淺談辦公室文書(shū)檔案管理效率提升對(duì)策

王海玲

摘要：目前，我國(guó)辦公文書(shū)檔案管理存在一些問(wèn)題和不足，文書(shū)檔案信息作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書(shū)檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對(duì)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出有針對(duì)性的解決措施，不斷改革完善管理體制與運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理工作的深化。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書(shū)檔案;管理效率;提升對(duì)策

1 引言

文書(shū)檔案資料能夠充分反映出企業(yè)單位各部門的實(shí)際發(fā)展情況，翔實(shí)記錄企業(yè)的發(fā)展歷史，有助于企業(yè)單位管理層對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)、反思，明確企業(yè)后續(xù)的發(fā)展方向?；诖?，對(duì)于新形勢(shì)下做好辦公室文書(shū)檔案管理工作有著重要意義。

2 辦公室文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 檔案管理制度有待完善

新形勢(shì)下，企業(yè)單位的文書(shū)檔案管理對(duì)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)和硬件設(shè)施提出了更高的要求。在這種情況下，辦公室文書(shū)檔案管理部門要想有效提高文書(shū)檔案管理綜合水平，就必須要從文書(shū)檔案的管理人員與硬件設(shè)施等方面進(jìn)行全面提升。但就目前的調(diào)查研究顯示，在企業(yè)的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，一些企業(yè)并未重視文書(shū)檔案管理制度的重要性，在這種情況下辦公室文書(shū)檔案管理缺乏制度的約束，導(dǎo)致在文書(shū)檔案管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)盲目性、無(wú)序性的問(wèn)題，從而造成了辦公室文書(shū)檔案管理人力資源的浪費(fèi)，同時(shí)對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案管理效率也產(chǎn)生了一定的不利影響。

2.2 管理水平過(guò)低

在新形勢(shì)下，企業(yè)管理層應(yīng)結(jié)合行業(yè)前景和各部門業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際，對(duì)文書(shū)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行深入分析。但是，現(xiàn)階段，企業(yè)單位的檔案管理人員將主要的時(shí)間、精力放在了文書(shū)檔案資料的保存方面，這種管理模式極為封閉，導(dǎo)致不同時(shí)期企業(yè)單位的檔案管理人員依循相同的規(guī)范要求處理各類文書(shū)檔案資料，并未依照新形勢(shì)的時(shí)代特征、企業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，開(kāi)展具有針對(duì)性的檔案管理工作，沒(méi)有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求制定系統(tǒng)的檔案管理工作規(guī)劃，也未能有效落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，這在一定程度上降低了企業(yè)單位的檔案管理水準(zhǔn)，未能有效發(fā)揮文書(shū)檔案資料的功效，沒(méi)有充分利用文書(shū)檔案資料的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法為企業(yè)單位提供有力的支持。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在辦公室文書(shū)檔案管理方面，一些管理者缺乏管理意識(shí)，只注重紅頭文件的管理，對(duì)一些未編碼或一般性文件的管理重視不夠。因未細(xì)致記錄收文及與其對(duì)應(yīng)的相關(guān)文件，特別是無(wú)須正式上報(bào)的文件，這類文件往往留在經(jīng)辦人手中，不及時(shí)歸檔，無(wú)法保障檔案完整性，不利于辦公室文書(shū)檔案的管理與利用。主要表現(xiàn)為：收集文件與上報(bào)資料處理時(shí)，業(yè)務(wù)部門個(gè)人經(jīng)辦的文件歸檔不全，檔案完整性難以保證;檔案管理人員不能深入介入業(yè)務(wù)部門工作，難以了解收文和上報(bào)文件的關(guān)系，也無(wú)法保證歸檔文書(shū)的正確性與完整性，檔案和文件利用價(jià)值蕩然無(wú)存。

3 辦公室文書(shū)檔案管理效率提升對(duì)策

3.1 完善檔案管理制度

企業(yè)要完善文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度，切實(shí)落實(shí)文書(shū)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定科學(xué)合理的制度保障，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理，約束工作人員的行為規(guī)范，提高文書(shū)檔案管理的整體效率。當(dāng)前許多企業(yè)缺乏文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度，這是由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面不重視文書(shū)檔案管理的相關(guān)工作，對(duì)于文書(shū)檔案管理的知識(shí)和法律不了解，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)文書(shū)檔案管理的相關(guān)理論和法律，提高對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)知，進(jìn)而積極組織優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理人員來(lái)共同構(gòu)建文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)。另外，文書(shū)檔案管理工作需要進(jìn)行細(xì)分，明確文書(shū)檔案管理的流程和細(xì)節(jié)，明確文書(shū)檔案管理的注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)，最大程度地發(fā)揮文書(shū)檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的文書(shū)檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

3.2 注重信息化建設(shè)

在新形勢(shì)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及移動(dòng)智能終端的廣泛普及，各行各業(yè)對(duì)管理活動(dòng)的信息化要求也逐漸提高，這就迫使企業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)積極引入信息化技術(shù)手段。企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時(shí)代背景，行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況，逐步引入先進(jìn)的技術(shù)手段，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)文書(shū)檔案管理活動(dòng)的有效性、合理性、科學(xué)性。借助檔案管理系統(tǒng)，輔助管理人員開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃表;在規(guī)定時(shí)間內(nèi)逐步使用電子文書(shū)檔案替代原有的紙質(zhì)文書(shū)檔案，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存。同時(shí)，對(duì)于重要的檔案資料，企業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子文書(shū)檔案與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理，進(jìn)而確保文書(shū)檔案資料的完整性，提高檔案管理質(zhì)量。為進(jìn)一步適應(yīng)新形勢(shì)的特點(diǎn)，提高文書(shū)檔案管理水準(zhǔn)，為企業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有力支持，企業(yè)單位管理層要高度重視信息化建設(shè)，積極引入信息化技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高檔案管理水準(zhǔn)，促進(jìn)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久、可持續(xù)性發(fā)展。

3.3 提高人員專業(yè)素質(zhì)

首先，檔案管理人員需要有較強(qiáng)的專業(yè)能力，有扎實(shí)的專業(yè)管理知識(shí)，并能熟練地將其運(yùn)用于辦公室文書(shū)檔案管理中。要注意知識(shí)與技能的結(jié)合，提高檔案管理核心能力。此外，檔案管理人員也要在工作中體現(xiàn)主動(dòng)性，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，而企業(yè)要為他們提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，從階段性績(jī)效目標(biāo)與業(yè)務(wù)能力指標(biāo)出發(fā)，形成專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃。這樣檔案管理人員才能在最短時(shí)間掌握新知識(shí)、新本領(lǐng)，能夠高效投入到辦公室文書(shū)檔案管理工作中。第二，檔案管理人員也要注重提高自己的綜合素質(zhì)，主要反映在工作態(tài)度、敬業(yè)精神、責(zé)任感和使命感等方面。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到信息化背景下文書(shū)檔案管理要求，主動(dòng)創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作方法，為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)力量。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公文書(shū)檔案管理對(duì)于企業(yè)來(lái)講是一項(xiàng)比較專業(yè)性、復(fù)雜性的工作，要想完善辦公室文書(shū)檔案綜合管理工作，就必須確保檔案的完整性與安全性，切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值。要引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人員，制定相應(yīng)的檔案管理制度。同時(shí)，檔案管理部門還要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高檔案管理效率和水平，使企業(yè)的檔案綜合管理向著專業(yè)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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