管理資源維度的檔案職業(yè)與專業(yè)人才需求分析：崗位細分初探

摘? 要：檔案與檔案工作對于不同類型管理資源都具有獨特作用和功能，基于全資源維度分析檔案專業(yè)人才能力，并提出檔案規(guī)劃師、檔案監(jiān)理師、檔案評估師和檔案構建師等新的職業(yè)細分與崗位設計，旨在引發(fā)對檔案從業(yè)人員能力和職責的再探索。

關鍵詞：檔案職業(yè);檔案人才;管理資源;信息資源;檔案專業(yè)

Abstract： Archives and archival jobs have special functions for different resources in management. Based on a full- dimension resource view， this paper analyzes the talents and skills of archivist， and proposes new segmentation and designation to archival occupation， such as Archival Planners， Archival Supervisors， Archival Assessors and Archival Constructors， which leads to a re-exploration of the capabilities and responsibilities for archival practitioners.

Keywords： Archival occupation; Archival talents and skills; Management resources;Information resources; Archives major

檔案與檔案工作對于社會管理的資源具有多重功能，本世紀以來的相關研究呈螺旋式上升趨勢。通過文獻調查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)僅探討其保障服務能力或構建創(chuàng)新能力，[1] 而事實上基于全資源維度去考察，能發(fā)現(xiàn)檔案工作在服務社會管理活動及其資源管理中具有實時效用和預測功能，也能引發(fā)專業(yè)能力反思并促進檔案職業(yè)細分和崗位創(chuàng)新。

1 檔案與檔案工作的資源功能

通俗而言，資源是指生產或生活可資利用的自然物質、資料等統(tǒng)稱，是創(chuàng)造人類社會財富的源泉，被譽為“資財之源”，馬克思認為包括自然資源和勞動力資源。[2]對于管理活動而言，一方面管理需要利用各類資源;另一方面為強調管理的重要性，認為“管理”也是一種更高層次的資源，如將原材料、能源、動力等定位為第一級資源，技術等為第二級資源，管理則為第三級資源。[3]本文研究的“管理資源”，主要考察管理活動所需資源的視角，并將其作顯性管理資源、隱性管理資源和半顯性管理資源之分，前者有人財物等，中者以權力、規(guī)則等為外延，后者以信息資源為典型，[4]無論對于何種類型的管理資源，檔案和檔案工作均具有不可或缺的資源功能。

1.1 信息資源的組織服務功能。信息是重要的管理資源，這是由信息本身的價值性及其社會屬性決定的，[5]管理活動需要借助信息方式和技術進行計劃、組織、指揮、溝通、協(xié)調，從而不斷運用并生成信息這種半顯性管理資源。隨著社會分工的細化和管理活動的復雜化，信息資源管理成為管理活動的重要方式和內容，以確保信息資源的有效組織和利用。檔案工作因其管理對象的獨特個性、基本管理理論與管理方法上的自成體系，決定其具有其他信息資源管理活動無法替代的功能與作用。[6]

1.2 顯性資源的維護保障功能。人財物等顯性管理資源，是一種可直接感知或物化的存在。在現(xiàn)代管理活動中，一方面顯性管理資源需要借助檔案及檔案工作進行事前的預測和規(guī)劃、事中的查考和交接、事后的總結和憑證，另一方面，因為管理的需要，特定的顯性管理資源本身就能成為檔案工作的直接對象，如實物檔案等。檔案和檔案工作雖然作用于這種資源的方式不如信息資源那么直接、實時，但卻是必要和有效的，能保證管理活動的高效率和跨時空，并有助于實現(xiàn)管理活動的自適應調整和可回溯考證。這也是現(xiàn)代管理能成為一門獨立的知能和科學的重要前提。

