信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索

石軍

摘要：時(shí)下，信息技術(shù)已被應(yīng)用在了多個(gè)領(lǐng)域內(nèi)，由此可見(jiàn)其具備相當(dāng)強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用價(jià)值。在各單位及企業(yè)，檔案都是重中之重，其牽扯著各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展與走勢(shì)，很多時(shí)候會(huì)以此為科學(xué)基礎(chǔ)制定決策，為了延續(xù)向上的發(fā)展態(tài)勢(shì)，做好檔案管理工作是極為必要的，應(yīng)對(duì)其有一定的思想認(rèn)識(shí)，同時(shí)將改革后的信息技術(shù)更好地應(yīng)用到檔案管理工作中。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理工作;應(yīng)用

引言：在單位系統(tǒng)中，檔案管理作為重要的環(huán)節(jié)之一，非常受重視，甚至于直接左右著單位的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。為了使檔案管理技術(shù)與信息化時(shí)代無(wú)縫連接，單位應(yīng)一改一貫的傳統(tǒng)管理模式，以數(shù)字信息來(lái)代替，進(jìn)而提升檔案管理的效率和質(zhì)量，做到更加精確。本文集中論述了在檔案管理中信息技術(shù)起到的巨大作用及途徑。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）保證數(shù)據(jù)共享

信息技術(shù)最為顯著的優(yōu)勢(shì)就是可以做到在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的支撐下暢通無(wú)阻地傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享與有序流動(dòng)，這對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)無(wú)疑是重大利好。在企業(yè)中，信息技術(shù)的地位是舉足輕重的，大量的工作都需要一定的技術(shù)支持，這也凸顯出了信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。在檔案管理這項(xiàng)工作中，為了使其高效地開(kāi)展，引入信息技術(shù)將多元化的信息資料進(jìn)行整理、儲(chǔ)存與應(yīng)用同樣是迫在眉睫。

（二）提升管理效率

由于單位的檔案管理任務(wù)繁重，分門(mén)別類(lèi)的數(shù)據(jù)信息亟待處理。為了達(dá)到滿足信息整理存儲(chǔ)以及運(yùn)用的要求，關(guān)鍵就在于需要提前做出系統(tǒng)化的分類(lèi)和管理、高效率地完成信息查詢(xún)讀取。而傳統(tǒng)的檔案管理操作之所以時(shí)不時(shí)出現(xiàn)紕漏，無(wú)法保證檔案的質(zhì)量，歸根結(jié)底就是很多本可以規(guī)避掉的人為導(dǎo)致的誤差沒(méi)能得到有效控制。很多人工無(wú)法完成的檔案處理任務(wù)信息技術(shù)都可以借助網(wǎng)絡(luò)科技與計(jì)算機(jī)技術(shù)完美解決，省時(shí)省力。

（三）延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間

紙質(zhì)版的存儲(chǔ)形式有著天然的劣勢(shì)，如存儲(chǔ)難度大、浪費(fèi)掉大量的空間與時(shí)間，還容易受到自然環(huán)境以及條件的影響，受多方因素影響，至少眼下看來(lái)已經(jīng)脫離了現(xiàn)行軌道，實(shí)用性越來(lái)越低。而與此形成鮮明對(duì)比的信息化技術(shù)卻能夠最大限度地避免以上可能出現(xiàn)的幾點(diǎn)問(wèn)題。單位可以充分利用其技術(shù)來(lái)構(gòu)建電子化的檔案管理系統(tǒng)，用電子化的形式儲(chǔ)存好檔案，數(shù)據(jù)能夠達(dá)到有效地保留，還可以通過(guò)備份進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn)。如此，將不再具有存儲(chǔ)難度，更不會(huì)受到環(huán)境影響以及占用過(guò)多空間。為了保證檔案可以持久有效，單位可以運(yùn)用電子掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)等方法保存特殊數(shù)據(jù)。

二、信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用方法

（一）有效開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)

常規(guī)的信息管理是無(wú)法被投放到檔案管理工作中的，檔案管理專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，只有基礎(chǔ)的信息存儲(chǔ)功能是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為了滿足其信息分類(lèi)、整理、運(yùn)用、開(kāi)發(fā)多項(xiàng)需要，需要有一個(gè)更為強(qiáng)大且健全的信息系統(tǒng)作支撐。而檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)可以從根本上保證檔案處理效率與質(zhì)量的同時(shí)體現(xiàn)出其最大的價(jià)值。檔案管理具有綜合性，但現(xiàn)有的檔案管理信息技術(shù)已不足以滿足它的綜合需求，由此可見(jiàn)，引入更加專(zhuān)業(yè)化的管理信息系統(tǒng)來(lái)豐富其內(nèi)容是極其關(guān)鍵的。首先，在硬件建設(shè)上，單位要全面升級(jí)網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)設(shè)備，在樞要之地安裝監(jiān)控;其次，在軟件建設(shè)方面，需要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員操作，告知如何購(gòu)買(mǎi)、調(diào)試還有日常維護(hù)：最后，在專(zhuān)業(yè)化的系統(tǒng)建設(shè)中，做好安全防范動(dòng)作是第一位，既要有效運(yùn)用信息技術(shù)的安全手段保護(hù)檔案的完整性，還要打好提前量，即做好系統(tǒng)故障的處理預(yù)案，以不變應(yīng)萬(wàn)變。

