行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化平臺(tái)的構(gòu)建

摘要：大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，既要優(yōu)化內(nèi)部控制流程，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，又要使得行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化、規(guī)范化、業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行更加的透明和高效化。目前大多數(shù)行政事業(yè)單位本身的OA系統(tǒng)不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的信息化環(huán)境，不能合理保證國(guó)有資產(chǎn)的合理有效使用，以及單位內(nèi)外部信息的完整準(zhǔn)確對(duì)接，在一定程度上阻礙了行政事業(yè)單位的發(fā)展。本文主要從行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化的業(yè)務(wù)層面以及單位層面的執(zhí)行層面對(duì)內(nèi)控信息化的的構(gòu)建進(jìn)行進(jìn)一步思考分析。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;信息化;行政事業(yè)單位

著名的歷史學(xué)家湯因比曾說(shuō)：“一個(gè)國(guó)家乃至一個(gè)民族，其衰亡是從內(nèi)部開(kāi)始，外部力量不過(guò)是其衰亡之前的最后一擊。”為了保障行政事業(yè)單位內(nèi)控規(guī)范高效執(zhí)行，國(guó)家主席習(xí)總書(shū)記于2013年針對(duì)國(guó)家行政事業(yè)單位的內(nèi)部運(yùn)行做了重要講話，反腐倡廉，加強(qiáng)對(duì)權(quán)力的監(jiān)督和制約。但是行政單位的內(nèi)控仍存在很多漏洞、無(wú)法全面防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，行政事業(yè)單位做好內(nèi)控不僅僅是國(guó)家治理需要，也是單位治理、財(cái)政監(jiān)督的需要。于是構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的信息化平臺(tái)，解決與各政府職能部門信息平臺(tái)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享的問(wèn)題成為關(guān)鍵。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化的構(gòu)建

行政事業(yè)單位的內(nèi)控信息化的構(gòu)建主要分為兩大層面：一是業(yè)務(wù)層面，主要包括合同控制、預(yù)算控制、收支控制、采購(gòu)控制、資產(chǎn)控制、基建控制。二是單位層面，主要包括控制環(huán)境（制度、流程、崗位、信息化），主要基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通、評(píng)價(jià)與監(jiān)督。

《內(nèi)控規(guī)范》提出行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本規(guī)范建立適合本單位實(shí)際情況的內(nèi)部控制體系，包括各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，風(fēng)險(xiǎn)大小以及應(yīng)對(duì)策略，優(yōu)化流程管控設(shè)計(jì)的合理性，最后將信息化落地。

（一）基于業(yè)務(wù)層面內(nèi)控信息化的構(gòu)建

1.合同控制

合同管理是行政事業(yè)單位內(nèi)控最容易疏忽和薄弱的環(huán)節(jié)之一，任何業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利完成均離不開(kāi)合同的簽訂，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)，違約后果，并對(duì)合同文件進(jìn)行歸口管理妥善保管，對(duì)活動(dòng)過(guò)程實(shí)施必要的監(jiān)督管理，根據(jù)進(jìn)度執(zhí)行履約義務(wù)等。項(xiàng)目的立項(xiàng)、資產(chǎn)購(gòu)買或建立、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷支付等活動(dòng)均需要合同管理控制信息化平臺(tái)提供詳細(xì)的審批管控，行政事業(yè)單位首先在自己的OA系統(tǒng)平臺(tái)填寫項(xiàng)目審批，在合同管理信息化平臺(tái)對(duì)合同進(jìn)行登記、歸檔、如果中間有突發(fā)情況還要有合同變更、項(xiàng)目順利完成需要進(jìn)行合同結(jié)算。此外，在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中，要判斷合同否有法律糾紛，違約風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。行政事業(yè)單位發(fā)生的采購(gòu)活動(dòng)，單位內(nèi)部采購(gòu)一體化平臺(tái)需要進(jìn)行合同卡片登記。

