探究電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案策略

摘 要：電子檔案元數(shù)據(jù)管理方法與水平直接影響著保存電子檔案的真實性。為充分發(fā)揮出元數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，本文對電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案進行深入分析，在明確管理系統(tǒng)技術架構、功能模塊、數(shù)據(jù)庫以及元數(shù)據(jù)管理設計的基礎上，對元數(shù)據(jù)管理方案展開對比與評價，希望為電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案的實施提供科學參考與借鑒。

關鍵詞：電子檔案;元數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)庫;管理方案

前言

電子檔案具有十分重要的保存價值，是指實體檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的一類文件，具有體積小、容量大、檢索便捷等特點。在實際應用過程中，元數(shù)據(jù)管理成為電子檔案有效保存應重點解決的問題。在大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等技術快速發(fā)展的背景下，有必要應用成本效益、工作效能、可操作性優(yōu)良的元數(shù)據(jù)管理方案，以此實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化。

1 電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設計

1.1 元數(shù)據(jù)管理原則

元數(shù)據(jù)的功能定位與模型描述是整合電子檔案資源、創(chuàng)建檔案利用服務的關鍵，在從整體角度分析電子檔案元數(shù)據(jù)這一核心系統(tǒng)時，首先，尊重檔案、尊重客觀、尊重元數(shù)據(jù)與整體間的有機聯(lián)系，以此保證元數(shù)據(jù)與檔案內(nèi)容信息間的關系，可通過可視化、可理解的形式展現(xiàn)出來。其次，注重電子檔案不同生命階段中內(nèi)容信息的著錄，堅持前端控制與全過程管理原則，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有效運行。最后，注重元數(shù)據(jù)擴展性、互操作性、標準化功能的運用，使得元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息間構建起有效的邏輯關系，從而實現(xiàn)信息共享與數(shù)據(jù)交換。

1.2 系統(tǒng)技術架構

電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是以JAVA為開發(fā)語言、MYSQL為后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、XML為系統(tǒng)配置技術，在JE22平臺上創(chuàng)建起來的，嚴格按照文檔一體化理念進行設計，各功能模塊、業(yè)務層獨立且協(xié)同工作，具有較強的互操作性與擴展性。前臺展現(xiàn)層、系統(tǒng)業(yè)務層、系統(tǒng)服務層、數(shù)據(jù)訪問層、數(shù)據(jù)存儲層構成了電子檔案元數(shù)據(jù)管理技術架構，強大的用戶展示、檔案數(shù)字化業(yè)務管理、系統(tǒng)開發(fā)服務、數(shù)據(jù)存儲與轉移功能，極大地提高了元數(shù)據(jù)的利用效率。系統(tǒng)技術架構如下圖所示[1 ]。

1.3 電子文件元數(shù)據(jù)管理設計

1.3.1 元數(shù)據(jù)生成。元數(shù)據(jù)生成主要是對元數(shù)據(jù)的值域以及潛在選項進行設置，最終形成確定的元數(shù)據(jù)內(nèi)容。為避免轉換元數(shù)據(jù)格式時出現(xiàn)錯誤，采用統(tǒng)一軟件處理生產(chǎn)到匯交階段產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，并將確定元數(shù)據(jù)的內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫中。在移交文檔時應注意數(shù)據(jù)集名稱、形成時間、數(shù)據(jù)格式、專題類別的注釋，以此保證界限使工作能夠順利開展。

1.3.2 元數(shù)據(jù)捕獲。捕獲元數(shù)據(jù)需要按照國家與行業(yè)相應的標準進行，利用裝置自動采集與數(shù)據(jù)源對應的信息數(shù)據(jù)。首先，利用人工著錄、系統(tǒng)自動生成選擇數(shù)據(jù)庫中電子檔案元數(shù)據(jù)值域，然后導入相應的元數(shù)據(jù)，以此完成生產(chǎn)、匯交數(shù)據(jù)業(yè)務。其次，由于部分電子檔案元數(shù)據(jù)隱藏在運作環(huán)境中或是系統(tǒng)運行環(huán)境之外，一般采用人工著錄結合計算機的方式捕獲元數(shù)據(jù)，然后由系統(tǒng)自動標識出元數(shù)據(jù)的捕獲時間與地點，計算機自動捕獲方式的加入，極大地減小了人為誤差，保證了元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息的真實性與憑證性。最后，為進一步提高電子方案元數(shù)據(jù)的價值與質量，需要檢查元數(shù)據(jù)內(nèi)容、邏輯等其他方面的內(nèi)容，充分發(fā)揮出質量控制的作用。

