利用網(wǎng)絡(luò)投稿平臺促進(jìn)期刊管理和品牌建設(shè)實(shí)踐

楊靜

摘 要 結(jié)合《甘肅教育》編輯部最新應(yīng)用的期刊投稿平臺的應(yīng)用實(shí)踐，介紹管理流程中審稿環(huán)節(jié)控制、工作質(zhì)量保證等方面的做法，并提出進(jìn)一步優(yōu)化平臺系統(tǒng)、提高管理效能的措施。實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，建立網(wǎng)絡(luò)投稿平臺是期刊品牌打造和平穩(wěn)發(fā)展的重要舉措，在下一步工作中，應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)和全媒體技術(shù)，提高期刊的運(yùn)行效率和影響力。

關(guān)鍵詞 網(wǎng)絡(luò)投稿平臺；期刊管理；品牌建設(shè)；甘肅教育

中圖分類號 G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 2096-0360（2021）10-0046-03

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺的使用對建設(shè)期刊品牌、提高期刊影響力、提高審稿效率和期刊管理水平具有重要意義[1-3]。網(wǎng)絡(luò)投稿平臺在學(xué)術(shù)期刊中的應(yīng)用逐漸普及，已經(jīng)被大多數(shù)作者、審稿人接受，也成為提高期刊管理的最有效措施[ 4 ]。司珊珊[5]比較了國際ScholarOne與國內(nèi)瑪格泰克、勤云、騰云等期刊采編系統(tǒng)之間的功能和流程。田欣等[6]認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)采編平臺能夠集成專家數(shù)據(jù)庫、學(xué)術(shù)不端檢測、文獻(xiàn)管理工具，提高期刊的高質(zhì)量發(fā)展。魏希柱等[ 7 ]以《哈爾濱工業(yè)大學(xué)學(xué)報》為例，介紹了期刊采編系統(tǒng)如何提高學(xué)術(shù)期刊審稿流程。姜梅等[8]介紹了《含能材料》借助整合的排版云平臺與采編系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了科技期刊的采編與排版、發(fā)布的一體化。

《甘肅教育》編輯部于2020開始使用網(wǎng)絡(luò)投稿平臺，在此過程中，有效地提高了期刊的管理效率，為廣大教師、專家提供了個性化和便捷化的服務(wù)，提高了投稿論文的質(zhì)量、大大降低了論文學(xué)術(shù)不端行為。本文介紹了《甘肅教育》基于投稿系統(tǒng)形成的一整套管理辦法和具體措施，為更多期刊推進(jìn)品牌建設(shè)，提高期刊審稿和管理效率提供借鑒。

1 保證全流程順暢，滿足期刊發(fā)展新需求

期刊的審稿流程是控制論文質(zhì)量的基礎(chǔ)。提高期刊論文質(zhì)量，需要有完備的審稿制度，并與時代的發(fā)展相適應(yīng)。《甘肅教育》嚴(yán)守“三審三?！睂徃辶鞒?，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)投稿平臺系統(tǒng)的工作流程，優(yōu)化了資源配置。首先，利用網(wǎng)絡(luò)投稿平臺提高了期刊的學(xué)術(shù)不端行為，如通過平臺杜絕了人情稿，讓所有投稿都進(jìn)入規(guī)范化審稿流程，實(shí)現(xiàn)了期刊編輯的優(yōu)化管理，讓每位編輯負(fù)責(zé)特定的專欄和方向，優(yōu)化了后期分配稿件的工作；再次，對于終審人員來說，可以完全掌握之前的審稿意見和流程，能夠更好地判斷論文的最終結(jié)論。讓期刊稿件的平行分層工作轉(zhuǎn)換為編輯、主編、社長多人協(xié)同工作，保證了整個審稿流程的順暢，提高管理效率，滿足了新時期的工作發(fā)展需求。

2 細(xì)化審稿階段，提升工作效率

2.1 初審階段

利用網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)，能夠在初審階段幫助編輯做好整體把關(guān)工作。投稿論文的初審階段是控制整體審稿最重要的步驟，從期刊內(nèi)容來看，初審編輯需要從論文的政治性、選題方向、創(chuàng)新程度、語言文字等多個方面進(jìn)行審查，還要結(jié)合辦刊宗旨、受眾需求等宏觀要素上進(jìn)行篩選審核，而網(wǎng)絡(luò)投稿平臺則是完成該項(xiàng)操作的便捷載體。

