做好民辦高校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

祝家

摘 要：民辦高校在教育改革的推動(dòng)下蓬勃發(fā)展，而檔案管理也成為其發(fā)展必不可少的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。文章從分析民辦高校檔案管理存在的四個(gè)問題出發(fā)，即對(duì)完善檔案管理制度不夠重視、檔案收集工作不夠精細(xì)、檔案專兼職人員培訓(xùn)力度不夠、檔案信息安全管理缺乏，在此基礎(chǔ)上提出了提高民辦高校檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞： 民辦高校;檔案;制度建設(shè);收集;培訓(xùn)

隨著當(dāng)今民辦高校的辦學(xué)水平和教育質(zhì)量的不斷提升，學(xué)校普遍將精力都集中在規(guī)模擴(kuò)張和教師培養(yǎng)上面，而忽視了檔案管理工作的重要性。其實(shí)，檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)性工作。學(xué)校檔案是能全面反映學(xué)校辦學(xué)特色、教職工教學(xué)和管理情況的最原始記錄，也是學(xué)校珍貴的歷史記憶，對(duì)于推動(dòng)教學(xué)改革、加強(qiáng)教學(xué)管理、提升辦學(xué)水平有著重要作用。但是，目前民辦高校檔案管理的觀念、管理水平、技術(shù)手段等方面都相對(duì)滯后，存在著諸多問題需要我們思考。本文擬對(duì)民辦高校檔案管理工作中存在的問題做一些探討，提出相應(yīng)的解決建議，為進(jìn)一步推進(jìn)民辦高校檔案管理工作提供參考。

一、當(dāng)前民辦高校檔案管理工作中存在的問題

1.對(duì)完善檔案管理制度不夠重視

欠缺健全的檔案管理制度是不少高校內(nèi)部普遍存在的問題，但在民辦高校中這一問題尤為突出。由于民辦院校辦學(xué)體制的特殊性，領(lǐng)導(dǎo)往往更容易忽略檔案工作的管理，更缺乏這部分的完善，使檔案工作雖然有法可依，但是制度不夠細(xì)化或標(biāo)準(zhǔn)缺乏可操作性，導(dǎo)致收集困難、材料不規(guī)范、整理不到位等情況層出不窮?？傮w來說，檔案工作沒有擺上學(xué)校整體規(guī)劃日程，目標(biāo)不明確，職責(zé)范圍不清晰。

2.檔案收集工作不夠精細(xì)

檔案收集是整個(gè)檔案工作中的首要環(huán)節(jié)，只有通過收集檔案才能將分散的檔案文件集中到檔案室?？墒遣簧倜褶k高校由于人員流動(dòng)較大，并且為了減少開支實(shí)行一人兼多職，使檔案管理人員無法兼顧導(dǎo)致收集整理工作效率低，甚至隨便交一些材料敷衍了事。這些情況直接影響了檔案收集與管理的相對(duì)滯后性，甚至在對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)的把握上不像職能部門這么清晰，造成了收集上來的材料利用價(jià)值不高，今后很難在編研工作中準(zhǔn)確、全面地反映學(xué)校的全貌。收集整理檔案原本是為學(xué)校發(fā)展提供有效資源，但是學(xué)校檔案往往收集不到位，導(dǎo)致許多檔案材料歸檔上架后常年無人問津，使檔案不能很好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。

3.對(duì)檔案專兼職人員培訓(xùn)力度不夠

作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)階段檔案管理技術(shù)和信息要有科學(xué)的認(rèn)識(shí)。但是民辦高校對(duì)檔案管理人員往往要求不高，常常容易忽略每年的定期專業(yè)學(xué)習(xí)，沒有很好地組織檔案專兼職人員培訓(xùn)，致使檔案人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，管理水平不高，管理能力仍然處于原始狀態(tài)，難以適應(yīng)現(xiàn)代的信息化發(fā)展，很難發(fā)揮其應(yīng)有作用，造成檔案管理不能有序有質(zhì)的開展。

4.檔案信息安全管理缺乏

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理早已發(fā)生了巨大變化，電子檔案的信息安全保障需要管理和技術(shù)相輔相成，沒有好的管理，再先進(jìn)的技術(shù)也沒有用武之地，然而民辦高校由于檔案信息化技術(shù)起步比較晚，信息安全技術(shù)的保障會(huì)比較薄弱，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息安全和保密問題也研究得不夠。