1.3 隱性資源的挖掘構建功能。權力和“明規(guī)則”的來源和合法性需要檔案予以佐證，如選舉和表決結果的檔案是權力賦予和規(guī)則確認的依據(jù);“潛規(guī)則”和人脈雖看似沒有直接形成的檔案記錄，但卻事實存在并對很多管理活動發(fā)揮著間接甚至是關鍵作用，同時這些隱性資源也越來越借助檔案和檔案工作予以“顯性化”，如人民網(wǎng)教育頻道的中國“高校校友影響力排名”[7]、艾瑞深校友會網(wǎng)的“中國大學校友捐贈排行榜”“中國大學最慷慨校友排行榜”[8]等。

2 全資源維度的檔案專業(yè)人才能力分析

檔案和檔案工作事實上貫穿于現(xiàn)代管理的各個環(huán)節(jié)，能作用于各類型社會管理資源，因而檔案從業(yè)人員資源相關的能力，可以有多方面的分析和考量。

2.1 信息資源的規(guī)劃重構能力。檔案工作形式上是對載體的管理，其根本是信息資源管理。[9]但傳統(tǒng)的檔案人才培養(yǎng)極少從業(yè)務管理和機構管理整體出發(fā)，進行檔案信息資源規(guī)劃和重構的能力，很難滿足國家檔案局13號令關于監(jiān)督指導文件材料“形成、積累”和“三同步”（與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展）等基本要求。

據(jù)對深圳地區(qū)112家基層檔案部門和檔案服務企業(yè)的調查顯示，具備檔案信息資源的規(guī)劃重構能力的人才緊缺，能熟練掌握機構檔案分類方案編制方法、勝任整體資源規(guī)劃的人才不到5%。而在檔案管理信息化，電子檔案管理迫在眉睫的今天，能統(tǒng)籌業(yè)務（辦公）與檔案管理系統(tǒng)需求分析并與信息技術人員進行有效溝通的人才更為稀缺。

2.2 顯性資源的全程保障能力。實現(xiàn)對顯性管理資源全程保障，在基礎層面就是做好同類管理活動資源調配檔案信息的收集、鑒定、組織工作;進階層面是如何借助信息技術實現(xiàn)顯性資源信息的即時歸集或歸檔，這方面的能力有信息自動捕獲、智能歸檔相關的技術技能 [10];高階層面是如何主動提供專題推送服務，這方面有需求分析、選材匯編等能力。

2.3 隱性資源的維護挖掘能力。檔案人員維護和挖掘隱性資源的能力，首先在于認知此類管理資源的內涵并把握檔案工作對其作用和價值，才能自覺做好諸如重視權力授予（來源）信息的收集、規(guī)則形成過程信息的歸檔等;其次在于主動地對隱性資源進行關鍵信息抽取、邏輯關聯(lián)分析、資源價值分級等相關技巧技能;最后，就是對有效的隱性管理資源進行持續(xù)跟蹤記錄、實時更新數(shù)據(jù)、適度公開激勵等。

3 資源維度的檔案職業(yè)細分與崗位設計

3.1 對資源體系的規(guī)劃設計——檔案規(guī)劃師。檔案規(guī)劃師的崗位職責是：基于機構管理、業(yè)務的現(xiàn)狀及發(fā)展，對檔案信息資源構成進行總體規(guī)劃（修訂或重構），如編制包括歸檔范圍和保管期限表在內的機構檔案分類方案等;對機構檔案資源的形成、收集等環(huán)節(jié)進行流程規(guī)劃或渠道優(yōu)化等;對檔案資源進行風險控制和應急預案等。

調研發(fā)現(xiàn)市場上真正能勝任體系化檔案資源規(guī)劃設計的人才十分稀缺，可以將此類需求作為高水平院校檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)目標，不應該將專業(yè)核心課程定位于掌握基本檔案整理的方法和技能。這類人才一般通過技能培養(yǎng)或崗位培訓就能解決。

