電子信息時代會計檔案管理的相關(guān)問題

◆摘? 要：在時代不斷發(fā)展的背景下，會計檔案管理的手段和理念也應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展而發(fā)生變革，要引進(jìn)最新的管理理念和最先進(jìn)的管理手段，在當(dāng)前電子信息時代，會計檔案管理工作也要充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，全面提升會計檔案管理的效率和質(zhì)量。

◆關(guān)鍵詞：電子信息時代;會計檔案;檔案管理

會計檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣、系統(tǒng)的工作，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的背景下，會計檔案管理的工作量不斷增加，對會計檔案管理人員提出了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代對會計檔案管理的效率和質(zhì)量都提出了更高的要求，作為會計檔案管理人員一定要順應(yīng)時代，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)和手段來實(shí)現(xiàn)會計檔案的電子化管理和信息化管理，提高會計檔案管理的信息化水平。

一、電子信息時代會計檔案管理存在的問題

在電子信息時代，會計檔案管理工作的內(nèi)容在不斷增加，當(dāng)前我國處于信息爆炸時代，每時每刻都會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)和信息。會計檔案的數(shù)量也在不斷增加，使得檔案管理的工作量增加，要求檔案管理人員要采用更加先進(jìn)的管理手段和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對會計檔案的高效管理。但是從現(xiàn)實(shí)的情況來看，會計檔案管理過程中的信息化程度還比較低，相關(guān)的管理人員沒有深度利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和手段來實(shí)現(xiàn)對會計檔案的現(xiàn)代化管理和信息化管理，沒有充分利用信息技術(shù)來搜集、整理和存儲會計檔案資源。電子信息時代對會計檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和手段。但是從目前的情況來看，部分檔案管理人員沒有時刻提升自己，缺乏必要的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，沒有熟悉掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，信息素養(yǎng)參差不齊，這也會嚴(yán)重阻礙會計檔案的信息化進(jìn)程。信息化時代檔案管理人員要對電子檔案做好管理，但是就目前而言電子檔案管理缺位的情況比較常見，影響了整體的會計檔案管理水平。

二、電子信息時代會計檔案管理的有效策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，革新會計檔案管理模式

在電子信息時代，檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變觀念，順應(yīng)時代的發(fā)展來樹立信息化的管理理念，深刻認(rèn)識到會計檔案信息化管理的重要性和必要性，并不斷提升自己，學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)，并將其靈活應(yīng)用到會計檔案管理中。傳統(tǒng)的會計檔案管理要搜集紙質(zhì)的資料，一般是采用人才收集、整理和管理資料的方式來開展管理工作，整體的管理效率低下，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需求。在這樣的情況下，會計檔案管理人員要認(rèn)識到檔案管理信息化的優(yōu)勢和價值，充分利用計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)來搜集、管理會計檔案，并實(shí)現(xiàn)對檔案資料的分析、處理和加工等，以此來優(yōu)化檔案管理的過程，同時還能夠減少人工誤差，提升管理的效率和質(zhì)量。

（二）提高對會計檔案管理的重視程度

以往人們對會計檔案管理不夠重視，認(rèn)為會計檔案管理是一件無關(guān)緊要的工作，在實(shí)際的會計檔案管理過程中會采用比較敷衍的態(tài)度和隨意的管理方式，導(dǎo)致會計檔案資料的采集不夠完整、分類和歸納不夠科學(xué)等。在電子信息時代，檔案管理人員一定要深刻認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視會計檔案管理，在采集相關(guān)的會計檔案資料時，要確保財務(wù)賬目的清晰性、準(zhǔn)確性，從行業(yè)的特點(diǎn)出發(fā)來建立完善的會計檔案保管制度，增加會計檔案管理的投入，包括人力、資金和資源方面，要購買先進(jìn)、充足的信息化管理硬件設(shè)施和軟件，并加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，邀請專家來培訓(xùn)檔案管理人員的信息化水平，不斷提升管理人員的信息化素養(yǎng)，確保他們熟練掌握信息技術(shù)的運(yùn)用。

（三）構(gòu)建會計檔案管理信息化系統(tǒng)

信息化管理是信息化時代會計檔案管理的一種必然的趨勢，所以一定要構(gòu)建會計檔案管理信息化系統(tǒng)。相關(guān)的企業(yè)和部門要結(jié)合自身發(fā)展的情況來建立會計檔案的信息化管理系統(tǒng)，并不斷改進(jìn)和調(diào)整，開發(fā)出最優(yōu)的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對會計檔案資源的電子化管理。在實(shí)際的會計檔案過程中，要共同管理好紙質(zhì)檔案和電子化檔案，嚴(yán)格規(guī)范電子檔案的管理，建立完善的安全管理體系和制度。在開發(fā)信息化管理系統(tǒng)時一定要結(jié)合企業(yè)和單位的自身情況，切忌生搬硬套，要立足現(xiàn)實(shí)情況來開發(fā)符合企業(yè)需求的軟件。在構(gòu)建會計檔案管理信息化系統(tǒng)時，還要同時建立內(nèi)控制度，通過科學(xué)的內(nèi)控制度來確保會計檔案信息化管理的順利開展。

（四）優(yōu)化會計檔案管理的信息安全級別

信息化管理雖然有非常明顯的優(yōu)勢，但是在信息化管理的過程中也使得檔案信息的安全性問題更加突出，要全面提升會計檔案信息化管理的安全性，就一定要高度重視對會計檔案的安全保護(hù)，優(yōu)化檔案管理的信息安全級別。在借助信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來對會計檔案進(jìn)行管理時，一定要定期優(yōu)化建設(shè)檔案管理體系，不斷完善仿寫技術(shù)，確保會計檔案的合理性和真實(shí)性。另外還要加強(qiáng)對會計檔案的審批管理，做好會計檔案管理的保密工作，避免重要的信息和資源泄露。檔案管理人員要提升自己的安全意識，要以發(fā)展的眼光來看待會計檔案管理的新技術(shù)和新載體，發(fā)揮各種先進(jìn)技術(shù)和載體優(yōu)勢的同時也要注意其安全性問題，做好安全防范工作。

三、結(jié)語

在電子信息時代，會計檔案管理也要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理和信息化管理，相關(guān)的管理人員要及時轉(zhuǎn)變觀念，并不斷提升自己，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，充分利用先進(jìn)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對會計檔案的管理。企業(yè)和單位要構(gòu)建會計檔案管理的信息化系統(tǒng)，并優(yōu)化信息安全級別，做好安全防范工作，不斷提高會計檔案管理的質(zhì)量、效率，讓會計檔案的價值發(fā)揮出來，為企業(yè)的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展提供重要的參考。

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作者簡介

高寧（1973.05-），男，河北省石家莊市，漢，學(xué)位：職稱：中級，研究方向：財務(wù)檔案，單位：河北廣播電視臺器材購置服務(wù)中心。