水利電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

莊志鳳

摘 要：隨著科技的發(fā)展，水利行業(yè)也步入了信息化，為了解決水利紙質(zhì)檔案管理在日常工作中的弊端以及方便檔案的管理，促進(jìn)水利事業(yè)的進(jìn)步，水利電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成為了水利行業(yè)目前重要的任務(wù)。本文在充分考慮了水利電子檔案特點(diǎn)的情況下，建立了一套安全、穩(wěn)定、高效和便捷的水利電子檔案管理系統(tǒng)以滿足水利工作現(xiàn)代化的需要，為水利事業(yè)提供有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：水利檔案;電子文件;檔案管理;管理系統(tǒng)

1 電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展概述

目前國(guó)外的電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展已經(jīng)相對(duì)成熟，很多國(guó)家建立了技術(shù)相對(duì)成熟的電子檔案管理系統(tǒng)，比如美國(guó)政府的制定的《電子文件管理軟件設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》，美國(guó)的ERA項(xiàng)目，該項(xiàng)目能夠不受特定文件的硬件、軟件的限制，對(duì)各個(gè)類型的文件進(jìn)行儲(chǔ)存和管理[1 ]。目前我國(guó)的科研人員已研究出了多個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)，例如：紫光啟明的TH-ERMS電子檔案管理系統(tǒng)、東方飛揚(yáng)的ES-ECM企業(yè)內(nèi)容電子檔案管理系統(tǒng)，等等。這些檔案都能很好地滿足在實(shí)際工作的檔案管理需要[2 ]。國(guó)外水利電子檔案管理研究較早的主要是俄羅斯和美國(guó)。俄羅斯實(shí)行電子檔案統(tǒng)一管理，根據(jù)水利工程的規(guī)模、水利工程的性質(zhì)、主管單位等從中央到底層建立分層電子檔案管理系統(tǒng)，而美國(guó)主要是通過水利建設(shè)的性質(zhì)區(qū)分水利檔案，由相應(yīng)部門建立對(duì)應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)[3 ]。目前我國(guó)的檔案管理相對(duì)已經(jīng)成熟，但是水利電子檔案管理的研究成果較少，水利電子檔案管理還處在網(wǎng)絡(luò)共享、網(wǎng)絡(luò)傳輸及拷貝復(fù)制的階段[4 ]。

2 水利電子檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

2.1 水利電子檔案管理系統(tǒng)依賴程度高

水利電子檔案需要一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的載體，載體的壽命一般都比較短且容易發(fā)生意外損害;水利電子檔案的查閱需要借助一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備，無法隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，且計(jì)算機(jī)設(shè)備容易受環(huán)境的影響，在使用的過程中要保證不能突然斷電、死機(jī)，要保證網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定等因素，水利電子檔案整個(gè)體系數(shù)據(jù)較大，需要的硬件軟件設(shè)備的要求更高;水利電子檔案一般是一整套的檔案，對(duì)系統(tǒng)的依賴也比較高[5 ]。

2.2 水利電子檔案管理系統(tǒng)采集傳輸短板

水利電子檔案同紙質(zhì)檔案一樣也需要相關(guān)的工作人員對(duì)相關(guān)的水利檔案信息進(jìn)行采集、整理，但水利電子檔案還需要人工的錄入，采集數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性、完整性、可靠性都不能得到保證。在檔案的上傳、下發(fā)、共享的過程中都可能會(huì)被修改、丟失或者被網(wǎng)絡(luò)黑客竊取，檔案?jìng)鬏斨械恼鎸?shí)性、安全性不一定被保證[6 ]。

2.3 水利電子檔案管理系統(tǒng)專業(yè)人員短缺

水利電子檔案管理系統(tǒng)的操作不僅需要計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人才，還需要文檔管理及水利專業(yè)的高技術(shù)人才，但是在實(shí)際的工作中，缺乏這些專業(yè)性的人才，并且現(xiàn)有管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)、技術(shù)都有待提高，大部分只能勝任水利電子檔案管理工作中的其中一項(xiàng)任務(wù)，工作之間的銜接容易產(chǎn)生差錯(cuò)。

3 水利電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

基于水利檔案的性質(zhì)，充分考慮電子檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)技術(shù)，采用文件收集、檔案管理、電子檔案系統(tǒng)開發(fā)利用、水利電子檔案系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)維度的水利電子檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)水利電子檔案的有效管理。水利電子檔案管理系統(tǒng)示意圖如圖1所示。

