高職院校教學(xué)檔案管理分析

王團(tuán)

當(dāng)前國(guó)家非常重視高職院校的專業(yè)化與規(guī)范化建設(shè)，高職院校在專業(yè)設(shè)置師資力量上都得到了進(jìn)一步的優(yōu)化，逐漸的成為了培養(yǎng)專業(yè)技能型人才的重要搖籃。高職院校要切實(shí)的提高自身的教學(xué)質(zhì)量和綜合管理能力，除了強(qiáng)化專業(yè)教學(xué)能力之外，還要更加重視內(nèi)部教學(xué)管理工作的開展，為教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)提供重要基礎(chǔ)。教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)檔案真實(shí)和完整的記錄了學(xué)校一系列的教育教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，并且為今后類似活動(dòng)的開展提供依據(jù)和借鑒，因此高職院校必須要做好檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理方式方法，提升教學(xué)檔案管理水平。

教學(xué)檔案的呈現(xiàn)形式具備多元化的特征，常見的就是以紙質(zhì)檔案為載體，以文字、照片、圖表等的具體形式來進(jìn)行保存和整理的重要教學(xué)管理材料。但是近年來伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及與應(yīng)用，高職院校的教學(xué)檔案管理工作也亟待管理方式方法的變革與創(chuàng)新，與此同時(shí)高職院校的招生人數(shù)在逐年增多，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)置和課程安排更為系統(tǒng)，教學(xué)管理工作和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)更為復(fù)雜多樣，這些都給教學(xué)檔案管理資料的收集與整理增加了不小的難度，這就要求高職院校必須要借助于信息化手段來提升學(xué)校教學(xué)檔案管理效率和水平，充分的發(fā)揮教學(xué)檔案的利用價(jià)值。下面我們就針對(duì)高職院校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容與特點(diǎn)加以分析，進(jìn)而提出高職院校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化提升策略。

1 高職院校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容與特點(diǎn)

1.1 教學(xué)檔案管理的內(nèi)容

高職院校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容涉及到學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的方方面面，需要對(duì)學(xué)校各類教學(xué)管理活動(dòng)中生成的各類檔案信息資料進(jìn)行整理和歸檔。大致可以分為以下幾大類：一是政策類檔案資料，也就主要包括國(guó)家有關(guān)高職院校教育政策的調(diào)整與指導(dǎo)性文件、學(xué)校自身的教學(xué)規(guī)劃綱要、專業(yè)與課程設(shè)置依據(jù)、重要會(huì)議記錄等等。二是教學(xué)實(shí)踐類檔案資料，主要是包括精品課程建設(shè)、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)記錄、學(xué)質(zhì)量檢查報(bào)告、學(xué)年考核與評(píng)估報(bào)告、教研課題申報(bào)及科研材料等等。三是學(xué)生學(xué)籍類檔案資料，主要就包括高職院校全體在校學(xué)生學(xué)籍情況、每學(xué)年期末成績(jī)、畢業(yè)實(shí)習(xí)情況、在校期間獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生政治面貌記錄等。四是后勤類檔案資料，主要就包括學(xué)校的財(cái)務(wù)情況、后勤管理情況以及招生計(jì)劃等。以上全部屬于高職院校教學(xué)檔案管理的重要內(nèi)容。

1.2 教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

通過對(duì)高職院校教學(xué)檔案管理內(nèi)容的闡述和分析，不難發(fā)現(xiàn)其教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)系統(tǒng)性、全面性以及專業(yè)性的特征。教學(xué)檔案管理范圍非常全面，涉及的主體包括全體教職工人員和學(xué)生。同時(shí)由于教學(xué)檔案管理的內(nèi)容非?，嵥?，再進(jìn)行一些材料、信息收集與整理的過程中需要各部門的配合和參與，也就體現(xiàn)了其系統(tǒng)性的特征。另外教學(xué)檔案的管理需要分門別類，不同的檔案資料內(nèi)容其歸檔記錄與保存方式各不相同，有文字檔案、音像檔案、圖表檔案等等，伴隨著檔案管理信息化建設(shè)的深入，還會(huì)出現(xiàn)數(shù)字化檔案、電子檔案等新的形式，這也促使高職院校的教學(xué)檔案管理工作要不斷朝著專業(yè)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

