財(cái)政改革下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作芻議

李小靜

摘 要：財(cái)務(wù)檔案作為財(cái)務(wù)相關(guān)工作的一項(xiàng)重要組成，起到對單位內(nèi)各項(xiàng)涉及經(jīng)濟(jì)往來的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行記錄、保存的基本作用，實(shí)質(zhì)上是重要的參考信息依據(jù)和行為證明來源。國家不斷深化財(cái)政體制改革的時(shí)代大背景下，我國事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作面臨的環(huán)境也在發(fā)生前所未有的變化。事業(yè)單位應(yīng)以財(cái)政改革的政策方向?yàn)橹笇?dǎo)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，客觀分析現(xiàn)存問題并找準(zhǔn)相應(yīng)對策，不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：財(cái)政改革;事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案管理;優(yōu)化改革

引言：

在新時(shí)代財(cái)政改革不斷深化推進(jìn)的形勢下，事業(yè)單位要根據(jù)自身的公益、非盈利等屬性找準(zhǔn)社會定位并完成公共服務(wù)供給任務(wù)，同時(shí)也要解決好自身可持續(xù)發(fā)展的問題。以財(cái)政撥款為主要運(yùn)作資金來源的事業(yè)單位要重視財(cái)務(wù)管理工作，確保撥付的每一筆財(cái)政款項(xiàng)都能高效率地“取之于民、用之于民”。其中在財(cái)務(wù)檔案管理這一具體的工作分支領(lǐng)域，事業(yè)單位就有必要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和正視一些現(xiàn)存的問題，并采取積極實(shí)際行動做出改善和優(yōu)化。

1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作概述

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本內(nèi)涵

目前，我國事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)檔案管理工作主要依據(jù)《會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)文件來進(jìn)行。具體工作主要包括：根據(jù)對事業(yè)單位日常涉及經(jīng)濟(jì)往來的活動中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行審查，確保所形成財(cái)務(wù)檔案的完整性、客觀性、真實(shí)性;依據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)范，對各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類歸檔、立卷，提供利用服務(wù)。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義

正確認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作對于事業(yè)單位整體運(yùn)行發(fā)展的意義，是根據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況探尋改進(jìn)措施的先決條件。首先，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量，會直接影響到該單位各項(xiàng)資金運(yùn)作、利用的效率。以城市建設(shè)單位為例，這類事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動不僅涉及大筆數(shù)額的資金流動，并且業(yè)務(wù)質(zhì)量高低直接事關(guān)工程項(xiàng)目安全性、可長期運(yùn)作性等問題。其次，財(cái)務(wù)檔案是事業(yè)單位對內(nèi)部一系列涉及經(jīng)濟(jì)往來活動進(jìn)行審核、分析、評價(jià)的客觀參考信息來源。如果做不好財(cái)務(wù)檔案的管理工作，當(dāng)資金問題真正暴露時(shí)就會陷入“無據(jù)可循”的困境，形成徇私舞弊、運(yùn)作低效的隱患。最后，事業(yè)單位作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策會產(chǎn)生相當(dāng)大的社會影響效果。財(cái)務(wù)管理工作所形成的成果，正是事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策、規(guī)劃業(yè)務(wù)活動的主要參考依據(jù)之一。因此，財(cái)務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量，實(shí)際上最終關(guān)系到的是某個(gè)區(qū)域內(nèi)某項(xiàng)公共產(chǎn)品或公共服務(wù)供給能否充分滿足人民群眾需求，以及財(cái)政資源能否得到合理高效利用等問題。

2 我國事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中現(xiàn)存的若干問題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理工作得不到充分落實(shí)

我國事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，并沒有得到應(yīng)有的高度重視。部分事業(yè)單位雖然形式上存在著一套財(cái)務(wù)檔案管理制度體系，但由于規(guī)則不夠科學(xué)合理或是浮于表面不加落實(shí)等問題，并未對財(cái)務(wù)檔案管理工作起到應(yīng)有的作用。一些事業(yè)單位沒有懂財(cái)務(wù)檔案管理的工作者，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案隨意堆放、文件遺失、分類混雜、調(diào)用外借程序不規(guī)范等問題。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化水平偏低

《會計(jì)檔案管理辦法》對電子會計(jì)檔案在保存、移交等事項(xiàng)上做出了相關(guān)明確規(guī)定，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)越來越與之不適配。但目前財(cái)務(wù)檔案的收集、整理仍然依循傳統(tǒng)模式，主要依靠人工手段進(jìn)行，難以避免遺漏、計(jì)算錯誤等問題;歸檔形式主要為紙質(zhì)，信息化技術(shù)和多媒體技術(shù)利用不足，也對相關(guān)財(cái)務(wù)檔案在今后的調(diào)取、利用效率提高形成了阻礙。

