基于“SWOT”分析視角下的秘書學(xué)專業(yè)檔案管理課程研究與實踐

劉雯雯

[摘? ? ? ? ? ?要]? 在“SWOT”視角下分析秘書學(xué)專業(yè)的檔案管理課程發(fā)展現(xiàn)狀，總結(jié)其內(nèi)部與外部的優(yōu)勢、劣勢所在，提出相適應(yīng)的提升途徑，為更好地促進(jìn)高校秘書學(xué)專業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展提供參考意見。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 秘書學(xué);檔案管理;課程研究

[中圖分類號]? G642? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2021）15-0076-02

SWOT分析法（也稱TOWS分析法、道斯矩陣）即態(tài)勢分析法，20世紀(jì)80年代初由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授韋里克提出來，是一種能夠較客觀而準(zhǔn)確地分析和研究一個單位現(xiàn)實情況的方法。SWOT分別代表：strengths（優(yōu)勢）、weaknesses（劣勢）、opportunities（機遇）、threats（威脅）。將“SWOT分析法”應(yīng)用于秘書學(xué)專業(yè)檔案管理學(xué)課程，有利于準(zhǔn)確地把握檔案管理學(xué)課程現(xiàn)階段的特點，從而使研究思路和建設(shè)目標(biāo)更具針對性、可行性和科學(xué)性。

一、秘書學(xué)專業(yè)檔案管理學(xué)的“SWOT”分析

（一）strengths：內(nèi)部優(yōu)勢

1.基礎(chǔ)性。檔案管理學(xué)是秘書學(xué)專業(yè)的核心課程，是為機關(guān)、企事業(yè)單位培養(yǎng)從事文秘、檔案、辦公室文員、行政助理為目標(biāo)的應(yīng)用型課程。作為秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生，一方面要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)的基礎(chǔ)知識、基本理論、基本方法;另一方面要能夠較為嫻熟地將所學(xué)理論知識應(yīng)用到實際工作中去，具備從事秘書工作的素質(zhì)和技能。

2.實踐性。一是使學(xué)生在理論學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上能更熟練地掌握文書處理以及檔案管理的系列職業(yè)技能，并能熟悉國家對文書處理、檔案管理所頒布的有關(guān)法律法規(guī)，使之能更科學(xué)、合理合法地處理文書、檔案的相關(guān)工作，為其從事文秘工作奠定一定的基礎(chǔ);二是掌握現(xiàn)行機關(guān)和其他社會組織通用的公務(wù)文件的特點與功能、種類與文種選擇規(guī)范要求等基本知識;三是掌握現(xiàn)代辦公環(huán)境中組織、控制和開展文件工作的基本理論、原則、制度、方法技能以及最新操作規(guī)范，培養(yǎng)具有復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)辦公、辦文人才;四是通過學(xué)習(xí)掌握秘書文檔與信息管理的基本理論，了解本學(xué)科理論前沿知識、不同的學(xué)術(shù)觀點以及最新發(fā)展動態(tài)和研究成果。

3.系統(tǒng)性。檔案管理學(xué)課程是一門系統(tǒng)性很強的課程，課程主要內(nèi)容包括：文書的處理、文書立卷與歸檔、檔案與檔案工作、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定工作、檔案的保管等。從前期文件的形成到文件結(jié)束使用周期轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，每一階段是一環(huán)套一環(huán)，循序漸進(jìn)，要求學(xué)生對檔案的來龍去脈有清楚的認(rèn)知，并能系統(tǒng)把握檔案流程。

（二）weaknesses：內(nèi)部劣勢

1.教材內(nèi)容的偏差性：從現(xiàn)行關(guān)于檔案管理教材來看，一是整體呈現(xiàn)出版時間早現(xiàn)象，以“十一五”“十二五”系列教材居多，教材內(nèi)容的與時俱進(jìn)性有所欠缺;二是多為職業(yè)教育規(guī)劃教材，本科規(guī)劃教材較少;三是以對紙質(zhì)檔案管理的闡述為主，電子文件管理比重較低。

2.學(xué)生認(rèn)知的趨同性。一是學(xué)生不重視，盡管檔案管理課是秘書學(xué)專業(yè)的核心課程，但是學(xué)生對檔案管理的認(rèn)知大部分停留在簡單的“收拾文件”層面，覺得檔案管理沒有技術(shù)含量，沒有挑戰(zhàn)性，從而對檔案管理缺乏探索的求知欲;二是學(xué)生不喜歡，學(xué)生不愿意接受自己畢業(yè)后從事檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作過于枯燥，只與“物”打交道，是“冷門”，群體不喜歡傾向明顯。以筆者所在學(xué)校2020屆秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生為例，56人中，僅2人畢業(yè)論文方向選擇了檔案管理，占比3.6%;僅1人就業(yè)直接選擇了檔案管理工作，占比1.8%。

