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    市級自然資源和規(guī)劃部門檔案整合優(yōu)化研究

    2021-10-29 10:53:23唐一鈞何長英
    檔案與建設(shè) 2021年9期
    關(guān)鍵詞:檔案

    唐一鈞 何長英

    摘 要:新修訂《檔案法》施行背景下,自然資源和規(guī)劃部門檔案縱向“體系管理”是必然趨勢?;趯?33個(gè)市級自然資源和規(guī)劃部門官網(wǎng)及移動(dòng)新媒體的調(diào)研,梳理當(dāng)前該系統(tǒng)市級部門檔案機(jī)構(gòu)體制、資源和管理方面的基本現(xiàn)狀,闡述其管理整合的必要性,從點(diǎn)線面三個(gè)維度提出優(yōu)化策略。

    關(guān)鍵詞:自然資源和規(guī)劃;檔案;體系管理;整合優(yōu)化

    民政部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示,截至2020年12月,我國共有333個(gè)地級行政市(包括293個(gè)地級市、7個(gè)地區(qū)、30個(gè)自治州、3個(gè)盟),[1]這些地級市形成并管理著體量龐大、特色鮮明、利用率較高的自然資源和規(guī)劃檔案。市級自然資源和規(guī)劃部門檔案的整合優(yōu)化是該系統(tǒng)檔案縱向管理體制中承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié),具有現(xiàn)實(shí)研究意義。本文調(diào)研當(dāng)前市級自然資源和規(guī)劃部門檔案機(jī)構(gòu)體制、資源、管理現(xiàn)狀,據(jù)此提出整合優(yōu)化策略。

    一、市級自然資源和規(guī)劃部門檔案整合現(xiàn)狀

    1. 官網(wǎng)調(diào)研

    本研究調(diào)查333個(gè)市級自然資源和規(guī)劃局政府網(wǎng)站發(fā)布的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)、政策、宣傳報(bào)道等,調(diào)研時(shí)間為2021年4月6日至25日,通過分析,統(tǒng)計(jì)出當(dāng)前官網(wǎng)中提及的檔案機(jī)構(gòu)共計(jì)106個(gè)。其中部分機(jī)構(gòu)名稱僅在新聞動(dòng)態(tài)欄等提及,在機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門組成、年度報(bào)告等方面都未明確,此部分?jǐn)?shù)據(jù)暫不做分析。最終共有56個(gè)市的62個(gè)檔案機(jī)構(gòu)(個(gè)別市有多個(gè)檔案機(jī)構(gòu),如昆明市有市城市基本建設(shè)檔案館以及不動(dòng)產(chǎn)信息檔案管理中心)列入本文統(tǒng)計(jì)(如表1所示)。56個(gè)市中只有徐州、溫州、成都、武漢、昆明5個(gè)市在市自然資源和規(guī)劃局官網(wǎng)中有檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)頁入口,除溫州外其他4個(gè)市可通過官網(wǎng)提供在線檔案查詢服務(wù)。

    從檔案機(jī)構(gòu)性質(zhì)分析,屬于直屬單位的檔案機(jī)構(gòu)數(shù)為59個(gè),占比95%;內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)3個(gè),占比5%。從檔案機(jī)構(gòu)所在東、中、西三個(gè)區(qū)域分析,東部、中部、西部在機(jī)構(gòu)設(shè)置中明確檔案機(jī)構(gòu)性質(zhì)的城市數(shù)量分別為20個(gè)、23個(gè)、13個(gè),分別占比36%、41%、23%,可見西部地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置較東部和中部地區(qū)有一定的差距(如圖1所示)。

    從檔案機(jī)構(gòu)職能分析,主管自然資源、國土資源等各類檔案的綜合檔案機(jī)構(gòu)有39個(gè),其中自然資源類和國土資源類的分別為23個(gè)、16個(gè),分別占比37%、26%;主管城市基本建設(shè)、不動(dòng)產(chǎn)、城建規(guī)劃等某一類或兩類的單一檔案機(jī)構(gòu)23個(gè),其中城建規(guī)劃和不動(dòng)產(chǎn)類的分別為17個(gè)、6個(gè),分別占比27%、10%(如圖2所示)。

