新時(shí)期加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

李慧

摘要：在企業(yè)內(nèi)部的檔案管理環(huán)節(jié)中，信息化建設(shè)是當(dāng)前企業(yè)的關(guān)鍵工作，依托現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，可以建立一套系統(tǒng)且完備的檔案管理體系，從而為企業(yè)更好地開(kāi)展檔案工作服務(wù)，提升檔案的保密性和安全性，降低工作人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)更加高效的管理。從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)可以為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升提供源源不斷的信息支持。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);措施

1信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，企業(yè)檔案管理都在運(yùn)用過(guò)時(shí)的管理方法，此種模式在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在弊端。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是紙質(zhì)保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，注重檔案資料的安全性卻忽視了開(kāi)發(fā)使用工作的開(kāi)展。大部分企業(yè)檔案的使用者并非檔案管理人員，對(duì)企業(yè)檔案的具體情況缺乏很好的了解，再加上檢索工具比較落后，查閱工作經(jīng)常無(wú)從著手，導(dǎo)致工作效率大大降低。傳統(tǒng)檔案的管理方式效率低、用時(shí)長(zhǎng)，嚴(yán)重限制了企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

信息化是目前各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)，已經(jīng)滲透到人們生活的各個(gè)方面，信息技術(shù)無(wú)處不在，具有強(qiáng)大的影響力，檔案管理工作也不例外。電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案，具有更加明顯的優(yōu)勢(shì)，使檔案的查詢與調(diào)取更為便利，存儲(chǔ)起來(lái)可以節(jié)省大量空間，但需要通過(guò)對(duì)應(yīng)的軟硬件才可實(shí)行有效管理。檔案管理人員還可以進(jìn)行加工開(kāi)發(fā)，讓使用者借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地獲取檔案資料，極大提升了檔案的利用率。在檔案保密方面，要借助安全保密防護(hù)措施確保電子檔案資料不被篡改、破壞，同時(shí)也要落實(shí)好“九防”工作，全方位保證檔案資料的安全。

2加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效措施

2.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保信息安全

基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及檔案數(shù)字化設(shè)備，系統(tǒng)與設(shè)備的建設(shè)與完善能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、共享的目的，只有在信息網(wǎng)絡(luò)足夠先進(jìn)與完善的情況下，才能使檔案信息發(fā)揮出其所具備的基本價(jià)值，促使效益進(jìn)一步提升。建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，需科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化的檔案信息，以達(dá)到檔案的安全管理，在選擇基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，盡可能采購(gòu)國(guó)有品牌，便于后期維護(hù)，同時(shí)還需確保設(shè)備具有自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。檔案部門需基于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)服務(wù)對(duì)象與范圍進(jìn)行歸類，并使用物理隔離方法，為檔案信息化構(gòu)建出外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，保證二者能夠獨(dú)立運(yùn)行且不受影響，以此提高檔案信息系統(tǒng)的安全性。此外，加強(qiáng)對(duì)掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備的監(jiān)管，避免數(shù)據(jù)被盜取。需為檔案信息系統(tǒng)配置與之相配套的殺毒軟件，并制定相關(guān)的管理制度，要求系統(tǒng)運(yùn)行與管理人員明確崗位職責(zé)，在保證信息安全的情況下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)程。

2.2重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率

企業(yè)需明確檔案部門應(yīng)行使的職責(zé)與權(quán)力，同時(shí)掌握在檔案信息系統(tǒng)中，所存有的檔案信息數(shù)量，以及現(xiàn)階段企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)、利用、建設(shè)的現(xiàn)狀，為檔案信息建設(shè)配置相應(yīng)數(shù)量的檔案人員。并要求檔案人員具備專業(yè)技能以及道德素養(yǎng)，對(duì)于檔案信息中的內(nèi)容做到不泄密、不外傳。同時(shí)，還需具有極高文化素養(yǎng)，對(duì)于檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)、文史知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等也需達(dá)到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠?qū)n案相關(guān)的政策法規(guī)以及所掌握的知識(shí)科學(xué)的應(yīng)用到實(shí)際工作中，促使檔案工作效率得以提升。