第一，編輯人員可通過投稿平臺中的預(yù)覽功能，細(xì)致審讀分析稿件，并能方便快捷地撰寫審稿意見。對于初審?fù)ㄟ^的稿件，復(fù)審人員可同步在系統(tǒng)中清晰看到評審意見；而對于初審被駁回修改的稿件，作者亦可及時看到修改意見，省去了與復(fù)審編輯及作者在此過程中的溝通環(huán)節(jié)。

第二，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺依托中國知網(wǎng)期刊學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)平臺，可以很方便地監(jiān)測論文的復(fù)制比。在審稿平臺中作者初投稿件進(jìn)行查重檢測是必選環(huán)節(jié)，檢測通過后才能順利上傳；另外，作者在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)投稿平臺投稿之前，需要注冊登錄，填寫詳細(xì)的個人信息，稿件經(jīng)過查重檢測并上傳成功后，初審編輯可將投稿人的注冊賬號信息和文章作者信息進(jìn)行比對，若發(fā)現(xiàn)身份不一致的情況，則有代寫代發(fā)的可能性。這一系列環(huán)節(jié)，將系統(tǒng)檢測和人工比對相結(jié)合，可大大減少學(xué)術(shù)不端情況的發(fā)生。

第三，網(wǎng)絡(luò)投稿簡化了繳費(fèi)環(huán)節(jié)的工作。在初審環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)可自動檢索論文總字?jǐn)?shù)，預(yù)估所需版面及版面費(fèi)用，編輯只需要在后臺確認(rèn)系統(tǒng)自動生成的版面數(shù)及版面費(fèi)用后，一鍵提交，省去了與作者之間關(guān)于費(fèi)用的商討流程，另外，對于通過終審未繳費(fèi)的稿件，初審編輯可在網(wǎng)絡(luò)審稿系統(tǒng)中選擇點(diǎn)擊“短信提醒繳費(fèi)”，方便通知作者，省去致電或發(fā)郵件通知的環(huán)節(jié)，同時有效避免了一些作者關(guān)于“期刊版面費(fèi)不透明”的詬病。

第四，投稿平臺對于稿件的管理頗有幫助。編輯每期備稿之前，可在“入選文章”選項(xiàng)中快速檢索到可使用的論文，且能便捷高效地按繳費(fèi)先后順序選用論文，這些功能大大提高了初審的工作效率和質(zhì)量。

第五，在作者退改環(huán)節(jié)中，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺大大提升了編輯與作者之間的溝通效率。對于期刊的發(fā)展來說，論文質(zhì)量是核心影響因素，而審稿環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和嚴(yán)格性則是論文質(zhì)量的保證。網(wǎng)絡(luò)投稿平臺的優(yōu)勢在于作者、編輯、主編之間的信息傳遞和不同階段的時間管理。通過網(wǎng)絡(luò)投稿平臺，可以精準(zhǔn)便捷地管理各層級的意見、期刊論文寫作規(guī)范等要求。不僅如此，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺可直接從后臺聯(lián)系作者，不僅能及時反饋各層級的審稿意見、修改意見，還能保證不同層級審稿記錄的保存和管理。當(dāng)作者將論文重新修改上傳之后，初審編輯能第一時間看到修改版本，讓瑣碎而又重復(fù)性極高的工作更加高效。

在整個初審階段，利用網(wǎng)絡(luò)投稿平臺，可實(shí)現(xiàn)對人員、稿件的一體化管理。協(xié)調(diào)了作者、初審編輯、復(fù)審編輯和主編之間的多階段工作，提高了論文的學(xué)術(shù)質(zhì)量。投稿平臺可保留所有的流程信息，這樣就可以對每篇論文進(jìn)行追溯和查詢，也可以對期刊編輯的工作量進(jìn)行統(tǒng)計和管理，對于多個編輯協(xié)作和分工大有裨益。