    2. 移動(dòng)新媒體調(diào)研

    CNNIC發(fā)布的《第47次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示,截至2020年12月,我國手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)9.96億,網(wǎng)民使用手機(jī)上網(wǎng)的比例達(dá)99.7%。[2]本研究以“國土資源+檔案”“不動(dòng)產(chǎn)+檔案”“自然資源+檔案”“規(guī)劃+檔案”等為關(guān)鍵詞,結(jié)合表1信息,在微信公眾號、微信小程序、新浪微博、抖音、喜馬拉雅等自媒體平臺(tái)對自然資源和規(guī)劃檔案專門性賬號進(jìn)行檢索,查找出市級自然資源和規(guī)劃部門檔案移動(dòng)新媒體服務(wù)賬號9個(gè)(如表2所示)。

    可以看出,與市級自然資源和規(guī)劃部門檔案高度相關(guān)的微信公眾號(包括服務(wù)號和訂閱號)有6個(gè),側(cè)重于服務(wù)交互的服務(wù)號4個(gè),側(cè)重于信息傳播的訂閱號兩個(gè),說明當(dāng)前市級自然資源和規(guī)劃部門檔案專門性公眾號政務(wù)服務(wù)優(yōu)于信息公開。6個(gè)專門性微信公眾號中,4個(gè)賬號名稱為單一的城市建設(shè)(城建)檔案館,兩個(gè)為綜合性檔案機(jī)構(gòu),分別是廈門市自然資源和不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬檔案中心和北海市國土資源檔案館。其中北海市有綜合和單一類微信公眾號各1個(gè)。微博賬號3個(gè),綜合類的1個(gè)為漯河市自然資源和規(guī)劃檔案館,單一類的兩個(gè)分別為信陽市規(guī)劃檔案和福州市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館。目前沒有微信小程序、抖音和喜馬拉雅等音視頻新媒體賬號。在統(tǒng)計(jì)的9個(gè)移動(dòng)新媒體賬號中,“廣州市城建檔案館”微信公眾號自2018年開通即沒有更新,信陽市和福州市微博賬號也早已停更??傮w上,這些數(shù)據(jù)說明市級自然資源和規(guī)劃部門對移動(dòng)新媒體的利用率很低,相關(guān)工作尚未得到足夠重視。

    二、調(diào)研分析

    1. 體制問題

    (1)檔案機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一

    一是機(jī)構(gòu)名稱不一,大多遵循“市+職能+機(jī)構(gòu)稱謂”的命名方式。調(diào)研發(fā)現(xiàn)共有“檔案館”“檔案管理中心”“檔案館/檔案管理處”“檔案信息管理中心”等13類,其中“檔案館”43個(gè),為主要機(jī)構(gòu)名稱,北海和廣州市兼有“檔案館”和“檔案管理處”兩種機(jī)構(gòu)。二是機(jī)構(gòu)性質(zhì)和檔案類型不一,有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和直屬單位,又有綜合類和單一類檔案管理的區(qū)別。綜合類有“國土資源檔案館”“自然資源和規(guī)劃檔案館”“自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)中心”等;單一類有“不動(dòng)產(chǎn)檔案館”“城鄉(xiāng)建設(shè)(城建)檔案館”“城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案館”等。因此規(guī)范檔案機(jī)構(gòu)名稱,整合機(jī)構(gòu)職能,是優(yōu)化市級自然資源和規(guī)劃部門檔案工作的前提。

    (2)層級不對等

    我國暫未形成“國家—省—市”自然資源和規(guī)劃檔案管理體系。自然資源部接管了原國土資源部、原國家海洋局、原國家測繪地理信息局的文書和專業(yè)檔案,[3]沒有成立專門的綜合檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。調(diào)研各省份自然資源和規(guī)劃部門官網(wǎng)機(jī)構(gòu)設(shè)置,發(fā)現(xiàn)省級自然資源和規(guī)劃部門組建專門綜合檔案館的僅河北、廣東、廣西、四川、江西、山東和新疆,更多地方是交由地質(zhì)資料館、測繪資料檔案館等下屬事業(yè)單位進(jìn)行管理。市級自然資源和規(guī)劃部門成立綜合檔案機(jī)構(gòu)的只有39個(gè)。這種條塊分割現(xiàn)狀,事實(shí)上形成了該系統(tǒng)下級檔案機(jī)構(gòu)缺少直接上級指導(dǎo)部門的情況。

