淺談數(shù)字化資產(chǎn)管理在市級(jí)煙草公司的實(shí)踐

秦大勇 安徽省煙草公司滁州市公司

引言

當(dāng)前，煙草行業(yè)正在全力推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的進(jìn)程中，中國(guó)煙草總公司提出“樹(shù)立資本成本觀”，強(qiáng)調(diào)要突出資產(chǎn)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，從規(guī)模擴(kuò)張型向質(zhì)量效益型轉(zhuǎn)變。CZ公司自2000年3月實(shí)現(xiàn)“工商分設(shè)”。2003年12月取消縣級(jí)公司法人資格，成立非獨(dú)立法人營(yíng)銷(xiāo)部，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算”的財(cái)務(wù)管理模式，對(duì)其分配和使用的國(guó)有資產(chǎn)依法進(jìn)行經(jīng)營(yíng)和管理，承擔(dān)國(guó)有資產(chǎn)保值增值責(zé)任。自公司成立以來(lái)，發(fā)展迅猛，經(jīng)濟(jì)效益大幅提高，企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，截至2020年底，CZ公司已成長(zhǎng)為擁有資產(chǎn)總額數(shù)十億元的大型企業(yè)。企業(yè)資產(chǎn)呈現(xiàn)數(shù)量大、品類(lèi)多、分布散、內(nèi)部轉(zhuǎn)移頻繁等特點(diǎn)。如果不提高資產(chǎn)管理水平，減少閑置和浪費(fèi)，則龐大的資產(chǎn)不僅不能成為創(chuàng)造財(cái)富的資源，反而會(huì)拖累企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。因此CZ公司利用信息化手段，積極探索在資產(chǎn)管理模式由傳統(tǒng)型向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)精益化管理。

一、CZ公司資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

(一)CZ公司資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

1．資產(chǎn)管理模式

CZ公司資產(chǎn)管理實(shí)行歸口部門(mén)管理和使用部門(mén)管理相結(jié)合的管理方式。資產(chǎn)管理共分三個(gè)歸口管理部門(mén)：辦公室、信息中心和安全管理科；縣局統(tǒng)一由綜合辦作為二級(jí)歸口管理部門(mén)。辦公室是負(fù)責(zé)組織各單位、部門(mén)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行管理；信息中心負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備方面的管理；安全管理科負(fù)責(zé)消防安全設(shè)施設(shè)備方面的管理?？h局綜合辦是縣局資產(chǎn)歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)縣局資產(chǎn)的管理。CZ公司財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)資產(chǎn)的價(jià)值管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督資產(chǎn)的完整性；各使用部門(mén)是最末級(jí)資產(chǎn)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)所使用的資產(chǎn)進(jìn)行管理。

2．資產(chǎn)管理流程

目前，CZ公司資產(chǎn)管理主要依靠省公司統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)全市系統(tǒng)的實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行日常管理，從資產(chǎn)購(gòu)置、日常管理到資產(chǎn)處置全部在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上進(jìn)行處理。

(1)實(shí)物資產(chǎn)的增加管理

各單位、各部門(mén)需購(gòu)置實(shí)物資產(chǎn)時(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《申請(qǐng)單》，增加實(shí)物資產(chǎn)在報(bào)賬前需將《申請(qǐng)單》和發(fā)票等報(bào)部門(mén)資產(chǎn)管理員，由部門(mén)資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上將此項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行登記。財(cái)務(wù)科科長(zhǎng)依據(jù)《申請(qǐng)單》及構(gòu)成實(shí)物資產(chǎn)價(jià)值的各種發(fā)票、賬單，同時(shí)查看資產(chǎn)管理系統(tǒng)上是否已登記了此項(xiàng)資產(chǎn)，如果已按規(guī)定登記，才能在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上審批并在報(bào)銷(xiāo)憑證上簽字。

(2)實(shí)物資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移的管理

實(shí)物資產(chǎn)在市局(公司)各部門(mén)之間或在市局(公司)與各縣局、營(yíng)銷(xiāo)部，及各縣局、營(yíng)銷(xiāo)部之間的發(fā)生實(shí)際轉(zhuǎn)移時(shí)，由資產(chǎn)調(diào)出單位填寫(xiě)《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》，經(jīng)轉(zhuǎn)出部門(mén)、接收部門(mén)會(huì)簽，同時(shí)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)移、審批等操作。按手續(xù)辦理完成后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)賬務(wù)處理。

