電子發(fā)票推廣與應(yīng)用面臨的問題與建議

崔 航 大連港引航站

在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，電子化、數(shù)字化已經(jīng)滲透到生活的方方面面。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子商務(wù)的興起，電子發(fā)票也與我們的日常工作生活聯(lián)系得越來越密切。雖然電子發(fā)票有著便捷、高效、環(huán)保等諸多優(yōu)點(diǎn)，但由于使用時(shí)間較短、相關(guān)規(guī)定尚未完善、傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變困難、企業(yè)信息技術(shù)的投入不足，以及如何有效監(jiān)管等問題也阻礙了電子發(fā)票的進(jìn)一步推廣應(yīng)用。而如何更好地使用電子發(fā)票、如何建立更加完善的電子發(fā)票管理體系，也成為了許多企業(yè)急需解決的難題。

一、我國電子發(fā)票管理與操作背景

2012年初，國家稅務(wù)總局在北京、浙江、廣州等22個(gè)省市開展電子發(fā)票應(yīng)用試點(diǎn)工作，開啟了我國大力推廣使用網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理系統(tǒng)開具發(fā)票的進(jìn)程。2015年末，財(cái)政部、國家檔案局新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而后又于2020年3月印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，對(duì)電子發(fā)票入賬歸檔工作提出了更加細(xì)致的規(guī)定。2020年12月20日，國家稅務(wù)總局又發(fā)布了《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》，進(jìn)一步在全國新辦納稅人范圍內(nèi)實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化。隨著電子發(fā)票的逐步推廣應(yīng)用，其對(duì)社會(huì)的影響也在與日俱增。

二、電子發(fā)票的積極影響

(一)獲取方便、有利于提高工作效率

普通紙質(zhì)發(fā)票要靠開票人員輸入信息進(jìn)行打印后才能獲得，對(duì)于發(fā)票獲取方來說有時(shí)為了取得一張發(fā)票可能需要多次前往開票地點(diǎn)，付出了時(shí)間成本，也浪費(fèi)了金錢、人力；而對(duì)于發(fā)票開具方來說，不僅需要定期去稅務(wù)局領(lǐng)取發(fā)票，還要進(jìn)行已開具發(fā)票驗(yàn)舊、新購發(fā)票讀取等工作。人工開具發(fā)票時(shí)還有可能出現(xiàn)錄入信息錯(cuò)誤等操作失誤，導(dǎo)致發(fā)票信息準(zhǔn)確率降低。采用電子發(fā)票后，不再需要人工打印與人工傳遞，節(jié)約了企業(yè)的管理成本，大大提升了工作效率。

(二)節(jié)約運(yùn)營成本，滿足現(xiàn)代環(huán)保要求

紙質(zhì)發(fā)票需要人為裝訂成冊(cè)，單獨(dú)存放保管。不僅耗費(fèi)勞動(dòng)力、浪費(fèi)空間，還可能存在丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。而使用電子發(fā)票后，對(duì)信息化程度較高、可以完全進(jìn)行線上賬務(wù)處理的企業(yè)來說，僅需保存電子版發(fā)票即可，不再需要打印保存紙質(zhì)版發(fā)票，如此一來大大節(jié)省了人力、空間，而且可以提升發(fā)票保管的安全性。同時(shí)由于不再需要打印發(fā)票，每年可以節(jié)約大量紙張，降低企業(yè)耗材成本，也更加符合現(xiàn)代綠色環(huán)保的理念。

(三)提升稅務(wù)監(jiān)管力度，防范偷漏稅現(xiàn)象發(fā)生

電子發(fā)票開具后，發(fā)票信息便可即時(shí)傳輸?shù)蕉悇?wù)平臺(tái)，稅務(wù)機(jī)關(guān)可以通過發(fā)票公共服務(wù)平臺(tái)更加全面、快速地對(duì)各個(gè)企業(yè)的發(fā)票信息進(jìn)行比對(duì)與稽核，對(duì)出現(xiàn)的異常現(xiàn)象進(jìn)行重點(diǎn)檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票全時(shí)段、全方位的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，有效預(yù)防虛開、亂開發(fā)票的情況產(chǎn)生，提升稅收監(jiān)管能力。

