淺談圖書檔案一體化管理

趙國(guó)旗

濰坊職業(yè)學(xué)院濱海校區(qū)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館與檔案管理的聯(lián)系愈加緊密，圖書館和檔案館難以將所有的資源進(jìn)行整合。對(duì)此，可采用合理的技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的數(shù)字化以及云端化，構(gòu)建聯(lián)動(dòng)模式，將所有資源文件共享在平臺(tái)上，滿足不同地區(qū)的讀者需求?，F(xiàn)實(shí)工作中，圖書檔案管理工作依舊存在較多缺陷，只有采取針對(duì)性的措施，才可規(guī)避潛在安全隱患，共同推進(jìn)圖書檔案一體化進(jìn)程。

一、圖書館檔案一體化效益

1.順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。

新時(shí)代背景下，社會(huì)相關(guān)信息撲面而來(lái)，知識(shí)信息的數(shù)量呈現(xiàn)出一種全新的增長(zhǎng)趨勢(shì)，且信息的整體更新速度達(dá)到一種全新的局面。對(duì)圖書館和檔案館而言，其不可能將所有的信息資源全部收集在自己的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部，難免會(huì)受限于資金以及資源的限制，若想要實(shí)現(xiàn)圖書檔案資源的管理一體化，必定需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)將相關(guān)文獻(xiàn)資源以數(shù)字化的形式上傳到網(wǎng)絡(luò)上，對(duì)想要了解的圖書資源進(jìn)行搜索和查詢，在短時(shí)間內(nèi)獲取相應(yīng)的文本信息。另外，將區(qū)域內(nèi)部的圖書館和檔案館資源實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，要構(gòu)建起完善的文獻(xiàn)資源管理體系，以滿足時(shí)代發(fā)展需求，讓更多的讀者能夠足不出戶進(jìn)行圖書閱讀，不至于受限于路程以及其他客觀因素的影響。

2.增強(qiáng)不同群體間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

圖書館與檔案館在管理中依舊存在不足之處，但具有各自獨(dú)立的特征以及優(yōu)勢(shì)，雙方之間可進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，將某一些不足之處規(guī)避掉。對(duì)其進(jìn)行資源一體化整合，是社會(huì)發(fā)展背景下對(duì)資源整合的一種重要外在表現(xiàn)，該種管理模式會(huì)嚴(yán)重降低管理效率，無(wú)法實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)資源的合理對(duì)接，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。與此同時(shí)，將圖書館與檔案館分開處理，會(huì)導(dǎo)致資源的更新速度變慢，浪費(fèi)一些重要資源，致使查詢工作的重復(fù)性次數(shù)增多。該這種情況的屢見(jiàn)不鮮，不僅僅會(huì)給予雙方帶來(lái)較大不便捷，甚至?xí)绊懽x者群體的滿意度，降低市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

3.資源的合理共享。

圖書館與檔案館各具特色和優(yōu)勢(shì)，但還存在部分問(wèn)題。只有將二者內(nèi)部存有的資源進(jìn)行整合，構(gòu)建起云端互聯(lián)網(wǎng)圖書檔案管理室，實(shí)現(xiàn)讀者資源查詢的便捷性，不斷迎合讀者需求，滿足讀者群體的知識(shí)獲取要求，才能夠留住客戶，發(fā)揮圖書檔案管理室的價(jià)值。為順應(yīng)新時(shí)代信息發(fā)展需求，利用信息技術(shù)構(gòu)建起專門的圖書館與檔案館的一體化管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享，規(guī)避潛在的線下書籍檔案不全風(fēng)險(xiǎn)。

4.滿足受眾需求。

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用效率得到提升，人們?cè)絹?lái)越重視利用計(jì)算機(jī)技術(shù)獲取信息。在該種時(shí)代背景下，圖書檔案管理的一體化可通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行資源整合，確保讀者以自身需求為依據(jù)進(jìn)行圖書信息以及檔案信息查詢，利用閑暇時(shí)間獲取讀者想要的信息，使得讀者的需求被有效滿足，與讀者的多樣化要求同步。

