虞富榮 陳葉明
(中國大唐集團湖南大唐先一科技有限公司 湖南 長沙 410004)
財務共享模式在我國大型企業(yè)集團中已成為主要的財務管控模式,越來越多的企業(yè)集團紛紛建立起財務共享中心,對其所屬單位進行集中化財務處理,并對財務共享模式推動本企業(yè)的財務轉型和組織變革寄予厚望。總體來說,財務共享模式在加強企業(yè)集團整體財務風險管控、提升財務工作效率等方面發(fā)揮著重要作用,但是與財務共享模式的預期效果還存在不小的差距。在推行財務共享模式后,眾多業(yè)務單位的各類型業(yè)務單據源源不斷地流轉至財務共享中心,財務審核人員在面對不同單位的業(yè)務單據時需要逐筆審核,檢查會計科目是否正確、附件張數是否正確、差旅補助是否正確、住宿是否超標等,無誤后才能導入ERP系統(tǒng)中生成會計憑證。在實際中,由于地區(qū)經濟發(fā)展水平差異、各單位所處業(yè)務板塊不同等特殊財務管理需求,差旅費制度、業(yè)務招待費制度等尚未進行集中統(tǒng)一規(guī)定且部分單位個性化較為突出。在人工智能技術被引入前,技術開發(fā)人員根據需求分析通過代碼實現流程,但是在具體實務中,企業(yè)集團對差旅費、業(yè)務招待費等條款規(guī)定得相當細致且財務規(guī)則變動較為頻繁,技術開發(fā)人員不僅面臨著代碼維護成本的成倍增加,而且效果不佳,因此,大部分財務共享中心特別是相關財務制度不統(tǒng)一的企業(yè)集團,尚未將差旅費、業(yè)務招待費管理標準植入系統(tǒng)中進行自動化控制,而是采用人工的方式對單據進行審核。
在這樣的情況下,采用人工審核單據與對管理的精細化要求矛盾越來越突出,如對經辦人報銷在特定時間段和特殊地區(qū)住宿標準上浮的管理、對在凌晨某一時點乘坐交通工具的補貼計算標準、超標準乘坐交通工具等,采用人工審核方式不僅審核工作量大,而且不同業(yè)務單位的具體政策不一致,審核錯誤時有發(fā)生,費用報銷管理作為財務共享中心主要的工作內容,如何利用先進的智能化工具改進費用報銷中的標準管理和控制、進一步提升管控的效果和水平就顯得尤為重要。隨著RPA、深度學習、規(guī)則引擎等新技術的快速發(fā)展,為財務共享模式的數字化和智能化轉型升級奠定了技術基礎。本文從財務共享中心費用報銷管理控制現狀出發(fā),探討利用規(guī)則引擎財務機器人進行財務共享智能化升級改造的實際運用效果。
(一)飛機票艙位等級審核難。由于不同航空公司電子行程單中的座位等級代碼代表著不同的艙位等級,且各航空公司間尚未統(tǒng)一標準,共享中心財務審核人員在實際審核經辦人的報銷單據時,很難及時有效地發(fā)現經辦人實際乘坐頭等艙按照經濟艙標準進行報銷等行為。
(二)交通工具超標監(jiān)管難。由于各業(yè)務單位差旅費制度的差異性,共享中心財務審核人員對員工報銷提交上來的報銷單據中的交通工具標準存在審核難。一是由于不同的職務等級對應的交通工具標準各不相同,存在審核難;二是對人員結構不甚了解,如哪些人員屬于領導人員?哪些人員屬于中層干部?哪些人員屬于高級職稱視同中層干部?再加上人員職務常常處于動態(tài)變化中,也對財務審核造成了影響。
(三)差旅住宿標準審核難。住宿標準一般根據人員不同的職務、不同的城市級別以及淡旺季的時間段來確定,不同業(yè)務單位的標準不完全一致。共享中心財務審核人員在審核差旅費時特別是出差時間跨越淡季和旺季的,差旅住宿標準需要考慮人員職務、出差地點的城市級別、時間、淡旺季拆分、上浮比例等多項因素,經常出現人為計算錯誤而無法準確審核的情況。某公司差旅住宿標準如表1所示。
表1 員工職級住宿標準 單位:元
對于住宿價格季節(jié)性變化明顯的城市,住宿費限額標準在旺季入住時可上浮20%。摘錄部分不同城市的旺季標準如下:河北省張家口市、秦皇島市、承德市分別在每年的7—9月、7—8月、7—9月進行住宿標準的上?。缓邶埥∧档そ?、伊春市、大興安嶺地區(qū)、黑河市等地區(qū)在6—8月進行住宿標準的上浮。