二、提高民辦高校檔案管理工作的建議

民辦高校檔案是反映學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的真實(shí)記錄，是不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模的過程中形成的許多記錄學(xué)校辦學(xué)歷程的檔案，它包含教學(xué)研究、學(xué)生管理、后勤保障、財(cái)務(wù)管理等一切活動(dòng)最詳實(shí)的記錄，這些記錄在學(xué)校改革發(fā)展和各項(xiàng)教育規(guī)劃中發(fā)揮著不可替代的憑證作用。

1.重視內(nèi)部制度建設(shè)是健全檔案體制的基礎(chǔ)

孟子曰：“不以規(guī)矩，不能成方圓”。國(guó)家治理上是這樣，檔案管理上也是如此，沒有制度的規(guī)范同樣寸步難行、舉步維艱。因此，我們要明白制度和規(guī)章以及規(guī)矩的重要性，只有在規(guī)矩的范圍內(nèi)行事，才能幫助檔案管理工作順利發(fā)展。因此，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)施與開展，更好地保護(hù)檔案信息資源不流失，真正做到檔案工作由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門歸口負(fù)責(zé)，遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則。

按照國(guó)家檔案局發(fā)出的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)建立健全適合自己學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理制度，并按科學(xué)的方法不斷進(jìn)行細(xì)化、補(bǔ)充、完善。第一，樹立不斷完善檔案管理制度的意識(shí)。檔案管理制度難以奏效的直接原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案部門工作人員在思想認(rèn)識(shí)上還不夠到位。雖然檔案部門對(duì)加強(qiáng)制度建設(shè)，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但還沒有真正從思想深處得以轉(zhuǎn)變，并貫徹到每一個(gè)工作細(xì)節(jié)中去。加上制度制定時(shí)不夠細(xì)致，往往無法配套銜接，導(dǎo)致制度不能較好執(zhí)行或執(zhí)行困難。因此，檔案管理人員需要有不斷完善制度中漏洞的意識(shí)，時(shí)刻把完善制度建設(shè)放在心里。第二，將檔案管理制度正式納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，明確管理檔案的部門或人員，從領(lǐng)導(dǎo)層面進(jìn)行制約，提高檔案工作監(jiān)管力度。第三，逐步細(xì)化檔案管理工作的各項(xiàng)制度，并分階段制定具體實(shí)施細(xì)則。在檔案收集、檔案整理、檔案編研、檔案利用、檔案人員培訓(xùn)、檔案人員獎(jiǎng)懲等各環(huán)節(jié)逐步增加制定各項(xiàng)管理制度，在制定過程中要考慮其具有的可操作性。檔案管理制度的完善本來就是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要做出認(rèn)真規(guī)劃，才能給民辦高校檔案工作營(yíng)造良好的管理環(huán)境。第四，檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，認(rèn)真貫徹執(zhí)行，充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)規(guī)范作用。同時(shí)為了更好地照章管理可以將檔案制度納入到學(xué)校管理運(yùn)行程序中，包括學(xué)校工作計(jì)劃、學(xué)校管理制度等，這樣才能更有序化地保障檔案工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。通過制度的約束，使其有法可依、有規(guī)可循，最大程度地保障本校檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。