(3)實(shí)物資產(chǎn)的處置管理

實(shí)物資產(chǎn)的處置由資產(chǎn)使用部門(mén)資產(chǎn)管理員填制《設(shè)備報(bào)廢單》，經(jīng)辦公室主任、財(cái)務(wù)科長(zhǎng)以及領(lǐng)導(dǎo)審批后，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中做資產(chǎn)減少，同時(shí)財(cái)務(wù)根據(jù)《設(shè)備報(bào)廢單》在NC系統(tǒng)中作相應(yīng)的賬務(wù)處理。

(二)目前資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

1．傳統(tǒng)資產(chǎn)管理模式已不符合企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展要求

目前CZ公司資產(chǎn)管理實(shí)現(xiàn)賬物分離的管理模式。賬務(wù)管理由財(cái)務(wù)科具體負(fù)責(zé)，資產(chǎn)歸口部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)物管理，這樣造成賬實(shí)分離，財(cái)務(wù)部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)于資產(chǎn)的日常管理情況并不了解，必須待年度全面盤(pán)點(diǎn)時(shí)才會(huì)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，這種“運(yùn)動(dòng)式”的資產(chǎn)管理方式，已無(wú)法滿足企業(yè)精細(xì)化管理的需要。

2．現(xiàn)有的資產(chǎn)管理系統(tǒng)無(wú)法完全滿足企業(yè)管理需要

CZ公司目前實(shí)物資產(chǎn)管理使用的是用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)。而NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)作為全省系統(tǒng)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件，系統(tǒng)功能不完善，系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)等，系統(tǒng)與公司的管理實(shí)際不完全一致。如：資產(chǎn)信息不完整、標(biāo)準(zhǔn)不一致，如車(chē)輛保險(xiǎn)時(shí)間、保養(yǎng)維修時(shí)間等缺失或者不方便查找，造成無(wú)法形成一個(gè)完整的資產(chǎn)畫(huà)像。

3．資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、變動(dòng)滯后，導(dǎo)致賬實(shí)不符

通過(guò)了解大部分的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移是因?yàn)槿藛T變動(dòng)等各種原因，導(dǎo)致資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，而由于無(wú)系統(tǒng)控制，人員崗位變動(dòng)后，其使用的資產(chǎn)并沒(méi)有隨之轉(zhuǎn)移。直到半年或全年盤(pán)點(diǎn)時(shí)，資產(chǎn)管理員才會(huì)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)變動(dòng)了，再進(jìn)行調(diào)整，而之前的一段時(shí)間內(nèi)，實(shí)際是賬實(shí)不相符的。

4．資產(chǎn)管理未形成流程化、標(biāo)準(zhǔn)化

資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、維護(hù)、保養(yǎng)等完全依靠資產(chǎn)管理員或者使用人主動(dòng)發(fā)起，未形成標(biāo)準(zhǔn)和流程化。

5．資產(chǎn)信息不能實(shí)時(shí)顯現(xiàn)

目前，資產(chǎn)還是傳統(tǒng)的管理方式，即在辦公室門(mén)后貼上紙質(zhì)部門(mén)資產(chǎn)臺(tái)賬，往往過(guò)一段時(shí)間，臺(tái)賬就與實(shí)物不一致了，需要每年盤(pán)點(diǎn)時(shí)再進(jìn)行更換。

6．系統(tǒng)相互孤立，數(shù)據(jù)不貫通

人人都使用資產(chǎn)，但是目前，公司HR系統(tǒng)、用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，如何通過(guò)系統(tǒng)把人和物綁定，做的物隨人動(dòng)，這樣才能達(dá)到資產(chǎn)的賬實(shí)相符。

