高校小額零星采購的信息化平臺研究

楊磊

[摘 要] 近年來，各高校在教學(xué)發(fā)展過程中對小額零星采購工作引起重視，主要是對傳統(tǒng)化物資采購及管理工作模式進(jìn)行改革，由統(tǒng)一化管理模式轉(zhuǎn)換成獨立化管理方式，只需要在自主采購限額方面做好規(guī)劃工作即可，在標(biāo)準(zhǔn)要求內(nèi)的物資采購工作均由教職工自行完成，全面提升高校物資采購及管理工作效率。除此之外，還受信息化技術(shù)影響，創(chuàng)新信息化采購及管理平臺，既能夠使高校小額零星采購工作在信息化平臺上規(guī)范化實施，又有利于學(xué)校對教職工人員綜合化管理，使整體工作質(zhì)量、效率、信息化技術(shù)水平等均有明顯提升，也充分突出信息化平臺對高校小額零星采購的積極影響。

[關(guān)鍵詞] 高校;小額零星采購;信息化平臺

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2021.23.134

受互聯(lián)網(wǎng)時代影響，信息化技術(shù)應(yīng)用范圍越來越大，能夠?qū)Ω黝I(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。其中就包括高校小額零星采購工作開展與實施，考慮到高校小額零星采購工作性質(zhì)，通過應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)建信息化平臺，只需結(jié)合高校小額零星采購實際情況及標(biāo)準(zhǔn)要求，建立配套采購系統(tǒng)，使高校小額零星采購簡單、便捷、高效率地完成。此外，還有助于高校對小額零星采購工作全程監(jiān)管，促進(jìn)高校小額零星采購信息化、智能化發(fā)展，增強(qiáng)高校教職工采購體驗感受，為高校創(chuàng)新發(fā)展提供有利條件。

1 高校小額零星采購方式分析

綜合分析目前大多數(shù)高校小額零星采購工作內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)各高校均在小額零星采購業(yè)務(wù)方面類似，但是在實際管理的過程中，還是會因為管理方式不同而存在一些差異。存在差異屬于正?，F(xiàn)象，因各高校教學(xué)目標(biāo)不同，關(guān)于小額零星采購工作開展理念、發(fā)展思路不同，只需要結(jié)合小額零星采購主體探究，能夠明確小額零星采購業(yè)務(wù)內(nèi)容及方式，從而確保高校小額零星采購效率。以高校小額零星采購主體內(nèi)容分析，可選擇的采購方式包括自行采購、二級單位采購、學(xué)校采購三種，為更好地理解與掌握各項采購方式標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容，文章進(jìn)行了以下探究。

1.1 自行采購方式

自行采購主要就是高校把小額零星采購工作進(jìn)行合理分配，由學(xué)校教職工人員共同參與，使每位教職工人員均具備采購條件。以此為基礎(chǔ)前提，部分高校還加大了自行采購提倡力度，實施依據(jù)就是采購物資指標(biāo)，能夠在采購前做好前期準(zhǔn)備工作，如物資采購清單、采購預(yù)算編制等，都能為后續(xù)自行采購工作奠定良好基礎(chǔ)。與此同時，還可幫助高校教職工人員獲取到重要信息依據(jù)，嚴(yán)格按照高校所制定的小額零星采購標(biāo)準(zhǔn)、工作流程規(guī)范性實施，教職工人員自覺做好備案登記工作，再開展采購活動，從而完善高校小額零星自行采購工作。

1.2 二級單位采購方式

選擇二級單位采購方式，是以高校采購人采購需求為實施前提，再分析采購清單，一邊核實采購清單物資內(nèi)容，一邊開展采購前的調(diào)研工作，目的就是以具體信息數(shù)據(jù)說明小額零星采購工作開展科學(xué)性，滿足高校小額零星采購要求后，再把相關(guān)資料及文件提交到二級單位中，由二級單位相關(guān)工作人員進(jìn)行全方面地審核，最后確定采購貨物品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、采購費用等。