二、圖書檔案一體化管理缺陷

圖書的按一體化管理不是簡(jiǎn)單將二者統(tǒng)一在一起，雙方之間具有一定的并列關(guān)系，分別獨(dú)屬于各自的個(gè)體，但是將二者進(jìn)行整合可實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，利用雙方的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，快速打破圖書與檔案信息資源之間的壁壘，在信息化時(shí)代下給予用戶更加全面的服務(wù)。目前很多單位開始注重圖書檔案的一體化管理，但由于該項(xiàng)模式的發(fā)展時(shí)間較晚，發(fā)展體系尚且不成熟，并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，故發(fā)展中依舊存在較多的不足之處需要改進(jìn)。本文主要從以下幾個(gè)層面對(duì)其發(fā)展中存在的缺陷進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，如下所示:

1.圖書檔案的一體化管理是以互聯(lián)網(wǎng)作為依托，增添一些信息化管理服務(wù)，但目前工作人員的圖書檔案管理意識(shí)有待提升。

部分單位雖然已經(jīng)構(gòu)建了專門的圖書檔案管理部門，制定符合要求的檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)工作的推進(jìn)和協(xié)調(diào)，但由于該部門人員缺乏專業(yè)性的管理知識(shí)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，具體工作中的圖書檔案信息化意識(shí)薄弱，難以達(dá)到預(yù)期要求，甚至對(duì)于提升圖書檔案管理的信息化水平具有重大負(fù)面影響。例如，日常的圖書檔案管理工作中，部分工作人員對(duì)圖書檔案的整理并未應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，而是采用人工管控的模式，存在一系列的人為疏漏以及管理不規(guī)范等情況，致使管理工作難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

2.圖書檔案一體化管理體制不夠完善。

部分圖書檔案管理缺乏健全的管理體制以及監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，致使社會(huì)受眾對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展認(rèn)知缺乏，圖書檔案管理中二者的獨(dú)立性較強(qiáng)，存在分離現(xiàn)象，根本無(wú)法為單位查詢以及個(gè)人查詢提供充足的信息資料。圖書檔案管理制度的非規(guī)范性致使部分資料會(huì)出現(xiàn)缺失，信息的失真性嚴(yán)重。

三、圖書檔案一體化管控舉措

1.增強(qiáng)對(duì)圖書檔案管控認(rèn)知。

在圖書檔案管理一體化過(guò)程中，要根據(jù)實(shí)際情況明確該項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)工作人員對(duì)圖書檔案管控的正確認(rèn)知，采用先進(jìn)的管理手段和管理方式做好該項(xiàng)工作。在新時(shí)代背景下，做好圖書檔案管理模式的創(chuàng)新迫在眉睫，不僅需要改變傳統(tǒng)的管理理念，更需要引進(jìn)先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)圖書檔案管控方式的推陳出新，避免某些環(huán)節(jié)出錯(cuò)而導(dǎo)致其他環(huán)節(jié)的連帶錯(cuò)誤。信息化時(shí)代下，圖書檔案管理者應(yīng)當(dāng)摒棄原有的手工管理模式，充分利用信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)手段進(jìn)行資源整合以及數(shù)據(jù)查詢，增強(qiáng)該種模式的實(shí)質(zhì)性價(jià)值作用，致使圖書檔案管理與單位的發(fā)展目標(biāo)保持一致，從而推動(dòng)單位管理的持續(xù)性建設(shè)。部分單位在自身發(fā)展中，由于領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏正確的圖書檔案管理理念，致使圖書管理與檔案管理之間相分離，單位內(nèi)部成立了圖書管理部門和檔案管理部門，雙方之間的工作建設(shè)缺乏統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，人們想要獲取更多的數(shù)據(jù)信息要分別在兩個(gè)部門的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行查詢，該種方式存在著一定的不便捷性。對(duì)此，單位在具體發(fā)展中需要構(gòu)建完善的信息化圖書檔案管理模式，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員以及工作人員對(duì)該項(xiàng)工作的理解和認(rèn)知，將多部門的工作有機(jī)整合在一起，實(shí)現(xiàn)工作的統(tǒng)一化管理，對(duì)圖書檔案管理工作進(jìn)行有效細(xì)分，確保工作具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，是的工作人員的基本職責(zé)能夠得到合理落實(shí)，規(guī)避一些潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.做好對(duì)專業(yè)管理者的培育。

