利用科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

張立云

關(guān)鍵詞：科技創(chuàng)新;檔案工作;管理質(zhì)量;有效策略

檔案是人們記錄和保存信息的一種手段，可以將有價值的信息進(jìn)行分類管理，檔案中的信息分為隱性和顯性，能夠為人們后續(xù)生產(chǎn)活動的開展提供重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，因此這也使得檔案管理工作的開展質(zhì)量成為一項重要的工作。然而在實際的檔案管理工作中負(fù)責(zé)該工作的人員并沒有形成科學(xué)的管理意識，存在信息化設(shè)施不完善等多種問題，影響了單位檔案管理的效率，無法真正挖掘檔案中的價值。21世紀(jì)推動了科技革命的發(fā)展，并催生了大數(shù)據(jù)、人工智能這一類以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的科學(xué)技術(shù)，給檔案管理工作的開展提供了重要的技術(shù)動力，因此作為管理人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)新型的信息化管理理念和手段，利用科技創(chuàng)新提升工作質(zhì)量。

一、利用科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展基本原則

（一）遵循可行性原則

在對檔案管理工作進(jìn)行模式轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新的過程中需要將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要配備專業(yè)的計算機(jī)人才。因此，在使用不同科學(xué)技術(shù)之前單位必須要保證自身能夠滿足創(chuàng)新型工作模式建設(shè)的基本需求，保證科技創(chuàng)新具有可行性。單位在進(jìn)行科技創(chuàng)新改革之前需要對自身檔案管理工作進(jìn)行分析和評估，找出目前存在的優(yōu)勢和缺陷，進(jìn)而制定出數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的計劃，保證系統(tǒng)建設(shè)的有序性和可操作性。

（二）遵循安全性原則

每個單位所收藏的檔案信息均是和單位發(fā)展、經(jīng)營有緊密聯(lián)系的資料，例如單位內(nèi)部的人事資料、核心會議記錄資料等，如果這些檔案資料出現(xiàn)破損或者丟失的問題，會影響到單位機(jī)構(gòu)內(nèi)部有序運(yùn)行。特別是在科技創(chuàng)新的大背景下，雖然網(wǎng)絡(luò)可以為檔案資料提供存儲平臺，但是同時也存在較多的安全隱患，如病毒入侵、黑客攻擊等，均有可能威脅到檔案資料的完整性。因此在采取科技創(chuàng)新理念時應(yīng)當(dāng)積極遵守安全性原則，將保證檔案資料的安全性作為管理工作的基本。在對檔案資料實施電子化處理之后，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建安全防護(hù)體系，利用防火墻系統(tǒng)抵擋外來入侵的病毒或者木馬，使用病毒監(jiān)測技術(shù)及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的病毒。在檔案信息系統(tǒng)中設(shè)置登錄密碼，通過密碼限制獲取檔案信息的用戶類型，以此防止其他人獲取到檔案資料。

（三）遵循規(guī)范性原則

規(guī)范性原則所指的是在引進(jìn)科學(xué)技術(shù)的過程中需要保證每一個流程都處于標(biāo)準(zhǔn)化的狀態(tài)，按照相關(guān)的規(guī)范和要求開展建設(shè)工作。只有規(guī)范化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能夠為檔案管理工作提供重要的輔助，保證數(shù)據(jù)的存儲質(zhì)量，提升工作的實際效率，保證檔案信息的安全性。不規(guī)范的現(xiàn)象則會引起檔案信息上傳錯誤、安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)不完善等多種問題出現(xiàn)，可能會給檔案管理工作造成一定的阻礙和效率影響。因此單位在進(jìn)行檔案建設(shè)之前需要設(shè)置規(guī)范化的操作流程，并在流程中設(shè)計相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在建設(shè)過程中對系統(tǒng)的質(zhì)量進(jìn)行評估和審核，及時發(fā)現(xiàn)在建設(shè)過程中存在的問題，并加以改正。除此之外，單位也需要保證信息化的檔案管理系統(tǒng)符合國家相關(guān)法律規(guī)定的要求以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，否則一旦觸碰到法律的界限會給單位的發(fā)展帶來嚴(yán)重影響。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境雖然帶給了人們便利，但是也同樣為不法分子提供了盜竊信息的環(huán)境，必須要保證檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化，防止檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)建設(shè)不規(guī)范的問題。

