芻議文書檔案信息電子化管理

劉春玲

摘 要：文書檔案管理應用電子化有利于提升工作效率以及檔案管理安全水平，能夠有效避免因紙質檔案丟失發(fā)生信息泄露問題，也能彌補檔案管理人員在工作中的漏洞。本文就文書檔案信息電子化管理的價值進行闡述，進一步探究文書檔案信息電子化管理方法，旨在促進文書檔案信息電子化管理目標的順利實現(xiàn)。

關鍵詞：文書檔案;信息電子化管理;價值;管理方法

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

通過電子化的方式來對文書檔案信息資源進行管理，能夠保證管理水準，便于發(fā)揮文書檔案信息的應用價值，保證檔案資源的準確性、完整性與可靠性，信息資源的需求得以滿足，為各項工作的開展提供支持。知識經濟時代下，信息內容更加豐富，應用電子化的方式來管理文書檔案，具有一定可行性。

1 文書檔案信息電子化管理的價值

1.1 文件傳遞更為安全快速

傳統(tǒng)文書檔案信息管理方式下，一旦操作的規(guī)范性不足，極易出現(xiàn)文件丟失或者泄露等情況，傳統(tǒng)依靠郵政系統(tǒng)傳送文件，這一方式下往往會受到距離的制約，導致文件傳遞的速度及安全無法得到保證。而通過電子化管理方式的應用，能夠充分網絡技術的應用價值，快速且安全的傳遞文件，為文書檔案歸檔、檢索及利用都帶來極大的便利。

1.2 促進文書檔案信息交流共享

以手工方式來管理文書檔案的過程中，往往是通過文件柜來對文書檔案進行保存，資源限制的情況較為普遍，這就會造成不必要的資源浪費，并且后期需要查閱及利用文書檔案的過程中也存在一定難度。而通過現(xiàn)代化的方式來對文書檔案信息進行管理，自案卷級和單途徑管理逐步轉變?yōu)槲募壓腕w系管理轉變，不再局限于檔案外部特征管理，而是重視內外部特征的協(xié)調化管理，從而達到良好的文書檔案信息管理成效。以計算機信息技術為支持，協(xié)調應用網絡技術，將檔案信息與載體分離，提高文書檔案信息的利用價值，與其他信息系統(tǒng)之間相互協(xié)調工件，促進彼此之間共聯(lián)，將文書檔案信息的各項記錄提供出來，確保文書檔案得以高效利用，文書檔案信息電子化管理工作質量也得到保證。以電子化管理方式為支持，能夠保證信息資源調閱的時效性，及時進行響應和脫機處理，免受時空限制，確保查全率和查準率得到有效保證。

1.3 穩(wěn)定保存電子文件

通過對比紙質至檔案載體與電子文件載體來看，后者的使用壽命要優(yōu)于前者。在紙質檔案存儲過程中，纖維素的性質往往會對紙張的耐久性產生一定影響，受到外在因素比如高溫、酸、氧化劑等條件的影響，纖維素極易遭到破壞，出現(xiàn)水解反應或者氧化反應，這就極易影響文書檔案管理工作質量，甚至造成信息丟失、泄露等問題，嚴重影響文書檔案信息資源價值的發(fā)揮。而在電子化管理方式下，可通過先進化、成熟化的設備來讀取電子文件，進行妥善保存，對于電子載體的選擇必須要與實際文書檔案信息管理需求相符合，以確保VCD、DVD、U盤、移動硬盤等使用功能得到有效發(fā)揮。

1.4 提升工作效率

采用信息電子化的方式來對文書檔案實施管理，能夠高效的處理信息，一定程度上彌補傳統(tǒng)手工操作的不足，保證收集完整，降低疏漏概率。傳統(tǒng)手工整理方式下，極易出現(xiàn)字跡模糊、書寫不規(guī)范、漏抄漏寫等情況，而在信息電子化管理方式下，文書檔案得以規(guī)范整理，分類合理，統(tǒng)計準確，疏漏和失誤得到有效防范，有效的節(jié)省了時間和精力，促進了文書檔案管理工作效率的顯著提升。以計算機軟件為支持，能夠高效開展收集、儲存、分類、查閱等工作，為文書檔案各項工作的有序開展提供了良好的支持。

2 文書檔案信息電子化管理方法

2.1 收集歸檔

在電子化管理模式下，文書檔案信息管理更具便捷性和高效性，在文書檔案信息的收集與歸檔方面有著充分的體現(xiàn)。一般情況下，以計算機網絡系統(tǒng)為支持來收集并整理文書檔案信息，實際操作較為復雜，電子文件形成到歸檔的整個期間內，存在被修改、刪除的風險，這些操作都不會留下痕跡。針對此種情況，在應用電子化管理方法來對文書檔案信息進行管理的過程中，相關部門應當及時收集電子文件并立即歸檔，向綜合檔案室移交，以保證管理的集中化。與此同時，在對文書檔案信息進行歸檔的過程中，需附屬動靜態(tài)數(shù)據(jù)信息，以原件屬性信息、生成環(huán)境記錄等為靜態(tài)數(shù)據(jù)信息，以創(chuàng)建、審定、歸檔、接收等處理過程記錄為動態(tài)數(shù)據(jù)信息，這就能夠提升文書檔案信息收集歸檔的規(guī)范化和有效性，促進文書檔案實際價值的最大化發(fā)揮。

2.2 存儲備份

以計算機軟硬件為支持，電子檔案得以實現(xiàn)，一般通過主流存儲格式來對不同類型文件進行歸檔，通過格式轉換的方式來處理非通用格式的電子文件。為確保文書檔案信息管理的規(guī)范性和可靠性，自應用電子化管理方式的過程中，必須要選擇成熟化且具有可發(fā)展性的存儲設備，在脫機保管的方式來保管機密電子檔案。檔案管理系統(tǒng)運行過程中，必須要建立備份及恢復系統(tǒng)，保證其運行的有效性，做好系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網絡及電子原件的備份工作。于磁光介質上通過脫機方式來對電子檔案進行保存的過程中，一般為一式兩套，必要情況下對第三套進行復制，以滿足封存、查閱利用及異地保存的現(xiàn)實需求。

2.3 雙套制保管

檔案具有原始記錄的特性，電子化管理方式下檔案便于修改，難以防偽，尤其是在復雜的網絡環(huán)境下，檔案存在丟失、泄密等隱患，導致人們認為紙質檔案更具原始性和說服力。因此在文書檔案信息電子化管理的過程中，可采取雙套制保管的方式，以紙介質和磁光介質為載體加以協(xié)調應用，一起歸檔，此種方式下兩套檔案的內容相同，這就能夠保證紙質檔案內容的原始性，電子文件也具有良好的利用價值。

3 結語

在信息時代下，為確保文書檔案信息安全，必須要正確應用電子化管理方式，提高單位文書檔案管理成效，確保文書檔案信息的應用價值得到充分發(fā)揮。文書檔案信息電子化管理具有一定系統(tǒng)性和長期性，未來工作中要逐步提升檔案管理人員的素質技能，保證檔案信息安全可靠，從而確保信息服務的高層次化和價值性。

參考文獻

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