圖書檔案管理一體化過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的圖書答案資源共享具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，則采用橫向聯(lián)系的方式明確圖書管理與檔案管理之間的重復(fù)性內(nèi)容，篩選出某些重復(fù)性的內(nèi)容并對(duì)其進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的融合與共享。一般來(lái)說(shuō)，叔叔檔案管理工作的一體化管理模式需要由專業(yè)的人士來(lái)開展和推動(dòng)該項(xiàng)工作，故由于一支高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)十分重要。在人才團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)之外，可聘請(qǐng)一些具有豐富經(jīng)驗(yàn)的工作人員加入團(tuán)隊(duì)中，以招聘的形式豐富團(tuán)隊(duì)的人才資源，圖書的嗯管理的一體化工作開展提供前提條件。由于管理人員是圖書的一體化管理的核心，其綜合能力的提升在一定基礎(chǔ)上對(duì)單位的發(fā)展具有重要促進(jìn)影響，選擇一批專業(yè)性的復(fù)合型人才對(duì)其進(jìn)行綜合培訓(xùn)，按其掌握更多的圖書與檔案學(xué)科知識(shí)，逐步適應(yīng)圖書答案信息管理環(huán)境下的合理操作。在人才培養(yǎng)中，可定期或者不定期聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)一些工作中會(huì)遇到的具體知識(shí)內(nèi)容以及實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位的具體情況開展圖書檔案資源管理工作，確保各項(xiàng)工作的正確開展，這也是新時(shí)代背景下培育優(yōu)秀的圖書一體化管理人員的重要措施。

3.完善管理體制。

圖書檔案一體化管理工作中，要將檔案資源的信息進(jìn)行全面整合，構(gòu)建起完善圖書檔案管理制度，樹立正確的大局觀，從多個(gè)方面對(duì)部門之間的信息資源進(jìn)行融合在一起，實(shí)現(xiàn)資源的合理搭配，使每一個(gè)部門所分配到的資源是根據(jù)某一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，為單位的正常運(yùn)營(yíng)提供數(shù)據(jù)支撐，確保圖書檔案管理決策的優(yōu)化。檔案管理制度在構(gòu)建時(shí)，要確保將實(shí)踐過(guò)程結(jié)合理論知識(shí)并貫穿于整個(gè)工作的始終，確保圖書館與檔案館管理工作與現(xiàn)實(shí)情況相適應(yīng)，并設(shè)計(jì)和開發(fā)出綜合性的信息服務(wù)平臺(tái)，有效利用通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)確保平臺(tái)構(gòu)建有著充足的圖書檔案管理資源，這樣才能夠提升圖書檔案管理工作的效率，為后期一體化圖書檔案管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，規(guī)避某些不正常的情況，能夠采用先進(jìn)的技術(shù)確保一體化管理符合要求，為后期工作創(chuàng)造前提條件。

4.制定統(tǒng)一的圖書檔案管控標(biāo)準(zhǔn)。

圖書檔案一體化管理工作具有較強(qiáng)的重要性，可兼具唯一的圖書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但由于受到整個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)影響，前進(jìn)步伐受到阻礙，與國(guó)際上的真正圖書檔案管理工作存在差距。與此同時(shí)，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)資源的合理共享，才可真正做到圖書管理資源信息的合理調(diào)節(jié)，在規(guī)定的基礎(chǔ)上達(dá)到互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)信息的一體化，實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享，后續(xù)的統(tǒng)一圖書檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在標(biāo)準(zhǔn)制定完成之后，要以其作為核心，依托于專業(yè)的管理部門開展統(tǒng)一的圖書檔案管理工作，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源信息共享，切實(shí)開展統(tǒng)一的圖書檔案管理活動(dòng)，確保各部門之間能夠有效配合，提升圖書檔案的實(shí)際管理效果。正是由于數(shù)字化信息技術(shù)的出現(xiàn)，新技術(shù)的合理運(yùn)用致使圖書檔案管理資源得到新的改進(jìn)，該項(xiàng)工作得到有效推動(dòng)，雙方之間結(jié)合的優(yōu)勢(shì)被有效發(fā)揮出來(lái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)階段國(guó)家相關(guān)部門逐步重視圖書館檔案一體化管理工作。為增強(qiáng)圖書管控效果，滿足社會(huì)受眾需求，要構(gòu)建完善的管理體制，健全信息數(shù)據(jù)庫(kù)，培育合理、專業(yè)且優(yōu)勢(shì)強(qiáng)的人才團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的一體化資源整合，明確該項(xiàng)工作的優(yōu)勢(shì)，確保其可取得新的成績(jī)，實(shí)現(xiàn)資源的整合與優(yōu)化，從而達(dá)到預(yù)期效果。