高校畢業(yè)生檔案管理工作實(shí)踐與探究

賀小芹

摘 要：高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，同時(shí)也是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)表現(xiàn)以及社會實(shí)踐的真實(shí)性記錄，反映了學(xué)生在大學(xué)期間的綜合素質(zhì)以及學(xué)生的家庭、社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，擁有著很高的利用價(jià)值，同時(shí)也是學(xué)生步入工作崗位之后，建立完善人事檔案的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段高校畢業(yè)生檔案管理工作還面臨著不少突出問題，管理職能比較弱化，造成了很多有價(jià)值的檔案信息資源流失，無法真實(shí)反映畢業(yè)生在學(xué)校期間的實(shí)際學(xué)習(xí)情況和勞動成果。在全新歷史時(shí)期，就需要我們不斷加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的有效創(chuàng)新和發(fā)展，提升管理質(zhì)量和管理效率，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生;檔案管理;存在問題;工作措施

人事檔案是我國人事管理工作的重要組成，同時(shí)也是我國管理制度的特色，在人事檔案當(dāng)中詳細(xì)記錄了一個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷等各方面的原始信息，與其就業(yè)發(fā)展、工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系密切相聯(lián)系，具有很高的利用價(jià)值和法律效率，是記錄一個(gè)人人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生的檔案記錄了一個(gè)學(xué)生從上學(xué)時(shí)期到高校畢業(yè)的整個(gè)過程的學(xué)習(xí)情況，獲得獎(jiǎng)勵(lì)的情況，是學(xué)生各種學(xué)習(xí)生活和社會實(shí)踐的原始記錄，展現(xiàn)了該名學(xué)生在整個(gè)求學(xué)過程中的實(shí)際過程和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，更是用人單位組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)和重要憑證，有著不可忽視的重要作用。

一、高校畢業(yè)生檔案管理的價(jià)值分析

高校畢業(yè)生的檔案管理工作從本質(zhì)上講是一種對文件文本的管理，是一種對文本信息的高效管理，通過對檔案管理模式作出有效調(diào)整和創(chuàng)新，有利于提高高校畢業(yè)生的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)階段高等教育不斷向前發(fā)展，在高校畢業(yè)生的檔案當(dāng)中往往包含了多種檔案信息，以文本、圖片、聲像等形式出現(xiàn)，這就對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了全新的要求。檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)，對此就需要對畢業(yè)生的檔案管理工作作出有效創(chuàng)新和調(diào)整。過去在進(jìn)行檔案分類管理過程中，需要對畢業(yè)生的檔案信息和檔案作出一個(gè)個(gè)的劃分和查看，在這一背景下，高校畢業(yè)生的檔案管理工作需要對實(shí)體的檔案文件進(jìn)行有效傳送，工作量較大，工作效率低下。通過對高校檔案管理工作作出有效調(diào)整，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展，可以利用各種傳播媒介，實(shí)現(xiàn)對電子文獻(xiàn)檔案的有效傳輸，并且能夠更加高效地更新或者儲存檔案信息，實(shí)現(xiàn)多方的信息共享，打破了檔案傳輸和檔案管理的時(shí)間和空間限制。因此就需要我們深入分析傳統(tǒng)檔案管理工作所存在的諸多弊端，要充分認(rèn)識到高校檔案管理工作的價(jià)值，并對檔案管理方式作出有效調(diào)整和創(chuàng)新，確保檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的職能作用。

二、高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性分析

1.畢業(yè)生檔案關(guān)系學(xué)生的一切利益

高校畢業(yè)生的檔案又被稱為學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案，他是學(xué)生今后就業(yè)或者技術(shù)學(xué)習(xí)的重要原始記錄。在畢業(yè)生的檔案當(dāng)中記錄了從小學(xué)到大學(xué)領(lǐng)域的一切學(xué)習(xí)情況和表現(xiàn)，同時(shí)還在檔案當(dāng)中詳細(xì)記錄了該學(xué)生的思想政治、道德品質(zhì)、紀(jì)律學(xué)業(yè)的表現(xiàn)情況。學(xué)生畢業(yè)之后會根據(jù)學(xué)生的實(shí)際需求轉(zhuǎn)移到工作單位的人事部門或者戶口所在地的人才市場，從而成為學(xué)生步入社會之后的人事檔案。用人單位在人才招聘和人才錄用過程中，可以根據(jù)畢業(yè)生所提供的各項(xiàng)檔案以及重大事件的處置情況、獲得的榮譽(yù)來衡量其在該工作崗位的能力，衡量其是否能夠勝任該工作崗位，決定了人才的任用和選留。尤其是想要在事業(yè)單位或者政府機(jī)構(gòu)工作的學(xué)生，畢業(yè)生的檔案管理工作尤為重要，因?yàn)闄n案當(dāng)中的重大事件以及榮譽(yù)處罰等各項(xiàng)記錄在今后的職稱申報(bào)、晉升、退休都會發(fā)揮重要作用，如果沒有這些檔案，將會直接影響到學(xué)生的切身利益。