    2. 資源問題

    (1)館庫緊缺

    市級自然資源和規(guī)劃部門在機(jī)構(gòu)改革中接收了房屋登記、林權(quán)登記、規(guī)劃、城建等歷史檔案。不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后新增檔案數(shù)量劇增,各地市館庫緊缺已經(jīng)是普遍現(xiàn)象,目前大多借用原單位庫房臨時(shí)保管和利用,仍然不能滿足增量檔案的館庫需求。如湖南省湘潭市自然資源和規(guī)劃檔案館,歷史房屋登記檔案借用市住建局庫房,歷史規(guī)劃審批檔案借用市登記管理局庫房,但新增不動(dòng)產(chǎn)登記檔案將在兩年后進(jìn)入無法入庫的局面。根據(jù)2017年《機(jī)關(guān)團(tuán)體建設(shè)樓堂館所管理?xiàng)l例》[4],各市政府對自然資源和規(guī)劃部門建設(shè)檔案技術(shù)用房比較慎重,在本次調(diào)研的333個(gè)市級官網(wǎng)中只查找到3個(gè)專門的市級自然資源檔案館建設(shè)項(xiàng)目:江蘇省南京市不動(dòng)產(chǎn)檔案館建設(shè)項(xiàng)目從2018年7月經(jīng)市發(fā)改委批復(fù)立項(xiàng)至2019年12月完成,投資15086.4萬元;[5]2020年四川省成都市規(guī)劃和自然資源檔案館項(xiàng)目立項(xiàng),建設(shè)凈用地面積約10006平方米,投資額43000萬元;[6]呼倫貝爾市自然資源局檔案館建設(shè)項(xiàng)目2021年5月立項(xiàng),土地供應(yīng)面積4289平方米。[7]面對檔案實(shí)體資源的分散管理現(xiàn)狀,需要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和優(yōu)化。

    (2)區(qū)域不平等

    經(jīng)調(diào)研,市級自然資源和規(guī)劃部門檔案整合中部發(fā)展最佳,東部次之,西部最弱,地區(qū)差異顯著,呈中、東部向西部依次遞減的趨勢,這與各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)政投入息息相關(guān)。同一個(gè)區(qū)域不同城市之間投入差距也很大。以東部地區(qū)為例,浙江省杭州市規(guī)劃和自然資源檔案館2020年在編人員39人、編外人員141人,全年投入項(xiàng)目費(fèi)用1300多萬[8],開通了政務(wù)網(wǎng)、“浙里辦”、查檔機(jī)、24小時(shí)自助機(jī)等“七端一碼”云查詢服務(wù),構(gòu)建了“零見面、零次跑、零資料”的便民服務(wù)模式,極大程度滿足了群眾辦證與查檔等各類需求。而福建省福州市國土資源檔案館事業(yè)編制8名,2021年度全年預(yù)算撥款114.6萬元,用于人員待遇、事務(wù)運(yùn)行等,沒有績效項(xiàng)目支出。[9]

    3. 管理問題

    (1)監(jiān)督指導(dǎo)不完善

    由于缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)和規(guī)劃,各市自然資源職能部門在檔案收集、編目、立卷等方面存在差異,管理自成體系,在檔案移交過程中存在檔案內(nèi)容重復(fù)或遺漏等問題,在信息化建設(shè)上存在重復(fù)投入、效率不高等弊端,給檔案資源整合帶來較大挑戰(zhàn)。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系未建立。經(jīng)政府官網(wǎng)調(diào)研,發(fā)現(xiàn)自然資源部組建后,尚未專門出臺(tái)該系統(tǒng)的檔案職能相關(guān)政策指導(dǎo)意見、部門規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等,僅是在各類公文中列出了檔案工作相關(guān)條款,內(nèi)容也相對寬泛。