(四)差旅補助計算審核難。對差旅補助的計算,不同業(yè)務單位設置的差異性也很大,除根據不同職務等級確定外,普通出差或統(tǒng)一參加培訓、學習等不同出差目的、是否派車、派車天數、市內交通費、項目地租房等多種因素都會影響差旅補助的計算,經常會出現經辦人由于不了解具體制度造成差旅補助計算錯誤而被退單或未被有效審核的情況。
(五)特殊性事項復核難。各業(yè)務單位在設計制度時,在設計普遍性制度條款的基礎上,還考慮到某些特殊事項而專門設計了制度條款,如對員工在晚上8點后乘坐高鐵且連續(xù)超過4個小時的補助多計半天、對艱苦地區(qū)如西藏區(qū)內出差的補助標準提高15%、對參加系統(tǒng)內統(tǒng)一培訓而安排住宿的關聯單位住宿費實報實銷等。共享中心財務審核人員對特殊事項的審核(如某一地點是否屬于西藏地區(qū))不能及時進行確定,常常會造成對補助計算標準的審核錯誤。
自德勤等四大會計師事務所相繼推出財務機器人后,財務機器人迅速被理論界和實務界所重視,且市場規(guī)模迅速增加。財務機器人主要采用機器人流程自動化(Robotics Process Automation,RPA)模擬人的雙手進行標準化的、重復性的日常事項處理,可以結合財務管理的具體應用場景覆蓋稅務管理、賬單管理、預算管理等多個方面,以外掛自動化軟件的形式基于明確的規(guī)則模擬人的操作在各系統(tǒng)之間進行業(yè)務處理。智能財務的實現基礎,不僅包括基于明確規(guī)則的流程處理自動化機器人,更包含了以多項人工智能技術如圖像識別、語音識別、規(guī)則引擎、自然語音處理、深度學習等關鍵技術為基礎的機器自我學習、自我認知能力。規(guī)則引擎在財務領域的運用是進行共享智能化升級的重要工具,本文對此進行探討。
(一)規(guī)則引擎的定義。規(guī)則引擎是一種嵌入在應用程序中的組件,可以將業(yè)務規(guī)則從業(yè)務代碼中剝離出來,使用預先定義好的語義規(guī)范來實現這些剝離出來的業(yè)務規(guī)則,并通過接受輸入的數據,進行業(yè)務規(guī)則的評估,并做出業(yè)務決策。
(二)規(guī)則引擎的技術特點。
1.滿足業(yè)務規(guī)則設置的個性化。規(guī)則引擎將復雜的業(yè)務邏輯從業(yè)務代碼中剝離出來,可以顯著降低業(yè)務邏輯的實現難度,同時,剝離的業(yè)務規(guī)則使用規(guī)則引擎實現,可以使多變的業(yè)務規(guī)則變得可維護,配合規(guī)則引擎提供的良好的業(yè)務規(guī)則設計器,不用編碼就可以快速實現復雜的業(yè)務規(guī)則。
2.降低規(guī)則配置可視化設置人員的專業(yè)性。規(guī)則引擎對業(yè)務規(guī)則進行設置時,不僅適用于編碼人員,即使是完全不懂編程的業(yè)務人員,也可以輕松上手使用規(guī)則引擎來定義復雜的業(yè)務規(guī)則。
3.提升規(guī)則管理與維護的便利性。業(yè)務系統(tǒng)運行過程中難免會發(fā)生業(yè)務規(guī)則變化的情形,有了規(guī)則引擎,業(yè)務規(guī)則部分采用的是規(guī)則引擎實現,在系統(tǒng)正常運行的情況下就可以利用規(guī)則引擎對業(yè)務規(guī)則進行快速修改,從而實現業(yè)務規(guī)則的隨需應變。
(三)規(guī)則引擎的應用領域。規(guī)則引擎可以運用于包含財務、稅務、物資管理、人力資源管理、燃料管理等財務及業(yè)務領域,無論規(guī)則引擎應用于何種領域,其技術本質是一樣的,基于規(guī)則引擎的技術特點,規(guī)則引擎可以運用于以下場景:
1.票據要素識別與校驗。規(guī)則引擎依托OCR技術,對特定票據上的相關票據元素進行識別,提取有用的票據字段并輸出能夠進行結構化處理的數據至規(guī)則引擎平臺,規(guī)則引擎平臺對輸入的票據字段進行審查與解析并輸出該票據字段的標準結果,將標準結果再推送至前端業(yè)務系統(tǒng)來檢查票據要素信息與業(yè)務系統(tǒng)填單信息的一致性。