4 水利電子檔案管理系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計(jì)

水利電子檔案管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)自上而下分別為交互層、應(yīng)用系統(tǒng)層、應(yīng)用支撐層、數(shù)據(jù)資源管理層、基礎(chǔ)設(shè)施層。整體結(jié)構(gòu)圖見圖2。

基礎(chǔ)設(shè)施層：主要包括網(wǎng)絡(luò)傳輸、實(shí)體環(huán)境以及云平臺(tái)三個(gè)部分。網(wǎng)絡(luò)傳輸負(fù)責(zé)水利檔案信息的傳輸，通過專網(wǎng)、有線、公網(wǎng)及無線，利用傳輸技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息安全穩(wěn)定傳輸;實(shí)體環(huán)境負(fù)責(zé)為水利檔案數(shù)字資源管理及網(wǎng)絡(luò)傳輸提供設(shè)施及硬件環(huán)境，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、機(jī)房的建設(shè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)分析以及網(wǎng)絡(luò)傳輸;云平臺(tái)主要搭建的是私有云平臺(tái)，可以進(jìn)行電子檔案資源的備份、上傳、下載等。

數(shù)據(jù)資源管理層：建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理。包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、空間數(shù)據(jù)庫(kù)、BIM數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)以及共享庫(kù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)主要是管理水利工程基礎(chǔ)信息，包含一些建設(shè)和相關(guān)建設(shè)單位以及水利工程的具體信息，例如：水利主體工程、監(jiān)測(cè)站點(diǎn)、工程標(biāo)段以及單位工程等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息?？臻g數(shù)據(jù)庫(kù)主要是管理水利工程地理位置相關(guān)的基礎(chǔ)信息，例如：水庫(kù)、水閘和泵站等相關(guān)的地理位置信息。BIM數(shù)據(jù)庫(kù)主要是管理水利工程的各種BIM模型數(shù)據(jù)，例如：輸水導(dǎo)流模型數(shù)據(jù)、工程擋水建筑物模型數(shù)據(jù)、邊坡工程模型數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)主要是管理工程管理數(shù)據(jù)、工程監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、工程調(diào)度運(yùn)行數(shù)據(jù)及工程信息數(shù)據(jù)等。工程管理數(shù)據(jù)包括工程的進(jìn)度、安全、質(zhì)量、投資及環(huán)境等各方面的管理數(shù)據(jù);工程監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)包括工程的進(jìn)度、安全、質(zhì)量、環(huán)境及生態(tài)等各方面的監(jiān)測(cè)信息;工程調(diào)度運(yùn)行數(shù)據(jù)包括工程的調(diào)度方案、指令、運(yùn)行、評(píng)價(jià)、需水?dāng)?shù)據(jù)及來水?dāng)?shù)據(jù)等的數(shù)據(jù)信息;工程信息數(shù)據(jù)包括水利工程中的音頻、視頻及文檔等信息數(shù)據(jù)。

應(yīng)用支撐層：是連接數(shù)據(jù)中心與業(yè)務(wù)應(yīng)用的橋梁，為業(yè)務(wù)應(yīng)用功能的實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支撐。本系統(tǒng)的應(yīng)用支撐主要由系統(tǒng)服務(wù)支撐、共享交換組件、移動(dòng)支撐組件、數(shù)據(jù)服務(wù)器組成。

應(yīng)用系統(tǒng)層：主要為水利電子檔案管理提供業(yè)務(wù)應(yīng)用，主要包括：文件管理、系統(tǒng)維護(hù)、水利檔案管理、開發(fā)利用四個(gè)模塊。

交互層：主要是為用戶提供友好的界面展示效果和交互方式。水利電子檔案管理系統(tǒng)主要通過PC端和手機(jī)app展示。

5 應(yīng)用功能設(shè)計(jì)

基于水利電子檔案管理現(xiàn)狀及未來的發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建文件管理、水利檔案管理、系統(tǒng)維護(hù)及開發(fā)利用四大模塊的水利電子檔案管理功能架構(gòu)，示意圖如圖3所示。

水利文件管理主要包括水利文件收集和水利文件立卷。水利文件收集主要是通過系統(tǒng)對(duì)各個(gè)提供水利文檔的部門進(jìn)行檔案收集，水利文件立卷是通過系統(tǒng)對(duì)收集到的水利檔案按照類別進(jìn)行分類立卷，例如是文書檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖片檔案以及財(cái)務(wù)檔案等。