退休干部檔案證明材料補(bǔ)充工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/中國(guó)人民解放軍92981部隊(duì) 賈薇 班晶

干部檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，有著憑證、依據(jù)和參考的作用，是個(gè)人職務(wù)晉升、職稱(chēng)申報(bào)、退休離職等最原始的記錄，與個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。在整理退休干部檔案過(guò)程中，可能會(huì)發(fā)生退休干部檔案材料缺失的現(xiàn)象，需要補(bǔ)充相關(guān)證明材料，但干部檔案內(nèi)容繁多且存在大量冗余信息，導(dǎo)致工作時(shí)容易出現(xiàn)頭緒不清、做無(wú)用功等問(wèn)題。為此，筆者整理了自己在補(bǔ)充證明材料工作中的一些經(jīng)驗(yàn)，希望能為從事此項(xiàng)工作的同志提供一定參考。

一、退休干部檔案管理存在的問(wèn)題

退休干部檔案往往存在重視程度不足、材料收集整理不及時(shí)、移交底數(shù)不清等問(wèn)題，導(dǎo)致退休干部檔案出現(xiàn)材料缺失、頁(yè)碼混亂等。

（一）退休干部檔案重視程度不足。由于缺乏對(duì)退休干部檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，退休干部檔案管理工作往往被看作是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作，只在干部退休移交時(shí)才進(jìn)行清點(diǎn)整理，導(dǎo)致平時(shí)一些工作沒(méi)有做好，短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行突擊整改，十分倉(cāng)促。

（二）干部檔案材料收集整理不及時(shí)。檔案管理者往往同時(shí)負(fù)責(zé)多項(xiàng)工作，無(wú)法專(zhuān)注于收集干部檔案材料，導(dǎo)致材料在收集階段就可能出現(xiàn)遺漏、缺失；即使收集起來(lái)，由于干部檔案分散，有時(shí)也未能及時(shí)將材料放入檔案盒中，日積月累，就會(huì)造成部分干部檔案材料缺失。

（三）檔案移交時(shí)底數(shù)不清。干部調(diào)動(dòng)時(shí)會(huì)連同檔案一起調(diào)動(dòng)，但有時(shí)由于部分檔案工作者責(zé)任心不強(qiáng)，在交接時(shí)底數(shù)不清，帶著問(wèn)題移交檔案，導(dǎo)致原單位認(rèn)為交出檔案就萬(wàn)事大吉，接收單位面對(duì)歷史遺留問(wèn)題得過(guò)且過(guò)，造成干部檔案問(wèn)題積壓，且隨著時(shí)間的推移，原單位可能整合重組，時(shí)間越久，越難以找尋原始文件用于補(bǔ)充證明材料。

二、如何補(bǔ)充退休干部檔案證明材料

要做好證明材料補(bǔ)充工作，首先要提綱挈領(lǐng)地通讀退休干部檔案，大致掌握該干部的情況。干部檔案起始部分一般都有履歷表等材料，記錄重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)信息，可進(jìn)行重點(diǎn)閱讀。由于管理人員交接不及時(shí)，可能會(huì)發(fā)生履歷表填寫(xiě)不全問(wèn)題，針對(duì)這種情況，可先自制表格，依據(jù)后續(xù)材料補(bǔ)充完善。對(duì)照履歷表看干部檔案，就具備了全局觀，能夠了解檔案的主要文件及重點(diǎn)材料。

由于干部檔案材料一般按照時(shí)間排序，在了解干部的大致情況后，需要對(duì)檔案材料按照類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)。筆者將干部檔案材料按照是否需要依據(jù)文件進(jìn)行計(jì)算，分為兩個(gè)方面：工作方面和待遇方面。工作方面的材料主要包含職級(jí)評(píng)定材料、職稱(chēng)評(píng)審材料、獎(jiǎng)勵(lì)表彰材料，該類(lèi)型的材料只要找到命令文件即可作為證明材料；待遇方面主要包含工資調(diào)整材料，該類(lèi)型的材料需要依據(jù)干部職級(jí)和相關(guān)待遇文件進(jìn)行計(jì)算，將計(jì)算后的數(shù)據(jù)作為證明材料。