通過(guò)宣傳或培訓(xùn)檔案政策法規(guī)的方法，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案人員的管理意識(shí)，使其能夠認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展與管理中的重要性，并建立完善檔管領(lǐng)導(dǎo)體系，該體系的設(shè)立可以監(jiān)督、檢查并考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔管信息化建設(shè)工作的態(tài)度以及重視程度，實(shí)現(xiàn)檔管工作管理水平的提高。此外，還需強(qiáng)化檔案人員的服務(wù)意識(shí)，定期組織有關(guān)于職業(yè)道德的教育培訓(xùn)，對(duì)服務(wù)方法不斷優(yōu)化與完善，促使服務(wù)質(zhì)量得以提升，并在服務(wù)過(guò)程中，深入了解用戶需求，提高服務(wù)效率的同時(shí)加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.3抓好信息建設(shè)安全，防范安全風(fēng)險(xiǎn)

首先，從管理角度出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。落實(shí)檔案安全保障、以企業(yè)員工為主體的建設(shè)原則，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的防范意識(shí)，確保檔案信息安全的同時(shí)提高檔案信息化建設(shè)效率。開(kāi)展建設(shè)工作時(shí)，需重視工作人員專業(yè)技能以及安全教育的培訓(xùn)，并要求其形成風(fēng)險(xiǎn)防范的工作思想，通過(guò)向其灌輸檔案安全思想，告知檔案安全的重要性，促使其更為主動(dòng)的對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與預(yù)判。同時(shí)，建立針對(duì)各項(xiàng)工作的制度，以保證工作過(guò)程更具規(guī)范性、高效性，實(shí)現(xiàn)工作各環(huán)節(jié)的優(yōu)化。

其次，以設(shè)備角度出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。安全是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容，而設(shè)備的應(yīng)用與支持，是保證檔案安全的重要前提。對(duì)此，技術(shù)人員需打造出更為安全的設(shè)備，為檔案信息系統(tǒng)設(shè)立防火墻、入侵檢測(cè)等，針對(duì)一些需采購(gòu)的設(shè)備應(yīng)加大投資力度。此外，還需確保設(shè)備運(yùn)作安全，實(shí)時(shí)監(jiān)管服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，針對(duì)存在運(yùn)行障礙或潛在風(fēng)險(xiǎn)，需及時(shí)進(jìn)行處理。最后，從技術(shù)層面出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案的動(dòng)態(tài)，保證檔案安全。同時(shí)，加大對(duì)信息安全技術(shù)的應(yīng)用力度，促使檔案安全得以保障。并分析安全域，在對(duì)其進(jìn)行劃分后，實(shí)行分模塊管控，在此過(guò)程中，合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)，以達(dá)到由信息技術(shù)帶來(lái)的檔案安全保障。

所以，企業(yè)管理部門需要加大力度開(kāi)展信息收集工作，并多渠道地進(jìn)行充分且有效率的信息收集，同時(shí)做好歸類整理和再挖掘，篩除無(wú)效零散的檔案信息，確保遴選出的檔案信息具有有效性和規(guī)律性。相關(guān)的檔案管理部門要通過(guò)科學(xué)有效的方法，對(duì)信息進(jìn)行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各類信息的有效性和有序性。同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作者也需要確保信息的安全性與完整性，以免造成檔案的流失或泄露。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，企業(yè)檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)的管理決策、資金周轉(zhuǎn)、技術(shù)改進(jìn)、人員管理等工作進(jìn)行真實(shí)且全面的記錄，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常關(guān)鍵的。檔案管理信息化建設(shè)能夠使檔案管理工作的模式、流程得到較大程度的優(yōu)化?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的水平對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重大的影響，檔案管理信息化工作已經(jīng)成為未來(lái)企業(yè)檔案管理的主要發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)

[1]劉娟，萬(wàn)諾諾.新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（24）：109.