2.2 復(fù)審及終審階段

在完成初審環(huán)節(jié)之后，復(fù)審編輯可獲取到更加完整的論文信息以及初審編輯對于稿件的整體評價，在此基礎(chǔ)上，需要對初審編輯的意見作出判斷，如同意初審意見或駁回修改；而社長作為審稿環(huán)節(jié)的終審，需要確定論文最終是否錄用，在作出決定之前社長可在網(wǎng)絡(luò)投稿平臺中掌握到更加全面的意見。初審編輯和復(fù)審編輯的意見一般只基于自己的業(yè)務(wù)范圍和辦刊標(biāo)準(zhǔn)，難免對宏觀方向把握不準(zhǔn)。所以，社長在最終決定之前，可以通過網(wǎng)絡(luò)投稿平臺查閱所有的審稿流程和不同層級審核編輯之間的意見，同時，也可以利用文中列出的關(guān)鍵詞來檢索類似的論文來確定其新穎性。通過以上工作，最終慎重、公平地完成定稿工作。對于終審人員來說，利用網(wǎng)絡(luò)投稿平臺，不僅可以考慮平臺提供的多重意見，還可以兼顧期刊的定位和作者分布，最終發(fā)表更加具有影響力和符合期刊宗旨的論文。

3 期刊管理升級方案

自《甘肅教育》雜志使用網(wǎng)絡(luò)投稿平臺以來，期刊論文質(zhì)量得到明顯提升，編輯的審稿工作得到了一定程度的簡化與優(yōu)化，便捷的投稿體驗(yàn)也在作者群體中得到了一定好評。但目前期刊對于網(wǎng)絡(luò)投稿平臺依然處在初步調(diào)試階段，存在審稿時滯、追蹤困難等問題，需要進(jìn)行升級優(yōu)化。

3.1 明確審稿期限，縮短刊發(fā)周期

優(yōu)化審稿環(huán)節(jié)工作。期刊論文的出版周期一定程度上體現(xiàn)了期刊的出版質(zhì)量，期刊時效性強(qiáng)，就能產(chǎn)生一定的吸引力和品牌效應(yīng)。網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)的使用是提高時間效率的有效保證。為保證審稿各環(huán)節(jié)的流暢，網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)可以給作者、初審編輯、復(fù)審編輯、終審編輯分別設(shè)置固定的時間期限，對審稿時間進(jìn)行管理，此項(xiàng)操作可在期刊瑣碎的工作中起到檢查工作進(jìn)度、消化超期審稿，保證各審稿環(huán)節(jié)的流暢性與高效性等作用?！陡拭C教育》考慮到教師基數(shù)大、教師評職稱難的情況，應(yīng)盡力提升審稿效率，縮短刊發(fā)周期，將初審時間設(shè)定為10天，復(fù)審設(shè)定為15天，終審設(shè)定為20天。如果超過時限，便會自動在系統(tǒng)中用紅色感嘆號提示。

3.2 適時追蹤，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)

期刊審稿環(huán)節(jié)需要追蹤和定期檢查。一般來說，可以兩周定期檢查一次超期稿件等問題。如果遇到稿件駁回修改超期的，可以通過系統(tǒng)短信來發(fā)催稿信，對及時發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，增加時間的效能。每月的檢查重點(diǎn)問題是排版的稿件數(shù)據(jù)量、欄目安排，稿件存量等問題，以達(dá)到期刊出版工作優(yōu)化的目的。

在網(wǎng)絡(luò)投稿平臺中，可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計功能和工作完成情況的量化指標(biāo)。如選定相應(yīng)的日期，就能統(tǒng)計一定時間內(nèi)的投稿量、退稿率、編輯處理進(jìn)度等。這樣可以幫助主編或者管理者對期刊現(xiàn)狀、編輯工作情況等進(jìn)行判斷。根據(jù)這些指標(biāo)，一方面可以調(diào)整審稿、約稿的策略，還能對優(yōu)秀作者、編輯工作量進(jìn)行快速統(tǒng)計，最終提高各環(huán)節(jié)的效率，促使不同工作者之間緊密協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。根據(jù)以上分析的結(jié)果，及時按需調(diào)整，合理分配工作，加強(qiáng)編輯之間的協(xié)調(diào)，提高工作效率和實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

