事業(yè)單位干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理

王洪英

摘 要：在目前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平全面提升背景下，事業(yè)單位干部健康檔案工作也相應(yīng)加快信息化建設(shè)與管理的步伐，干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)主要就是鑒于現(xiàn)有的醫(yī)療技術(shù)和理念，構(gòu)建一套具有針對(duì)性的服務(wù)體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)特定人群健康生活方式的引導(dǎo)，在降低可能存在的風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)基礎(chǔ)上，能夠避免疾病的困擾。本文以山東省臨沂市為例，對(duì)干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理科學(xué)研究，闡述了干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理的意義，分析了目前干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理的現(xiàn)狀、相關(guān)完善建議及步驟設(shè)想，對(duì)干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理進(jìn)行探討。希望能對(duì)提高干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理具有一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：干部健康檔案;信息化;平臺(tái)建設(shè);平臺(tái)管理

我國的老干部醫(yī)療保健工作，不僅作為國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)工作的重要內(nèi)容存在，而且還是干部工作的重要組成內(nèi)容。尤其自黨中央下發(fā)建立老干部離、退休制度以來，老干部的醫(yī)療保健工作取得了較大的進(jìn)展。當(dāng)前，我國在老干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)和管理上仍然處于一個(gè)較為落后的階段，為了提高老干部保健工作質(zhì)量及醫(yī)療管理水平，促進(jìn)老干部健康檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)，解決老干部健康檔案的科學(xué)化管理顯得尤為重要。

如今，我們每個(gè)人都可以深切感受到信息化無處不在，它極大提高了我們的工作效率。在檔案管理方面，我們由過去的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚韵挛覀儗?duì)此進(jìn)行詳細(xì)探析。

山東人口數(shù)量眾多，截止第七次全國人口普查（截止到2020年末），山東省常住人口為10152.7萬人，自2010年至2020年間，山東人口增量位列全國第四，繼續(xù)保持平穩(wěn)增長態(tài)勢。在山東省16個(gè)地級(jí)市中，人口超過1000萬人的僅有2個(gè)，分別是臨沂市1101.8萬人、青島市1007.2萬人，臨沂無疑成為人口密集城市。2020年山東省臨沂市60歲及以上人口占比較2010年增長5.28%，由此可推測山東省臨沂市老年人人口比重有所增加，人們的平均年齡有所延長。

這與人們的生活習(xí)慣、社會(huì)保障的加強(qiáng)等息息相關(guān)。眾所周知，山東人在全國人口身高、體型方面都較為突出，山東人喜歡運(yùn)動(dòng)、喜食面食，山東地區(qū)水質(zhì)較硬、礦物含量高，這些都使得山東人體格更加健碩，身體素質(zhì)更好。加之退休、養(yǎng)老等政策的有利因素，使得人們更加長壽，據(jù)山東省人力資源社會(huì)保障廳、省財(cái)政廳印發(fā)《關(guān)于2021年調(diào)整退休人員基本養(yǎng)老金的通知》，確定從2021年1月1日起調(diào)整退休人員基本養(yǎng)老金。這已經(jīng)是山東省自2016年至今對(duì)企業(yè)和機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員待遇所做的第6年調(diào)整。尤其是定額調(diào)整，它主要體現(xiàn)了社會(huì)公平，使相關(guān)單位人員在退休后得到的退休金具有更加統(tǒng)一的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。按每人每月增加65元養(yǎng)老金，適當(dāng)提高低收入群體的調(diào)整水平。這些政策無不進(jìn)一步顯示出政府更加關(guān)注相關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位退休人員的健康。

一、干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理意義

如今，我們常常聽到信息化這個(gè)詞，它充斥著我們生活的方方面面，在生活中，我們的工作占據(jù)我們生活很大的一部分，檔案信息化管理更是我們工作的很大一部分，因?yàn)樵诠ぷ髦?，每天要處理很多的文件，?dāng)記錄、傳輸、歸檔這些文件時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)將其進(jìn)行紙質(zhì)版管理會(huì)存在很多不便。如記錄紙質(zhì)版的信息時(shí)，因人工記錄導(dǎo)致信息記錄遺漏;紙質(zhì)版文件存在容易丟失的現(xiàn)象;在傳輸工程中，由于地域條件限制，不能及時(shí)將紙質(zhì)版文件傳輸給需要的人;紙質(zhì)版文件歸檔時(shí)比較占空間等。而檔案信息化管理可以解決以上這些問題。它具有即時(shí)記錄、即時(shí)傳輸及運(yùn)用最小的空間存放最大信息量的優(yōu)點(diǎn)。