2.精細(xì)化收集是做好檔案工作的關(guān)鍵

應(yīng)收盡收是檔案工作中常說的一句話，在衡量檔案收集工作的標(biāo)準(zhǔn)上主要是以所收集的檔案內(nèi)容是否完整，所收藏的檔案是否豐富、珍貴。但是在做到收全、收齊的同時(shí)更要多考慮利用及編研工作的需求，要向精細(xì)化收集發(fā)展。第一，收集工作需要積極主動(dòng)。接收檔案是檔案部門的一項(xiàng)常規(guī)工作，不少檔案人員受到傳統(tǒng)觀念影響，一般處于被動(dòng)等待的狀態(tài)，主動(dòng)收集檔案的意識(shí)不夠，往往通過發(fā)布收檔通知來坐等檔案上門，缺乏主動(dòng)積極性。再者，由于檔案工作的性質(zhì)關(guān)系，平時(shí)與同事接觸不多，大家也不太關(guān)注，這樣更加制約了檔案收集工作的順利開展。所以，作為檔案人員應(yīng)該時(shí)時(shí)關(guān)注學(xué)校動(dòng)態(tài)，可以通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)多了解校內(nèi)動(dòng)態(tài)，積極做好宣傳工作的同時(shí)還要掌握校內(nèi)一手資料，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)主動(dòng)出擊，做好重要信息的筆記，第一時(shí)間與相關(guān)部門保持聯(lián)系，了解活動(dòng)項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)，從源頭上保證檔案材料的質(zhì)量。第二，要在檔案收集的過程中注意精細(xì)化選材，抓住事件的聚焦點(diǎn)。通過小事件或小細(xì)節(jié)來反映民辦高校的發(fā)展變化，在今后編研重大事件、重大活動(dòng)時(shí)可以插入這些小場(chǎng)景或小趣事來進(jìn)行點(diǎn)綴，從而客觀反映學(xué)校的歷史面貌。因此，檔案管理人員要獨(dú)具慧眼，在大事件、大活動(dòng)的收集中注重小細(xì)節(jié)的收集選取，所謂“小事成就大事，細(xì)節(jié)成就完美”。第三，注重檔案收集工作的靈活多樣。由于民辦高校許多重大活動(dòng)經(jīng)常是臨時(shí)組建，而且通常由多個(gè)部門參與舉辦，在活動(dòng)結(jié)束后，檔案的歸檔就成了比較困難的一件事。再加上檔案一般是采用次年歸檔，時(shí)間跨度長(zhǎng)，更容易造成檔案材料的遺失。因此，在收集材料時(shí)可以采用靈活的方式進(jìn)行，不要僅局限在紙質(zhì)材料的收集，可以先采集一些口述、電子文件，了解整個(gè)活動(dòng)和事件的細(xì)節(jié)，對(duì)收集工作做出梳理，明確歸檔范圍，再進(jìn)行紙質(zhì)、實(shí)物等材料的收集，這樣不僅豐富檔案的形式，而且在今后的利用服務(wù)中也能提供有用的資料。

3.與時(shí)俱進(jìn)培養(yǎng)檔案管理人才是保障

對(duì)于檔案管理工作者來說，檔案工作不單單是“薄薄的幾頁(yè)紙”，而是一項(xiàng)政治性、管理性、服務(wù)性都很強(qiáng)的工作，無論是存在于現(xiàn)在的檔案管理哪一個(gè)崗位中，都要實(shí)質(zhì)性地發(fā)揮其功用，在檔案管理的工作中，提升發(fā)展的意見。因此，如何培養(yǎng)檔案管理人才，是直接影響到檔案管理業(yè)務(wù)工作整體效能的重要環(huán)節(jié)，也是選人用人的精準(zhǔn)識(shí)別過程。而民辦高校由于人員流動(dòng)大，更需要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行各方面的培訓(xùn)，這樣才能培養(yǎng)出一支素質(zhì)過硬且高水平檔案管理隊(duì)伍，通過培訓(xùn)更能穩(wěn)定隊(duì)伍，是提高檔案管理工作的重要保障。第一，通過開展主題教育，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到，作為一名檔案管理人員，首先便是要忠于職守、迎難而上，把對(duì)檔案事業(yè)的熱愛，傾注于檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，讓檔案管理工作能真正成為自己喜歡和熱愛的工作崗位?？梢蚤_展一些愛崗敬業(yè)、服務(wù)師生的主題教育活動(dòng)，來加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)操守教育。因?yàn)闄n案管理工作人員只有真正樹立正確的職業(yè)理想，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理與歸納，把自身的發(fā)展與學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展結(jié)合在一起，才會(huì)更有干勁和信心。第二，結(jié)合普通培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的政治素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)。檔案作為一種歷史記錄，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、基建等方方面面的知識(shí)，其覆蓋范圍比較廣泛。因此，要不斷提高檔案人員的政治素質(zhì)及科學(xué)文化素質(zhì)顯得尤為重要。檔案工作本身就是一個(gè)具有鮮明政治性的工作，需要不斷學(xué)習(xí)新理論、新思想來提高檔案人員的政治覺悟，這樣才能學(xué)會(huì)用正確的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法來解決問題。為此，要在定期培訓(xùn)中不斷加入新思想、新理論，將檔案基本知識(shí)與現(xiàn)代科技知識(shí)相結(jié)合，從檔案學(xué)不斷擴(kuò)展到文秘、歷史、圖書情報(bào)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)。通過培訓(xùn)不斷開闊視野，完善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，這樣才會(huì)在實(shí)際工作中得心應(yīng)手。第三，加強(qiáng)開展專題講座，培養(yǎng)檔案管理人員的信息化技能。隨著當(dāng)今信息化的發(fā)展，新的技術(shù)革命正在不斷促進(jìn)著檔案的發(fā)展，民辦高校檔案的信息化管理也在不斷加快進(jìn)度，陳舊的管理知識(shí)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)代環(huán)境，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)刻不容緩。因此，如今的檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的基本知識(shí)，還要掌握檔案管理的現(xiàn)代化信息知識(shí)，保證在信息的浪潮中不落伍。學(xué)校檔案部門應(yīng)將數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)等相關(guān)技術(shù)的操作方法納入到培訓(xùn)體系中，重點(diǎn)要加強(qiáng)技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用。要定期加強(qiáng)學(xué)校各部門檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)，要與實(shí)際工作緊密結(jié)合，注重信息資源共享和利用。通過專題講座或研討使檔案管理者掌握新時(shí)期的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和技能，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化檔案設(shè)備的使用和維護(hù)，使檔案管理人員牢固掌握檔案數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)操作等方面的專業(yè)知識(shí)并不斷積累社會(huì)經(jīng)驗(yàn)。運(yùn)用檔案管理軟件對(duì)重要的有特色的檔案材料進(jìn)行優(yōu)先錄入，以其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)來提高學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字化存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變，不斷提高民辦高校檔案工作人員的水平、工作效率和工作質(zhì)量。第四，加強(qiáng)檔案工作管理人員定期考核機(jī)制，在當(dāng)前的檔案管理工作中，要想真正能扎根在管理一線，并且能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流開展此項(xiàng)工作，對(duì)工作人員開展定期考核也是非常必要的，只有定期考核相關(guān)人員，才能明確其掌握檔案管理工作的弱點(diǎn)，進(jìn)而在今后的工作中，能有效開展檔案管理效能，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提升能力。