    (2)宣傳服務(wù)不到位

    市級自然資源和規(guī)劃部門大力推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化,但成果并未有效轉(zhuǎn)化為自然資源和規(guī)劃檔案利用成效。首先,公眾通過互聯(lián)網(wǎng)自主查詢檔案渠道不暢通。調(diào)查結(jié)果表明,333個(gè)市級自然資源部門檔案機(jī)構(gòu)在政府網(wǎng)站有鏈接的只有5個(gè),可見當(dāng)前自然資源和規(guī)劃檔案服務(wù)仍以實(shí)地服務(wù)為主。其次,檔案新媒體服務(wù)體系尚待發(fā)展和完善,新媒體平臺(tái)賬號開通數(shù)量較少,新媒體利用率較低,建設(shè)和提升空間較大。

    三、策略研究

    市級自然資源和規(guī)劃部門普遍存在檔案體制不健全、機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、條塊分割管理等問題,需要從點(diǎn)線面全盤優(yōu)化整合,實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)一盤棋。

    1. 縱向推動(dòng)檔案管理體系建設(shè)

    (1)由分布式向集約式發(fā)展

    以新修訂《檔案法》具有明確法律條文規(guī)定為契機(jī),自然資源部應(yīng)建立起從上至下的檔案管理體系,堅(jiān)持“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”原則,明確系統(tǒng)內(nèi)檔案歸口負(fù)責(zé)的黨政領(lǐng)導(dǎo)、主管機(jī)構(gòu),尤其是對測繪地理、國土規(guī)劃、城市建設(shè)、確權(quán)登記等重要業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一規(guī)范管理;理清層級脈絡(luò),指導(dǎo)各層級自然資源部門組建專門綜合檔案館,統(tǒng)一機(jī)構(gòu)命名與職能設(shè)定,推動(dòng)形成檔案集約化管理模式,構(gòu)建自然資源和規(guī)劃檔案管理組織體系。

    (2)制定專業(yè)性檔案標(biāo)準(zhǔn)

    自然資源部應(yīng)加快與國家檔案局合作,修訂并出臺(tái)自然資源和規(guī)劃檔案管理辦法及相關(guān)政策指導(dǎo)意見,將檔案工作納入自然資源標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作計(jì)劃,推動(dòng)完善自然資源檔案數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、檔案元數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)以及檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等,規(guī)范檔案分類方案、歸檔范圍、管理流程和保管條件等,制定評價(jià)指標(biāo)體系及評分標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)該系統(tǒng)檔案資源整合的科學(xué)專業(yè)指導(dǎo)和有效監(jiān)督。

    2. 橫向促進(jìn)區(qū)域協(xié)調(diào)與社會(huì)化合作

    (1)區(qū)域資源交流共享

    一方面,市級自然資源和規(guī)劃部門之間可建立檔案工作交流會(huì)、檔案業(yè)務(wù)論壇等業(yè)務(wù)交流機(jī)制,推廣各市檔案整合好的做法和經(jīng)驗(yàn),制定檔案管理工作“幫扶”計(jì)劃或檔案業(yè)務(wù)合作戰(zhàn)略框架,開展跨區(qū)域、點(diǎn)對點(diǎn)的自然資源和規(guī)劃檔案管理工作指導(dǎo),從而提升西部地區(qū)檔案管理發(fā)展水平。另一方面,加強(qiáng)各機(jī)構(gòu)自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)互通,積極運(yùn)用“云技術(shù)”構(gòu)建統(tǒng)一的自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái),共建自然資源和規(guī)劃專業(yè)檔案目錄中心,繼續(xù)做好不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記信息平臺(tái)建設(shè),以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨層級、跨區(qū)域館藏檔案數(shù)據(jù)共享,避免基礎(chǔ)設(shè)施重復(fù)建設(shè)。

    (2)館際和社會(huì)化合作

    一是可采取檔案館共建模式,解決市級自然資源和規(guī)劃部門新建項(xiàng)目審核難、財(cái)政壓力大、檔案館藏空間不足等問題。如2020年廣東省韶關(guān)市國家綜合檔案館與市自然資源局綜合檔案館啟動(dòng)了共建檔案庫房大樓項(xiàng)目一期施工招標(biāo),[10]以實(shí)現(xiàn)檔案資源統(tǒng)一管理與集中利用。同時(shí)啟動(dòng)“全省檔案異地異質(zhì)聯(lián)合備份平臺(tái)首期工程項(xiàng)目”,[11]解決全省各類檔案異地備份單獨(dú)建設(shè)成本過高的問題。2021年杭州市啟動(dòng)“城市檔案中心項(xiàng)目”,[12]全市綜合檔案和城市規(guī)劃、國土資源等專業(yè)檔案均可統(tǒng)籌建設(shè)、資源共享,預(yù)算資金6500萬元。二是尋求社會(huì)化檔案寄存服務(wù)。2020年6月1日實(shí)施的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》規(guī)定:“承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過程?!盵13]據(jù)此市級自然資源和規(guī)劃部門可借助社會(huì)力量解決檔案增長與館庫不足的矛盾。