3.3 嵌入文本模板，簡化編輯工作

在網(wǎng)絡(luò)投稿平臺中，編輯需要為每一篇論文撰寫審稿意見或修改意見，這對編輯來說是一項(xiàng)較繁雜的工作任務(wù)，在今后的系統(tǒng)優(yōu)化工作中，可在系統(tǒng)中嵌入各種文本模板，如收稿信、錄用通知、常規(guī)審稿意見、版面費(fèi)通知等，編輯可根據(jù)需要撰寫的內(nèi)容，選擇相應(yīng)的文本，再稍加修改即可。

3.4 增設(shè)細(xì)節(jié)功能，精準(zhǔn)管理數(shù)據(jù)

網(wǎng)絡(luò)投稿平臺的工作后臺類似于一個大型數(shù)據(jù)庫，可以支持對整個工作流程的統(tǒng)計管理。目前，系統(tǒng)主要設(shè)有任務(wù)中心、用戶管理、數(shù)據(jù)管理三大板塊，其中任務(wù)中心板塊下設(shè)“我的任務(wù)”“可認(rèn)領(lǐng)任務(wù)”“任務(wù)歷史”；用戶管理板塊下設(shè)“作者”和“用戶”選項(xiàng)；數(shù)據(jù)管理板塊中下設(shè)“入選文章”“查重列表”“稿件管理”等選項(xiàng)。每個板塊中設(shè)計的功能選項(xiàng)可用于查看投稿量、通過終審稿件、稿件審核記錄、繳費(fèi)情況、查重數(shù)據(jù)、作者數(shù)據(jù)庫等，基本涉及了期刊的所有工作流程。但在工作實(shí)踐中，一部分編輯在刊發(fā)稿件環(huán)節(jié)因?yàn)閷徃辶看笄腋寮x題相似度高等因素而出現(xiàn)稿件混淆問題，將已刊發(fā)過稿件當(dāng)作新稿源的情況時有發(fā)生，面對這種情況，可升級系統(tǒng)功能，在“入選稿件”中加入“已刊發(fā)稿件”的選項(xiàng)，這樣便可避免稿件混淆問題的發(fā)生。另外，在“用戶管理”中，可加入“重點(diǎn)檢測”選項(xiàng)，將在審稿過程中發(fā)現(xiàn)的有學(xué)術(shù)不端行為或代寫代發(fā)嫌疑的作者納入此列表，加入此項(xiàng)功能之后，便可在一定程度上減少代寫代發(fā)等情況的發(fā)生，提升期刊口碑。此外，編輯需要注重數(shù)據(jù)分析，挖掘數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含的潛在規(guī)律。例如在審稿專家建庫和完善的過程中，要目的明確、細(xì)致分類，利用網(wǎng)絡(luò)信息廣泛、傳達(dá)便利的優(yōu)勢，努力豐富專家資源。

4 結(jié)語

《甘肅教育》自2020年運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)投稿平臺系統(tǒng)以來，通過嚴(yán)格的線上審核制度、高效便捷的交流載體以及詳盡的工作流程記錄，極大地提升了編輯工作效率，也為期刊質(zhì)量的穩(wěn)步提升提供了保障。在大數(shù)據(jù)時代來臨之際，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺的使用是期刊發(fā)展的最優(yōu)選擇，也是形成具有強(qiáng)大傳播力、影響力、引導(dǎo)力、公信力的全媒體發(fā)展的基石[9]。因此，建立穩(wěn)定的、可兼容、可擴(kuò)展的投稿系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)在線投稿、編輯審稿協(xié)同發(fā)展的重要舉措。另外，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺與其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的集成，也能大大降低學(xué)術(shù)不端現(xiàn)象的發(fā)生，確保了期刊論文的原創(chuàng)性和新穎性。實(shí)踐證明，網(wǎng)絡(luò)投稿平臺的使用，是期刊品牌打造和期刊發(fā)展的有效策略。在下一步的工作中，期刊借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)編輯工作的優(yōu)化，降低編輯工作量，將更多的精力用在約稿和宣傳環(huán)節(jié)，使期刊進(jìn)入一個穩(wěn)當(dāng)發(fā)展的新階段。

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