)檔案依然以防火、防盜、防潮等確保會(huì)計(jì)憑證及財(cái)務(wù)報(bào)表的安全性和完整性為重要保護(hù)工作目標(biāo)，依然徘徊在保護(hù)型檔案管理階段。滯后的規(guī)章制度和無紙化辦公的情況嚴(yán)重脫節(jié)，其弊病是公司雖然資金投入了大批人員物資，但生產(chǎn)工作效能和管理工作質(zhì)量卻欠佳。落后的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作方式，顯然無法滿足現(xiàn)在的電子文件管理工作和歸檔需求。

(二)會(huì)計(jì)檔案管理成本高

一是在紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理情況下，以國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案為例，一個(gè)國(guó)庫(kù)平均每日需耗費(fèi)打印紙30—50張，一年耗費(fèi)10 000張以上，加上打印機(jī)、硒鼓等耗材，成本不菲，經(jīng)理多級(jí)國(guó)庫(kù)的機(jī)構(gòu)耗材成本更是成倍增加。二是按照檔案管理辦法和會(huì)計(jì)制度的要求，對(duì)按照會(huì)計(jì)檔案管理的磁盤應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次，光盤、微縮膠片每?jī)赡隀z查并復(fù)制一次。由于系統(tǒng)升級(jí)，有些磁介質(zhì)已不生產(chǎn)，需要其他介質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)換保管，造成復(fù)制成本高、復(fù)制困難的問題。在人民銀行不斷要求過緊日子的情形下，將會(huì)計(jì)檔案電子化管理事在必行。

(三)會(huì)計(jì)檔案利用效率低

一是基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案價(jià)值未有效利用，會(huì)計(jì)檔案除在內(nèi)外部檢查與審計(jì)等工作檢查時(shí)需要翻閱原始憑證，其它時(shí)間會(huì)計(jì)檔案基本在庫(kù)房中“沉睡”，直到檔案銷毀，檔案利用率低，信息化水平不高。紙質(zhì)的會(huì)計(jì)文檔并不具有搜索查詢功能，且調(diào)閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，需要有專人加以檢索利用，使檔案管理人的工作壓力加倍。紙質(zhì)文檔的大量出現(xiàn)，成為了制約會(huì)計(jì)服務(wù)全部電子化的一條明顯短板。二是由于會(huì)計(jì)檔案與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的換代升級(jí)沒有實(shí)現(xiàn)一體化，導(dǎo)致磁介質(zhì)檔案的保管與調(diào)閱存在很大的難度。在具體管理中，磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的備份資料，進(jìn)行磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱需要在特定的運(yùn)行環(huán)境下，但是由于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷優(yōu)化升級(jí)更新，一些舊的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案沒有應(yīng)用系統(tǒng)可運(yùn)行，無法進(jìn)行調(diào)閱，也就失去了磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際意義。

(四)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠

會(huì)計(jì)檔案的保管是整個(gè)會(huì)計(jì)行業(yè)的有效拓展，但在具體的管理工作流程中，往往偏重于具體的會(huì)計(jì)工作，而忽視了會(huì)計(jì)檔案的有效管理，尤其是如何規(guī)范檔案保管工作的開展很少，而且也不能發(fā)揮檔案保管工作在會(huì)計(jì)行業(yè)中的重要意義。特別是在會(huì)計(jì)管理體制和制度方面，更多地強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的水平，而忽視了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的正確把握，不能明確自己的責(zé)任。即使是相關(guān)的會(huì)計(jì)人員也非常缺乏檔案管理技能，沒有對(duì)磁盤、磁帶、光盤等保存的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和復(fù)制，無法為后期工作提供實(shí)質(zhì)性的幫助。

四、加強(qiáng)基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)建議

為了提升基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作，形成規(guī)范、高效、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理模式，人民銀行應(yīng)該強(qiáng)化制度建設(shè)，按照信息化水平的要求，修訂《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》，從制度層面規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。

(一)提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，及時(shí)整理檔案資料

基層人民銀行的主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案保管人員，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)賬務(wù)檔案保管意識(shí)，全面重視檔案保管工作。一是對(duì)原有會(huì)計(jì)核算文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，確保現(xiàn)行會(huì)計(jì)核算文檔完整性、標(biāo)準(zhǔn)化，使新建會(huì)計(jì)核算文檔有科學(xué)的起點(diǎn)。二是財(cái)務(wù)工作人員是會(huì)計(jì)信息檔案整理工作的主要責(zé)任者，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算文檔標(biāo)準(zhǔn)化整合工作的了解、熟悉程度決定著會(huì)計(jì)信息所歸文檔卷品質(zhì)的優(yōu)劣，所以應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案保管工作人員開展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算知識(shí)和歸檔知識(shí)的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算和存檔人員的思維素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德。三是在會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)完成后，要進(jìn)行裝訂，以確保會(huì)計(jì)信息的完整。有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)按照日期和票據(jù)編號(hào)對(duì)會(huì)計(jì)信息加以梳理、組卷，認(rèn)真細(xì)致地檢驗(yàn)原來會(huì)計(jì)憑證是不是全面、完備，裝訂粘貼是不是標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)密，票據(jù)封面要件填報(bào)是不是正確完整，并保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)性，并且會(huì)計(jì)檔案要有一定的美觀性。四是及時(shí)向檔案綜合管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。上級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)行會(huì)計(jì)檔案管理的指導(dǎo)，不斷規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。

