淺談如何加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案收集與整理工作的思考

張超

摘要：眾多鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關中，都會有許多的基礎性工作，檔案的收集與整理就是其中之一，同時也是重要的一環(huán)。就當下來看，檔案收集整理工作做得好與否，已經逐步成為了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位的一項考核點。因此，答案的收集與管理工作成為了鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位的一大工作重心，影響著其他工作的進行;此項工作能夠合理有序的開展，能夠為其他工作的開展奠定基礎，起到促進的作用。就以上原因而言，本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案的收集與整理工作展開分析，思考怎樣加強檔案管理工作。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關;檔案收集;檔案整理;工作思考

一、目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理存在的問題。

二、由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位地處較為偏遠的鄉(xiāng)村，大多數(shù)環(huán)境簡陋，人員嚴重不足，所以檔案管理工作長期存在著很多的問題。

客觀上，首先，因為人員較為緊缺，一人分管多項工作，導致無法成立專門的檔案管理機構，也沒有專業(yè)的管理人員，往往是由其他崗位的人員輪流收集整理。其次，由于環(huán)境簡陋，檔案室就相當于是雜物間，資料凌亂，擺放不規(guī)范，久而久之資料就容易遺漏或損壞。人員分工不明確也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理的一個問題，責任落實不到位，責任不明確，導致檔案收集不完整，檔案整理不規(guī)范。

主觀上，機關人員沒有在思想意識上認識到這項工作的重要性，大多數(shù)人對于檔案管理工作都具有刻板印象，覺得太過于繁雜，容易流于形式，管理工作難以落到實處。

二、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案收集與整理工作的策略。

1.加強思想意識，引起重視。

要想加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案的收集與整理，首先就要從思想意識這一方面去切入。不管是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關領導班子，還是機關其他基層人員，都要深刻認識到檔案收集與整理的重要性，要改變以往的態(tài)度而有所覺悟。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關可以聘請專業(yè)人員到場指導交流，開展專題知識講座，普及常規(guī)檔案管理知識。機關領導更是要做好帶頭作業(yè)，擺正態(tài)度，真正意識到檔案收集整理工作必須要有效地開展。只有學習相關的知識，形成管理知識的內化之后，才能為檔案管理工作的開展奠定扎實的基礎。這樣一來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關領導才能將這項工作納入長期的規(guī)劃之中，機關其余人員才能聽從指揮，投入到此項工作當中。

2.細化工作內容，明確分工。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關領導要發(fā)揮大家的才能，制定出長期的、科學的、具有實踐意義的檔案管理工作規(guī)劃。俗話說：術業(yè)有專攻，機關單位在能力范圍之內最好是成立專門的檔案收集整理部門。待到人員確立之后，就要進一步的細化檔案管理工作，要做到一崗一則，將工作內容落實到具體的崗位上或者是人身上，使管理人員清楚自己的工作內容和職責，明確工作制度，這樣有益于檔案管理工作效率的提高。

3.靈活收集方法，多管齊下。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案收集和整理工作看似較為簡單，實則比較繁瑣，涉及的內容也各種各樣，其中不乏有許多種類型的工作內容。因為資料收集和整理工作的復雜性，所以就需要管理人員要獨辟蹊徑，要靈活運用多樣的收集與整理的方法。例如：收集資料的形式可以多種多樣，不必拘于一種，可以根據(jù)不同的情況而靈活地決定。檔案的整理也可以定期進行，資料的歸檔也可以適時地記錄下來。管理人員之間也要注意有效的配合?？傊瑱n案收集與整體方法要在實踐中不斷地去摸索創(chuàng)新，找到合適的方式方法，這樣不僅能夠節(jié)約檔案收集與整理的時間，同時也節(jié)省了人力;還能夠提高工作效率。

4.運用現(xiàn)代化技術，緊跟時代發(fā)展。

隨著科學技術的發(fā)展，資料的收集與保存已經逐漸脫離了只能實物保存的局限。傳統(tǒng)的資料保存方式無非就是紙質資料歸檔，長此以往檔案資料的數(shù)量就會非常之大，保管就成為了一個很大的問題，而且非常占空間。這時候如果運用現(xiàn)代化信息技術，這一難題就會迎刃而解，也能極大地提高檔案收集與整理工作的效率。將檔案資料做成電子檔，信息保存會更加的安全和長久;同時，有些紙質資料就可以定期進行清理，騰出更多的空間。而且計算機技術的分類功能也能大大節(jié)省檔案整理的時間。

5.提高管理人員業(yè)務能力，加強培訓。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位中，組建一支高素質的檔案管理團隊是非常重要的。對外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位可以做好檔案管理人才的引進，定期招聘具有專業(yè)知識的高素質人員進入單位，執(zhí)行檔案管理工作，給檔案管理團隊注入新的血液。對內，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位可以定期組織相關的培訓，對檔案管理團隊進行科學的、有針對性的培訓，使檔案管理人員不斷地完善和增加自身專業(yè)知識，提高個人業(yè)務能力。這對檔案管理工作具有較為重要的意義。

結語：總而言之，檔案的收集與整理影響著鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位很多方面的工作，它起著牽一發(fā)而動全身的作用，是其他工作順利開展的前提條件。因此這項工作必須要做好、做細。要明確這項工作的原則，豐富自身的經驗，提高自身的專業(yè)知識，不斷地學習。在實踐中累積經驗，在實踐中獲得方法，積極參加培訓學習，從而更好地落實檔案收集與整理工作。

參考文獻：

[1]健全管理體制改進服務方式促進新農村建設中檔案工作科學發(fā)展一蘇州市鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作調研報告[].檔案與建設2009，（8）51-54+58.

[2]王艷，沈麗偉.做好高校后勤機關檔案的收集與整理工作，為后勤的發(fā)展提供可靠依據(jù)[n高校后勤研究，2009，（5）65+70.