在事業(yè)單位中，干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理具有重要意義。

1.提高檔案管理部門服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)老干部對(duì)單位的認(rèn)可度

干部健康檔案信息化管理需要相關(guān)服務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)干部基本信息、既往病史、健康狀況有詳細(xì)的記錄和了解。在健康信息目錄上，既需要詳細(xì)記錄過去曾經(jīng)的影響，也記錄現(xiàn)在正在影響或者將來可能影響干部的個(gè)體健康的問題。顯然，根據(jù)這些資料，有利于干部個(gè)體或者相關(guān)部門快速、完整地了解相關(guān)人員的健康狀況，便于給老干部提供科學(xué)規(guī)范的預(yù)防保健服務(wù)。從而增強(qiáng)干部對(duì)單位的認(rèn)可，更好地在單位供職。

2.方便查閱并且提高干部檔案材料的利用價(jià)值

過去紙質(zhì)版的干部健康檔案存檔具有一定的局限性，單位干部較多的情況下，存放的檔案也較多，對(duì)于想要查閱某年某人某一階段的檔案，翻閱起來較為困難而且費(fèi)時(shí)，信息化管理下的干部健康檔案跨越了這一局限，只需打開電腦，找到相應(yīng)的文件夾或者管理平臺(tái)，輸入需要查閱的年份、人名等即可立刻查找到相關(guān)干部的健康檔案，而且如果需要其他遠(yuǎn)距離的人員查閱，只需一鍵發(fā)送即可。

二、目前干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理的現(xiàn)狀

1.缺乏必要的資金投入

檔案信息化管理不是簡單的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案儲(chǔ)存，還包括數(shù)字化轉(zhuǎn)化、電子檔案材料的著錄與保存、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)接受與傳遞等，這中間需要融合多項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用。比如，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、文字圖片材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與處理技術(shù)、文獻(xiàn)資料壓縮技術(shù)等，這里每一項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用均需投入相當(dāng)?shù)馁Y金以及購進(jìn)相應(yīng)的硬軟件設(shè)備。但是，我國目前的各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)多數(shù)為單獨(dú)開展各自負(fù)責(zé)的工作，或者由于隸屬于上級(jí)管理機(jī)構(gòu)等，資金不足是較為普遍存在的現(xiàn)象，一些單位對(duì)于維持正常的辦公投入已顯得力不從心，在對(duì)于檔案管理的資金投入上更是捉襟見肘。

2.健康檔案管理規(guī)范性有待提高

干部健康檔案管理規(guī)范性不高，事業(yè)單位中不同階段的不同工作人員的表格記錄風(fēng)格存在差異，由于單位人員更換，某些年份的某些月度資料缺失，而且有些干部由于工作原因進(jìn)行了職位調(diào)換，單位相關(guān)管理人員未在規(guī)定的時(shí)間將相關(guān)干部的健康檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，有時(shí)新單位未將轉(zhuǎn)移的干部健康檔案及時(shí)接收歸檔，所以目前干部健康檔案管理的規(guī)范性還有待提高。

我單位目前管理干部健康檔案的部門是工會(huì)，主要負(fù)責(zé)組織單位日?；顒?dòng)的開展工作，由于檔案管理工作是本部門兼管，平時(shí)的工作側(cè)重點(diǎn)以開展“職工健康講座”“趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)”等活動(dòng)為主，從而忽視了檔案的規(guī)范管理，對(duì)于歸檔的文件及資料的歸檔保管工作，缺乏完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的管理。對(duì)于干部健康檔案，建立的檔案較為簡單，每年僅將干部體檢復(fù)印資料作為紙質(zhì)資料存檔，沒有設(shè)立電子檔案，而且在干部因病休假時(shí)，未將健康狀況記錄存檔，缺乏相應(yīng)的健康檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致不能較為全面的了解相關(guān)干部的健康狀況。因此，干部健康檔案規(guī)范管理勢在必行。

3.干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理存在一定的安全隱患

雖然干部健康檔案電子化與紙質(zhì)檔案相比，具有更高的安全性，但是由于此類檔案在事業(yè)單位檔案管理中未引起高度重視，因檔案管理者的疏忽大意，使得一些干部健康檔案信息泄露、丟失等問題也屢見不鮮。