2.預(yù)算控制

預(yù)算管理做的好不好決定了行政事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)能否順利進(jìn)行，體現(xiàn)了單位整體的管理水平效果。預(yù)算管理信息化主要是根據(jù)項(xiàng)目庫(kù)、預(yù)算編制、預(yù)算績(jī)效管理、決算報(bào)表四方面來(lái)實(shí)現(xiàn)財(cái)政管理一體化的目標(biāo)，首先根據(jù)行政事業(yè)單位輕重緩急、實(shí)際發(fā)展情況選出重要的項(xiàng)目進(jìn)行申報(bào)，主要考慮還有哪些項(xiàng)目需要的構(gòu)建、已經(jīng)建成的項(xiàng)目、準(zhǔn)備的構(gòu)建的項(xiàng)目、正在的構(gòu)建的項(xiàng)目等，針對(duì)該項(xiàng)目編制預(yù)算文件，明確預(yù)算歸口管理，建立數(shù)據(jù)為支撐的預(yù)算編報(bào)體系，例如：基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)資料直接年末信息結(jié)轉(zhuǎn)加上變動(dòng)金額，預(yù)算信息化系統(tǒng)直接根據(jù)基礎(chǔ)信息生成相關(guān)服務(wù)費(fèi)用和支出成本的信息。預(yù)算績(jī)效管理主要是考評(píng)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃以及執(zhí)行情況，主要是對(duì)內(nèi)部預(yù)算指標(biāo)的大小、開(kāi)支額度進(jìn)行考評(píng)。決算報(bào)表按照業(yè)務(wù)工作計(jì)劃對(duì)預(yù)算資金進(jìn)行分解，完成單位內(nèi)部職責(zé)劃分，進(jìn)行審核匯總。

3.收支控制

收支管理控制對(duì)于及時(shí)管控資金流向、資金流量以及資金的運(yùn)作流程，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位整體效益最大化具有重要意義。行政事業(yè)單位收支管理中收入主要是政府撥款，少部分是資產(chǎn)租賃。支出主要是進(jìn)行項(xiàng)目的構(gòu)建、員工薪酬福利等。收支管理主要是為了對(duì)收入進(jìn)行歸口管理、嚴(yán)禁設(shè)立賬外賬收繳分離、票款一致?；趦?nèi)控信息化平臺(tái)的的構(gòu)建，通過(guò)電子影像（主要是票據(jù)、掃描的電子資料、憑證單等），對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的軌跡進(jìn)行審批記錄。通過(guò)國(guó)家稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行票據(jù)驗(yàn)真，審核通過(guò)后才可以進(jìn)入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)所有經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單據(jù)的電子化、記賬操作，崗位相分離，通過(guò)綜合收費(fèi)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)接通單位內(nèi)部收支管理平臺(tái)（該服務(wù)平臺(tái)就好比一個(gè)資金中轉(zhuǎn)庫(kù)，報(bào)銷單據(jù)和會(huì)計(jì)要素緊密關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證），進(jìn)行收支款項(xiàng)的審批、錄入，報(bào)銷與財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)相銜接，對(duì)收支活動(dòng)進(jìn)行定期的分析與監(jiān)控，及時(shí)調(diào)整預(yù)算偏差。

4.采購(gòu)控制

行政事業(yè)單位的采購(gòu)主要是政府采購(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)化的政府采購(gòu)控制更有利于建立健全政府采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃管理、活動(dòng)管理、驗(yàn)收管理，妥善保管政府采購(gòu)資料?；诓少?gòu)內(nèi)控信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)預(yù)算先行，項(xiàng)目管理資料作為證明文件，經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部OA系統(tǒng)審批后，進(jìn)入信息化平臺(tái)填制采購(gòu)資金管理、采購(gòu)計(jì)劃等信息，加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部審核，行政事業(yè)單位的采購(gòu)控制流程收到內(nèi)部采購(gòu)部門的預(yù)算指標(biāo)的限制，所采購(gòu)的物品均需要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目管理的審批通過(guò)方可采購(gòu)。規(guī)定組織政府機(jī)構(gòu)采購(gòu)平臺(tái)，保證采購(gòu)信息包括金額、數(shù)量一致完整并執(zhí)行驗(yàn)收活動(dòng)，例如重慶市政府采購(gòu)一體化業(yè)務(wù)系統(tǒng)，強(qiáng)制單位采購(gòu)物品均須在該系統(tǒng)填寫。形成預(yù)算-計(jì)劃-采購(gòu)-統(tǒng)計(jì)的流程，化整為零，采購(gòu)環(huán)節(jié)全過(guò)程協(xié)同、透明。

