獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理的優(yōu)化研究

李玲玲

摘要：獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案普遍存在管理“自由”狀態(tài)，主要原因有：學(xué)生檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、管理規(guī)定不清、管理模式落后、缺少先進(jìn)的管理手段、缺少專業(yè)的管理人員等，建議從以下五個(gè)方面對(duì)學(xué)生檔案管理進(jìn)行優(yōu)化：制定專門的學(xué)生檔案管理制度；采取專業(yè)檔案管理模式；加強(qiáng)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)；制訂職責(zé)明確的學(xué)生檔案管理規(guī)定；加強(qiáng)學(xué)生檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；檔案；學(xué)生；管理模式；信息化

中圖分類號(hào)：G40-058文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-7164（2021）05-0142-02

學(xué)生檔案是學(xué)生向他人展示自己的一個(gè)重要資料，是未來擇業(yè)、再學(xué)習(xí)的依據(jù)，檔案管理的好壞不僅影響著個(gè)人的發(fā)展，還對(duì)國家精準(zhǔn)選拔人才具有影響。習(xí)近平總書記在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)說道：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”可見，檔案無論是對(duì)于個(gè)人、社會(huì)，還是國家的發(fā)展都有極其重要的影響作用，檔案管理工作的優(yōu)劣對(duì)其自身的開發(fā)利用也將產(chǎn)生直接的影響。大學(xué)生是國家建設(shè)的棟梁之材，是國家的未來、民族的希望，檔案管理影響到國家人才的選拔和使用。

獨(dú)立學(xué)院在我國已經(jīng)成立二十余年，隨著時(shí)代的發(fā)展，源于“大?！蹦阁w的管理方法已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展的需求，特別是教學(xué)之外的檔案管理工作，整體上呈現(xiàn)凌亂、責(zé)任不清、內(nèi)容不全、借取不規(guī)范、更新報(bào)廢不及時(shí)、遺失篡改等現(xiàn)象。如何明確管理職責(zé)、規(guī)范管理流程、改善管理手段、科學(xué)收集開發(fā)管理內(nèi)容都是獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作需要解決的問題。本文將通過查閱文獻(xiàn)資料、訪談專家等研究方法，對(duì)以上問題進(jìn)行研究，期待為獨(dú)立學(xué)院檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化提出合理的建議[1]。

一、研究對(duì)象與方法

本研究以南京市7所獨(dú)立學(xué)院的檔案管理現(xiàn)狀為研究對(duì)象，通過查閱文獻(xiàn)資料、訪談專家對(duì)檔案管理研究的內(nèi)容、方法等進(jìn)行深入了解，有針對(duì)性地制訂當(dāng)前檔案管理內(nèi)容、方式方法的調(diào)查問卷，對(duì)檔案管理者進(jìn)行訪談和問卷調(diào)查，從而得出可信的結(jié)論。

二、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作中面臨的問題

（一）學(xué)生檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理的態(tài)度是對(duì)檔案管理重要性認(rèn)知程度的反映。在對(duì)7所學(xué)校的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有6個(gè)學(xué)校的管理人員認(rèn)為本校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理的重視程度為“一般”，僅有1個(gè)認(rèn)為“較重視”。由此可見，學(xué)生檔案管理在獨(dú)立學(xué)院的管理中處于邊緣化狀態(tài)。

學(xué)生檔案是反映學(xué)生學(xué)習(xí)能力、身體狀況、勞動(dòng)實(shí)踐、獎(jiǎng)懲狀況的“憑證”，對(duì)未來的學(xué)業(yè)、就業(yè)都有極其重要的作用。獨(dú)立學(xué)院是我國新興的大學(xué)，管理模式是從“大?！蹦阁w延續(xù)下來的，管理思想相對(duì)滯后。在對(duì)學(xué)生檔案管理的過程中，一張紙從入學(xué)到畢業(yè)一成不變的情況普遍存在，且檔案信息的收集、整理、保存處于散亂狀態(tài)。在檔案使用時(shí)往往是臨時(shí)抱佛腳，忙中出亂，導(dǎo)致信息滯后、不準(zhǔn)確。種種現(xiàn)象表明，管理者對(duì)學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)[2]。