二、利用科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的具體措施

（一）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化管理系統(tǒng)支持線上瀏覽檔案功能以及遠(yuǎn)程查閱檔案功能，只需要經(jīng)過管理員的認(rèn)可即可在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作。整體而言檔案管理工作的效率整體提高，可以構(gòu)建共享型檔案管理系統(tǒng)，可以推動檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。單位在過去發(fā)展的過程中存儲了大量的數(shù)據(jù)，因此要想在短時間內(nèi)完成數(shù)字化檔案建設(shè)具有較大的難度，這就需要單位根據(jù)檔案的價值對其進(jìn)行數(shù)字化處理。理論上來講，對于單位而言最好的方案是將所有的檔案信息全部數(shù)字化，但是由于數(shù)據(jù)量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優(yōu)先選擇重要的資料進(jìn)行數(shù)字化。第一，選擇對于單位而言重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如記錄單位重要活動項目的檔案或者人事檔案等，可以為單位現(xiàn)階段工作的開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提升單位內(nèi)部的工作效率，將工作中不常使用的檔案或者無價值的檔案信息剔除。在建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)時需要上傳大量的數(shù)據(jù)，通過對檔案信息的價值進(jìn)行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。單位應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)人員定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，對檔案數(shù)據(jù)實施更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數(shù)據(jù)可以對單位的日常工作活動開展起到促進(jìn)作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化意識

檔案管理人員是影響檔案管理工作的關(guān)鍵因素，要想合理的利用科學(xué)技術(shù)完成檔案管理工作創(chuàng)新，就必須要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識以及科技應(yīng)用意識，這樣才能夠讓管理人員在實際工作過程中有意識地利用新型科學(xué)技術(shù)，真正達(dá)到檔案管理工作質(zhì)量提高的目的。第一，應(yīng)當(dāng)向現(xiàn)有的檔案管理人員展開積極的培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識以及職業(yè)素養(yǎng)水平，確定管理人員能夠帶有飽滿的熱情投入到工作中。在培訓(xùn)過程中利用“一對一”新老結(jié)對的方式展開針對性的技能操作培訓(xùn)，由年輕管理人員向老員工講解信息化系統(tǒng)的使用方法，使管理人員都能夠應(yīng)用信息技術(shù)開展工作。第二，積極吸引綜合型管理人才，對現(xiàn)有的檔案工作管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，為檔案管理工作信息化建設(shè)隊伍注入新鮮血液與活力。在現(xiàn)代社會中人才才是第一競爭力，要想促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升，必須要吸收能夠掌握各類科學(xué)技術(shù)的新型人才，以此來強(qiáng)化人才隊伍的綜合素質(zhì)，為科技創(chuàng)新的應(yīng)用提供重要的人才基礎(chǔ)。

