加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密管理工作的研究探討

徐慶輝

摘要：檔案保密工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)任務(wù)。在此結(jié)合相關(guān)信息探究加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密管理工作質(zhì)量的方法，以期為事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供些許借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案保密管理;存在問題;應(yīng)對(duì)策略

檔案管理工作主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分類、歸檔等內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位而言，部分檔案涉及國(guó)家機(jī)密信息，因此提升檔案保密工作質(zhì)量有重要價(jià)值。對(duì)此，應(yīng)加強(qiáng)檔案保密管理制度建設(shè)、提高保密管理意識(shí)，從而有效杜絕信息泄密問題發(fā)生。

1新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案保密管理工作的主要內(nèi)容

1.1落實(shí)檔案庫(kù)房保密管理工作

事業(yè)單位中檔案庫(kù)房是保存、存儲(chǔ)檔案的重要場(chǎng)所，因此，其在檔案管理中占據(jù)重要地位，采用科學(xué)方法管理檔案庫(kù)房可大幅度增強(qiáng)檔案保密性能。為了確保檔案庫(kù)房管理科學(xué)、高效，首先應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行操作。其次結(jié)合科學(xué)理念對(duì)檔案管理庫(kù)房進(jìn)行科學(xué)分區(qū)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)合理劃分各區(qū)域位置，并安排專門的庫(kù)房管理人員，嚴(yán)格要求管理人員日常生活中落實(shí)做好各項(xiàng)管理制度。最后加強(qiáng)檔案流通環(huán)節(jié)管理，對(duì)涉密檔案庫(kù)房中的內(nèi)容加強(qiáng)管控，貫徹執(zhí)行雙進(jìn)雙出制度，并嚴(yán)格要求所有進(jìn)出人員如實(shí)登記，確保所有活動(dòng)“有跡可循”，同時(shí)依靠登記制度，杜絕無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出涉密檔案庫(kù)房，通過這些工作切實(shí)做好庫(kù)房保密工作[1]。

1.2科學(xué)構(gòu)建檔案保密管理制度

事業(yè)單位執(zhí)行檔案保密管理工作時(shí)，科學(xué)完善的管理制度是有效參考，只有保障涉密檔案管理制度完整全面，才能做實(shí)、做好涉密檔案收集、整理、保管工作。例如檔案管理制度中對(duì)檔案分類作出明確規(guī)定，涉密檔案需要單獨(dú)整理，禁止與其他檔案混淆。同時(shí)為了提升檔案保密性，需制定高效的意外情況預(yù)防及應(yīng)對(duì)預(yù)案，在出現(xiàn)意外情況時(shí)，應(yīng)急處理預(yù)案可快速發(fā)揮作用。另外需要定期開展涉密檔案檢查活動(dòng)，針對(duì)所有儲(chǔ)存的涉密檔案進(jìn)行核實(shí)，避免泄密、竊密情況出現(xiàn)。

1.3不同保密程度檔案分類管理

檔案工作管理過程中，工作人員需要結(jié)合實(shí)際及國(guó)家相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的保密期限及保密程度等做出明確劃分，在實(shí)際開展工作時(shí)，需要嚴(yán)格遵循分類管理原則。同時(shí)檔案處于保密期限內(nèi)時(shí)，應(yīng)按照保密工作規(guī)范落實(shí)檔案管理工作。對(duì)于機(jī)密檔案需要堅(jiān)持授權(quán)原則，只有得到相關(guān)機(jī)關(guān)的授權(quán)才能查看，同時(shí)在保存期間需要一直按照保密工作要求進(jìn)行管理。另外隨著政治環(huán)境及政策調(diào)整等變化情況會(huì)導(dǎo)致部分檔案的保密等級(jí)發(fā)生變化，因此事業(yè)單位需要構(gòu)建動(dòng)態(tài)的保密檔案管理模式，且相關(guān)管理人員需要加強(qiáng)對(duì)國(guó)家政策及環(huán)境因素的關(guān)注度，及時(shí)接收涉密檔案管理的發(fā)展情況，從而針對(duì)性地調(diào)整實(shí)際執(zhí)行細(xì)節(jié)。

2新時(shí)期事業(yè)單位檔案保密管理工作中存在的不足

2.1檔案保密管理工作認(rèn)識(shí)不足，保密意識(shí)淡薄

很多人沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，缺乏檔案保密管理意識(shí)，這導(dǎo)致在實(shí)際執(zhí)行時(shí)由于人員主觀因素而出現(xiàn)的泄密等問題難以根除。之所以出現(xiàn)此種情況主要原因是很多人員自身意識(shí)不到位，思想上缺乏重視，日常工作時(shí)忽視保密制度，并沒有嚴(yán)格貫徹執(zhí)行規(guī)范流程，這導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案在管理過程中存在漏洞，這為檔案管理安全性及保密性帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2.2檔案管理保密制度不全，部分制度落實(shí)乏力

很多檔案保密制度建設(shè)過于籠統(tǒng)，在管理細(xì)節(jié)方面存在漏洞，導(dǎo)致很多事業(yè)單位檔案保密工作參照不完整，部分細(xì)節(jié)缺乏可行性參考。由于事業(yè)單位的性質(zhì)，檔案的保密等級(jí)及保密期限等存在差異，所以難以用一套制度覆蓋所有的事業(yè)單位檔案保密工作，為了保證檔案保密工作順利完成，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建更為切實(shí)可行、符合時(shí)代特點(diǎn)的檔案保密管理制度。

