大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作分析

陳思羽

摘要：為了能夠有效解決檔案管理工作中信息丟失或遺漏問題，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面均衡發(fā)展，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)多樣化的智能管理方式和豐富的數(shù)據(jù)資源，摒棄以往傳統(tǒng)使用紙質(zhì)的管理方式，以滿足現(xiàn)代人們對(duì)于檔案管理的需求。本文針對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案工作的影響作用進(jìn)行了具體分析說明，并提出了相關(guān)的建議對(duì)策來促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)建設(shè)，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案工作;智能管理

前言：

檔案信息的管理工作相對(duì)較為繁多且復(fù)雜，且在具體的實(shí)際操作中，往往會(huì)受到來各方面因素的影響作用，導(dǎo)致檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)高效以及優(yōu)質(zhì)化發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于檔案工作的智能化管理有著重要的作用，能夠有效實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的整體質(zhì)量得到提升，利用多媒體和現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠統(tǒng)一規(guī)范管理檔案信息，從而促進(jìn)檔案信息建設(shè)長期發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用

（一）檔案數(shù)據(jù)智能管理化

大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，用智能化的檔案管理方式替代料以往單一的關(guān)聯(lián)方式，能夠更深層次的挖掘現(xiàn)有的檔案信息資源，從大量的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)部，快捷的找到有較高價(jià)值的檔案信息。同時(shí)，檔案信息管理工作能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將有社會(huì)知識(shí)、歷史知識(shí)和優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)歸納出來，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理方式來為檔案工作提供優(yōu)質(zhì)資源，從而促進(jìn)檔案工作智能化和高效化發(fā)展。

（二）檔案信息查找便捷化

對(duì)于檔案工作中現(xiàn)有的檔案信息，大數(shù)據(jù)能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，幫助廣大用戶高效便捷的從大量數(shù)據(jù)庫中找到用戶自身需求的信息源，利用信息技術(shù)的智能化來分析檔案材料和文件，并結(jié)合資料數(shù)據(jù)查找的特點(diǎn)，來及時(shí)充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而有效防止檔案信息的丟失現(xiàn)象。

（三）促進(jìn)檔案信息管理規(guī)?；?/p>

大數(shù)據(jù)時(shí)代具有豐富的數(shù)據(jù)資源，能夠促進(jìn)檔案信息資源的統(tǒng)一規(guī)范管理，使其能夠轉(zhuǎn)變以往依靠理論知識(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，而是能夠深入分析和研究檔案信息，促進(jìn)檔案信息管理的安全高效發(fā)展，有效緩解檔案工作人員的工作壓力，減少人力投入成本，保障檔案信息的長效可持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下完善檔案工作的相關(guān)建議

（一）不斷改進(jìn)和完善檔案工作服務(wù)方式

檔案管理服務(wù)由于收到各方面因素的影響，導(dǎo)致檔案工作方式一直無法得到有效提升，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來，能夠有效解決這一問題。隨著現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，檔案服務(wù)方式應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況，轉(zhuǎn)變以往的服務(wù)觀念，用檔案館藏的方式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的整體工作服務(wù)流程，構(gòu)建全面的檔案服務(wù)體系，針對(duì)不同用戶的多樣化需求，制定科學(xué)合理的服務(wù)方案，有目的有計(jì)劃的讓用戶體驗(yàn)到更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)將檔案服務(wù)方式和信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合起來，使其能為用戶實(shí)時(shí)提供檔案信息，對(duì)于檔案服務(wù)方面，應(yīng)積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)能力，以便更夠在數(shù)量復(fù)雜且類型復(fù)雜的檔案智能信息中，為用戶找到所需求的檔案信息，以此來有效保障檔案服務(wù)管理工作能夠優(yōu)質(zhì)均衡發(fā)展[1]。

（二）構(gòu)建檔案信息管理機(jī)制

現(xiàn)階段，一些地區(qū)的檔案部門還存在著使用紙質(zhì)檔案的方式來管理檔案信息，甚至一些比較偏僻的地方仍然要浪費(fèi)大量的人力來進(jìn)行查找和整理檔案，增加了檔案管理工作的人力的投入成本，無法更方便快捷的為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。有的檔案管理部門雖然已經(jīng)使用了電子檔案管理方式，但由于沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，導(dǎo)致在管理方式中很容易就出現(xiàn)遺漏或是重復(fù)工作的新問題，且各地區(qū)的檔案系統(tǒng)都不太相同，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源統(tǒng)一建立和查閱。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，需要改變以往紙質(zhì)儲(chǔ)存檔案信息，建立有著全面信息的數(shù)字化管理模式，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)資源共享發(fā)展，不斷提升檔案信息數(shù)據(jù)的管理能力，以便能夠更好地結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)發(fā)展檔案管理和服務(wù)工作[2]。由于各地區(qū)的檔案新信息繁多且復(fù)雜，所以應(yīng)將數(shù)據(jù)信息管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，科學(xué)合理劃分檔案信息各方面的歸檔和電子文件分類范圍，使其能夠準(zhǔn)確、細(xì)化的管理各類檔案信息，促進(jìn)檔案工作朝著先進(jìn)、高效的管理方向發(fā)展。

（三）有效提升檔案工作人員綜合能力

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于檔案信息的管理工作有著高品質(zhì)高質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不在是以往的單一查詢和總結(jié)歸納檔案資源，所以相關(guān)的檔案工作人員需要提升自身的綜合素質(zhì)素養(yǎng)能力，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來使檔案工作能夠規(guī)模管理。為了使檔案信息資源庫更加全面和優(yōu)化，需要加強(qiáng)檔案工作者的工作能力以及信息素養(yǎng)能力，有目的有計(jì)劃制定培訓(xùn)方案來提升檔案工作人員的綜合能力，使檔案工作者能夠通過信息技術(shù)的先進(jìn)手段來分析和處理檔案數(shù)據(jù)[3]。與此同時(shí)，結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)手段，構(gòu)建一個(gè)健全的數(shù)據(jù)分析機(jī)制，利用這些方式來加強(qiáng)工作人員的實(shí)操水平，不斷完善和充實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)底蘊(yùn)，同時(shí)檔案管理部門需要對(duì)新入職的人員做好崗前培訓(xùn)工作，使其能夠更快的融入到日常的工作狀態(tài)中去，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備等等，使檔案管理工作能夠適應(yīng)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的需求，從而應(yīng)用更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)為社會(huì)各界人士提供方便快捷。

結(jié)語：

綜上所述，在檔案管理工作過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)先進(jìn)科技手段，能夠有助于不斷改進(jìn)和完善檔案管理服務(wù)方式，達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的預(yù)期理想目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)了信息技術(shù)的不斷快速發(fā)展，先進(jìn)信息技術(shù)融入到檔案管理工作中是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此檔案管理工作人員應(yīng)提升自身綜合能力，管理部門也應(yīng)優(yōu)化管理方式，構(gòu)建智能管理體制，為檔案管理工作注入新的生命力和活力，以此來保障檔案工作的長期優(yōu)質(zhì)建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]歐陽滿兮. 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021，（08）：109-110.

[3]鄒璇. 探析新時(shí)代檔案保護(hù)的新理念與新模式[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021，（08）：134-135.

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