    3. 點(diǎn)式提升檔案機(jī)構(gòu)核心競爭力

    (1)電子檔案一體化集成管理

    新修訂《檔案法》規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用”,明確了電子檔案的法律效應(yīng)以及檔案屬性。在此背景下,市級自然資源和規(guī)劃部門應(yīng)當(dāng)向檔案減量化管理過渡,雙套制歸檔方式應(yīng)逐漸向單套制歸檔方式發(fā)展,優(yōu)化館藏檔案資源內(nèi)容,提高檔案資源整合效率。如2019年浙江省義烏市啟動(dòng)了不動(dòng)產(chǎn)登記“綜合創(chuàng)新”改革試點(diǎn)工作,通過對不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級改造,實(shí)現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)登記電子文件自動(dòng)形成和自動(dòng)歸檔。[14]

    (2)新媒體平臺(tái)推廣

    市級自然資源和規(guī)劃部門已開通的新媒體賬號,存在命名不規(guī)范、頭像設(shè)置不規(guī)范、發(fā)文主題與檔案相關(guān)性不高、認(rèn)證率低、傳播指數(shù)不高、融合性不強(qiáng)等問題,不利于推廣檔案機(jī)構(gòu)的形象,也不利于公眾發(fā)現(xiàn)和獲取檔案新媒體服務(wù)渠道。應(yīng)積極運(yùn)用語義網(wǎng)、新媒體技術(shù)等對該系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度整合聯(lián)動(dòng),宣傳檔案工作成績,豐富檔案服務(wù)內(nèi)容,提升檔案整合質(zhì)量。除了微博、微信等新媒體服務(wù)平臺(tái),也可拓寬釘釘、支付寶等平臺(tái)軟件的應(yīng)用。如杭州市規(guī)劃和自然資源檔案館在支付寶平臺(tái)為公眾提供了個(gè)人名下不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢服務(wù),在釘釘為公檢法系統(tǒng)提供核查不動(dòng)產(chǎn)信息服務(wù),在浙江省政務(wù)APP“浙里辦”上線了不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢功能。

    4. 全面助推行業(yè)良性發(fā)展

    (1)加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究

    當(dāng)前市級自然資源和規(guī)劃部門檔案機(jī)構(gòu)工作重心在檔案數(shù)字化建設(shè)和維持龐大體量的檔案收管用等日常事務(wù)上,對該系統(tǒng)專業(yè)檔案的科學(xué)研究還處于起步階段,僅有個(gè)別副省級市的機(jī)構(gòu)有科研這一職能,如成都市國土資源檔案館有一項(xiàng)職責(zé)“承擔(dān)國土檔案資源綜合利用的開發(fā)和科研工作”。向中央和地方各級科技主管部門申報(bào)科研課題也較少。這是自然資源和規(guī)劃專業(yè)檔案工作今后的一個(gè)發(fā)展方向。

    (2)培養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍

    自然資源和規(guī)劃部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)該系統(tǒng)的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),積極引入檔案專業(yè)復(fù)合型技術(shù)人才,培養(yǎng)該系統(tǒng)高素質(zhì)管理和科研人才,推行科學(xué)有效的專業(yè)檔案繼續(xù)教育模式,建立該系統(tǒng)檔案專業(yè)人才智庫,在全國和地方檔案專家?guī)熘性黾幼匀毁Y源和規(guī)劃檔案方面的專家比重,強(qiáng)化該系統(tǒng)自身檔案治理的能力,促進(jìn)檔案行業(yè)良性長遠(yuǎn)發(fā)展。

    *本文系2020年度湖南省檔案局科研課題“市級自然資源和規(guī)劃檔案整合優(yōu)化研究”(項(xiàng)目編號:2020-XD-13)研究成果之一。

    注釋與參考文獻(xiàn):

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