基層疾病預(yù)防控制中心檔案檢索制約因素分析及解決對(duì)策

王小林

摘 要：本文探討基層疾控中心檔案檢索現(xiàn)狀，分析制約檢索工作效率的因素，提出相應(yīng)的檢索工作對(duì)策，以更好服務(wù)疾控業(yè)務(wù)發(fā)展。本文分析了當(dāng)前基層疾控中心檔案檢索工具類型，以及制約基層疾控中心檔案檢索的主要因素，提出了解決舉措，具有積極的參考應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案檢索;制約因素;疾控中心

概述

檔案檢索是指對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)及查找工作，主要涉及檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)：存儲(chǔ)與查檢。檔案檢索主要經(jīng)歷了自然檢索、人工檢索、計(jì)算機(jī)輔助檢索到計(jì)算機(jī)智能檢索四個(gè)發(fā)展階段。但每一個(gè)階段來看，檔案檢索的操作流程大體為：第一步：分析檔案特點(diǎn)及需求;第二步：選擇相應(yīng)檢索工具，并確定選擇主題、分類、全宗、責(zé)任者、時(shí)間及其他等檢索方式;第三步：根據(jù)選定的檔案檢索方式及主題詞、關(guān)鍵字、分類號(hào)等檢索標(biāo)識(shí)查取所需檔案;第四步：通過拷貝或復(fù)印等，將檢索到的檔案提供給檔案檢索者[1 ]。近年來，隨著基層疾控事業(yè)的快速發(fā)展，尤其是遇到突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，需要在極短時(shí)間里檢索到所需檔案資料，為基層疾控提供決策參考。

1 基層疾控中心檔案檢索工具類型

疾控中心檔案檢索發(fā)展是與科技、社會(huì)、疾控事業(yè)發(fā)展以及人文動(dòng)因相互交織的結(jié)果，這些動(dòng)因共同推動(dòng)著疾控檔案檢索發(fā)展。根據(jù)長(zhǎng)期以來疾控中心檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)[2 ]，常見的檢索工具包括：

1.1 編制方法檢索工具

1.1.1 目錄。在整理歸檔時(shí)，將性質(zhì)相同的檔案歸為一類，并按一定次序排列，生成“目錄”檢索工具。如，疾控中心將學(xué)校、食品、環(huán)境、放射等“衛(wèi)生”類監(jiān)測(cè)和調(diào)查報(bào)告歸為一個(gè)目錄。

1.1.2 索引。記錄疾控檔案檔號(hào)、館藏位置、內(nèi)容，并將其按規(guī)則排列。

1.1.3 指南。根據(jù)疾控館藏檔案資源，編纂的、介紹疾控檔案信息的書面資料，也是查詢檔案的重要工具書，是疾控檔案檢索的重要工具。

1.2 疾控檔案檢索范圍檢索工具

1.2.1 一個(gè)全宗。即，疾控檔案中介紹與檢索對(duì)象均為全宗的某一部分檔案或全宗檔案。如，疾控中心計(jì)量認(rèn)證全宗檔案。

1.2.2 若干全宗。即，疾控檔案中介紹與檢索對(duì)象為某一個(gè)檔案室（館）或多個(gè)檔案室（館）的疾控檔案信息。

1.2.3 專題。即，疾控檔案中介紹與檢索對(duì)象為某一專題相關(guān)的檔案信息。如，疫情防控專題檔案。

1.3 載體類型檢索工具

1.3.1 計(jì)算機(jī)檢索。將疾控檔案信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)磁盤，根據(jù)疾控檔案利用需求，提供關(guān)鍵詞、主題、分類號(hào)、全宗等信息進(jìn)行檢索。計(jì)算機(jī)檢索效率高、速度快，尤其是智能化時(shí)代，智能+計(jì)算機(jī)檢索成為疾控檔案檢索工具發(fā)展趨勢(shì)。

1.3.2 書本式檢索。即，將疾控檔案信息分為若干類別，并制定對(duì)應(yīng)的類別目錄，將類別目錄記載于紙張，制成活頁式書籍，這也成為疾控檔案檢索的重要載體工具。

