談提升檔案收集與整理工作水平的舉措

孫菡

摘要：檔案的收集與整理是基礎(chǔ)性的檔案管理環(huán)節(jié)，對提升檔案管理水平，服務(wù)單位發(fā)展具有重要的作用。隨著檔案管理重要性意識(shí)的普遍提高，檔案收集與整理更為規(guī)范，但是很多單位檔案管理工作發(fā)展很不平衡，存在材料收集不及時(shí)、不齊全，整理標(biāo)準(zhǔn)要求不高、質(zhì)量低等問題。這就需要進(jìn)一步采取措施，對癥下藥，將檔案收集與整理工作存在問題及時(shí)消除，促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;收集整理;舉措

做好檔案的收集與整理工作，是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，更好服務(wù)單位發(fā)展的需要。通過強(qiáng)化收集整理，在為單位積累豐富檔案財(cái)富的同時(shí)，可以有效服務(wù)單位的科學(xué)決策和行政管理，促進(jìn)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作發(fā)展。在具體的檔案收集整理工作中，需要發(fā)揮人的能動(dòng)和決定性作用，運(yùn)用專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，及時(shí)解決克服存在的問題和挑戰(zhàn)，破除影響工作開展的壁壘，高水平的將檔案收集整理工作落實(shí)到位。

1收集整理面臨的基本情況

1.1檔案載體門類多，內(nèi)容豐富。隨著社會(huì)的發(fā)展，單位積累了大量的檔案資料，并且隨著現(xiàn)代新技術(shù)的應(yīng)用，新型載體檔案也是不斷出現(xiàn)。在檔案門類方面包括有行政管理、黨群管理、會(huì)計(jì)、專業(yè)、科研、電子、音像等眾多門類，內(nèi)容涉及單位業(yè)務(wù)開展的方方面面;載體形式有電子、紙張、膠片，磁性介質(zhì)等多種形式，面對如此眾多的檔案門類，檔案的收集整理工作面臨一定的壓力和挑戰(zhàn)。

1.2檔案形成覆蓋面廣。檔案是由各部門在具體業(yè)務(wù)工作中形成，與單位每個(gè)部門每個(gè)人員密切相關(guān)，這就決定了檔案廣泛的覆蓋了單位的整個(gè)方面，收集整理工作就需要對各個(gè)部門的檔案資料就行收集和整理，需要調(diào)動(dòng)每個(gè)部門人員的積極性，主動(dòng)配合做好材料的移交。防止收集范圍出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致檔案收集不齊全的現(xiàn)象發(fā)生，做到與工作相關(guān)的有價(jià)值檔案資料全面收集，集中整理，并將收集整理的觸角向檔案電子化材料延伸，真正實(shí)現(xiàn)檔案收集整理的完全覆蓋。

2檔案收集與整理存在的主要問題

2.1檔案收集與整理的齊全性和規(guī)范性不夠。檔案的收集整理需要檔案人員和單位全體人員共同來完成，現(xiàn)實(shí)之中很多單位都是由檔案管理人員單打獨(dú)斗自己收集整理，對于材料收集的是否齊全關(guān)注度不夠，只是把我大體的收集齊全程度，加之檔案形成人員的配合度不夠，為材料收集齊全帶來一定困難。有的單位也根據(jù)工作內(nèi)容制定了基本的檔案收集范圍，但是因?yàn)榭蓞⒖夹圆粔蛞约安块T收集參照執(zhí)行欠缺，導(dǎo)致檔案收集嚴(yán)重不齊全。在整理工作中，每個(gè)門類的檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)把握理解不夠，導(dǎo)致整理的不夠科學(xué)規(guī)范，為檔案的管理利用和規(guī)范化管理帶來一定難度。

2.2檔案收集與整理不及時(shí)。按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案的收集可以采取集中收集與個(gè)別及時(shí)收集文件的方式進(jìn)行，集中收集一般在年度末進(jìn)行，及時(shí)收集可以采用階段性或固定時(shí)間節(jié)點(diǎn)的方式進(jìn)行，這樣就可以做到材料的齊全完整。對于整理工作也有明確規(guī)定，一般門類的檔案整理要在第二年上半年完成，階段性的工作要在工作完成后就及時(shí)整理，盡快完成。但是，很多單位以檔案人員能兼職、工作繁忙等為理由，收集整理工作遲遲不開展，拖沓應(yīng)付，出現(xiàn)收集整理不及時(shí)的情況。

2.3收集整理用房配置不標(biāo)準(zhǔn)。開展檔案收集與整理工作要有專門的收集存放和整理用房，并且要根據(jù)工作需要和檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范的規(guī)定保證一定的面積需要。很多單位沒有專門的檔案收集整理用房，有的采用臨時(shí)性的會(huì)議室代替專門用房，有的在自己辦公室開展收集整理工作，導(dǎo)致收集整理與辦公工作混雜，檔案收集整理工作受到很大影響，極易出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象，一定程度造成了收集整理工作質(zhì)量不高，效率低下。

3提升檔案收集整理工作水平的途徑

3.1提高對收集整理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案收集整理工作作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，是保證檔案高質(zhì)量服務(wù)單位發(fā)展的關(guān)鍵。要從服務(wù)單位發(fā)展的角度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案收集整理工作的管理意識(shí)，采取挖掘檔案信息服務(wù)解決單位發(fā)展實(shí)際問題等形式，推動(dòng)檔案的價(jià)值發(fā)揮，提高檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)和全員心目中的地位，贏得更多人的支持配合，為檔案收集整理工作打造良好環(huán)境氛圍。

3.2完善檔案收集整理工作管理保障機(jī)制。一是要要提供資金保障，開展收集整理工作需要購置檔案裝具用品、檔案整理用具，以及檔案人員工作勞保用品，這都需要一定的資金保證來購置齊全;二是要完善規(guī)范機(jī)制，通過建立系列收集整理規(guī)范管理制度，形成規(guī)范化的工作流程，為檔案收集整理提供標(biāo)準(zhǔn)化工作依據(jù);三要建立監(jiān)管激勵(lì)機(jī)制，將收集整理工作開展的成效和完成的時(shí)效列入考核監(jiān)管體系，進(jìn)行監(jiān)督檢查，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，促進(jìn)工作的有序高效開展。

3.3加強(qiáng)檔案收集整理專業(yè)技能培養(yǎng)。檔案收集整理工作需要檔案人員具有專業(yè)的技能才能取得好的工作效果，為此要加強(qiáng)檔案人員這方面技能的培訓(xùn)，采取集中授課，實(shí)踐演練等方式強(qiáng)化技術(shù)提高和技能創(chuàng)新。同時(shí)，要適應(yīng)檔案電子化發(fā)展的趨勢，積極開展計(jì)算機(jī)和網(wǎng)路知識(shí)的學(xué)習(xí)，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展的基本要求，保障檔案收集管理工作的高質(zhì)量推進(jìn)。

4結(jié)語

總之，檔案收集整理工作對單位發(fā)展意義重大，只有通過扎實(shí)的收集整理工作，才能為單位發(fā)展積累更為豐富的檔案資源，提供高效檔案利用服務(wù)。要強(qiáng)化收集整理工作重要性的認(rèn)知，強(qiáng)化工作的負(fù)責(zé)精神，主動(dòng)將各項(xiàng)工作做的更為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，發(fā)揮檔案服務(wù)單位發(fā)展的內(nèi)在潛能。

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