高職院校學(xué)生檔案育人功能研究

劉艷春

（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 黨政辦綜合檔案室，江蘇 泰州 225300）

高職院校學(xué)生檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)、工作、生活中形成的記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，不僅包括學(xué)生的簡(jiǎn)歷、家庭狀況、成績(jī)表、鑒定評(píng)語，還包括學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、體檢表、黨、團(tuán)組織材料等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。檔案對(duì)于每個(gè)學(xué)生來說至關(guān)重要，它是人生的縮影，證明了他們?cè)谶@個(gè)社會(huì)中的成長(zhǎng)軌跡。作為育人高地的高校，如何讓豐富的學(xué)生檔案提供有效信息基礎(chǔ)的同時(shí)發(fā)揮檔案育人功能，助力學(xué)生身心發(fā)展，是檔案工作者必須認(rèn)真思考的新課題。

1 高職院校學(xué)生檔案利用現(xiàn)狀

多年來，因人事檔案工作的保密要求，學(xué)生個(gè)人檔案材料的搜集、管理、利用都是在全封閉的狀態(tài)下進(jìn)行的，學(xué)生檔案的服務(wù)模式也是被動(dòng)的，不能主動(dòng)服務(wù)于學(xué)生工作?，F(xiàn)大部分高校的學(xué)生檔案工作主要用于查考、佐證。在校學(xué)生或畢業(yè)生在入伍、升學(xué)、職稱評(píng)聘、出國(guó)、落戶時(shí)才會(huì)利用檔案材料；部分學(xué)校增加的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能也只是停留在學(xué)籍卡打印、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向查詢等傳統(tǒng)服務(wù)模式。

2 高職院校學(xué)生檔案育人功能存在問題分析

（1）高職院校學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的忽視。通過調(diào)查走訪，發(fā)現(xiàn)大部分在校學(xué)生對(duì)自己的檔案組成沒有清晰的認(rèn)知，不清楚哪些材料會(huì)放入檔案中，不清楚哪些個(gè)人檔案材料會(huì)成為維護(hù)自身權(quán)益的依據(jù)。學(xué)生對(duì)檔案材料作用認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，檔案工作缺乏基礎(chǔ)和動(dòng)力，學(xué)生檔案的育人功能遲遲未實(shí)現(xiàn)。

（2）高職院校對(duì)學(xué)生檔案管理“重藏輕用”，沒有發(fā)揮檔案育人功能。大部分高職院校學(xué)生檔案管理，只存在于入校的檔案收集和畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞，未能充分發(fā)揮檔案的作用。同時(shí)，學(xué)生檔案的封閉狀態(tài)也給學(xué)生檔案的開發(fā)利用帶來阻力。檔案一般被存放在封閉獨(dú)立的空間，因涉及個(gè)人隱私，多年來只要提到“檔案”就給人一種神秘感，認(rèn)為是不可觸碰的禁地。

（3）缺乏專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員。學(xué)生檔案管理人員在高?；径际羌媛?，除了承擔(dān)學(xué)生檔案管理工作任務(wù)，還承擔(dān)著其他教學(xué)或教輔工作。另外，學(xué)生檔案員沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)儲(chǔ)備，在檔案工作開展過程中往往是根據(jù)原有規(guī)則按部就班，主動(dòng)探索創(chuàng)新的能力不足，崗位流動(dòng)性較大，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的沉淀。

3 開展育人功能研究是檔案創(chuàng)新活力的重要標(biāo)志

（1）樹立檔案育人理念。學(xué)校要重視學(xué)生檔案信息資源在學(xué)校育人工作中的重要作用，提升檔案工作的育人功能。檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，參與到育人工作的實(shí)踐活動(dòng)中去。學(xué)生檔案管理員不能將檔案工作定位于“保管”功能，更不能將工作目標(biāo)只停留在傳統(tǒng)的檔案查（借）閱服務(wù)上，要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新工作理念，思考學(xué)生檔案工作在學(xué)校育人管理中的作用，積極探索檔案服務(wù)功能，參與學(xué)生管理工作，向輔導(dǎo)員、班主任、心理中心、思政課老師宣講檔案參與育人管理的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，并積極主動(dòng)參與到育人實(shí)踐工作中，將學(xué)生檔案育人功能作為職業(yè)責(zé)任。

（2）完善制度規(guī)范檔案管理。高校學(xué)生檔案涉及面廣，形成過程復(fù)雜。由于檔案具有完整性、真實(shí)性、規(guī)范性、私密性、多樣性等特點(diǎn)，因此高校必須從實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)管理原則，建立健全檔案的收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管傳遞、轉(zhuǎn)遞送交等各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善，努力適應(yīng)高等教育發(fā)展形勢(shì)。