1.3 學(xué)校采購方式

選擇學(xué)校采購方式，要對此方式內(nèi)容有一定了解，主要就是由學(xué)生采購管理部門中的相關(guān)采購人員擬定采購需求，可以是采購人把采購清單上傳到學(xué)校采購部門，也可以是二級單位把采購清單上傳到學(xué)校采購部門，無論是哪個部門或工作人員進(jìn)行采購清單上傳，最終執(zhí)行者都是學(xué)校采購部門，依然會有獨特的小額零星采購程序，便于高校合理選擇物資供應(yīng)商、物資貨品等。

無論是選擇自行采購方式、二級單位采購方式，還是學(xué)校采購方式，都需以采購工作流程對各項工作及人員合理制約，目的就是使高校小額零星采購工作高效率完成。除此之外，在小額零星采購工作完成后，還需擬定小額零星采購合同，并完成合同簽訂、建檔、財務(wù)報銷等工作? [1] 。借助先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建信息化平臺，與傳統(tǒng)化采購及管理方式相比較，信息化平臺完善工作流程，減少不必要的工作流程，還能對小額零星采購業(yè)務(wù)、進(jìn)度、規(guī)范性等進(jìn)行全程監(jiān)管，充分突出信息化平臺對高校小額零星采購的積極影響。

2 信息化平臺中小額零星采購系統(tǒng)構(gòu)建

2.1 業(yè)務(wù)模塊設(shè)計

因小額零星采購工作開展所涉及的部門較多，其中最主要的工作部門就是財務(wù)部，不僅要在小額零星采購工作完成后對采購經(jīng)費與采購物資進(jìn)行審核，還需對小額零星采購預(yù)算嚴(yán)控，避免因小額零星采購超支而影響高校物資采購工作質(zhì)量。那么還需在小額零星采購系統(tǒng)設(shè)計中注重業(yè)務(wù)模塊劃分，使小額零星采購各項業(yè)務(wù)工作都有獨立模塊，便于管理的同時還能減少不必要工作流程，小額零星采購工作各項業(yè)務(wù)都會直觀地顯示出來，便于高校財務(wù)部門對小額零星采購工作全程化、信息化管理。除此之外，在業(yè)務(wù)模塊劃分設(shè)計階段，也會對小額零星采購工作流程適當(dāng)完善，為后續(xù)工作做好充分準(zhǔn)備，避免影響后續(xù)工作進(jìn)度及效率。

例如：在小額零星采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)涉及環(huán)節(jié)中，重點考慮財務(wù)工作管理重要性，還需設(shè)置財務(wù)管理系統(tǒng)，由高校財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)，注重小額零星采購系統(tǒng)維護(hù)與管理，完善財務(wù)管理系統(tǒng)核算、凍結(jié)、解凍、報銷等業(yè)務(wù)，提升小額零星采購財務(wù)管理質(zhì)量? [2] 。

再如：對國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，主要核心工作就是在小額零星采購?fù)瓿珊?，依?jù)小額零星采購流程對采購清單、采購物資、采購費用等審核、驗收。通常情況下，會把國有資產(chǎn)直接規(guī)劃到國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，借助先進(jìn)入庫儀器設(shè)備，在物資入庫或信息數(shù)據(jù)審核階段順利完成財務(wù)報銷工作，提升整體工作效率。此外，還可在物資信息數(shù)據(jù)審核與錄入階段完成資產(chǎn)對接工作，把系統(tǒng)中重復(fù)信息數(shù)據(jù)合并或剔除，避免系統(tǒng)重復(fù)存入相同信息數(shù)據(jù)。

2.2 信息化平臺結(jié)構(gòu)設(shè)計

針對信息化平臺結(jié)構(gòu)設(shè)計，還需分析高校小額零星采購工作性質(zhì)及內(nèi)容，依然是以小額零星采購工作流程為約束依據(jù)，能夠使信息化平臺結(jié)構(gòu)設(shè)計得更科學(xué)和更合理。