(二)提高檔案管理科技含量，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化

由于基層人民銀行業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)，存檔總量逐年增多，現(xiàn)行的紙張存檔保管顯露出一定不足，應(yīng)利用現(xiàn)代化的信息，推動(dòng)會(huì)計(jì)核算信息檔案電子信息化建設(shè)工程，實(shí)行會(huì)計(jì)核算檔案電子產(chǎn)品存放，逐漸盡量減少紙張存檔。目前央行會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)集中管理系統(tǒng)已經(jīng)初步完成了電子賬務(wù)會(huì)計(jì)核算文檔的全面流程化管理工作，會(huì)計(jì)核算服務(wù)管理系統(tǒng)將通過升級(jí)換代，借鑒央行會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)集中管理系統(tǒng)運(yùn)作管理模式，完成從初始資金的信息收集，到相應(yīng)賬務(wù)記賬憑證的編寫，再到總分賬等賬務(wù)報(bào)表的制作，做到一個(gè)完整的會(huì)計(jì)核算循環(huán)過程中的全部信息電子化操作，進(jìn)而完成文檔保存和會(huì)計(jì)核算的無縫銜接。滿足信息使用者在電腦環(huán)境下隨時(shí)隨地快捷檢索利用會(huì)計(jì)文檔的需要，減輕會(huì)計(jì)檔案管理部門的壓力。

(三)改善環(huán)境，提供會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理?xiàng)l件

一是加大基層會(huì)計(jì)核算歸檔管理硬件設(shè)備投入，建設(shè)會(huì)計(jì)核算文書歸檔存儲(chǔ)的專門倉(cāng)儲(chǔ)，盡可能達(dá)到內(nèi)部防盜設(shè)備完善，安裝中心空調(diào)系統(tǒng)、消防器、溫度計(jì)等，嚴(yán)防文書毀損、散失及泄密。二是檔案工作信息化管理管理部門應(yīng)充分地使用現(xiàn)代化建設(shè)的信息技術(shù)基本設(shè)施和手段，尤其是使用會(huì)計(jì)資料電子化發(fā)展建設(shè)工作中形成的大數(shù)據(jù)分析，以形成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息系統(tǒng)。根據(jù)目前全手工管理會(huì)計(jì)核算存檔的狀況，研發(fā)一種會(huì)計(jì)核算存檔系統(tǒng)，可對(duì)入庫(kù)的會(huì)計(jì)核算存檔編寫條形碼信息系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容，條碼信息系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容中含有歸檔項(xiàng)目姓名、歸檔時(shí)間、保存期限、銷毀時(shí)間等要件，并且對(duì)庫(kù)房實(shí)行分拆編號(hào)，對(duì)每個(gè)分割規(guī)定一組物理學(xué)位置信息內(nèi)容，使條形碼和物理位置信息內(nèi)容形成一一相對(duì)聯(lián)系。在需要調(diào)閱的財(cái)務(wù)歸檔資源時(shí)，由被調(diào)閱機(jī)關(guān)根據(jù)現(xiàn)行的規(guī)章制度予以審核備案后，由歸檔保管人根據(jù)歸檔名稱，在信息系統(tǒng)中檢索歸檔條碼以及相應(yīng)的物理地址等信息，再根據(jù)信息系統(tǒng)抽調(diào)存檔，同時(shí)在信息系統(tǒng)中修改歸檔的已出庫(kù)信息，并完成歸檔出庫(kù)錄入。存檔退回時(shí)要注銷存檔或出庫(kù)消息，以完善存檔的入庫(kù)記載。另外，信息系統(tǒng)在每個(gè)年度對(duì)本年已終止的會(huì)計(jì)核算文檔作出銷毀建議，檔案保管員工按時(shí)做好本年歸檔銷毀工作計(jì)劃報(bào)表，圓滿完成本年份會(huì)計(jì)核算文檔的銷毀管理工作。

(四)開發(fā)統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平

《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)檔案保管年限、檔案歸檔、立卷、調(diào)閱、銷毀等各方面提出更高的標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的形勢(shì)需要提出了電子檔案建設(shè)要求。建設(shè)人民銀行根據(jù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展要求和會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際出發(fā)，組織開展統(tǒng)一的會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)，以會(huì)計(jì)紙質(zhì)資料影像采集為驅(qū)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化。在紙質(zhì)檔案電子化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔、立卷、調(diào)閱、銷毀環(huán)節(jié)的信息化管理，完成會(huì)計(jì)交易信息與憑證影像的關(guān)聯(lián)，拓展檔案信息的電子查詢功能，進(jìn)一步深化會(huì)計(jì)資料信息的應(yīng)用?！?/p>