淺談基層單位檔案工作存在的問題及解決措施

摘要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，要求各領(lǐng)域均能取得綜合化工作成果，因此，在基層單位的檔案管理中，應(yīng)善于明確實(shí)際工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，同時(shí)，根據(jù)不足針對(duì)性調(diào)整工作計(jì)劃和策略，讓基層檔案工作的成效得以凸顯。實(shí)際上社會(huì)的發(fā)展和運(yùn)行，要求各環(huán)節(jié)之間相互幫助、相互配合，以此增強(qiáng)總體經(jīng)濟(jì)水平，促進(jìn)社會(huì)綜合進(jìn)步，因此，基層單位的檔案工作要注重自身的基礎(chǔ)性特征，要不斷健全工作成效，為社會(huì)發(fā)展提供最基本的保障?；诖耍恼轮兄饕治隽嘶鶎訖n案工作中存在的不足和相關(guān)解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案工作;問題;解決措施;分析

前言：

經(jīng)研究表明基層檔案工作開具的相關(guān)記錄、以及出示的相關(guān)證明可以直觀反映出基層單位的相關(guān)檔案員在工作中的真實(shí)情況和詳細(xì)問題，基層單位檔案工作中的態(tài)度和投入也會(huì)根據(jù)檔案管理成效、工作成效顯現(xiàn)出來。檔案是工作人員工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度以及工作數(shù)量、工作質(zhì)量的有效反映，具體工作中要結(jié)合實(shí)際需求，認(rèn)識(shí)到檔案工作呈現(xiàn)的不足，并進(jìn)行策略調(diào)整。以此，保障綜合工作時(shí)效性的提升，顯現(xiàn)出各方面工作能力。

一、基層檔案工作中存在問題的情況分析

（一）檔案工作的總計(jì)劃和相關(guān)總結(jié)出現(xiàn)短缺

主要呈現(xiàn)的特點(diǎn)是相關(guān)工作沒有列入到機(jī)關(guān)或者是主管部門的工作詳細(xì)規(guī)劃中。專職的檔案員，在工作中沒有細(xì)致的計(jì)劃，在年終沒有細(xì)致的總結(jié)[1]。

（二）檔案在交接環(huán)節(jié)中缺乏手續(xù)

上述問題主要是指交接手續(xù)的欠缺，主要呈現(xiàn)以下兩方面的問題。第一，檔案員調(diào)整交接工作時(shí)缺乏手續(xù)。第二，業(yè)務(wù)科在向檔案室交接不同檔案時(shí)缺乏手續(xù)[2]。

產(chǎn)生第一項(xiàng)問題的原因主要在于手續(xù)的不規(guī)范性。產(chǎn)生第二項(xiàng)問題的原因，主要在于基層單位缺乏對(duì)檔案交接手續(xù)的重視[3]。

盡管近幾年來監(jiān)察、以及督導(dǎo)工作日益推行，但基層單位仍然缺乏對(duì)檔案管理工作的重視以及檔案記錄工作的重視。同時(shí)制度匱乏，在問題發(fā)生時(shí)沒有根源可以查找，長(zhǎng)期以往導(dǎo)致檔案工作呈現(xiàn)出惡性循環(huán)狀態(tài)。

（三）檔案員在日常管理和工作中記錄出現(xiàn)短缺

檔案室日常工作中包含著“八防”內(nèi)容，同時(shí)，要做好安全檢查和檔案的有效利用，但在實(shí)際工作中上述理念難以得到落實(shí)，記錄不健全、工作過程不規(guī)范，出現(xiàn)問題較多且復(fù)雜。記錄是指：檔案工作者要對(duì)各項(xiàng)會(huì)議和活動(dòng)開展過程加以明確記錄，嚴(yán)防機(jī)械化、形式化方式的融入，嚴(yán)防由于記錄不健全，記錄過程過于機(jī)械而導(dǎo)致的漏記、錯(cuò)記等現(xiàn)象。但由于記錄出現(xiàn)短缺，產(chǎn)生一定程度的負(fù)面影響。

（三）檔案宣傳工作出現(xiàn)短缺

宣傳過程可以有效讓基層檔案工作人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性。但是，基層單位僅重視工作效率的提升和數(shù)量的增多，對(duì)宣傳過程重視程度不夠，導(dǎo)致各方面的認(rèn)知程度不強(qiáng)。