（三）構(gòu)建完善的信息化管理制度

在科技創(chuàng)新應(yīng)用時，應(yīng)當(dāng)確保管理人員能夠按照制度要求使用各類科學(xué)技術(shù)，以此來提高科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的規(guī)范性，為科技創(chuàng)新工作的開展提供制度保障，在這種情況下，有關(guān)管理人員需要結(jié)合自身檔案管理工作特點(diǎn)制定完善的信息化管理制度，以此來滿足科技創(chuàng)新的有關(guān)需求。要想建立完整的信息化檔案管理制度體系，就需要對信息化管理流程、管理事項、檔案管理崗位和管理設(shè)備等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整合和分類，針對不同的細(xì)分內(nèi)容建立不同的規(guī)章制度，通過對這些內(nèi)容的統(tǒng)一管理，將相關(guān)工作人員的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作流程細(xì)節(jié)等落實到具體的管理工作當(dāng)中，確保檔案管理人員的規(guī)范操作，避免因人員等主觀因素造成各種檔案工作管理錯誤。通過這些細(xì)節(jié)的明確，可以讓不同管理人員認(rèn)識到自身在檔案管理工作科技創(chuàng)新過程中的責(zé)任，以此來強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識。在規(guī)章制度建立過程中，需要考慮到獎懲并舉，既要考慮到能夠?qū)芾砣藛T實現(xiàn)一定的約束和規(guī)范，又要考慮到激勵管理人員在工作中進(jìn)行創(chuàng)新。鑒于此，為了確保規(guī)章制度能夠調(diào)動工作人員的創(chuàng)新積極性和工作興趣，可以通過崗位晉升、業(yè)績考核、探索創(chuàng)新等手段來推動規(guī)章制度的建立，來將源源不斷的活力注入檔案管理工作的信息化建設(shè)中，促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的內(nèi)容與手段創(chuàng)新，從而使得檔案管理的信息化建設(shè)工作邁入一個新的臺階。

（四）完善科技創(chuàng)新基礎(chǔ)設(shè)施

首先，要升級和優(yōu)化檔案管理的硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，這也是得以開展檔案信息化管理工作的重要保證，發(fā)揮科技創(chuàng)新的效果和作用。由于軟件的設(shè)計和優(yōu)化對于檔案的信息化管理工作具有十分重要的決定作用，所以要高度重視檔案管理的軟件基礎(chǔ)設(shè)施的更新和應(yīng)用。在開展具體工作當(dāng)中，還需要從檔案管理工作的目標(biāo)和理念出發(fā)，在上級部門的引領(lǐng)下，結(jié)合工作實際情況，來做好軟件的研發(fā)和優(yōu)化工作。在檔案管理軟件和硬件的更新過程中，可以利用招投標(biāo)的方式來選擇一些服務(wù)質(zhì)量高和技術(shù)水平高的專業(yè)公司來開展這項優(yōu)化工作，確保檔案管理工作中的硬件和軟件都能滿足實際工作各項需求。其次，可以引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)手段，將過去的人工管理模式逐步轉(zhuǎn)化為自動化、智能化的檔案管理模式，從而落實無紙化辦公和創(chuàng)建數(shù)字檔案等管理機(jī)制。例如可以在信息系統(tǒng)中增加專家系統(tǒng)，其中融合了多個不同專家有關(guān)于檔案管理工作經(jīng)驗，能夠根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行自動判斷，提取出檔案內(nèi)部有價值的信息，不僅可以提高隱性信息的轉(zhuǎn)化率以及準(zhǔn)確率，同時也可以減輕管理人員的工作壓力。

三、結(jié)語

檔案管理工作可以對各種工作活動中產(chǎn)生的檔案資料實施有效整理，進(jìn)而從中提取出相應(yīng)的關(guān)鍵信息。通過在檔案管理工作中引進(jìn)新型的科學(xué)技術(shù)，可以讓檔案管理工作也跟上信息時代的發(fā)展腳步，向著數(shù)字化的趨勢快速發(fā)展，提升檔案資料管理的數(shù)字化水平。對檔案實施數(shù)字化管理是一種新的管理模式，打破了以往檔案管理工作中存在的局限性，可以利用信息化手段收集檔案、鑒別檔案、整理檔案、存儲檔案、轉(zhuǎn)遞檔案、統(tǒng)計檔案以及查閱檔案。為此單位可以積極建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)來存儲檔案信息，并對各類檔案信息實施智能化分析，從中提取出相應(yīng)的信息和規(guī)律，對單位發(fā)展和決策提供重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在未來的發(fā)展過程中，科技創(chuàng)新將會是主要的發(fā)展趨勢，檔案管理工作作為各個單位中的主要工作內(nèi)容之一，也必須要合理運(yùn)用科學(xué)技術(shù)完成工作創(chuàng)新。