2.3監(jiān)督管理機(jī)制不完善難以充分發(fā)揮監(jiān)督作用

監(jiān)督機(jī)制的有效實(shí)施，可更為全面的約束檔案管理工作行為，并間接督促檔案保密管理工作人員切實(shí)遵守相關(guān)制度落實(shí)檔案保密程序。另外通過監(jiān)督機(jī)制可有效發(fā)現(xiàn)檔案管理工作執(zhí)行過程中存在的不足，從而及時(shí)提出補(bǔ)救措施，持續(xù)性高檔案保密工作水平。結(jié)合實(shí)際來(lái)看，我國(guó)很多事業(yè)單位在監(jiān)督機(jī)制建設(shè)方面存在不足，這導(dǎo)致檔案管理工作缺乏掌控，一定程度上增加了問題出現(xiàn)的概率。

3新時(shí)期背景下，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案保密管理工作的有效策略

3.1加強(qiáng)檔案保密工作宣傳力度

想要提高事業(yè)單位檔案管理人員的保密意識(shí)，應(yīng)充分結(jié)合日?；顒?dòng)廣泛開展宣傳教育活動(dòng)，同時(shí)組織檔案管理人員參與檔案保密相關(guān)法律的宣講會(huì)，學(xué)習(xí)完成后組織工作人員交流心得體會(huì)。另外定期開展以檔案保密工作為主題的研討會(huì)，會(huì)上重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案保密工作的作用和重要性，結(jié)合相關(guān)案例闡明檔案泄密造成的危害，從而提高員工的重視程度。事業(yè)單位可為檔案管理人員編制員工工作手冊(cè)，手冊(cè)中詳細(xì)列舉各種情況的應(yīng)對(duì)對(duì)策及突發(fā)情況處理方法。通過上述方式，徹底貫徹執(zhí)行檔案保密管理工作相關(guān)要求。

3.2加強(qiáng)檔案保密管理制度建設(shè)

首先，應(yīng)根據(jù)崗位情況，明確劃分職責(zé)權(quán)限，事業(yè)單位應(yīng)充分參照檔案保密管理工作規(guī)定和實(shí)際開展具體情況科學(xué)劃分工作人員的崗位職責(zé)，同時(shí)制定高效、科學(xué)的管理制度，通過制度措施促進(jìn)相關(guān)人員提升責(zé)任感和使命感，自覺加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度。其次應(yīng)確保制度體系完善科學(xué)，在實(shí)際開展工作時(shí)，會(huì)有意外情況發(fā)生，因此需要保證事業(yè)單位的檔案保密管理制度動(dòng)態(tài)發(fā)展，可結(jié)合情況變化實(shí)現(xiàn)靈活變通，也需要相關(guān)人員做好完善工作，進(jìn)一步結(jié)合發(fā)現(xiàn)的漏洞和存在問題，提高檔案保密工作的規(guī)范化程度。最后合理配置監(jiān)督人員，負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)保密工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合理現(xiàn)象，對(duì)違規(guī)行為作出嚴(yán)肅處理。通過上述策略，確保有完善的檔案保密管理制度指導(dǎo)工作順利實(shí)施[2]。

3.3切實(shí)建立健全保密監(jiān)督機(jī)制

想要進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案保密工作質(zhì)量，完善監(jiān)督機(jī)制至關(guān)重要。首先因組建一支專業(yè)、規(guī)范的監(jiān)督隊(duì)伍，從工作人員中選出政治素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、思維活躍性良好的人員組成監(jiān)督隊(duì)伍，從而為監(jiān)督工作夯實(shí)基礎(chǔ)。其次加強(qiáng)對(duì)機(jī)密檔案和特殊載體檔案的監(jiān)督力度，明確檔案保密管理具體要求，并將檔案保密監(jiān)督工作列入日常工作議程，對(duì)于重點(diǎn)檔案，需要定期由專人負(fù)責(zé)盤查和整理，從而確保檔案安全。最后事業(yè)單位將檔案保密工作執(zhí)行效果和目標(biāo)完成度等內(nèi)容，與工作人員績(jī)效考核相結(jié)合，通過實(shí)際獎(jiǎng)勵(lì)促進(jìn)工作人員工作積極性。

3.4提高檔案信息化管理安全性

隨著時(shí)代發(fā)展，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等得到廣泛應(yīng)用。如今事業(yè)單位的檔案管理工作也通過技術(shù)手段實(shí)行智能化管理，這些技術(shù)為管理工作帶來(lái)極大地便利，但同時(shí)也帶來(lái)新的安全隱患。為了提高檔案信息化管理的安全性，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增大檔案室設(shè)施采購(gòu)資金份額，引入現(xiàn)代的電子門禁、溫濕度調(diào)節(jié)器等系統(tǒng)強(qiáng)化管理體系。另外加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，完善各類輔助設(shè)備配置情況。同事家結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用情況，構(gòu)建完善的信息化檔案管理操作流程，從而信息化系統(tǒng)中有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

4結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上文內(nèi)容可知，事業(yè)單位檔案保密工作有重要價(jià)值，其開展質(zhì)量不僅與事業(yè)單位切實(shí)利益信息相關(guān)，也與社會(huì)發(fā)展有緊密聯(lián)系。因此需要結(jié)合實(shí)際情況，探究當(dāng)前檔案保密工作中存在的不足，并針對(duì)性的提出些許應(yīng)對(duì)策略，從而有效提升檔案保密管理工作水平。

參考文獻(xiàn)

[1]成麗娟.如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：90+150.

[2]邵山.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的若干思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：52.