基層黨校提升檔案管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

周玉華

摘 要：本文重點(diǎn)分析了基層黨校檔案管理工作的現(xiàn)狀，以及檔案收集、整理、保管和利用等幾個環(huán)節(jié)存在的問題。提出了提升檔案管理水平的對策，論述了抓好檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)的方法。

關(guān)鍵詞：黨校;檔案;管理;水平;環(huán)節(jié)

檔案工作是黨校工作的重要組成部分。黨校檔案是黨校教學(xué)、科研等工作實(shí)踐的真實(shí)記錄，是黨校實(shí)行科學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部和優(yōu)秀中青年干部的必要條件和依據(jù)。提升基層黨校檔案管理水平，是目前基層黨校檔案管理工作的重要任務(wù)。

1 基層黨校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案工作沒有納入黨校規(guī)劃

首先，很多基層黨校沒有建立健全檔案工作管理體系和管理規(guī)范，沒能建立起符合信息化需要的檔案管理模式。其次，沒有將檔案管理工作納入黨校發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)年度工作目標(biāo)責(zé)任制，沒有納入有關(guān)部門和有關(guān)人員崗位責(zé)任制，檔案工作沒有駛?cè)胍?guī)范化管理的軌道。

1.2 檔案及歸檔材料收集不全

檔案人員不能主動深入各教研處室收集檔案，每年都是坐在檔案室被動接收移交來的檔案。每年接收的基本都是文書檔案和會計檔案，聲像檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等都是沒有規(guī)律接收的。已經(jīng)接收的檔案，存在歸檔材料嚴(yán)重不全的問題。

1.3 檔案信息化管理水平較低

一些基層黨校還是采用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，檔案的整理和提供利用都是手工操作，檔案信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于辦公自動化的整體水平。使用的檔案管理軟件沒有遵循國內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不齊全，大多數(shù)檔案數(shù)據(jù)共享性較差。

1.4 檔案安全保管存在安全隱患

一些基層黨校檔案安全風(fēng)險防范意識較弱，存在著重技防、物防，輕人防的情況。在檔案實(shí)體歸檔、保管和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)利用方面的安全隱患很多，檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案庫房簡陋，達(dá)不到檔案保管“八防”的要求。檔案信息與網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力很弱，許多檔案應(yīng)用系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)，具有極大的風(fēng)險性和危險性。

1.5 檔案開發(fā)利用手段落后

多數(shù)基層黨校檔案查詢以手工為主，手段單一，應(yīng)用計算機(jī)管理檔案的單位，只有文書檔案實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)目錄，檢索需求者想要查檔案信息必須親自到檔案部門進(jìn)行查找。多數(shù)基層黨校沒有開展檔案編研開發(fā)工作，檔案開發(fā)利用效率較低，不能最大限度滿足行政管理和教學(xué)管理的需求。

2 提高基層黨校檔案管理水平的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)

2.1 檔案管理體系的建立

檔案工作應(yīng)納入黨校發(fā)展規(guī)劃，納入管理制度體系，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以檔案室為中心，各部門共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)。逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類建檔，逐級負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制。黨校各部門必須有1名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備兼職檔案員，具體承辦本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。黨校檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用黨校及各單位、各部門形成的檔案。

2.2 檔案收集工作環(huán)節(jié)

2.2.1制定歸檔范圍和保管期限表。檔案人員要制定各類檔案《歸檔案范圍和保管期限表》、檔案移交辦法。做好各類檔案收集工作，專職檔案員不能被動等待，而應(yīng)主動前往各教研處室，做有心人，注意黨校每個階段各職能處室開展活動情況，抓好各項活動過程中形成的文件材料收集歸檔。

2.2.2 注重校內(nèi)外重點(diǎn)材料的收集歸檔。校內(nèi)外重點(diǎn)材料包括：黨校領(lǐng)導(dǎo)及著名教師在校外公務(wù)活動中形成的有重要價值的文件材料;基建工程竣工向綜合檔案室移交后，在改建、維修中所產(chǎn)生的基建材料;科技成果申報獲獎及推廣應(yīng)用階段形成的科研材料。這些材料要及時移交，保證黨校有特色、有意義、有利用價值的重點(diǎn)材料得以保存。

2.2.3 嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案歸檔時間。文書類、出版物類和外事類檔案應(yīng)在次年6月底前歸檔;教學(xué)檔案中的綜合管理文件材料應(yīng)在次年6月底前歸檔;其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期當(dāng)年寒假前一次性歸檔;科研、基建類檔案應(yīng)在項目完成后2個月內(nèi)歸檔，周期長的科研或基建項目可分階段歸檔;設(shè)備類檔案應(yīng)在2個月內(nèi)將隨機(jī)全套技術(shù)資料整理歸檔;會計檔案可在會計年度終了后暫由財務(wù)部門保管1年，期滿后的次年6月底前歸檔;聲像檔案的綜合管理材料應(yīng)在次年6月底前歸檔。

2.3 檔案整理工作環(huán)節(jié)

2.3.1 制定檔案整理工作方案。在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，一是檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過程中會有很多突發(fā)的問題暴露出來，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復(fù)、反復(fù)溝通，導(dǎo)致方案被拆解。二是重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測和判定。檔案整理小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，對于一些在檔案整理過程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實(shí)際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始至終統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.3.2 明確各職能科室工作職責(zé)。檔案案卷整理工作主要由形成檔案的各處室完成，檔案整理流程主要有：分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋歸檔章、編寫件號、編制目錄、裝盒，整理完畢后向黨校綜合檔案室移交。綜合檔案室負(fù)責(zé)對接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編號、排架。檔案實(shí)體按檔號順序排架，檔案分類、編號、排架一經(jīng)確定，不可隨意變動。檔案室除接收各教研室移交的檔案外，還要負(fù)責(zé)對征集、代管、捐贈等方式獲得的檔案及資料進(jìn)行整理。

2.3.3 編制各類檔案檢索工具。檔案室負(fù)責(zé)建立黨校檔案的檢索體系，編制配套的檢索工具。檢索和參考工具包括：案卷目錄、檔案室指南、全宗介紹、分類目錄、資料目錄等。同時構(gòu)建完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，方便查詢和利用檔案信息，擴(kuò)大利用率，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。