信息技術(shù)在民族地區(qū)高校檔案工作中的有效運(yùn)用

黃靜

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新使人們的生產(chǎn)生活方式發(fā)生了翻天覆地的改變，特別是在信息資源的獲取上，更是提供了諸多便利條件，人們只需一臺(tái)電腦，或者是一部智能手機(jī)，就能輕松獲取想要的信息資源。對(duì)于民族地區(qū)高校檔案工作來(lái)說(shuō)，受地理環(huán)境、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等因素影響，檔案工作相對(duì)滯后，難以滿足實(shí)際需求，如果將信息技術(shù)應(yīng)用其中，結(jié)合實(shí)際情況做好檔案信息化建設(shè)工作，可有效解決檔案工作中存在的問(wèn)題，促進(jìn)工作水平和整體效果的提升。因此，文章對(duì)信息技術(shù)在民族地區(qū)高校檔案工作中的有效運(yùn)用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)? 民族地區(qū)? 高檔檔案? 有效運(yùn)用

引言

信息技術(shù)（Information Technology），是指用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱。隨著信息技術(shù)在我國(guó)的初次嘗試到后來(lái)的普及應(yīng)用，各領(lǐng)域?qū)ζ淝嗖A有加，其原因在于信息技術(shù)具有普遍性、客觀性、互動(dòng)性、共享性以及動(dòng)態(tài)性等優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用，解決了工作滯后、檔案收集時(shí)間長(zhǎng)、不易儲(chǔ)存等問(wèn)題。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了檔案工作者的工作方式，減輕了工作任務(wù)，工作質(zhì)量和效率得到了實(shí)質(zhì)性的提升。但是，從目前來(lái)看，只有地方普通高校檔案工作能夠享受信息技術(shù)提供的服務(wù)，一些民族地區(qū)高校檔案工作尚未實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致工作進(jìn)度停滯不前，難以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行發(fā)展和進(jìn)步。因此，民族地區(qū)高校要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)具有的優(yōu)勢(shì)和重要價(jià)值，根據(jù)自身情況進(jìn)行合理應(yīng)用。

一、信息技術(shù)在民族地區(qū)高校檔案工作中運(yùn)用的必要性

1.與大數(shù)據(jù)發(fā)展需求相適應(yīng)

以往的民族地區(qū)高校檔案工作中，檔案工作者要通過(guò)做標(biāo)記、用腦記憶等方式記住每一本檔案的存放位置，同時(shí)根據(jù)檔案屬性制作目錄，以為隨時(shí)隨地的查閱工作做準(zhǔn)備。這種方式雖然能夠確保檔案工作的科學(xué)性與規(guī)范性，但在成百上千份的檔案中尋找某一份，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，還難以保證尋找的準(zhǔn)確性。如果將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中，檔案工作者可以將所有的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并使用云計(jì)算進(jìn)行備份，防止檔案丟失。當(dāng)檔案使用者查閱檔案時(shí)，檔案工作者只需搜索關(guān)鍵字便能迅速、準(zhǔn)確獲取，這種檔案獲取方式不僅提高了檔案工作質(zhì)量，還與大數(shù)據(jù)發(fā)展需求相適應(yīng)。

2.可促進(jìn)民族地區(qū)高校檔案工作的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，越來(lái)越多民族地區(qū)高校的教育學(xué)、行政管理等部門(mén)引入了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，教育教學(xué)質(zhì)量和管理效果得到實(shí)質(zhì)性提升。面對(duì)這種情況，民族地區(qū)高校檔案工作要緊隨其后，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)實(shí)際情況引入信息技術(shù)，借助信息化手段優(yōu)化檔案工作內(nèi)容，使其日趨完善。當(dāng)下，受我國(guó)教育體制改革影響，國(guó)家對(duì)民族地區(qū)高校提出了新要求，教育和管理形式要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和自我突破。此時(shí)，檔案種類愈發(fā)多樣，檔案內(nèi)容也愈發(fā)復(fù)雜，除了有全體師生和學(xué)校建校史等方面的檔案外，還有許多社會(huì)公眾的檔案，如此龐大的檔案數(shù)據(jù)群，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)工作方法，不但會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問(wèn)題，還會(huì)阻礙民族地區(qū)高校檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。而信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠整合所有的檔案信息，促進(jìn)檔案工作質(zhì)量和效率的提升，民族地區(qū)高校檔案工作也因此得到進(jìn)一步的發(fā)展。

