醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA應(yīng)用

王旭

摘 要：分析PDCA應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中的價值與意義。將本院2020年1月至6月未實(shí)施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為常規(guī)組，將2020年7月至12月實(shí)施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為觀察組，比較兩組人事檔案的管理質(zhì)量，包括歸檔率、歸檔資料完整率。分析得出觀察組人事檔案的歸檔率（98%）、歸檔資料完整率（91.83%）明顯高于常規(guī)組人事檔案的管歸檔率（86%）、歸檔資料完整率（82.14%），P<0.05。因此PDCA管理是能夠提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，可以考慮積極推廣。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;管理;PDCA

人事檔案在人事管理活動中有著極為重要的作用，是能夠?qū)β毠さ牡虏徘闆r以及成長經(jīng)歷進(jìn)行有效記錄與反映。醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容形式有很多，包括考核表、職稱評審聘任表、登記表等，會將每一位醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)水平、工作經(jīng)歷、科研水平、獎懲情況等進(jìn)行真實(shí)的記錄與反映，屬于醫(yī)護(hù)人員個人成長的一種“印證”，所以確保醫(yī)院人事檔案材料的完整性與真實(shí)性，是醫(yī)院進(jìn)行專業(yè)人才管理工作的基礎(chǔ)，并且還能夠最大程度地開發(fā)醫(yī)院人力資源。不過就目前而言，醫(yī)院人事檔案管理存在不健全情況，不僅缺少專業(yè)的管理人員，同時檔案室缺乏完善的設(shè)備條件，從而導(dǎo)致檔案資料歸檔不及時、檔案材料分類不標(biāo)準(zhǔn)、信息記載前后不一致的情況，進(jìn)而會影響檔案材料信息的準(zhǔn)確性。而PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用是能夠?qū)n案管理質(zhì)量與效率極大地提升，通過每一次循環(huán)來階梯式上升檔案管理的完整性與真實(shí)性。本文的研究對象為醫(yī)院職工，共200份，均為我院2020年1月至2020年12月期間病案，以此來研究分析PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院人事檔案管理中的作用與效果。

一、資料與方法

1.基礎(chǔ)資料

將本院2020年1月至6月未實(shí)施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為常規(guī)組，將2020年7月至12月實(shí)施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為觀察組，包括在編人員、合同制人員、退休返聘人員等，醫(yī)院人事檔案來源比較無差異，P>0.05。

2.實(shí)施方法

（1）計(jì)劃階段（Plan）

組織相關(guān)工作人員進(jìn)行討論，最終將導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)問題分為16個方面，即醫(yī)院人員情況復(fù)雜、醫(yī)院職工對人事檔案的具體流程與要求不清楚、醫(yī)院職工缺乏足夠的培訓(xùn)工作、醫(yī)院職工日常工作繁忙，缺乏足夠的關(guān)注、檔案管理缺乏較高的信息化管理、歷史遺留問題導(dǎo)致人事檔案資料不全、人事檔案管理系統(tǒng)缺乏專業(yè)性、硬件條件偏低，缺少與之對應(yīng)的硬件設(shè)施，包括電腦與檔案室等、缺少專業(yè)水平較高的專職檔案管理人員、檔案管理人員缺少積極性、不完善的檔案管理規(guī)章制度、高層領(lǐng)導(dǎo)對其缺乏足夠的認(rèn)識、獎懲措施不到位、醫(yī)院對其缺乏足夠的重視。在明確問題后，需要對要因進(jìn)行確認(rèn)，將主因與次因進(jìn)行區(qū)分，同時對其原因進(jìn)行討論與分析，經(jīng)過討論與分析，明確導(dǎo)致檔案管理混亂的主要原因是因?yàn)獒t(yī)院對其缺乏足夠的重視。之后再擬定計(jì)劃與措施，為了使醫(yī)院人事檔案管理更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院可以在年度工作計(jì)劃中納入檔案管理，經(jīng)同部署、同推進(jìn)、同考核，對各項(xiàng)工作步驟進(jìn)行明確，同時將需要的人員與物質(zhì)計(jì)劃詳細(xì)呈列。在工作計(jì)劃方面，需要制定比較完整的醫(yī)院人事檔案工作計(jì)劃，將工作目標(biāo)、工作任務(wù)以及工作步驟進(jìn)行明確，同時對相關(guān)工作人員的崗位職責(zé)、工作流程以及規(guī)章制度進(jìn)行明確;在人員計(jì)劃方面，需要對專職人員的培訓(xùn)力度進(jìn)行加強(qiáng)，同時配備與之相應(yīng)的協(xié)助人員以及檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員;根據(jù)工作的需求與需要，配備對應(yīng)的設(shè)備，提報財務(wù)預(yù)算，并配齊除濕器、復(fù)印件、電腦、滅菌器、打印機(jī)等設(shè)施，同時申請醫(yī)院人事檔案管理的專用庫房，在庫房中配備醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)。