1.3.3 卡片式檢索。即，將疾控檔案信息制成卡片，卡片中記錄相應(yīng)的條目?jī)?nèi)容。

2 制約基層疾控中心檔案檢索因素

新的檔案檢索工具通過不斷突破傳統(tǒng)檔案檢索瓶頸，推動(dòng)檔案檢索向前發(fā)展[3 ]。但在數(shù)字化、信息化背景下，制約基層疾控中心檔案檢索的因素依然存在。

2.1 檔案信息不完全

檔案檢索基于檔案而生。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算時(shí)代，基層疾控中心數(shù)字化檔案檢索方式需要建立在相應(yīng)的數(shù)字化檔案基礎(chǔ)之上。但由于受經(jīng)費(fèi)保障、人員配備和軟硬件設(shè)備等因素制約，基層疾控中心館藏檔案資源數(shù)字化進(jìn)展緩慢，制約了基層疾控檔案數(shù)字化檢索工作[4 ]。目前，一些地區(qū)基層疾控中心采取“數(shù)字化目錄+紙質(zhì)檔案”模式，但這一模式管理下，因疾控中心檔案未能完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，使得檔案檢索因檔案信息不完全難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期檢索效果。

2.2 檢索標(biāo)準(zhǔn)不完善

檔案檢索對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化要求極高，目前，基層疾控檔案檢索主要依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》《中國(guó)檔案分類法》《中國(guó)檔案主題詞表》等，在信息化、數(shù)字化背景下，缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。檔案檢索集中于傳統(tǒng)著錄標(biāo)引、檢索語言、檢索工具等，關(guān)于電子文件、音像制品的檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)缺失，區(qū)域性疾控檔案信息共享平臺(tái)尚未完全鋪開，不同地區(qū)的檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)化、兼容化依然存在較大短板[5 ]。

2.3 業(yè)務(wù)水平待提升

大數(shù)字時(shí)代，檔案檢索的理念、方式、方法發(fā)生了巨大變革。但基層疾控中心檔案管理者思想理念、知識(shí)儲(chǔ)備、年齡結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)等存在較大短板，成為制約檔案檢索轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要因素之一。

3 改進(jìn)基層疾控中心檔案檢索措施

3.1 有重點(diǎn)地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程

針對(duì)基層疾控檔案信息化不完全影響檔案檢索的問題，要針對(duì)館藏疾控檔案現(xiàn)狀，有重點(diǎn)、有選擇地加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程。改變傳統(tǒng)“掃描+后期+存儲(chǔ)”的數(shù)字化模式，緊緊圍繞基層疾控中心主要業(yè)務(wù)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，從檔案室（館）中走訪調(diào)研，將日常查詢需求量高、服務(wù)對(duì)象需求密度和價(jià)值集中的疾控檔案，先行進(jìn)行數(shù)字化，改變傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式及內(nèi)容，突出基層疾控館藏檔案特色，將疾控檔案目錄數(shù)字化作為首要任務(wù)，再根據(jù)形勢(shì)需要，逐步擴(kuò)展至館藏疾控檔案正本數(shù)字化[6 ]。即，根據(jù)疾控檔案查詢、利用頻率、檔案服務(wù)現(xiàn)實(shí)重要程度，壓茬、遞進(jìn)式地進(jìn)行全文數(shù)字化。

3.2 有目的地改善檔案檢索方式

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、疾控職能轉(zhuǎn)變，以及疾控檔案載體的發(fā)展變化，紙質(zhì)、光盤、磁盤、軟盤、云盤等載體在疾控檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。檔案形態(tài)有紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、電子檔案、照片檔案、視音頻檔案等，載體及形態(tài)的多樣化，就要求基層疾控檔案管理部門積極探索多樣化檔案檢索方式（見下圖），以滿足當(dāng)前檢索需要[7 ]。以疾控視音頻檔案檢索為例，需要根據(jù)幀定位、幀檢索和幀播放，結(jié)合圖像檢索和語音檢索等技術(shù)，直接精準(zhǔn)地檢索并定位視音頻疾控檔案。