3.教師隊伍的不穩(wěn)定性。檔案管理課程的教師隊伍參差不齊，檔案管理課程教師非科班出身的現(xiàn)象比較普遍，部分高校聘用具有檔案管理工作經(jīng)驗的學(xué)校教輔管理類人員或校外人員擔(dān)任授課老師，盡管這類教師的實踐經(jīng)驗比較豐富，但是他們工作流動性比較大。

4.實訓(xùn)場地的嚴(yán)重欠缺。秘書學(xué)專業(yè)的實訓(xùn)室主要是滿足會務(wù)管理、辦公自動化、秘書禮儀等需求，鮮少會建立檔案管理實訓(xùn)室，學(xué)生基本上沒有實訓(xùn)機會。值得一提的是，隨著辦公自動化的發(fā)展，檔案管理偏信息化管理的趨勢也愈發(fā)明顯，檔案館在以接收紙質(zhì)檔案為主向電子化檔案為主的工作方式轉(zhuǎn)變中。電子化檔案的接收、鑒定、入庫、保管等過程必須建立在實操的基礎(chǔ)上，才能培養(yǎng)學(xué)生對檔案管理由淺入深的認(rèn)知。

（三）opportunities：外部機遇

1.文秘人員需求量大。文秘人員的市場需求大，一是由于部分崗位門檻相對較低，往往是學(xué)歷不高或急于就業(yè)學(xué)生的首選;二是文秘崗位需求比較均衡，不同領(lǐng)域、不同行業(yè)都有文秘人員需求，公司（企業(yè)）文化需要文秘人員從“點”到“面”上建設(shè)和串聯(lián);三是文秘崗位對口專業(yè)的需求意識抬頭，公司（企業(yè)）愈發(fā)傾向直接招聘到專業(yè)技能強、培訓(xùn)期短、適應(yīng)快的員工，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的文秘專業(yè)學(xué)生往往更具競爭力，也更受青睞。

2.設(shè)置秘書學(xué)專業(yè)的高校不斷增加。全國設(shè)置有秘書學(xué)專業(yè)的高校目前是152所，根據(jù)教育部公布的全國普通高等學(xué)?，F(xiàn)為2688所（含獨立學(xué)院266所），設(shè)置秘書學(xué)專業(yè)的高校占比6%，而152所高校中的師范類院校為53所，占比35%，預(yù)計師范類院校開設(shè)秘書學(xué)專業(yè)的還會有量的增加。

3.秘書學(xué)專業(yè)辦學(xué)層次的提升。目前暨南大學(xué)、首都師范大學(xué)等都有秘書學(xué)方向的研究生招生。辦學(xué)層次的提升對秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生而言有了更好的發(fā)展途徑，也為其他考生報考秘書學(xué)專業(yè)提供了更廣闊的選擇空間。

4.用人單位對用人的擇優(yōu)條件轉(zhuǎn)變。用人單位選擇文秘人員的優(yōu)先條件由以往的側(cè)重對寫作基礎(chǔ)和辦公軟件等方面關(guān)注，開始增加對檔案管理等方面的條件要求。

（四）threats：外部挑戰(zhàn)

1.傳統(tǒng)觀念與檔案管理工作的專業(yè)性不一致。傳統(tǒng)觀念中一個認(rèn)知誤區(qū)就是檔案管理只是熟能生巧的工作，對文檔管理人員的專業(yè)性不作硬性要求。而實際上檔案管理中的全宗鑒定、全宗分類、立卷整理、檔案編目、保管期限確定等都需要經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)。

2.檔案管理競賽少。盡管高校學(xué)生競賽種類多、賽事繁，但是官方主辦的文秘類學(xué)生競賽鮮見，以檔案管理為主體的學(xué)生競賽幾不可見。將檔案管理作為文秘類競賽的子項目范圍，在非官方舉辦的競賽中偶有出現(xiàn)，如中國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作企業(yè)協(xié)會連續(xù)十年舉辦的“全國商務(wù)秘書職業(yè)技能大賽”，這也是目前連續(xù)舉辦時間最長、屆數(shù)最多、規(guī)模最大、影響力持續(xù)增長的全國性秘書專業(yè)大學(xué)生職業(yè)技能競賽。