（二）學(xué)生檔案管理規(guī)定不清晰

通過學(xué)生檔案管理規(guī)定條文認(rèn)知情況的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，7個(gè)學(xué)校有1個(gè)認(rèn)為“很清晰”、2個(gè)認(rèn)為“較清晰”、2個(gè)認(rèn)為“一般”、2個(gè)認(rèn)為“不清晰”，選項(xiàng)結(jié)果較為分散。

管理規(guī)定是管理工作的依據(jù)，是管理者和使用者必須遵守的規(guī)則制度。在獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理的過程中，工作人員往往會(huì)因缺少管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案文件的類別、價(jià)值、保管期限難以判斷，最終導(dǎo)致管理不善。同時(shí)，在管理過程中，也經(jīng)常出現(xiàn)管理人員對(duì)文件管理情況向領(lǐng)導(dǎo)頻繁請(qǐng)示，或憑借既往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，導(dǎo)致管理效率低、管理失誤的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）學(xué)生檔案管理模式落后

在對(duì)檔案管理模式的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，7個(gè)學(xué)校中4個(gè)認(rèn)為“落后”、3個(gè)認(rèn)為“很落后”。檔案管理模式處于雜亂狀態(tài)。

獨(dú)立學(xué)院的學(xué)生數(shù)量與日俱增，檔案管理工作任務(wù)繁重，需要完善的管理模式進(jìn)行管理。但是大多數(shù)學(xué)校因?yàn)橘Y金、管理水平、管理人員配備等情況的限制，管理模式依然處于20年前的水平。學(xué)生檔案以紙質(zhì)為主，學(xué)生信息的采集內(nèi)容雜亂無章，不同部門之間存在重復(fù)采集現(xiàn)象，檔案保存也未能充分使用信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，在查詢或者調(diào)動(dòng)檔案的時(shí)候往往需要多部門協(xié)同，在人力物力方面造成浪費(fèi)，迫切需要構(gòu)建科學(xué)合理的學(xué)生檔案管理模式[3]。

（四）現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理手段落后

通過對(duì)獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理手段的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，7個(gè)學(xué)校中有4個(gè)認(rèn)為“一般”、3個(gè)認(rèn)為“落后”。

管理手段是管理方法發(fā)揮作用的工具。學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理手段落后是獨(dú)立學(xué)院檔案管理中普遍存在的一個(gè)現(xiàn)象。在獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案信息化建設(shè)中，配套使用的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)跟不上時(shí)代的變遷，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理能力跟不上、管理效率低。這種現(xiàn)象的發(fā)生可能有兩個(gè)方面的原因，一方面源于學(xué)校管理資金不足，另一方面源于管理人員的水平能力低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，優(yōu)化管理手段對(duì)學(xué)生檔案信息的管理來說是件迫不及待的事情[4]。

（五）缺少專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員

對(duì)學(xué)生檔案管理人員情況的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，7個(gè)學(xué)校中沒有一個(gè)畢業(yè)于檔案管理相關(guān)專業(yè)的人員，檔案管理質(zhì)量難以保障。

當(dāng)下獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案的管理處于分散狀態(tài)，如基本信息班主任保管、學(xué)習(xí)情況由教務(wù)員管、課外實(shí)踐活動(dòng)由學(xué)工人員管。每個(gè)管理部門在管理學(xué)生信息的時(shí)候，也僅僅是學(xué)生信息的簡(jiǎn)單累加。如何統(tǒng)籌管理學(xué)生檔案、開發(fā)利用檔案信息，目前極少有管理人員具備這方面的能力。

三、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理的建議

（一）制定專門的學(xué)生檔案管理制度

制度是推進(jìn)工作的依據(jù)和保障，獨(dú)立學(xué)院建立專門的學(xué)生檔案管理制度勢(shì)在必行。對(duì)當(dāng)下大學(xué)生檔案的更新、補(bǔ)充、分類以及存儲(chǔ)方式等進(jìn)行明確規(guī)定，對(duì)檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行限制，對(duì)違反規(guī)定的行為制定罰則，以確保學(xué)生檔案工作的正常進(jìn)行。對(duì)于檔案的敏感信息應(yīng)以特殊的方式處理，如學(xué)生身體疾病、心理疾病、精神疾病等需要保密之處，應(yīng)該加強(qiáng)保密工作，但是同時(shí)應(yīng)該周知相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和老師，以更好地維護(hù)教學(xué)環(huán)境，促進(jìn)學(xué)生全面健康的發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作應(yīng)該同教學(xué)工作一樣嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待，進(jìn)行階段性考察，依據(jù)獎(jiǎng)懲制度對(duì)管理人員進(jìn)行管理[5]。