2.3 財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范性較差

一些事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案形成、整理、保管等工作環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范的工作制度，容易滋生管理混亂的問題。事業(yè)單位在調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案方面存在一些“人情變通”的情況，可能發(fā)生財(cái)務(wù)檔案信息泄露、被不當(dāng)利用等不良后果。財(cái)務(wù)檔案的銷毀也是檔案管理工作的組成部分，但目前許多事業(yè)單位對此并不夠熟悉，不能對“銷毀”做出準(zhǔn)確的鑒定，也缺乏相應(yīng)的工作指揮和責(zé)任機(jī)制，導(dǎo)致一些本應(yīng)被銷毀處理的財(cái)務(wù)檔案不斷積壓，占據(jù)了過多的工作資源。

3 財(cái)政改革背景下優(yōu)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的對策

3.1 強(qiáng)化對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視度

事業(yè)單位通常更重視財(cái)務(wù)會計(jì)工作中直接與本單位經(jīng)濟(jì)活動密切掛鉤的管理、決策等事項(xiàng)，而對財(cái)務(wù)檔案管理工作缺乏足夠重視。事實(shí)上，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠起到對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動資料信息進(jìn)行整理，為科學(xué)決策形成提供重要參考依據(jù)以及發(fā)現(xiàn)和防范經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險(xiǎn)等重要作用。各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層必須充分認(rèn)識到這一規(guī)律，對財(cái)務(wù)檔案管理工作之重要性形成更深刻認(rèn)識，遵循財(cái)政改革的政策方向，對本單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作給予更多重視和支持。

3.2 加快財(cái)務(wù)檔案管理工作體系的信息化建設(shè)

3.2.1 信息化系統(tǒng)硬件建設(shè)。有足夠經(jīng)濟(jì)條件的事業(yè)單位應(yīng)盡快積極引入信息化的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，取代傳統(tǒng)的人工管理模式。在這一過程中，要注意確保財(cái)務(wù)檔案管理人員與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的信息、意見溝通流暢度。財(cái)務(wù)檔案管理人員對于管理工作目標(biāo)、成效的需求，要能夠有效傳遞到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員一側(cè)，讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在進(jìn)行信息化系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)時(shí)，能最大限度地符合管理人員的工作方式、流程要求、工作習(xí)慣等。

3.2.2 重視相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。事業(yè)單位可采取“內(nèi)部競聘”等手段，調(diào)動激發(fā)現(xiàn)有員工的積極性，促使在職的財(cái)務(wù)檔案管理人員提高自身對信息化管理技術(shù)的應(yīng)用水平。此外，也應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案管理員工的信息化技能學(xué)習(xí)與培養(yǎng)，通過開展定期培訓(xùn)，邀請業(yè)內(nèi)專家、資深人士來講座，或是外派學(xué)習(xí)交流、輪訓(xùn)學(xué)習(xí)等手段，加快工作隊(duì)伍對信息化建設(shè)大趨勢的適應(yīng)速度。

3.3 提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性

3.3.1 財(cái)務(wù)檔案的產(chǎn)生方面，事業(yè)單位的日常經(jīng)濟(jì)活動必然會形成各種原始會計(jì)憑證。一是要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)及時(shí)性，即及時(shí)地對這些憑證開展管理工作，包括整理、保存、簽章等，防止因拖延而在日后可能造成的憑證相互交叉等問題。二是建檔過程的科學(xué)分類，在核對完財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容后，要依據(jù)既定工作準(zhǔn)則將其嚴(yán)格分類，以便于接下來的保管工作和日后的調(diào)閱。

3.3.2 財(cái)務(wù)檔案的保管方面，要嚴(yán)格執(zhí)行將相應(yīng)檔案于規(guī)定時(shí)間內(nèi)交付指定保管地方的相關(guān)規(guī)定。對于按規(guī)定可臨時(shí)保管的部分財(cái)務(wù)資料要專設(shè)保存地方，而超出了臨時(shí)保管周期的，則必須及時(shí)移交給事業(yè)單位的檔案室，防止因違規(guī)滯留財(cái)務(wù)檔案而造成的信息遺失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。以城建工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案為例，這些資料能從側(cè)面反映一項(xiàng)業(yè)務(wù)工程具體運(yùn)作過程的重要信息，在條件充足的情況下，可采取將其進(jìn)行云備份的方式確保關(guān)鍵性檔案不丟失。

3.3.3 財(cái)務(wù)檔案的提供利用方面，財(cái)務(wù)檔案是對事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容記載，具有高度的機(jī)密性。因此，一是要嚴(yán)守檔案調(diào)出工作流程，尤其不能在手續(xù)齊全性或是對象合規(guī)性等問題上“講人情”、松口子。二是財(cái)務(wù)檔案調(diào)用的審批制度優(yōu)化，必須保證財(cái)務(wù)檔案的取用、歸還都有清晰記錄，以此對借出執(zhí)行人和調(diào)閱者都形成充分的監(jiān)督約束效果。

結(jié)語

財(cái)政改革的新形勢下，事業(yè)單位要想有效提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)既定的社會公益價(jià)值，同時(shí)促進(jìn)本單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就必須高度重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上找準(zhǔn)本單位財(cái)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)存的問題、弊端，并拿出足夠的改革決心和資源支持，促進(jìn)其優(yōu)化提質(zhì)。

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（作者單位：湛江市城市基本建設(shè)檔案館）