2.高校畢業(yè)生檔案管理工作關(guān)系著高校的社會聲譽(yù)

高校畢業(yè)生檔案管理工作的好壞，在一定程度上體現(xiàn)了高校檔案管理水平和整體的管理素質(zhì)，一方面要求高校的檔案管理部門能夠綜合運(yùn)用科學(xué)的管理方法和管理手段，對學(xué)生的日常行為進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核和登記，另一方面還要求高效配置完善的、專業(yè)較強(qiáng)的高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍。用人單位在人才招聘過程中，可以根據(jù)高校所提供的檔案進(jìn)一步衡量該學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量的好壞以及整體的辦學(xué)水平，從而對該學(xué)校的外在形象有一個(gè)準(zhǔn)確的定位，然后再依據(jù)自身的實(shí)際需求招聘相應(yīng)的工作人才。因此檔案管理工作的好壞將會直接影響到本校畢業(yè)生的就業(yè)。作為高校的檔案管理部門，應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的好壞能夠從多個(gè)角度、多個(gè)維度反映高校檔案管理機(jī)構(gòu)、制度、人才隊(duì)伍、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的水平和能力。向用人單位提供一個(gè)井然有序的畢業(yè)生檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)對學(xué)生的科學(xué)化服務(wù)和人性服務(wù)，體現(xiàn)學(xué)校以人為本的辦學(xué)理念，從而更好地、提升高校的社會形象，提高用人單位對高校人才培養(yǎng)的滿意率。

3.用人單位獲得相應(yīng)的信息

高校畢業(yè)生的檔案當(dāng)中，詳細(xì)記錄該名學(xué)生在整個(gè)學(xué)習(xí)過程中的實(shí)際信息情況，具有較高的權(quán)威性和法律特性。在實(shí)際就業(yè)過程中，尤其是某些事業(yè)單位或者行政單位在人才招聘過程中，往往會對畢業(yè)生進(jìn)行政治審查，并且政治審查的標(biāo)準(zhǔn)十分嚴(yán)格。畢業(yè)生正式錄用之前，通過對其畢業(yè)檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的調(diào)閱分析，能夠充分了解該名學(xué)生在不同階段的個(gè)人學(xué)習(xí)情況、實(shí)踐情況、工作能力情況和實(shí)際表現(xiàn)情況。因此，只有確保畢業(yè)生的檔案信息內(nèi)容詳實(shí)準(zhǔn)確，能夠反映該名學(xué)生在整個(gè)學(xué)習(xí)階段的實(shí)際情況，才能夠確保用人單位全面詳細(xì)的了解該名畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作能力，并根據(jù)用人單位的實(shí)際情況來調(diào)查或者政審該名學(xué)生是否符合本單位的用人需求，是否能夠錄用。所以高校畢業(yè)生的檔案質(zhì)量是用人單位在錄用畢業(yè)生時(shí)的重要考量條件。

三、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作面臨的幾點(diǎn)問題

1.高校檔案數(shù)據(jù)庫更新不及時(shí)

現(xiàn)代高校辦學(xué)過程中，畢業(yè)生的檔案管理工作主要是通過相應(yīng)的軟件對檔案信息進(jìn)行有效的更新和調(diào)整。而整個(gè)軟件系統(tǒng)在日常運(yùn)行過程中需要進(jìn)行定期的維護(hù)，也需要定期進(jìn)行有效的更新，如果不能夠及時(shí)進(jìn)行更新和修補(bǔ)，很容易造成數(shù)據(jù)庫框架缺乏系統(tǒng)性和安全性，整個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的整體性不強(qiáng)?，F(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)不斷向前發(fā)展，一大批先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)得以有效推廣應(yīng)用，檔案資源的種類和格式越來越多樣化。在一個(gè)學(xué)生的檔案當(dāng)中，既包含了文字，又包含了視頻、圖片等多種形式的信息。如果不能夠?qū)n案管理信息系統(tǒng)作出有效的調(diào)整，更好應(yīng)對多樣化格式的需求，就會造成畢業(yè)生的檔案信息不全面，信息更新不到位，檔案當(dāng)中的多種信息不能反映畢業(yè)生的實(shí)際情況，也不能夠?qū)崿F(xiàn)各種檔案信息資源的高效收集和高效處置。