（一）工作方面的證明材料補(bǔ)充。有如下幾個(gè)方面：

1.確定缺失的材料。當(dāng)拿到干部檔案后，可按照時(shí)間順序制作表格，其中首列為時(shí)間，然后是職級(jí)、職稱(chēng)等，一般需要相對(duì)應(yīng)的評(píng)定材料。職級(jí)依據(jù)崗位性質(zhì)不同會(huì)有所區(qū)別，如果有評(píng)級(jí)的材料，就在后面打勾；職稱(chēng)一般分為初級(jí)職稱(chēng)、中級(jí)職稱(chēng)、副高級(jí)職稱(chēng)、正高級(jí)職稱(chēng)，按照類(lèi)別分為初次評(píng)審及續(xù)評(píng)，續(xù)評(píng)一般有時(shí)間要求，可依據(jù)初評(píng)的時(shí)間計(jì)算續(xù)評(píng)時(shí)間，再查找是否有職稱(chēng)續(xù)評(píng)材料，如果有也在后面打勾；獎(jiǎng)勵(lì)表彰材料一般決定了工資的發(fā)放，與待遇息息相關(guān)，一般按照最后退休時(shí)的審核表可了解其獎(jiǎng)勵(lì)表彰的年份，就能一目了然地發(fā)現(xiàn)缺失的材料（如表1所示）。

表1 工作方面重要材料對(duì)照表

2.查找文件依據(jù)。查找證明材料的整體思路是盡可能利用檔案信息及其他信息，縮小材料的搜索范圍。當(dāng)缺失職級(jí)材料時(shí)，首先可由簡(jiǎn)歷中后續(xù)的材料確定職級(jí)材料時(shí)間及所屬單位，再依據(jù)該職級(jí)的命令權(quán)限查找命令文件的下發(fā)單位，在該單位該年度的命令文件中查找。由于干部工作調(diào)動(dòng)及檔案交接不規(guī)范等原因，部分缺失的檔案材料可能需聯(lián)系原單位尋找相關(guān)文件依據(jù)。

在查找文件時(shí)要注意，文件的下達(dá)時(shí)間可能與起算時(shí)間不同，可將查找時(shí)間范圍適當(dāng)放寬，在起算時(shí)間及前后數(shù)月的文件中進(jìn)行查找，根據(jù)這些條件進(jìn)行篩選，能查找到數(shù)份文件，而文件一般命名為“關(guān)于XX等同志的XX”，僅僅通過(guò)標(biāo)題仍難以查找到，此時(shí)，一方面可參考與該干部同批調(diào)整的同志，在該同志檔案中尋找命令號(hào)，再進(jìn)行文件查找，有了明確的文件號(hào)將更加方便快捷；另一方面，在逐件查找的過(guò)程中一定要逐條對(duì)照，避免遺漏導(dǎo)致重復(fù)工作。當(dāng)缺失職稱(chēng)評(píng)審的證明材料時(shí)，可由后續(xù)材料查找評(píng)審時(shí)間，而后查找相關(guān)文件，此類(lèi)文件也可能存在一個(gè)文件涉及數(shù)人的問(wèn)題，不能依靠文件名確定，需要依據(jù)起算時(shí)間在當(dāng)年的相關(guān)文件中仔細(xì)翻看查找。由于每年獎(jiǎng)勵(lì)表彰時(shí)間比較固定，涉及的文件時(shí)間一般較為集中，找到下達(dá)時(shí)間及權(quán)限相關(guān)信息后，可查找相關(guān)檔案。

（二）待遇方面的證明材料補(bǔ)充。有如下幾個(gè)方面：

1.確定缺失的材料。待遇材料一般與政策的調(diào)整緊密相關(guān)，因此應(yīng)充分調(diào)查該同志工作期間調(diào)整工資待遇相關(guān)文件，依據(jù)其生效時(shí)間和失效時(shí)間劃分時(shí)間段，與干部檔案材料進(jìn)行對(duì)照，從而確定缺失的待遇方面的材料（如表2所示）。

表2 待遇方面重要材料對(duì)照表

2.利用查表法計(jì)算工資待遇。工資待遇一方面隨著工資待遇文件的調(diào)整而變化，另一方面也受個(gè)人職級(jí)影響，因此，確定缺失的材料后，應(yīng)根據(jù)補(bǔ)充完畢的工作方面的證明材料，明確該干部隨時(shí)間的職級(jí)變化情況，然后根據(jù)工資待遇調(diào)整文件的生效時(shí)間和失效時(shí)間劃分時(shí)間段，依據(jù)不同時(shí)間段內(nèi)該干部的職級(jí)及調(diào)整方法計(jì)算該同志的工資待遇，并依據(jù)計(jì)算結(jié)果開(kāi)具證明材料。

3.待遇材料核算。根據(jù)證明材料計(jì)算出某個(gè)時(shí)間段的干部工資后，應(yīng)將原有的退休干部的工資待遇及補(bǔ)充后的進(jìn)行整體核算，一般可聯(lián)系財(cái)務(wù)工資主管部門(mén)進(jìn)行協(xié)助，避免由于計(jì)算不準(zhǔn)確影響退休干部待遇。