2 高職院校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化策略分析

2.1 制定和完善教學(xué)檔案管理制度

高職院校要發(fā)揮對(duì)檔案管理在教學(xué)管理工作中的重要作用，最關(guān)鍵的就是要制定和完善相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度。在以往的教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，高職院校往往存在著管理意識(shí)不高、管理責(zé)任劃分不明的問題，這也是制約教學(xué)檔案管理水平提高的重要因素。在新時(shí)期高職院校必須要改變這一現(xiàn)狀，從制度層面入手，建立健全高職院校教學(xué)檔案管理體制機(jī)制。首先是要求高職院校要將檔案管理工作放在教學(xué)管理更加重點(diǎn)和突出的位置，使教學(xué)檔案管理工作更加常態(tài)化和日?；ＴO(shè)立專門的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，不再將教學(xué)檔案管理工作作為教務(wù)管理的一個(gè)分支，而是使教學(xué)檔案管理獨(dú)立出來，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，實(shí)現(xiàn)制度化監(jiān)管。其次是學(xué)校一定要結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代需求，深入的推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，制定信息化管理流程，分批次的做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的銜接工作，建立電子檔案資料室，重視對(duì)電子檔案資料的安全管理。

2.2 創(chuàng)新教學(xué)檔案管理形式

高職院校要提高教學(xué)檔案管理的效率，就必須要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理形式的創(chuàng)新。隨著信息時(shí)代的到來，高職院校必須要改變過去單一的紙質(zhì)化檔案資料收集與整理方式，投入相應(yīng)的建設(shè)資金，來搭建高職院校教學(xué)檔案管理信息化平臺(tái)，通過信息的聯(lián)通來簡(jiǎn)化以往紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f的中間流程，增強(qiáng)高職院校各科室和各專業(yè)之間的溝通與聯(lián)系。高職院校要建立功能完備的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，學(xué)校各部門工作人員可以直接通過內(nèi)部系統(tǒng)登錄的方法，來進(jìn)行日常教學(xué)材料的整理和上傳，及時(shí)的補(bǔ)充相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，保證檔案資料的準(zhǔn)確性、全面性和及時(shí)性，這也給檔案管理部門減輕了工

作壓力，提高了工作效率。另外借助于教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生也可以具備相應(yīng)的登錄權(quán)限，來進(jìn)行學(xué)習(xí)成績(jī)、課程設(shè)置以及學(xué)籍信息等的查詢，通過不斷的健全和完善教學(xué)檔案管理的共享功能、查詢功能、數(shù)據(jù)分析和處理功能，能夠給教學(xué)管理工作的開展提供了極大的便利。

2.3 組建專業(yè)化的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)

高職院校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作的過程中，還必須要組建一支專業(yè)化的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)。在以往學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作大多是由教務(wù)管理人員擔(dān)任，但是許多教務(wù)管理人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，再加上教務(wù)管理人員還要負(fù)責(zé)其他的教育教學(xué)管理工作，難免分身乏術(shù)，在相關(guān)檔案資料信息的收集整理上存在一定的疏漏，使得教學(xué)檔案管理存在一定的無序性。要改善這一現(xiàn)狀，就必須要重視專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，首先就要求高職院校根據(jù)教學(xué)檔案管理工作的特點(diǎn)來選拔具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力的優(yōu)秀人才，來全面的負(fù)責(zé)學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作，能夠明確學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，主要就包括檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等等。其次是要求檔案管理人員在了解和掌握基本的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，通過參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)等的方式，不斷的提高個(gè)人的綜合能力，掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，都盡快的適應(yīng)高職院校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的要求。最后是教學(xué)檔案管理人員必須要定期的開展自我檢查與總結(jié)工作，對(duì)于一個(gè)階段內(nèi)的教學(xué)檔案管理情況進(jìn)行匯報(bào)，總結(jié)工作中存在的問題和不足，不斷的改進(jìn)和優(yōu)化教學(xué)檔案管理的方式方法，制定相應(yīng)的考核與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成優(yōu)良的教學(xué)檔案管理環(huán)境。

3 結(jié)語

高職院校要重視教學(xué)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)性作用，要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的有效利用，學(xué)校就必須要進(jìn)一步完善檔案管理制度和流程，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，使之能夠符合數(shù)字時(shí)代的要求，在今后及未來更多的使用電子檔案進(jìn)行檔案管理，切實(shí)提升教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率。同時(shí)要重視專業(yè)化人才的培養(yǎng)，改變以往檔案管理工作的松散局面，強(qiáng)化檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，從而真正的實(shí)現(xiàn)高職院校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化與規(guī)范化建設(shè)。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）