4.建立健全民辦高校檔案信息安全技術(shù)保障體系

檔案信息安全技術(shù)是用技術(shù)的進(jìn)一步加強(qiáng)和改善來確保檔案信息的安全性。而技術(shù)性就需要和數(shù)字化、信息化的時(shí)代相結(jié)合，才能真正將信息安全系統(tǒng)建立完善，并且用信息安全服務(wù)去切實(shí)保障信息安全問題，在一定的程度上，促進(jìn)檔案信息安全保障體系的構(gòu)建。因此，在當(dāng)前的民辦高校檔案管理工作中，要確保檔案的安全性，針對(duì)防水、防火、防地震、防雷等功能開展相應(yīng)的防范安全機(jī)制，提供相應(yīng)的防范安全制度，在檔案的環(huán)境管理和安全保護(hù)工作方面提供重要的保障。同時(shí)，系統(tǒng)安全技術(shù)也是非常重要的模式，在硬件管理安全的前提下，要保障軟件安全技術(shù)能跟得上當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求，保障檔案信息的安全、不遺失。因此，在程序方面也需要一定的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)作為指引，真正的保障網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)能在實(shí)驗(yàn)的基礎(chǔ)上開展，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，真正將檔案儲(chǔ)存在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。同時(shí)，也一定要做好日常備份和防止入侵的工作，在受到病毒的威脅以后，能及時(shí)的恢復(fù)檔案信息，為民辦高校檔案管理工作帶來更多實(shí)質(zhì)性的保障。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案是國(guó)家的記憶，歷史的延續(xù)，是一系列偉大改革實(shí)踐的歷史見證和文化記憶。而當(dāng)今信息化時(shí)代正在對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作提出更高的要求，檔案工作者不再處于封閉狀態(tài)，而是需要積極參與學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念的管理模式。通過不斷完善檔案內(nèi)部制度，精細(xì)化收集并借助信息化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，有效的對(duì)檔案進(jìn)行一體化管理。同時(shí)，隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)校的面貌也在日新月異地發(fā)生著改變，民辦高校檔案工作者也應(yīng)該在思想觀念上做出改變，打破傳統(tǒng)手工操作的檔案管理模式，從視角上開闊視野，勇于創(chuàng)新，勤于思考，讓檔案的載體從單一的紙質(zhì)材料變得豐富多樣，并利用新技術(shù)、新理念為檔案事業(yè)的發(fā)展增添新的色彩，使民辦高校檔案工作不再墨守成規(guī)，由被動(dòng)走向主動(dòng)，并以此為契機(jī)推動(dòng)民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：上海工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院）