三、干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理相關(guān)完善建議

1.單位增加專項(xiàng)資金投入

雖然在大多數(shù)事業(yè)單位看來，干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的資金投入理所應(yīng)當(dāng)沒有在單位業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施或者能夠增收的方面力度大，但是我們應(yīng)該了解到，干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理是一項(xiàng)新型軟服務(wù)能力，提高這種軟服務(wù)能力，滿足單位干部的優(yōu)越感、獲得感及后期資料查找有很重要的意義。

所以，應(yīng)該投入相應(yīng)的資金，將干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理列入年度資金投入計(jì)劃項(xiàng)目，每年應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的平臺(tái)或者系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)、更新。

2.提高相關(guān)健康檔案管理人員專業(yè)化水平

事業(yè)單位的干部健康檔案管理，較多為工會(huì)部門兼管，對(duì)于檔案管理應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)的檔案管理技能人員，具有相關(guān)知識(shí)背景或者相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行專業(yè)化水平的管理，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作的責(zé)任心，讓其熟練掌握干部檔案資料的搜集、整理、歸檔等流程。同時(shí)，要健全檔案管理制度，加強(qiáng)人員制度培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，對(duì)于干部健康檔案的查閱、借閱或者需要登錄等方面的工作，一定嚴(yán)格登記，嚴(yán)格管理相關(guān)系統(tǒng)口令。

3.干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)精細(xì)化管理

對(duì)于檔案管理員來說，就是要對(duì)干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行精細(xì)化管理。比如，在干部健康檔案管理中，首先，設(shè)置管理年限分類，按照每年一個(gè)文件夾進(jìn)行設(shè)置，年限下設(shè)立月度管理檔案。其次，進(jìn)行部門劃分管理，如行政部、財(cái)務(wù)部、人事部等等，使檔案管理逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化。

四、干部健康檔案管理平臺(tái)建設(shè)步驟設(shè)想

1.信息的采集

干部健康信息大體包括干部基本信息及就醫(yī)信息?；拘畔ǜ刹康膫€(gè)人信息（姓名、性別、身份證號(hào)、職務(wù)、級(jí)別、任職狀態(tài)、社保號(hào)、住址），就醫(yī)信息包括每年體檢報(bào)告及保健就醫(yī)單位信息（單位名稱、組織機(jī)構(gòu)號(hào)、地址），這些信息目前由保健對(duì)象單位經(jīng)辦人主動(dòng)通過書面報(bào)送，干部保健事務(wù)中心進(jìn)行輸入信息系統(tǒng)。目前就醫(yī)信息渠道較為局限，因?yàn)閮H限于定點(diǎn)醫(yī)院定時(shí)導(dǎo)入相關(guān)干部的信息。

2.信息的校驗(yàn)

健康管理檔案不僅有在職干部的檔案，同樣包括離退休干部的檔案，為了保證檔案的真實(shí)性，一般需要校驗(yàn)紙質(zhì)檔案內(nèi)容，由干部保健事務(wù)中心根據(jù)紙質(zhì)檔案內(nèi)容將相關(guān)人員檔案材料報(bào)送至相關(guān)部門，之后由權(quán)威部門加以校驗(yàn)后返回。

3.信息的審核

在干部進(jìn)行醫(yī)療檢查項(xiàng)目和用藥方面，合理統(tǒng)籌安排資金規(guī)劃，可由干部保健定點(diǎn)醫(yī)院進(jìn)行報(bào)告保健干部的日常身體檢查及給藥具體情況，相關(guān)職能部門加以審核，出具相應(yīng)同意治療報(bào)告后，由定點(diǎn)醫(yī)院進(jìn)行治療。

4.信息系統(tǒng)的安全管理

為了保護(hù)干部的健康檔案信息安全，注意采用服務(wù)器、口令、定期備份數(shù)據(jù)、安裝監(jiān)控軟件等，對(duì)于系統(tǒng)中涉及外部導(dǎo)入信息的進(jìn)行必要的殺毒和檢查。

五、干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理工作成效

1.為重點(diǎn)干部管理提供便利

依據(jù)干部健康檔案，可以迅速對(duì)相關(guān)干部身體情況進(jìn)行了解，可有重點(diǎn)性、針對(duì)性對(duì)相關(guān)在職干部進(jìn)行工作分配，對(duì)于離退休干部在健康方面進(jìn)行了解，根據(jù)他們的健康狀況，向政府等相關(guān)部門提出相應(yīng)的舉措后，可適當(dāng)調(diào)整離退休干部的養(yǎng)老金、退休金等。