（3）加強(qiáng)檔案育人宣傳意識(shí)。通過講座、公眾號(hào)、網(wǎng)站等多種形式向?qū)W生宣傳檔案材料的重要性，并讓每位學(xué)生知曉哪些材料會(huì)存入檔案中，以及這些材料對(duì)個(gè)人的長(zhǎng)期影響，從而規(guī)范學(xué)生在校的言行舉止，引導(dǎo)學(xué)生健康積極、樂觀向上的個(gè)體行為。做好檔案育人典型案例的宣傳報(bào)道，加大檔案育人功能認(rèn)識(shí)的普及與提高。

（4）注重檔案搜集的全面性。注重學(xué)生在?；顒?dòng)材料的搜集范圍，讓學(xué)生檔案覆蓋學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐的全過程，滿足育人工作的各種信息需求（見表1）。

（5）建立學(xué)生檔案育人信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)差異化育人。學(xué)生在校期間形成的各類材料大部分是紙質(zhì)材料，且格式不一，形式多樣，由于缺乏專業(yè)系統(tǒng)的支撐，難以滿足現(xiàn)代信息化需求，查閱起來非常不便?？梢杂蓪Ｈ藢⑦@些材料分類匯總，錄入電腦，形成系統(tǒng)的信息庫(kù)，并且配備查閱工號(hào)，這樣既有效保護(hù)了個(gè)人信息，又方便查閱搜索學(xué)生信息。

近年來，高職院校生源類型較多，對(duì)檔案材料信息進(jìn)行搜集分析，能夠?yàn)榭茖W(xué)育人管理提供詳細(xì)、精確的依據(jù)，分析數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性，一人一檔、條塊歸檔，體現(xiàn)學(xué)生個(gè)性化、差異化，為學(xué)生精準(zhǔn)畫像，既能全面掌握學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展的全貌，又便于發(fā)現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域有特長(zhǎng)的學(xué)生，做到因材施教，經(jīng)過對(duì)海量學(xué)生檔案的信息搜集將各生源渠道的學(xué)生特點(diǎn)做了一些簡(jiǎn)單分析（見表2）。檔案的搜集、匯總、分析的過程也是育人的全過程，通過總結(jié)共性，發(fā)掘個(gè)性，為教育教學(xué)工作提供幫助，彰顯學(xué)生檔案工作的主觀能動(dòng)性。

表2 高職院校生源渠道及特點(diǎn)

4 借助檔案實(shí)現(xiàn)育人管理的優(yōu)勢(shì)

規(guī)范檔案工作，發(fā)揮學(xué)生檔案的育人功能，對(duì)學(xué)生的身心發(fā)展、職業(yè)生涯規(guī)劃有極大的幫助。

（1）有利于學(xué)生身心發(fā)展。借助學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)育人管理，讓學(xué)生成為教學(xué)過程中的主人。一是有利于開展思想政治教育，幫助學(xué)生樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀；二是有利于心理健康教育，發(fā)現(xiàn)心理健康隱患學(xué)生并及時(shí)疏導(dǎo)糾偏；三是有利于培養(yǎng)健康向上的愛好，根據(jù)學(xué)生自身興趣、特長(zhǎng)，提升學(xué)生自信心和社會(huì)適應(yīng)能力。

（2）有利于學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃。高職院校的畢業(yè)生大部分直接面向就業(yè)單位或創(chuàng)業(yè)方向，許多在校大學(xué)生對(duì)自己的未來很迷茫，不知道如何在職業(yè)生涯的起點(diǎn)做合理規(guī)劃。而學(xué)生檔案中的很多信息點(diǎn)都記錄著成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷，通過大數(shù)據(jù)可分析出各個(gè)學(xué)生的專業(yè)特長(zhǎng)、性格特點(diǎn)、興趣愛好，學(xué)校就創(chuàng)業(yè)中心可根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析，為學(xué)生提供更多的就創(chuàng)業(yè)規(guī)劃，讓學(xué)生更加明確就業(yè)方向，找到適合的職業(yè)方向。

檔案具有憑證和參考作用，在高校學(xué)生教育教學(xué)和管理工作中，既是生動(dòng)的素材，又是重要的依據(jù)和成果記錄，對(duì)促進(jìn)大學(xué)生全面發(fā)展和對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面客觀的評(píng)價(jià)具有重要參考意義。因此必須從提高認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化制度、規(guī)范管理、加強(qiáng)宣傳等方面完善檔案工作，不斷開拓思路，探索創(chuàng)新，從形式和內(nèi)容上擴(kuò)展檔案的內(nèi)涵，讓檔案“活起來”，實(shí)現(xiàn)檔案育人功能。