三、電子發(fā)票面臨的問題

(一)電子發(fā)票接受度有待提高

目前，電子發(fā)票運(yùn)用最廣泛的行業(yè)當(dāng)屬電商企業(yè)以及快遞等服務(wù)行業(yè)，一些國有企業(yè)、事業(yè)單位等還保留著傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)理念，依舊傾向于獲取紙質(zhì)發(fā)票，對(duì)電子發(fā)票的接受度不高。同時(shí)，對(duì)于習(xí)慣開具紙質(zhì)發(fā)票的單位來說，對(duì)變更開票方式的行為也會(huì)比較排斥。

(二)電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)

電子發(fā)票下載打印不具有唯一性，可以多次查看、打印，且不需要額外加蓋印章，這樣就給財(cái)務(wù)人員識(shí)別發(fā)票重復(fù)性增加了難度，也使得電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)大大增加。因此如何辨別電子發(fā)票的唯一性，成為許多企業(yè)急需解決的難題。

(三)電子發(fā)票數(shù)據(jù)被篡改風(fēng)險(xiǎn)

在內(nèi)控管理較為薄弱的企業(yè)，如果其他部門人員在報(bào)銷時(shí)通過修圖軟件等對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改，例如只修改發(fā)票的金額、日期等，而不改動(dòng)發(fā)票代碼，財(cái)務(wù)人員很難從發(fā)票表面發(fā)現(xiàn)問題。尤其是當(dāng)企業(yè)規(guī)模龐大，每月報(bào)銷業(yè)務(wù)量多的時(shí)候，更加大了財(cái)務(wù)人員審核發(fā)票的難度。

(四)電子發(fā)票保管問題

在許多還沒有完全實(shí)行辦公無紙化的企業(yè)，依舊采取將電子發(fā)票下載打印的紙質(zhì)版作為原始憑證的傳統(tǒng)報(bào)銷方式。如果沒有及時(shí)了解最新電子發(fā)票存檔要求，即“以電子發(fā)票的紙質(zhì)版作為入賬依據(jù)的，必須同時(shí)保存該打印件的電子會(huì)計(jì)憑證”，可能會(huì)忽視對(duì)電子發(fā)票電子版的保管，進(jìn)而導(dǎo)致電子發(fā)票保管混亂。

(五)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全隱患

電子發(fā)票通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行開具，可能加大購銷雙方企業(yè)財(cái)務(wù)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。如果開票系統(tǒng)遇到網(wǎng)絡(luò)故障或遭受惡意攻擊，也會(huì)給電子發(fā)票的開具、使用帶來不利影響。如何構(gòu)建安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，為電子發(fā)票的平穩(wěn)運(yùn)行提供強(qiáng)有力的信息技術(shù)支持也成為企業(yè)需要面臨的新挑戰(zhàn)。

四、電子發(fā)票推廣應(yīng)用的有關(guān)建議

(一)稅務(wù)機(jī)關(guān)可采取的措施

1．加強(qiáng)輿論引導(dǎo)，提高電子發(fā)票接受度

可以通過報(bào)紙、電視、廣播、微信公眾號(hào)以及時(shí)下最火熱的短視頻等媒體進(jìn)行電子發(fā)票推廣宣傳，鼓勵(lì)傳統(tǒng)行業(yè)開展電子發(fā)票業(yè)務(wù)，簡(jiǎn)化電子發(fā)票申請(qǐng)流程及操作步驟，打消企業(yè)顧慮，加快無紙化辦公推行進(jìn)程。

2．提升發(fā)票平臺(tái)建設(shè)

為方便財(cái)務(wù)人員對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行查重，稅務(wù)機(jī)關(guān)可通過升級(jí)發(fā)票綜合平臺(tái)功能，提供授權(quán)的接口與企業(yè)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票入賬狀態(tài)信息的同步。財(cái)務(wù)人員對(duì)取得的電子發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，可登錄發(fā)票綜合平臺(tái)，開啟財(cái)務(wù)系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)設(shè)置，通過輸入發(fā)票號(hào)碼等信息自動(dòng)校驗(yàn)本地和稅務(wù)端已入賬發(fā)票數(shù)據(jù)，防止重復(fù)報(bào)銷的情況發(fā)生。在對(duì)每張電子發(fā)票進(jìn)行入賬處理后，其信息自動(dòng)傳輸?shù)蕉悇?wù)平臺(tái)進(jìn)行保存，形成電子發(fā)票數(shù)據(jù)信息庫。

3．完善電子發(fā)票法律法規(guī)建設(shè)