（二）采取專業(yè)的檔案管理模式

檔案管理是一門學(xué)問，根據(jù)學(xué)校學(xué)生的規(guī)模大小，選擇合適的管理模式。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生的檔案可以采用相對(duì)集中的分級(jí)管理模式進(jìn)行管理。所謂分級(jí)就是將獨(dú)立學(xué)院的二級(jí)學(xué)院作為學(xué)生檔案的主管單位對(duì)學(xué)生檔案集中管理。這樣管理至少有三個(gè)方面的好處，一是二級(jí)學(xué)院與學(xué)生正面接觸機(jī)會(huì)多，便于收集檔案并合理使用檔案信息；二是便于維護(hù)檔案的完整與安全，盡可能保證學(xué)生信息不外露；三是便于檔案管理人員職責(zé)分工，在檔案管理工作中不留空白。

（三）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理可以綜合構(gòu)建信息資源體系，當(dāng)然這也需要各部門相互協(xié)作、共同建設(shè)。在學(xué)生檔案信息的管理系統(tǒng)中，包含了學(xué)生檔案信息的來源、生成和加工三個(gè)組成部分。學(xué)生檔案信息來源于提供學(xué)生信息的各個(gè)部門，如教務(wù)辦公室、學(xué)工、校醫(yī)院、團(tuán)委、大學(xué)生工作處等。這些部門根據(jù)學(xué)生檔案采集的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)將學(xué)生檔案信息通過信息采集端口報(bào)送到學(xué)生檔案信息庫，即形成檔案信息的收集。通過信息庫的匯總、整理、加工，最終生成完整的信息。信息平臺(tái)可以根據(jù)學(xué)生或?qū)W校各部門對(duì)學(xué)生檔案信息的需求，在保證學(xué)生檔案信息準(zhǔn)確的情況下，定期將處理好的信息提供出去。信息的完整或重要性可以在信息提供、反饋中進(jìn)一步修改，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的合理使用。以上過程可以充分展現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化的特點(diǎn)和長處，當(dāng)然也反映了檔案管理信息化建設(shè)的必要性[6]。

（四）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

專業(yè)的人做專業(yè)的事情，學(xué)生檔案管理也不例外。建議獨(dú)立學(xué)院引進(jìn)檔案管理專業(yè)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)的復(fù)合型人才，這樣既能保證學(xué)生檔案管理得當(dāng)，又能通過計(jì)算機(jī)收集、加工、整合學(xué)生檔案信息，實(shí)現(xiàn)有效管理。計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)的人才可以通過網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)不斷變化的學(xué)生信息進(jìn)行收集整理，這樣既保證了學(xué)生檔案的完整性，也保證了及時(shí)性，從而真實(shí)地反映出學(xué)生情況。顯然，這對(duì)學(xué)生檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上又提出了更高的要求[7]。

四、結(jié)語

獨(dú)立學(xué)院是我國新興的大學(xué)，治學(xué)水平的提升依賴于先進(jìn)的管理方法。學(xué)生檔案管理是學(xué)生管理工作中的一個(gè)重要組成部分，重視學(xué)生檔案信息在一定程度上講就是重視學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)、勞動(dòng)成果，也是對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)的一種監(jiān)督和鞭策，對(duì)其未來發(fā)展的督促和保障。因此，學(xué)生檔案建設(shè)應(yīng)從思想上加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，不斷完善管理方法，提高管理水平，充分做好檔案信息的開發(fā)利用工作，時(shí)刻準(zhǔn)備為國家、社會(huì)選拔人才提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（薦稿人：雷鳴，宜春學(xué)院副教授）

（責(zé)任編輯：莫唯然）