高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的新思考

鄒晏秋 李育紅 潘高峰

◆摘? 要：檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是高等學(xué)校發(fā)展的需要，是高校檔案管理工作的必經(jīng)之路。通過查找檔案管理工作中存在的不足，認識問題、研究問題、最終解決問題。本文分析了如何培養(yǎng)檔案管理人員的新思想和檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施，從而轉(zhuǎn)變思想觀念，利用先進科學(xué)技術(shù)，推動檔案管理工作的進程。

◆關(guān)鍵詞：高校;檔案;現(xiàn)代化

黨的十八大以來，習(xí)近平總書記明確指出：“生活從不眷顧因循守舊，滿足現(xiàn)狀者，從不等待不思進取者，而是將更多機遇留給善于和勇于創(chuàng)新的人們”。因此，高等學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)新的時代脈動，把握機遇勇于創(chuàng)新，根據(jù)高校的發(fā)展方向，研究檔案管理模式的新思路、新方法。

1檔案信息化建設(shè)存在缺口

高等學(xué)校檔案類別日漸增多，促使檔案管理工作逐漸細化，因此，檔案管理工作更加龐大繁雜，新的時代信息技術(shù)飛速發(fā)展，高等學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新需要全面的信息化建設(shè)，但是，由于檔案部門的軟件和硬件條件有限、人員不足、技術(shù)落后等相關(guān)原因，導(dǎo)至檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善、辦公軟件更新不及時、信息化管理制度不健全，從而造成檔案管理各個環(huán)節(jié)無法有效連接，阻礙了高校檔案管理工作的高速發(fā)展。

2檔案部門設(shè)備陳舊

新時代的高等學(xué)校檔案管理工作需要加大財力和物力的投入，老舊設(shè)備已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)代的高校檔案管理工作，無論軟件還是硬件設(shè)備都亟待更新，運行速度緩慢的電子設(shè)備、清晰度較低的復(fù)印機、應(yīng)用范圍有限的掃描儀等等，在很大程度上影響了檔案工作的應(yīng)有的質(zhì)量和效率，降低了檔案管理工作人員的積極性，拖延高校檔案管理工作的步伐。

3檔案管理人員思想素質(zhì)亟待提升

由于高校檔案管理工作財務(wù)不足、物資供應(yīng)不及時、人員配備不齊等諸多歷史原因，形成了工作量巨大、分工不夠明細、以緊要工作為主的局面，因此造成了工作的部分積壓。時間緊任務(wù)重每天忙于工作，忽略了自主學(xué)習(xí)和思想提升，整個檔案管理人員隊伍思想根基不夠牢固。

4培養(yǎng)檔案管理人員的新思想

高等學(xué)校檔案工作者在“不忘初心，牢記使命”的主題教育中，應(yīng)把善于和勇于創(chuàng)新“檔案學(xué)”理論和檔案館實際工作作為一個重要的內(nèi)容來對照檢查，切實樹立勇于創(chuàng)新精神。應(yīng)聘請專家為檔案管理人員講解檔案的專業(yè)知識和新的科學(xué)技能，構(gòu)建檔案管理人員的知識體系，掌握檔案專業(yè)的所有技能，為實現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化打下堅實的基礎(chǔ)。

高校檔案管理部門要掌握檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平等基本情況，制定計劃、劃分出時間定期的對其進行工作經(jīng)驗交流和專業(yè)培訓(xùn)，以集中培訓(xùn)和個人自學(xué)的形式，向他們貫徹黨和國家對檔案工作的新思想、新指示、新精神，讓每個檔案管理人員都可以提高思想認識，決不偏離正確的工作方向。

5高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

為了使高校檔案更好地服務(wù)于高校發(fā)展，急需加快其信息化建設(shè)的步伐。檔案的信息化管理有利于高校自身改革的深化，有利于高校辦學(xué)效率的提升，有利于高校在信息化高速發(fā)展過程中更好地應(yīng)對社會所提出的新問題、新要求，促進高校的可持續(xù)發(fā)展。

6共享網(wǎng)絡(luò)資源

新時期計算機網(wǎng)絡(luò)等高端科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使整個社會的各行各業(yè)都可以實現(xiàn)無界溝通。人與人之間、部門與部門之間、高校與高校之間都可以在一定范圍內(nèi)打破界限，在保證安全的前提下開放與互動相結(jié)合，進行有效溝通，交流學(xué)習(xí)先進的工作經(jīng)驗，共同解決工作中遇到的疑難問題，對整個檔案管理工作進行不斷的改進和優(yōu)化，加快建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新體系，使檔案管理工作保持始終健康穩(wěn)定的運行。

7提升檔案利用價值

計算機、互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等一系列高科技的出現(xiàn)為高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供了前所未有的便利條件，也為檔案管理的創(chuàng)新工作提供了有力的保障，面向社會多方面收集對高校發(fā)展有價值的信息資料，豐富館藏內(nèi)容，提高館藏的核心價值，擴大對用戶的服務(wù)范圍，滿足用戶的更多需求。同時對可公開檔案設(shè)定網(wǎng)上查詢業(yè)務(wù)，通過遠程身份信息確認，提交查詢申請，簽訂保密協(xié)議，以電子檔案形式安全傳輸，確保用戶準(zhǔn)確、及時、安全的運用自己的檔案信息，在提升了檔案利用價值的同時，推動了高校檔案管理的信息化建設(shè)。

8保障檔案安全

高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)需要良好安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，檔案信息資料對于高校的發(fā)展是重要的原始憑證，利用網(wǎng)絡(luò)信息資料的收集、整理、歸檔等傳輸過程中，應(yīng)當(dāng)按正確的方式方法進行有效操作，避免誤操作給工作帶來損失。按要求做好備份工作，根據(jù)檔案的重要性留存紙質(zhì)備份，確保萬無一失。做好檔案管理信息化的風(fēng)險評估工作，聘請專業(yè)的技術(shù)人員定期對信息化檔案系統(tǒng)進行升級和安全維護，研發(fā)高端的檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案管理人員定期進行安全知識講解和安全操作培訓(xùn)，建立嚴(yán)格的監(jiān)督管理機制，落實到每一人每一崗，以先進的信息技術(shù)和高度責(zé)任心嚴(yán)防對系統(tǒng)安全的威脅，確實保證高校檔案管理信息化的安全性。

新時代高等學(xué)校檔案管理工作的通過信息化建設(shè)，加大了館藏數(shù)量，提高了檔案管理工作的質(zhì)量，提升了檔案管理工作的效率，保證了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]郭永強，新時代高校檔案館工作創(chuàng)新之芻議[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2020（12）：220-222.

[2]張爽，高校檔案管理信息化建設(shè)探究[J].開封教育學(xué)院學(xué)報，2018（12）：235-236.