2.單據數據審查與分析。根據管理需要對某些數據進行符合性審查的,如對業(yè)務招待費在周末或節(jié)假日報銷進行預警,通過對年度法定節(jié)假日或周末假日進行維護,對報銷單據上的開票時間進行審核,對節(jié)假日報銷單據進行預警提醒。
3.規(guī)則監(jiān)控與輸出。規(guī)則引擎模擬人類判斷,對單據中不同入參信息基于明確的規(guī)則進行解析,包含標準結果計算、超標信息提醒、工作流分配等。如對不同職級人員差旅住宿標準的計算、差旅補助標準的計算及交通工具超標結果提醒。
(一)系統(tǒng)技術選擇評估。由于不同業(yè)務及財務規(guī)則的多樣性和復雜性,需要規(guī)則能夠從業(yè)務中進行分離解耦,通過對市場規(guī)則引擎主要產品進行分析,本文以某公司URULE規(guī)則平臺產品為例,該產品通用性較好,其規(guī)則的設置工作既可以由軟件工程師來完成,也可以由不懂計算機語言編程的業(yè)務人員來配置完成,能夠實現對復雜業(yè)務規(guī)則的可視化設置。系統(tǒng)業(yè)務框架如圖1所示。
圖1 系統(tǒng)業(yè)務架構
(二)規(guī)則元素的設置。為有效對制度進行規(guī)則設置,需要結合制度的需要先進行庫文件的采集和設置。庫文件主要可以將用于在業(yè)務系統(tǒng)中使用的實體對象、枚舉值、常量等引擎到規(guī)則引擎中備用,根據不同的用途主要分為變量庫、常量庫和參數庫。
1.變量庫構建。在業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)過程中,可以用到大量包含Getter和Setter方法的簡單Java對象,稱之為POJO,變量庫就是用來映射這些POJO對象,從而實現在具體的規(guī)則文件中使用,完成規(guī)則與業(yè)務數據的交互。如根據某公司的差旅費制度,在進行變量庫設置時,變量名稱依次設置為入參信息、行程信息、交通明細、住宿明細等,然后對常量名稱根據不同字段數據類型的需要進行細化,如入參信息可分為組織、單據類型、工號、報賬人、職級、員工類型等。
2.常量庫構建。在業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)過程中,常常會用到一個枚舉數據,如用戶的性別、學歷等。在URule Pro當中,通過定義常量庫文件,可以將系統(tǒng)中使用的這些枚舉數據映射到規(guī)則中使用,以避免規(guī)則定義過程中枚舉數據手工輸入存在錯誤的可能性。如根據對制度的分析,在設置組織、職級、員工類型、出差目的等常量名稱時,可以根據需要對常量名稱進行細化,如將員工類型細化為正式員工、勞務派遣、借調人員等。
3.參數庫構建。在規(guī)則的條件判斷與計算過程中,難免會用到一些臨時的變量來存儲值,這些臨時變量的數量和類型都可能是不固定的,對于這種類型的臨時變量,URule Pro以參數的形式提供,通過參數庫就可以定義這些在規(guī)則中要使用到的臨時變量??梢栽谶M行業(yè)務規(guī)則設置時,根據具體的需要設置住宿標準、伙食補助標準、交通補助標準等臨時變量。
(三)業(yè)務規(guī)則組設置。由于日常企業(yè)制度設計的復雜性,單個業(yè)務規(guī)則進行單次執(zhí)行無法保證實際業(yè)務處理的完整性,在實際業(yè)務規(guī)則組設置過程中,可采用決策表和決策集等來進行業(yè)務規(guī)則的設置,如張家口市一年當中的某些月份住宿標準需要上浮20%,但是在實際執(zhí)行過程中,經辦人在某一段時間出差,如9月(淡季)和10月(旺季),需要將該段時間的淡旺季天數進行拆分,分別計算出旺季與淡季的具體天數。另外,屬于張家口市管轄范圍內的區(qū)域如張北縣等地區(qū),出差標準需要按張家口市的標準來執(zhí)行。在進行規(guī)則表設計時,可以利用先前構建的變量庫、常量庫、參數庫中的元素進行業(yè)務規(guī)則設置,如圖2所示。