2.為醫(yī)生診療提供方便

對(duì)于生病或者病退的干部，在其就診時(shí)，單位可以實(shí)時(shí)給醫(yī)務(wù)人員查看健康檔案信息，可根據(jù)單位建立的健康檔案，有助于醫(yī)務(wù)人員及時(shí)了解相關(guān)干部的健康狀況、身體存在的危險(xiǎn)因素、所患疾病的檢查、治療及恢復(fù)、變化情況，從而有利于醫(yī)務(wù)人員對(duì)干部進(jìn)行綜合評(píng)估，采取具有針對(duì)性的治療措施，為干部的健康提供相應(yīng)的健康建議等。

3.使單位人員檔案管理更加完善

以往的檔案一般都是較為基礎(chǔ)的檔案基本信息，僅僅涉及單位相關(guān)干部或相關(guān)人員的最基本信息，對(duì)于健康方面的信息較為缺乏，而干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理使得干部檔案信息更加完善，單位能更全面地了解干部的情況，更有利于加強(qiáng)對(duì)干部的工作分配管理，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)需要了解相關(guān)干部的情況也更加全面。

六、干部健康檔案信息化平臺(tái)建設(shè)與管理運(yùn)用體會(huì)

通過實(shí)際應(yīng)用，我們也體會(huì)到，充分建立并利用好健康檔案具有十分重要的價(jià)值。一是方便查閱以及跨越空間限制，老干部在就診時(shí)，單位可以隨時(shí)給醫(yī)生提供干部的詳細(xì)信息，醫(yī)生一目了然，可以更好地對(duì)慢性病患者進(jìn)行連續(xù)的動(dòng)態(tài)管理，為實(shí)現(xiàn)老干部健康檔案信息在轄區(qū)范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)信息交換和共享提供詳細(xì)可靠的信息。二是應(yīng)該維護(hù)好健康檔案，對(duì)老干部存在的能夠長期影響其健康狀況的慢性病、危險(xiǎn)生活行為方式、不良心理狀態(tài)以及相關(guān)的家族病史和遺傳病史等，以及短暫性的健康問題進(jìn)行較為細(xì)致的記錄，單位將相關(guān)檔案資料整理歸檔，避免數(shù)據(jù)丟失。

七、結(jié)語

實(shí)施老干部檔案管理信息化順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的現(xiàn)實(shí)需要，電子檔案已慢慢成為人們生活和工作中記載信息的重要手段。作為公益性的事業(yè)單位更要跟上時(shí)代的潮流，尤其在干部健康檔案管理方面，一定要嚴(yán)格、規(guī)范的進(jìn)行記載、保存、歸檔，這樣對(duì)于后期單位或者在其他事務(wù)中需要提供資料時(shí)，能夠保證第一手信息資料提供的及時(shí)性、全面性及有效性。檔案具有其原始性及非再生性，這也相應(yīng)的顯示了它具有權(quán)威性的地位。老干部的健康醫(yī)療信息資源，具有多方面的價(jià)值意義。為了更好地做好老干部健康檔案管理工作，可以盡可能地汲取現(xiàn)代大醫(yī)院的工作經(jīng)驗(yàn)并且虛心學(xué)習(xí)，要充分結(jié)合計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的優(yōu)勢，盡可能詳細(xì)精準(zhǔn)的收集老干部的健康檔案信息，以充分滿足單位有關(guān)部門的需要。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠人力完成，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，全面信息化的電子健康檔案管理更具先進(jìn)性、高準(zhǔn)確性、及時(shí)性、權(quán)威性。

伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，在檔案管理施行的過程中，檔案信息管理的數(shù)字化被大量運(yùn)用，在運(yùn)用檔案資源時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化管理也是隨處可見，實(shí)施檔案信息資源的共享，全面信息化運(yùn)行是社會(huì)發(fā)展的需要，符合現(xiàn)代檔案管理模式向標(biāo)準(zhǔn)化、國際化發(fā)展。傳統(tǒng)的完全依賴人工記錄檔案管理的工作方式已逐漸銷聲匿跡，過去人工操作方式效率低、錯(cuò)誤率高，對(duì)老干部檔案資料的采集和保存不能及時(shí)有效進(jìn)行，與快節(jié)奏的當(dāng)代生活、工作格格不入。所以，在更加廣闊的范圍全面實(shí)施干部健康檔案管理信息化，必將成為現(xiàn)代單位檔案管理的趨勢。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：臨沂雕塑公園）