在現(xiàn)行《發(fā)票管理辦法》的基礎(chǔ)上，新增電子發(fā)票具體管理要求。明確電子發(fā)票的申購資格、開具方式、格式內(nèi)容、儲(chǔ)存保管等規(guī)定，同時(shí)對(duì)虛開電子發(fā)票、偽造電子發(fā)票等行為加大懲處力度，確保電子發(fā)票的開具資格合法、開具流程合規(guī)、開具內(nèi)容真實(shí)。

(二)企業(yè)可采取的措施

1．建立電子發(fā)票備查臺(tái)賬，防止發(fā)票重復(fù)報(bào)銷

對(duì)于每月取得電子發(fā)票較少的單位，財(cái)務(wù)人員可以通過EXCEL表格對(duì)已進(jìn)行入賬報(bào)銷處理的電子發(fā)票進(jìn)行登記，將發(fā)票代碼、金額、開具日期等關(guān)鍵信息形成備查臺(tái)賬，每次發(fā)生新的報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)可先與臺(tái)賬中的發(fā)票信息進(jìn)行比對(duì)，避免電子發(fā)票重復(fù)入賬。同時(shí)登錄國家稅務(wù)局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)，確保取得的電子發(fā)票真實(shí)、合規(guī)、合法。

2．借助電子發(fā)票管理軟件等信息化手段

由于建立發(fā)票備查臺(tái)賬會(huì)增加財(cái)務(wù)人員的工作量且有數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以借助OA財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)或者SAAS的發(fā)票管理服務(wù)提高發(fā)票管理質(zhì)量，信息化建設(shè)較為完備的企業(yè)也可以在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立電子發(fā)票查重系統(tǒng)，對(duì)取得的電子發(fā)票自動(dòng)進(jìn)行比對(duì)識(shí)別，從而提高財(cái)務(wù)工作效率。

3．建立企業(yè)內(nèi)部電子發(fā)票管理制度

短短幾年時(shí)間，電子發(fā)票從誕生到如今被廣泛推行，離不開國家的推廣扶持。因此各企業(yè)也應(yīng)積極響應(yīng)，根據(jù)國家頒布的相關(guān)管理政策，結(jié)合自身特點(diǎn)，制定屬于本單位的電子發(fā)票管理制度，規(guī)范電子發(fā)票的使用。財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，內(nèi)控、審計(jì)等監(jiān)督部門也要在平日側(cè)重于對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行檢查，加強(qiáng)對(duì)電子發(fā)票的監(jiān)管。

4．加快財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，提升企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全水平

電子發(fā)票的開具過程有可能出現(xiàn)泄漏納稅人信息的情況，網(wǎng)絡(luò)安全漏洞也會(huì)使一些不法分子惡意篡改發(fā)票、盜用納稅人信息。因此，企業(yè)應(yīng)重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，加大資金投入，配備好信息技術(shù)相關(guān)軟硬件，構(gòu)建一套行之有效的財(cái)會(huì)信息安全保障體系，為電子發(fā)票的安全使用保駕護(hù)航。開具發(fā)票的計(jì)算機(jī)應(yīng)專機(jī)專用，不得用于其他用途；要設(shè)置開機(jī)及登錄密碼，開票人員離開時(shí)要及時(shí)退出發(fā)票系統(tǒng)，安裝并定期升級(jí)殺毒軟件；相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)信息要及時(shí)備份并由專人進(jìn)行維護(hù)保管。

5．提高財(cái)務(wù)人員綜合能力，提升風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

在科技發(fā)展日新月異的今天，財(cái)務(wù)人員應(yīng)充分意識(shí)到電子發(fā)票的重要性并對(duì)其可能產(chǎn)生的核算風(fēng)險(xiǎn)起到足夠的重視。如果還保持舊觀念，不僅會(huì)被時(shí)代所淘汰，還會(huì)增加企業(yè)財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)。因此，財(cái)務(wù)人員要在實(shí)時(shí)更新財(cái)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上適當(dāng)掌握一些基本的信息操作技術(shù)，同時(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力，這樣才能開闊眼界，不斷提高財(cái)務(wù)核算質(zhì)量，為企業(yè)管理增加價(jià)值。

五、結(jié)語

電子發(fā)票順時(shí)代發(fā)展而生，我們?cè)诶闷鋷淼谋憷缘耐瑫r(shí)也要防范其可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)。隨著相關(guān)政策文件的不斷出臺(tái)，電子發(fā)票的使用會(huì)更加廣泛、規(guī)范，對(duì)各個(gè)行業(yè)、企業(yè)的影響也在日益增強(qiáng)。因此早日意識(shí)到電子發(fā)票的重要性，在防范其風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)，才能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展?！?/p>