（2）執(zhí)行階段（Do）

由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行監(jiān)督，確保計(jì)劃能夠高效的執(zhí)行，實(shí)施集中統(tǒng)一的管理模式，不斷增強(qiáng)管理人員的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，促使檔案管理人員能夠積極主動地參加檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。檔案管理人員還需要對人事檔案方面的新規(guī)定進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)，使其能夠及時有效地掌握新時期的人事檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)。在對人事檔案資料進(jìn)行收集時，需要對其內(nèi)容以及范圍進(jìn)行明確，確保所收集的檔案資料與新規(guī)定相符，并將無關(guān)材料的收集減少。醫(yī)院建立專門的檔案室，由3名專職工作人員對其負(fù)責(zé)，同時由相關(guān)人員協(xié)助完成，醫(yī)院分開管理編制內(nèi)以及編制外的人事檔案，在醫(yī)院檔案室中集中存放編制內(nèi)的職工資料，而編制外的人員，則由市人才服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一保管。而且醫(yī)院還需要配備專門的人事檔案管理系統(tǒng)，從而落實(shí)信息化檔案管理。在以往實(shí)踐過程中，由于許多檔案都是屬于一次性入檔，通常都不會根據(jù)實(shí)際情況來對其完善與修改，容易產(chǎn)生檔案資料不完整的情況。所以醫(yī)院需要對檔案進(jìn)行集中性梳理，對相關(guān)材料進(jìn)行不斷完善與健全，針對工作人員檔案中所缺少的材料，需要將其一一列出，然后用紙質(zhì)形式來對個人進(jìn)行通知，同時要求個人在限期內(nèi)對其進(jìn)行整改，從而形成動態(tài)的補(bǔ)充機(jī)制。

（3）檢查階段（Check）

對執(zhí)行階段的效果進(jìn)行檢查、驗(yàn)證與評估，同時對執(zhí)行階段的具體落實(shí)情況進(jìn)行記錄，并將執(zhí)行階段所產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時統(tǒng)計(jì)與匯總。如果執(zhí)行階段的效果達(dá)到了計(jì)劃目標(biāo)，則對前期的工作展開實(shí)時總結(jié)，然后將好的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣。如果執(zhí)行階段的效果未必能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)，則需要對目標(biāo)進(jìn)行多方面分析，以此來了解計(jì)劃目標(biāo)的設(shè)定是否不切合實(shí)際或者有偏高情況。醫(yī)院需要全面的檢查和評估信息化建設(shè)水平、規(guī)章制度的制定、人員的培訓(xùn)以及檔案室的硬件配備等情況，然后逐一對其進(jìn)行審核，對落實(shí)情況進(jìn)行有效監(jiān)督。記錄并匯總檢查情況，然后將匯總數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為書面材料，在績效考核中納入檢查與評估結(jié)果，進(jìn)而最大程度調(diào)動檔案專職人員的工作積極性與熱情。除此之外，醫(yī)院還需要定期的召開協(xié)調(diào)會，將各個科室之間的溝通與交流進(jìn)行加強(qiáng)，然后詢問相關(guān)科室對醫(yī)院人事檔案管理下一步的建設(shè)意見。