二、基層單位檔案工作出現(xiàn)短缺的相關(guān)原因

（一）思想不重視，檔案管理工作意識(shí)淡薄

在實(shí)際工作環(huán)節(jié)中，基層單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度以及對(duì)檔案記錄工作、管理工作的要求會(huì)直接影響工作人員的工作效率以及重視程度。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視以及氛圍的不健全，考核與檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容無(wú)關(guān)，同時(shí)，年底總結(jié)計(jì)劃中沒有涉及到檔案工作。進(jìn)而影響工作效率，出現(xiàn)相關(guān)記錄工作、管理工作短缺的現(xiàn)象。

（二）檔案員兼職過多，更換過于頻繁

基層單位檔案工作人員還“身負(fù)重?fù)?dān)”——兼職較多，工作內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致工作效果打折扣。頻繁更換檔案管理人員，新的工作人員培訓(xùn)較少，對(duì)崗位職責(zé)了解不多，造成了工作中的短缺現(xiàn)象。

（三）檔案員的個(gè)人素質(zhì)影響

個(gè)人工作能力、個(gè)人素質(zhì)會(huì)直接影響其在工作崗位上的表現(xiàn)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，基層單位的檔案工作人員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)化的引導(dǎo)，因此，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)不夠了解，難以秉承單位實(shí)際工作需求完成工作。再者，由于個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)化能力的欠缺，直接導(dǎo)致檔案記錄工作成效的短缺。

三、基層檔案工作提升成效的方法

（一）要規(guī)劃工作標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)際工作環(huán)節(jié)中，應(yīng)秉承制度提升成效的思想意識(shí)。即：要通過不同工作需求規(guī)范管理制度和管理方案，在總結(jié)及考核過程中，將檔案管理工作人員的表現(xiàn)納入其中。此外，檔案管理人員要明確要求，執(zhí)行“八防”任務(wù)。即：字跡要規(guī)范、管理模式要清晰、相關(guān)工作內(nèi)容要完整高效等。以完善的管理制度推動(dòng)“無(wú)形的戒尺”貫穿于工作始終，提升工作成效。

（二）要加大人員培訓(xùn)

工作人員的個(gè)人素質(zhì)會(huì)直接影響工作效率、工作成果的高低。因此，在基層單位進(jìn)行檔案工作的環(huán)節(jié)中，應(yīng)注意人員的合理有效培訓(xùn)。即：新參與工作的人員，也要通過有效的考核形式，以此獲取上崗資格。在崗位人員進(jìn)行調(diào)換的過程中，要及時(shí)做好交接工作。培訓(xùn)要以月、周為單位展開。即：在工作任務(wù)較輕時(shí)，要組織相關(guān)人員抓住任何時(shí)間完成培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升專業(yè)化技能。

（三）要健全溝通機(jī)制提升工作效率

良好的溝通是保證工作成效提升的前提。在檔案工作中各個(gè)關(guān)節(jié)上的工作人員之間也要保證良好的溝通。在問題發(fā)生時(shí)，各個(gè)環(huán)節(jié)要合作查找原因;在工作展望時(shí)要基于不同部門的能力考量，促進(jìn)檔案工作領(lǐng)域的發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量的提升。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作也應(yīng)跟隨時(shí)代的腳步，在問題分析的基礎(chǔ)上多角度的優(yōu)化工作策略。同時(shí)，在檔案記錄短缺，明確情況的前提下，要設(shè)計(jì)出合理的應(yīng)對(duì)對(duì)策和工作模式，讓錯(cuò)誤減少，進(jìn)而保障工作效率提升。上述形式也會(huì)促使相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，不斷在日常發(fā)展和工作環(huán)節(jié)中融入新鮮策略，提升自身的工作水平，能夠以此保障檔案工作的順利展開。相關(guān)人員把握住契機(jī)，增強(qiáng)工作實(shí)效性會(huì)有效增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]李卓妮.企業(yè)檔案部門職能定位優(yōu)化研究——基于航天科技檔案部門機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能發(fā)揮基本情況調(diào)查[J].浙江檔案，2021（02）：58-59.

[2]常大偉，吳敏.基層單位檔案制度執(zhí)行力建設(shè)的問題與對(duì)策——基于基層人民法院訴訟檔案管理實(shí)踐的分析[J].北京檔案，2020（05）：31-33.

[3]徐春艷.立足市情擔(dān)重任 主動(dòng)作為謀突破 奮力推進(jìn)檔案通聯(lián)發(fā)行工作再上新臺(tái)階[J].黑龍江檔案，2019（05）：41.

姓名：仇莉麗，女，漢，1979.11，江蘇武進(jìn)，辦公室副主任（檔案館員），本科，研究方向：檔案及檔案信息化管理 。