（二）積極完善檔案信息管理制度

融入了信息技術(shù)的檔案管理模式與以往的傳統(tǒng)檔案管理模式大相徑庭，二者不兼容。而新型的檔案管理模式想要快速地發(fā)展起來(lái)，就必須迎合時(shí)下的檔案管理工作需求在一定程度上進(jìn)行革新，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案的處理工作進(jìn)行監(jiān)管，規(guī)范其行為，有助于該項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。同時(shí)，制定出規(guī)范化的制度非常重要，體現(xiàn)在技術(shù)操作、計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)用、信息上傳等多個(gè)層面上，制定嚴(yán)格制度的好處是避免工作人員違規(guī)操作，造成損失。為了引起工作人員的充分重視，單位不妨在檔案室、調(diào)閱室這樣的重要部門(mén)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案管理人員起到一定的督促作用。

（三）加強(qiáng)多元技術(shù)檔案管理應(yīng)用

在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)應(yīng)充分結(jié)合二者共有的特性，檔案管理工作的處理形式和應(yīng)對(duì)策略不盡相同，這就需要檔案管理者進(jìn)行有效地區(qū)分，不同的應(yīng)用范圍對(duì)應(yīng)不同的技術(shù)手段。首先，在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐中，多媒體技術(shù)能夠應(yīng)用在處理檔案信息的圖片、文字、聲音等資料方面，為信息查詢(xún)提供人性化服務(wù)，在全文檢索、音像檔案資料檢索等場(chǎng)景中應(yīng)用更加廣泛。第二，對(duì)信息存儲(chǔ)技術(shù)的合理運(yùn)用。在信息技術(shù)的巨大推動(dòng)下，信息存儲(chǔ)技術(shù)有了顯著提高，誕生出了如縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、磁儲(chǔ)存技術(shù)等存儲(chǔ)技術(shù)手段。這些技術(shù)手段可以有效維護(hù)信息存儲(chǔ)安全，提高信息儲(chǔ)存的效率，做到最大化地滿足互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)交互信息存儲(chǔ)需要。第三點(diǎn)是條碼技術(shù)的科學(xué)使用。在檔案管理實(shí)踐中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)條碼技術(shù)的身影，它的強(qiáng)項(xiàng)就體現(xiàn)在讀取數(shù)據(jù)方面，只需要借助采集器掃描檔案條碼，在計(jì)算機(jī)上就可以看到檔案里的資料，像簡(jiǎn)介、時(shí)間、管理期限等等可以盡可能減少缺檔、擺放不合理等方面的問(wèn)題。

（四）提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

雖說(shuō)時(shí)下的發(fā)展趨勢(shì)是信息技術(shù)將在檔案工作中占據(jù)主導(dǎo)作用，也是現(xiàn)代檔案管理的內(nèi)在要求，可以節(jié)約人力資源，提高處理檔案的效率與質(zhì)量。可即便如此，整套流程還是需要人來(lái)把控。當(dāng)前階段信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，因此在檔案相關(guān)管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)方面也提出了比以往更加嚴(yán)格的要求。在這樣的形勢(shì)下，相關(guān)的檔案管理工作人員所具備的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)需要能夠充分滿足信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理應(yīng)用的具體需求，不斷地展開(kāi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以此來(lái)從整體上促進(jìn)自身檔案管理工作開(kāi)展的水平，不斷地拓寬自身的思維廣度，使自身能夠有一個(gè)良好的紀(jì)律意識(shí)以及規(guī)則意識(shí)，以此便能夠?qū)π畔⒒夹g(shù)在企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的應(yīng)用有一個(gè)更好的了解與把握。對(duì)于企業(yè)檔案管理相關(guān)的工作人員來(lái)說(shuō)，其自身所具備的綜合素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)水平會(huì)對(duì)企業(yè)信息化檔案管理工作開(kāi)展的整體水平以及效率造成直接性的影響，同時(shí)其與強(qiáng)企業(yè)信息化檔案管理后續(xù)發(fā)展的主要方向之間也會(huì)存在較為密切的聯(lián)系。為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)檔案管理工作做人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及技能水平的整體提升，還需要積極地展開(kāi)和企業(yè)信息化檔案管理相關(guān)的專(zhuān)題座談會(huì)或者是思想交流會(huì)，為企業(yè)檔案管理工作人員創(chuàng)造一個(gè)良好的溝通機(jī)會(huì)，同時(shí)也可以要求相關(guān)專(zhuān)家來(lái)為相關(guān)檔案管理工作人員講授一些專(zhuān)業(yè)化知識(shí)以及提供一些指導(dǎo)意見(jiàn)，傳遞更加具有先進(jìn)性以及正確性的管理理念以及教育理念，以此來(lái)更好地調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員對(duì)于此方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的積極性以及主動(dòng)性，這對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作人員的技能水平以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的更進(jìn)一步提升來(lái)說(shuō)具有非常積極的意義，為企業(yè)信息化檔案管理后續(xù)的發(fā)展方向提供良性的指導(dǎo)。

結(jié)束語(yǔ)：總的來(lái)說(shuō)，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前階段先進(jìn)信息化技術(shù)的有機(jī)融合，是現(xiàn)代化檔案管理以及企業(yè)檔案管理今后發(fā)展的必然趨勢(shì)同時(shí)也是必經(jīng)路徑，其能夠在保證信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)資料的完善性以及保密性方面發(fā)揮非常重要的作用，同時(shí)也能夠有效地提高此項(xiàng)工作開(kāi)展的時(shí)效性。快捷性以及可操作性。除此之外，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與檔案管理的有效融合，除了可以整體上促進(jìn)檔案管理水平以及效率之外，還有利于提高企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)水平，這便為企業(yè)檔案管理的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展注入了新的活力。

參考文獻(xiàn)：

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