圖2 規(guī)則可視化設置
為滿足業(yè)務處理的實際需要,系統(tǒng)在進行規(guī)則流程塊處理時分別設置了順序塊、分支塊、循環(huán)塊的決策集,這三個不同類型的決策集分別支持具體業(yè)務的順序、分支、循環(huán)執(zhí)行邏輯,在具體設置業(yè)務規(guī)則時,根據業(yè)務規(guī)則的特點設置順序或循環(huán)執(zhí)行規(guī)則集,將業(yè)務規(guī)則封裝在業(yè)務流程中,業(yè)務流程通過這3種流程塊結合起來,共同配合完成某一項完整的業(yè)務功能。根據不同的出差目的來計算出差補助的規(guī)則集設置如圖3所示。如對伙食交通補助的計算,可以根據差旅費管理辦法中交通伙食補助的相關規(guī)定,設置可視化規(guī)則。
圖3 規(guī)則集設置
(四)入參及出參關系映射。業(yè)務規(guī)則在規(guī)則引擎平臺設置完成后,采用JSON格式對入參和出參進行格式約定,建立入參與出參格式進行數據交互統(tǒng)一的標準,在財務共享系統(tǒng)中填寫差旅費等單據進行報銷時,在單據中填寫完成相關信息后,財務共享系統(tǒng)將按照統(tǒng)一標準的入參格式推送給規(guī)則引擎機器人。
規(guī)則引擎機器人在接收到約定的入參格式的數據后,對單據中的實際數據進行檢驗,并根據單據中傳送過來的特定字段如人員職級、出差時間等信息計算與該單據相關的各項標準,將標準和實際進行比較,并以出參結果的形式反饋給財務共享服務系統(tǒng)。規(guī)則引擎機器人接收到出參信息后,計算單據的超標、補助等信息,并根據不同單位的管理要求對單據的下一步操作權限進行控制。
(一)差旅住宿標準的計算。在員工進行單據報銷時,根據報銷單上經辦人填寫的相關信息,如根據經辦人報銷時的職務等級、出差時間、出差地點等信息,規(guī)則引擎會自動對出差時間進行淡旺季(如存在)拆分,并結合不同員工職務等級及出差地點自動計算出不同城市的出差標準。
(二)差旅補助標準的計算。經辦人填寫完差旅費報銷業(yè)務后,根據出差的時間、出差目的、職務等級、派車天數等信息,自動計算交通補助和伙食補助,對涉及到由于出差目的不同差旅補助不同的情況,以及派車天數需要扣除出差補助的,規(guī)則引擎將自動進行調整。
(三)對單據信息的自動審核。經辦人在報銷差旅費后,在掃描飛機行程單等票據后,規(guī)則引擎機器人將自動啟動OCR技術對行程單中的航班編碼、艙位等級代碼等信息自動進行提取并推送給規(guī)則引擎機器人進行審核,規(guī)則引擎機器人將不同航空公司行程單艙位代碼進行標準化翻譯后輸出結果,輔助艙位等級的審核。
(四)預警信息提醒。規(guī)則引擎機器人在對單據進行審核后,可以根據不同單位的要求對單據超標進行預警,分別預警超標的事項及金額,并就單據進行后續(xù)的進一步處理并進行彈性或剛性的控制,便于審核人員及時對單據的特殊事項進行處理。
本文通過在財務共享項目實施中收集的各用戶需求信息,并結合具體的差旅費制度進行充分的研究,針對規(guī)則引擎機器人自動化快速審核差旅費制度尚未統(tǒng)一的財務共享中心各業(yè)務單位差旅費報銷問題,通過規(guī)則引擎對制度規(guī)則的可視化配置,能夠方便業(yè)務人員基于制度的管理要求對規(guī)則進行快速的、自定義的配置和管理,一是顯著降低了規(guī)則配置的難度,減少了規(guī)則配置的錯誤,二是規(guī)則的控制和發(fā)布,有效地支持了制度的在線管控,降低了財務審核人員的管理難度,提高了整體的工作效能。同時,為后續(xù)進行自動填單機器人、審單機器人的探索提供了實踐經驗,為企業(yè)進行智能財務的探索構建了良好的基礎。