3.民族地區(qū)高校檔案工作的必然走向

據(jù)了解，民族地區(qū)高校檔案工作中，檔案的儲(chǔ)存和管理多以紙質(zhì)版為主，這種管理方式看似一目了然，通過(guò)檔案工作者所做標(biāo)記獲取所需檔案信息，但在日積月累下，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的弊端開(kāi)始顯露。比如說(shuō)，占據(jù)空間大，檔案易潮濕、霉變等，難以長(zhǎng)久儲(chǔ)存檔案信息。此外，檔案在利用過(guò)程中，檔案使用者會(huì)反復(fù)翻閱或復(fù)印，致使檔案發(fā)生不同程度的磨損，一些不愛(ài)惜檔案的使用者，會(huì)給檔案帶來(lái)更大的損害。就目前來(lái)看，民族地區(qū)高校的眾多檔案都有保質(zhì)期，學(xué)生考試試卷僅存放3-5年，存放期結(jié)束后，為了騰出空間，供其他檔案存放，檔案工作者會(huì)通過(guò)廢紙出售、銷毀等方法進(jìn)行處理，如果處理不當(dāng)，十分容易造成信息流失，給學(xué)生的個(gè)人利益帶來(lái)隱患。如果將信息技術(shù)應(yīng)用在民族地區(qū)高校檔案工作中，紙質(zhì)版檔案搖身一變成為電子檔案，不僅不易損壞，還有著較長(zhǎng)的保存時(shí)間，處理過(guò)期檔案時(shí)只需一鍵操作即可，節(jié)省了不必要的流程，避免了檔案信息泄露問(wèn)題。與此同時(shí)，以信息技術(shù)為依托的民族地區(qū)高校檔案工作，可實(shí)現(xiàn)信息的迅速傳播，提高了工作水平和整體效果。所以說(shuō)，信息技術(shù)的有效運(yùn)用，是民族地區(qū)高校檔案工作的必然走向。

二、民族地區(qū)高校檔案工作中存在的問(wèn)題

1.工作理念陳舊

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文書(shū)、人事、財(cái)會(huì)等類型的檔案。由于檔案涉及國(guó)家、企事業(yè)單位以及個(gè)人利益，所以具有較強(qiáng)的保密性，即便是檔案工作者，也不能擅自查閱，除非經(jīng)過(guò)本人許可，如果私自查閱檔案，或者是造成檔案丟失，將會(huì)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這種情況下，一些檔案工作者為了避免不必要的麻煩，依然沿用傳統(tǒng)工作方式，即檔案只收不用，思想過(guò)于保守，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，部分民族地區(qū)高校檔案工作者也不例外，對(duì)信息技術(shù)在檔案工作中的引入持抵制和懷疑態(tài)度，導(dǎo)致工作過(guò)程中出現(xiàn)大大小小的問(wèn)題，難以滿足時(shí)代發(fā)展要求。

2.缺少專業(yè)設(shè)施和優(yōu)秀人才

對(duì)于民族地區(qū)高校檔案工作來(lái)說(shuō)，想要充分發(fā)揮信息技術(shù)具有的重要價(jià)值，就需要完善的專業(yè)設(shè)施和優(yōu)秀人才給予保障?？墒?，從實(shí)際來(lái)看，由于多數(shù)民族地區(qū)高校所處位置偏遠(yuǎn)，辦學(xué)條件相對(duì)落后，資金緊張，硬件、軟件方面投入較少，就算檔案工作者想利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展工作，也難以達(dá)成目標(biāo)。另外，檔案工作水平與質(zhì)量的提高還與信息化人才有著直接關(guān)系，但因教學(xué)條件、周邊環(huán)境等因素影響，許多信息化人才更愿意留在交通便利，發(fā)展較好的城市中心，再加上民族地區(qū)高校缺少人才培養(yǎng)意識(shí)，沒(méi)有向檔案工作者灌輸信息化思想，導(dǎo)致檔案工作效果不盡如人意。

3.檔案服務(wù)模式單一