3.2 對資源歸集整理的監(jiān)控——檔案監(jiān)理師。目前檔案干部或專職檔案人員依規(guī)享有指導和監(jiān)督本單位各部門（或下屬單位）檔案工作的權責，但事實上，大多數(shù)單位檔案員兼職較多、人員流動性較大（深圳地區(qū)79%的單位檔案員兼職2個以上，約52%的檔案員轉崗時間低于5年），檔案整理相關業(yè)務都購買服務或外包，很難發(fā)現(xiàn)檔案資源建設中存在的問題，無法進行及時有效的管控。因而，委托第三方監(jiān)理有相當?shù)氖袌觥?/p>

檔案監(jiān)理師的職責在于，對檔案信息資源的形成過程、收集范圍和整理質量進行實時監(jiān)控，直接對委托方的檔案信息資源的完整度、整理質量和資金效益等負責。這要求執(zhí)業(yè)者不僅懂得檔案形成、整理加工的技術知識和質量標準，還要能進行時間管理、成本核算和控制等。

3.3 對資源價值水平的測評——檔案評估師。檔案評估師的職責在于，對檔案資源規(guī)劃的科學性、價值判斷的準確性、加工和監(jiān)理水平等方面進行評價，對機構管理資源的信息保障能力的估量、測算。要求執(zhí)業(yè)者不僅熟悉檔案專業(yè)基本技能和檔案管理相關標準，還要對機構社會職責、單位業(yè)務活動有較強的歸納和把控能力。

3.4 對潛在資源的開發(fā)利用——檔案構建師。隱性管理資源（如人脈等）往往并不直接、直觀地呈現(xiàn)，或為內部文件或為隱含信息，如何對信息進行多維度、自選式構建以方便潛在資源的開發(fā)利用，是現(xiàn)有通用的檔案信息組織方式所不具備的。檔案構建師在于靈活組織數(shù)據(jù)，為復雜紛繁的數(shù)據(jù)創(chuàng)建明晰有序的邏輯，并通過創(chuàng)建信息結構或地圖，為用戶找到知識獲取路徑。如“天眼查”系統(tǒng)通過“查老板”，不僅可以獲取到某老板的所有公司、實際控制權、曾經(jīng)任職、商業(yè)角色、合作伙伴等信息，更能通過股權穿透圖、老板關系圖等進行可視化的信息呈現(xiàn)。

檔案構建師的職責在于，調研并平衡信息組織和信息用戶兩方面的需求，指導信息外表特征表述、信息源內容特征揭示、信息重組和信息存儲，確定信息供給的內容和深度，建立用戶友好型導航、指南和檢索工具等。

綜上所述，基于管理資源維度創(chuàng)新檔案專業(yè)崗位，無論是檔案規(guī)劃師、監(jiān)理員、評估師或構建師，雖然與傳統(tǒng)檔案人員工作難免存在交叉重疊之處，但比較優(yōu)勢還是明顯的——這些崗位職責更為精準、專業(yè)技能更為細分、社會化程度更高，不僅僅是符合市場的需求實際，更重要的是有助于擺脫檔案工作簡單、檔案崗位低端的錯誤標簽，能有效吸引人才貢獻于檔案事業(yè)發(fā)展。目前深圳地區(qū)有近10家檔案專業(yè)服務企業(yè)已經(jīng)開始提供檔案規(guī)劃、檔案評估或檔案監(jiān)理專門服務，收到比較理想的效果，受到許多機構客戶的歡迎和重視。

*本文是教育部人文社會科學規(guī)劃基金項目“雙核能力：檔案學專業(yè)人才培養(yǎng)與評價研究”（18YJC870012）和深圳市教育科學“十三五”規(guī)劃課題重點項目“大數(shù)據(jù)時代面向管理資源的檔案職業(yè)教育研究”（zdfz16009）階段性成果。

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（作者單位：深圳信息職業(yè)技術學院，深圳市檔案學會 來稿日期：2021-12-20）

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（作者單位：廣西民族大學管理學院 來稿日期：2021-03-15）

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（作者單位：中國現(xiàn)代文學館 來稿日期：2021-04-12）

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（作者單位：華南理工大學檔案館? 來稿日期：2020-12-20）