二、“4+2”數(shù)字化資產(chǎn)管理模式的構(gòu)建思路

(一)CZ公司“企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)”介紹

2018年，CZ公司基于管理需求和工作實(shí)踐，按照精益管理理念，借助最新的信息技術(shù)手段，自行開(kāi)發(fā)了“企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)”，主要實(shí)現(xiàn)四個(gè)融合：各種管理方法之間的有機(jī)融合；管理方法與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的有效融合；工作流程的融合；企業(yè)管理與信息化技術(shù)的融合。借助信息化技術(shù)為載體推進(jìn)業(yè)務(wù)融合，通過(guò)選擇管理模塊化功能的信息化技術(shù)，各部門(mén)骨干可將個(gè)性化數(shù)據(jù)填報(bào)要求，以擴(kuò)展的方式嵌入流程中運(yùn)行，從而使骨干人員不需要編程基礎(chǔ)便可實(shí)現(xiàn)自行定制質(zhì)量管理體系、目標(biāo)管理、對(duì)標(biāo)管理、精益管理等多重管理模塊，從而能很快推動(dòng)各類(lèi)管理高效化、智能化融合與深化。

(二)建立“4+2”數(shù)字化資產(chǎn)管理模式

通過(guò)“4+2”數(shù)字化資產(chǎn)管理模式，即建設(shè)“人物地碼四維相聯(lián)，標(biāo)準(zhǔn)流程兩級(jí)驅(qū)動(dòng)”的數(shù)字化資產(chǎn)管理系統(tǒng)。人：人員。物：資產(chǎn)。地：場(chǎng)所。碼：二維碼。標(biāo)準(zhǔn)：資產(chǎn)養(yǎng)護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、資產(chǎn)處置標(biāo)準(zhǔn)、資產(chǎn)安全維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)觸發(fā)相關(guān)流程。流程：資產(chǎn)建檔(維護(hù))流程、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程、資產(chǎn)處置流程、資產(chǎn)安全維護(hù)流程、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)流程、資產(chǎn)安全檢查流程，流程驅(qū)動(dòng)資產(chǎn)管理。

1．依托企業(yè)管控平臺(tái)建設(shè)數(shù)字化資產(chǎn)流程

(1)建設(shè)數(shù)字化資產(chǎn)檔案(資產(chǎn)基礎(chǔ)信息、資產(chǎn)處置標(biāo)準(zhǔn)、安全維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、資產(chǎn)處置記錄、安全維護(hù)記錄、資產(chǎn)檢查記錄、安全檢查記錄)→建設(shè)數(shù)字化資產(chǎn)建檔、維護(hù)流程→試點(diǎn)單位全面盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)，通過(guò)建檔流程錄入系統(tǒng)，→每項(xiàng)資產(chǎn)生成資產(chǎn)檔案二維碼→對(duì)應(yīng)粘貼二維碼。

(2)建設(shè)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程→人力資源崗位變動(dòng)流程自動(dòng)觸發(fā)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程。

(3)建設(shè)資產(chǎn)處置流程→納入資產(chǎn)處置預(yù)案(標(biāo)識(shí)碼)的資產(chǎn)主動(dòng)或者自動(dòng)觸發(fā)資產(chǎn)處置流程→處置信息錄入資產(chǎn)檔案→現(xiàn)場(chǎng)掃描二維碼可查看資產(chǎn)基礎(chǔ)信息和處置記錄信息。

(4)建設(shè)安全維護(hù)流程資產(chǎn)檔案根據(jù)安全維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)觸發(fā)安全維護(hù)流程→維護(hù)信息錄入資產(chǎn)檔案→現(xiàn)場(chǎng)掃二維碼可查看資產(chǎn)基礎(chǔ)信息和安全維護(hù)記錄信息。

(5)建設(shè)資產(chǎn)盤(pán)查和安全檢查流程→檢查人員掃資產(chǎn)二維碼查看資產(chǎn)信息的同時(shí)也可以創(chuàng)建檢查流程→現(xiàn)場(chǎng)檢查操作記錄被記錄到資產(chǎn)檔案資源表中。

2．配備重要辦公場(chǎng)所資產(chǎn)名錄二維碼及控制設(shè)施

(1)在資產(chǎn)檔案中將資產(chǎn)、對(duì)應(yīng)場(chǎng)所及部門(mén)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。實(shí)現(xiàn)從場(chǎng)所查資產(chǎn)、從部門(mén)查資產(chǎn)兩條路徑。確保資產(chǎn)“置有所地、地有所管”。