5.資產(chǎn)控制

資產(chǎn)管理顧名思義就是對(duì)資產(chǎn)的使用是否有效、資產(chǎn)是否完整安全進(jìn)行檢查控制的過(guò)程。單位內(nèi)部OA系統(tǒng)與信息化平臺(tái)銜接，資產(chǎn)管理信息化流程主要包括六大塊：資產(chǎn)配置管理（申請(qǐng)使用的文件批準(zhǔn)后進(jìn)行資產(chǎn)分配調(diào)撥，安排單位內(nèi)部人員定期管理使用情況，并進(jìn)行紀(jì)錄分析）。資產(chǎn)入庫(kù)后要填寫相關(guān)的卡片并將數(shù)據(jù)進(jìn)行交換核對(duì)，確認(rèn)信息無(wú)誤。資產(chǎn)日常的維護(hù)包括報(bào)廢、毀損折舊均需要記錄管理，確保資產(chǎn)的計(jì)價(jià)和分?jǐn)倻?zhǔn)確性。資產(chǎn)使用管理，資產(chǎn)清查管理和資產(chǎn)的處置管理是行政事業(yè)單位最難解決的板塊，因?yàn)橐坏┥婕暗劫Y產(chǎn)丟失報(bào)廢，均需要進(jìn)行文件資料填寫，說(shuō)明丟失毀損的具體情況，而且需要統(tǒng)計(jì)分析該數(shù)據(jù)是否異常，如果資產(chǎn)報(bào)廢處置異常，或者資產(chǎn)丟失，均需出示相關(guān)證明資料，并判斷是否有貪污舞弊的嫌疑。如果內(nèi)部人員變動(dòng)調(diào)撥，組織人事薪酬管理相關(guān)人員信息進(jìn)行錄入，所有執(zhí)行流程的人員要職責(zé)分離，資產(chǎn)的領(lǐng)用核算到部門或者崗位，定期盤點(diǎn)，對(duì)資產(chǎn)實(shí)施歸口管理，保證賬實(shí)相符。

6.基建控制

基建管理主要是考察行政事業(yè)單位的的構(gòu)建項(xiàng)目資金使用情況、相關(guān)審批流程是否完善，確保項(xiàng)目的可行性研究，項(xiàng)目的預(yù)算、項(xiàng)目實(shí)施的審批流程以及項(xiàng)目實(shí)施落地結(jié)算等崗位相分離。預(yù)算管理在確定項(xiàng)目實(shí)施之前，項(xiàng)目投資的最高金額就是預(yù)算的限額。項(xiàng)目實(shí)施前需要形成實(shí)施合同條款，主要確保相關(guān)支持性文件的保管收集，項(xiàng)目的招投標(biāo)以及資源的開(kāi)發(fā)使用。項(xiàng)目完成后需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目完工效果以及資金使用情況進(jìn)行審核檢查，例如預(yù)算與實(shí)際支出是否一致，項(xiàng)目是否按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)辦理竣工決算，超出規(guī)定時(shí)間未辦理決算的是否根據(jù)規(guī)定及時(shí)對(duì)項(xiàng)目投資價(jià)值暫估入賬。一般采用定性分析或者定量分析，通過(guò)項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)反饋完善項(xiàng)目管理體系。基建項(xiàng)目?jī)?nèi)控信息化建立了嚴(yán)格的招投標(biāo)控制機(jī)制，減少資金占用、挪用、套取項(xiàng)目資金的情形，及時(shí)了解項(xiàng)目完工進(jìn)度，減少投資失控的風(fēng)險(xiǎn)，一步一步推進(jìn)項(xiàng)目落地。

（二）基于單位層面內(nèi)控信息化的構(gòu)建

《內(nèi)控規(guī)范》中明確提出行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)與賬務(wù)處理流程相結(jié)合，減少或消除人為操縱因素，保護(hù)資產(chǎn)完整、信息安全。保證單位層面內(nèi)控信息化的構(gòu)建有效果還需要注意四個(gè)方面：

《規(guī)范》落地，責(zé)任明確;提高行政單位人員對(duì)內(nèi)控重要性的認(rèn)識(shí)，提高內(nèi)控專業(yè)知識(shí)，完善內(nèi)控制度并進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息化管理。建立完善單位內(nèi)部控制機(jī)制，根據(jù)崗位職責(zé)劃分職責(zé)權(quán)限，不定期審查單位內(nèi)部管理制度和機(jī)制的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并改進(jìn)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，自動(dòng)追責(zé)。

流程梳理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估;在執(zhí)行各項(xiàng)流程上主要注重四項(xiàng)原則，即重要性、全面性、制衡性、適應(yīng)性，打破流程孤立的僵局，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位目前正在運(yùn)行的OA系統(tǒng)、政府采購(gòu)系統(tǒng)、信息化的構(gòu)建系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)高效銜接融通。內(nèi)控信息化系統(tǒng)的構(gòu)建對(duì)于單位業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，檢查內(nèi)控漏洞，內(nèi)部監(jiān)督應(yīng)當(dāng)與內(nèi)控建立和實(shí)施保持相對(duì)獨(dú)立。