3.“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案管理工作提出新要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對檔案純實物的管理到“實物+電子版”的檔案模式漸成體系。一方面是提交電子文件歸檔，另一方面是庫房既有文檔又在進(jìn)行電子信息化處理中，“無紙化”辦公是大勢所趨，數(shù)字檔案室建設(shè)是未來檔案管理的主陣地。這就要求檔案管理人員要掌握相關(guān)信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA（辦公自動化）、CAD（計算機輔助設(shè)計）、ERP（企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)）、HR（人力資源管理系統(tǒng)）、CRM（客戶關(guān)系管理）、PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）等。

二、提高秘書學(xué)專業(yè)檔案管理課程成效的途徑

（一）加大實訓(xùn)課時比重

檔案管理課是一門操作性較強的課程，要堅持以社會需求和就業(yè)為導(dǎo)向進(jìn)行課程整合，適當(dāng)削減理論課時比重，給實踐教學(xué)課時讓路。在理論教學(xué)“基本夠用”基礎(chǔ)上，將重心放在實訓(xùn)室的“動手+思考”模式上，讓學(xué)生通過實訓(xùn)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而掌握檔案管理技能技巧和夯實理論認(rèn)知。當(dāng)然，這也要求學(xué)校要加大對檔案管理實訓(xùn)場地的投入，文檔實務(wù)實訓(xùn)室和計算機實訓(xùn)室不可偏廢，實現(xiàn)實訓(xùn)場地與教學(xué)要求相匹配。

（二）開發(fā)第二課堂

發(fā)展檔案管理課程第二課堂，課外組織學(xué)生走出教室、走出校門，進(jìn)檔案館、進(jìn)博物館、進(jìn)企業(yè)，看歷史檔案，看實物檔案，看企業(yè)文化。在參觀與交流過程中，讓學(xué)生直接感受理論與實踐的求同存異，感受檔案管理的科學(xué)性和必要性，感受檔案管理現(xiàn)狀的與時俱進(jìn)，鼓勵學(xué)生大膽談，仔細(xì)寫，有爭鋒，有美篇。充分發(fā)揮第二課堂的教育功效，讓第二課堂教學(xué)成為傳統(tǒng)課程建設(shè)的重要輔助力量。

（三）積極組織學(xué)生參加技能競賽

在技能競賽的前期準(zhǔn)備過程中，學(xué)生自己找主題、做方案、模擬場景等，經(jīng)過反復(fù)練習(xí)和強化記憶，學(xué)生對業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)會形成更清晰、準(zhǔn)確的認(rèn)識。組織參賽的過程中實質(zhì)是學(xué)生主動看、自主學(xué)、尋差距、促提升的過程。參加校內(nèi)、校外的秘書職業(yè)技能競賽既是提升專業(yè)品牌、彰顯學(xué)生素質(zhì)的重要渠道，又是提升學(xué)生專業(yè)歸屬感的重要途徑。

（四）提升教師隊伍的專業(yè)技能

一是檔案管理課教師要主動走出去多學(xué)習(xí)，把檔案管理最新知識和技能技巧引進(jìn)來，改變教學(xué)手段，改善教學(xué)效果;二是教師要主動對標(biāo)新時期檔案管理信息化建設(shè)需求，在教育信息化大背景下，立足信息技術(shù)發(fā)展，主動掌握文檔管理系統(tǒng)基礎(chǔ)功能設(shè)置如元數(shù)據(jù)配置、著錄界面配置、目錄配置、模板配置、流程配置、數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份等，積極上好檔案管理課;三是加大對兼職與專職教師隊伍群的管理，鼓勵教師走“雙師型”道路，以多技能“授漁”，精準(zhǔn)對接學(xué)生興趣點。

（五）改變考核方式

應(yīng)改變傳統(tǒng)考核方式，不再以考核教材知識的把握程度為重心，取而代之的是要對學(xué)生思考能力、動手能力、自主學(xué)習(xí)能力等全方位的考量。建議通過現(xiàn)場模擬、3D實訓(xùn)平臺、項目賽等方式進(jìn)行多樣化考核，達(dá)到考核學(xué)生綜合能力和素質(zhì)的目的，也為教師探索教學(xué)模式，改進(jìn)教學(xué)方式，實現(xiàn)教學(xué)效果最大化創(chuàng)造條件。

檔案管理既可以是文秘工作中的中間環(huán)節(jié)，又可以是專攻領(lǐng)域的整體業(yè)務(wù)，性質(zhì)靈活，應(yīng)用廣泛。然而我們必須看到，秘書學(xué)專業(yè)的檔案管理課在現(xiàn)行課程體系下沒有得到足夠的重視，同時市場對檔案管理技能要求又在不斷提高，我們亟待檔案管理課發(fā)展與市場需求同向而行，緊密結(jié)合，檔案管理課程改革既迫在眉睫又任重道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

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◎編輯 馬燕萍