三、退休干部檔案管理建議

干部檔案的證明材料依據(jù)十分重要，然而由于干部調(diào)動(dòng)、檔案管理人員變更等種種原因，文件依據(jù)的查找過(guò)程往往最為耗時(shí)。因此筆者提出以下建議：

（一）做好驗(yàn)收工作。檔案管理部門(mén)在檔案交接時(shí)要做好驗(yàn)收工作，避免問(wèn)題累積難以解決，在保管時(shí)定期檢查整理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并盡快解決問(wèn)題。鑒于個(gè)別干部出現(xiàn)重要材料缺失、需要補(bǔ)充說(shuō)明的問(wèn)題，但苦于找不到文件號(hào)的問(wèn)題，可通過(guò)建立干部職級(jí)評(píng)定、職稱(chēng)評(píng)審、表彰獎(jiǎng)勵(lì)的臺(tái)賬，避免后期補(bǔ)充證明材料時(shí)，通過(guò)人工在多份文件中逐字句查找干部姓名這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的做法，可進(jìn)一步提高工作效率，便于檢索查找。通過(guò)運(yùn)用數(shù)據(jù)管理，使干部的管理、使用、考核、監(jiān)督等工作更加客觀、科學(xué)、量化。隨時(shí)收集干部日常工作、廉潔自律、參加重大任務(wù)（涵蓋公共事件數(shù)據(jù)庫(kù)展示影像資料）、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等情況，做到數(shù)據(jù)齊全完整。

（二）多部門(mén)聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)。干部檔案材料的證明材料需要人事管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)、后勤保障部門(mén)等多部門(mén)聯(lián)動(dòng)，建議相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，提供多種方法手段，如下發(fā)政策匯編、開(kāi)展交流座談等。其中政策匯編應(yīng)全面細(xì)致，涵蓋歷年工資待遇及職級(jí)調(diào)整所依據(jù)文件，便于辦理人員查詢(xún)；交流座談可邀請(qǐng)經(jīng)辦人等分享個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，避免重復(fù)工作。

（三）制定統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。目前，人事檔案部門(mén)出具的各類(lèi)檔案證明材料絕大部分仍沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，處于各自為政的狀態(tài)，隨意性較大，致使社會(huì)對(duì)“檔案證明”的可靠性、重要性產(chǎn)生懷疑，影響其應(yīng)有的法定效力。為此，制定統(tǒng)一規(guī)范的體例格式標(biāo)準(zhǔn)已成為“檔案證明”權(quán)威性的重要體現(xiàn)和保障。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確干部檔案證明材料的相關(guān)規(guī)范，如紙張大小、格式要求、出具部門(mén)要求、材料審核方式等，避免材料不合格被退回。另外干部本人可記錄本人歷次調(diào)整職級(jí)的相關(guān)文件號(hào)，并保留好職稱(chēng)評(píng)審相關(guān)材料，便于后期查找證明文件。應(yīng)加強(qiáng)檔案復(fù)審工作，退休干部的檔案在交接前要做好復(fù)審，檢查頁(yè)碼是否重新編號(hào)、編號(hào)是否正確，證明材料是否正確有效、缺失信息是否補(bǔ)充完善、歷次調(diào)整待遇是否正確。另外，檔案證明材料的補(bǔ)充工作需要干部積極配合，應(yīng)加強(qiáng)與退休干部的溝通，在更新配偶子女信息時(shí)一定與退休干部本人溝通，確保信息正確無(wú)誤。

（四）加強(qiáng)人員延續(xù)性。由于一些單位負(fù)責(zé)退休干部檔案的為剛參加工作不久的新人或是同時(shí)負(fù)責(zé)其他工作的兼職人員，需要處理多個(gè)事務(wù)，導(dǎo)致工作沒(méi)有延續(xù)性，且對(duì)辦理政策不熟悉，無(wú)法快速有效解決問(wèn)題，造成工作十分被動(dòng)的局面。

四、結(jié)語(yǔ)

本文總結(jié)了筆者在整理退休干部檔案、補(bǔ)充證明材料的過(guò)程中的一些經(jīng)驗(yàn)，可為相關(guān)經(jīng)辦人員提供參考，同時(shí)針對(duì)此過(guò)程中的一些問(wèn)題，提出了相關(guān)建議，該建議有助于簡(jiǎn)化證明材料的辦理流程，使有關(guān)部門(mén)提供更加便民、高效的服務(wù)。退休干部是單位的寶貴財(cái)富，退休干部的檔案作為其履歷及后續(xù)待遇的重要佐證，具有十分重要的作用，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提高對(duì)退休干部檔案的重視程度，有力解決退休干部檔案遺留問(wèn)題，為他們享受應(yīng)有的待遇提供有力保障。