(2)建立辦公場(chǎng)所信息→生成每個(gè)辦公場(chǎng)所資產(chǎn)二維碼→資產(chǎn)建檔、處置、維護(hù)信息自動(dòng)記錄到場(chǎng)所資源表→通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)掃地理位置二維碼可查看最新資產(chǎn)歸屬信息。

3．實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息與人員檔案完全關(guān)聯(lián)

在資產(chǎn)檔案中明確使用人(責(zé)任人)信息，在人事檔案中注明該工作人員名下有哪些資產(chǎn)。實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)或人兩條盤(pán)查路徑，納入對(duì)使用人(責(zé)任人)的三級(jí)績(jī)效考核。提升資產(chǎn)使用人(責(zé)任人)對(duì)名下資產(chǎn)的關(guān)注度。確保人員與資產(chǎn)相對(duì)應(yīng)，資產(chǎn)轉(zhuǎn)移有人管。

三、“4+2”數(shù)字化資產(chǎn)管理模式達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)

融合精益管理、安全管理、風(fēng)險(xiǎn)控制管理思想，協(xié)同市縣“兩級(jí)”，聚集財(cái)務(wù)、信息、辦公室、企管、安全“五維”力量，構(gòu)建“大資產(chǎn)管理”理念，推進(jìn)“企業(yè)管控平臺(tái)+”，將辦公類(lèi)資產(chǎn)、信息化資產(chǎn)、安全管理資產(chǎn)等統(tǒng)一定標(biāo)、統(tǒng)一建模、統(tǒng)一管理，提升資產(chǎn)管理水平。

(一)資產(chǎn)檔案數(shù)字化

依據(jù)企業(yè)管控平臺(tái)，建立資產(chǎn)數(shù)字檔案。檔案包括資產(chǎn)的名稱(chēng)、型號(hào)、日期、價(jià)值、年限等基本信息，也包括維護(hù)、保養(yǎng)、轉(zhuǎn)移、處置等相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)信息。相應(yīng)的資產(chǎn)維護(hù)、保養(yǎng)、轉(zhuǎn)移、處置、檢查流程圍繞資產(chǎn)數(shù)字檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)，記錄到數(shù)字化資產(chǎn)檔案里。

(二)資產(chǎn)管理自動(dòng)化

根據(jù)資產(chǎn)維護(hù)、保養(yǎng)、轉(zhuǎn)移、處置等相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動(dòng)向責(zé)任人推送資產(chǎn)維護(hù)流程，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理自動(dòng)化、智能化。

(三)資產(chǎn)實(shí)時(shí)狀態(tài)可視化

實(shí)現(xiàn)重要資產(chǎn)“一資產(chǎn)一檔案、一檔案一個(gè)二維碼”。通過(guò)企業(yè)微信號(hào)掃描地址(房間、辦公室)二維碼，即可對(duì)查詢本地址所存放資產(chǎn)基本信息、維護(hù)保養(yǎng)信息等，有利檢查和維護(hù)。

(四)資產(chǎn)管理集成化

實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)與人力資源相關(guān)管理流程和用友NC財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理模塊系統(tǒng)融合，相互聯(lián)動(dòng)。通過(guò)人員崗位變動(dòng)觸發(fā)資產(chǎn)管理系統(tǒng)相關(guān)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等工作流；通過(guò)資產(chǎn)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入用友NC財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理模塊，保持系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致。

四、結(jié)語(yǔ)

煙草商業(yè)企業(yè)承擔(dān)著對(duì)國(guó)有資產(chǎn)保值增值的責(zé)任，通過(guò)高效地利用資產(chǎn)，對(duì)挖掘企業(yè)增長(zhǎng)潛能，提升經(jīng)營(yíng)效率起著至關(guān)重要的作用。為適應(yīng)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的要求，CZ公司突破傳統(tǒng)模式的束縛，開(kāi)展數(shù)字化資產(chǎn)管理項(xiàng)目研究，充分利用企業(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程相融合，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理高效、高能?！?/p>