定期測(cè)試并優(yōu)化內(nèi)控流程;嚴(yán)格按照規(guī)定落實(shí)，內(nèi)控實(shí)施不能流于形式，既要關(guān)注財(cái)務(wù)方面的流程，也要關(guān)注業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)流程控制。將單位現(xiàn)有的制度和風(fēng)險(xiǎn)清單對(duì)比，查找內(nèi)控缺陷，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的重大缺陷及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告，及時(shí)制定內(nèi)控缺陷整改方案。

信息公開(kāi)、及時(shí)反饋;單位內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)信息化公開(kāi)透明，提高內(nèi)部人員的積極主動(dòng)性，集合單位的實(shí)際情況，確定信息內(nèi)部公開(kāi)的內(nèi)容范圍、方式，反饋及時(shí)，公開(kāi)是原則，不公開(kāi)是例外。比如：對(duì)于人民群眾關(guān)注的事項(xiàng)進(jìn)行公開(kāi)，確保信息公開(kāi)渠道透明順暢，信息的準(zhǔn)確性以及內(nèi)容的審核。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化的應(yīng)用效果

（一）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理一體化

單位業(yè)務(wù)層面的各項(xiàng)活動(dòng)均實(shí)現(xiàn)了在各職能部門業(yè)務(wù)單位之間的信息集成與共享，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行收支賬務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)管，隨時(shí)查看及時(shí)了解資金去向。利用內(nèi)控信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的預(yù)算績(jī)效管理、績(jī)效分析，助推事業(yè)單位內(nèi)部治理體系和治理能力現(xiàn)代化，使得行政事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)扁平化、透明化、高效運(yùn)作。

（二）實(shí)現(xiàn)授權(quán)監(jiān)督機(jī)制可控化

通過(guò)信息化系統(tǒng)平臺(tái)，可以清楚劃分各崗位業(yè)務(wù)職責(zé)以及權(quán)限范圍，減少非正常程序?qū)徟顒?dòng)，保障內(nèi)部控制體系的有效落實(shí)。有助于及時(shí)了解單位的整體運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行風(fēng)控預(yù)警，提前處理和解決問(wèn)題，降低單位運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部系統(tǒng)透明化運(yùn)作，有關(guān)監(jiān)察部門隨時(shí)可以通過(guò)該平臺(tái)進(jìn)行審查，增強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的把控能力。

（三）實(shí)現(xiàn)內(nèi)外信息溝通順暢化

信息化平臺(tái)的建設(shè)形成了高效的信息收集渠道，有助于實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間有效的溝通與交流，加強(qiáng)單位與政府以及外部公眾的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)全局上下統(tǒng)一管理、全盤部署內(nèi)部戰(zhàn)略規(guī)劃與實(shí)施，既提升了內(nèi)控管理效率和質(zhì)量，也促進(jìn)了部門人員的風(fēng)控意識(shí)和主動(dòng)性，從而提高單位內(nèi)控管理工作水平。

三、結(jié)論及思考

內(nèi)控信息化平臺(tái)的構(gòu)建使得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)審批及時(shí)高效，工作崗位與信息系統(tǒng)操作員角色相結(jié)合，降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)、制衡有效、職責(zé)分明。內(nèi)部授權(quán)審批與信息系統(tǒng)工作流程相結(jié)合，業(yè)務(wù)管理流程與信息系統(tǒng)模塊相結(jié)合，保證了資產(chǎn)的安全有效使用，減少工作效率低、任務(wù)處理不及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化的的構(gòu)建主要依附于業(yè)務(wù)層面流程設(shè)計(jì)以及信息化系統(tǒng)、單位層面的組織架構(gòu)以及職權(quán)分配、執(zhí)行效果以及反饋優(yōu)化，整體成效還是要結(jié)合單位的實(shí)際情況。

當(dāng)然無(wú)論內(nèi)控信息化流程設(shè)計(jì)的多么完美，隨著單位的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，內(nèi)外部環(huán)境的變化，都需要再一次評(píng)價(jià)原有系統(tǒng)的不足，不斷進(jìn)行優(yōu)化，即計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—處理整個(gè)閉環(huán)，不斷積累完善，進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位管控效能。

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作者簡(jiǎn)介：王文靜（1996-），女，漢族，河南省開(kāi)封市，學(xué)士學(xué)位，重慶理工大學(xué)，研究生，非全日制MPAcc。