1.3.3 元數(shù)據(jù)封裝。電子檔案元數(shù)據(jù)封裝是實現(xiàn)系統(tǒng)與檔案功能模塊數(shù)據(jù)交換、信息共享的關鍵。因此，將元數(shù)據(jù)封裝在電子檔案管理系統(tǒng)中才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)交流功能。首先，按照檔案卷宗級、文件級、全宗級對元數(shù)據(jù)進行封裝，完整的數(shù)據(jù)封裝包可作為系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)的基礎單元。其次，保證每一數(shù)據(jù)封裝包中含有一個基于XML結構的本級數(shù)據(jù)文件，并將若干個電子檔案元數(shù)據(jù)與一個基于XML結構的元數(shù)據(jù)文件封裝在一起，多個文件封裝包便形成了基于XML結構的案卷級數(shù)據(jù)文件，以此類推可獲得全宗級數(shù)據(jù)文件。最后，按照《DAT/48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范》進行電子文檔元數(shù)據(jù)封裝操作，要求元數(shù)據(jù)封裝包應根據(jù)電子簽名、版本信息、格式描述等進行統(tǒng)一打包處理，以此保證技術架構在發(fā)生變化時，電子文檔仍可實現(xiàn)數(shù)據(jù)交流與文件共享。各級數(shù)據(jù)封裝包如下圖所示。

1.3.4 元數(shù)據(jù)維護。維護元數(shù)據(jù)的目的是持續(xù)電子檔案與元數(shù)據(jù)間的鏈接，避免因保管方法、檔案遷移影響電子檔案間關聯(lián)的穩(wěn)定性與文件的完整性。一般情況下，元數(shù)據(jù)維護采用文本方式切入、嵌入元數(shù)據(jù)規(guī)范，同時結合屬性描述、編碼處理、加密處理等方式對文件進行封裝[2 ]。我國電子檔案安全保障策略具體指：封裝格式屬于電子文檔的利用、交換與保存以及其他相關形式，與硬件、軟件間不存在聯(lián)系。表明文檔一體化需要將數(shù)據(jù)融進抽象性行為中，以此形成有機統(tǒng)一體。封裝后的元數(shù)據(jù)與電子檔案的信息、結構、內(nèi)容在邏輯層面上具有一定關聯(lián)，有利于保證元數(shù)據(jù)要素的有效性。

1.4 功能模塊設計

1.4.1 參數(shù)設置模塊。參數(shù)設置模塊功能的實現(xiàn)，應以檔案管理員、系統(tǒng)管理原用于參數(shù)管理權限為前提，從而參加到電子檔案元數(shù)據(jù)的領導、案卷、全宗、清理、刷新、緩存等功能的實現(xiàn)過程中。參數(shù)設置具體流程為：選擇參數(shù)設置模塊后，選擇添加或刪除參數(shù)，以此實現(xiàn)各功能。

1.4.2 歸檔收集與管理模塊。歸檔收集主要是利用數(shù)字化掃描的方式收集實體檔案，可分為文檔上傳、OA在線或離線導入、公文導入等多種實體文檔上傳方式。其中，文檔上傳是文檔目錄數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)進行壓縮處理;OA在線或離線導入則是在電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)運行與離線的環(huán)境中，由網(wǎng)絡向指定對象傳送電子文件;公文導入主要是在文檔上傳完成后進行，根據(jù)文檔的導入日期、檔案與數(shù)據(jù)類型等信息完成導入，實現(xiàn)電子檔案元數(shù)據(jù)的自動分類。完成歸檔收集工作之后，需要對電子文檔進行歸檔價值判斷、電子公文自動歸檔、數(shù)據(jù)維護與案卷調整等維護工作，及時剔除無價值的歸檔文件，以此保證電子檔案元數(shù)據(jù)管理成本效益與工作效能。

1.4.3 檔案查詢與管理模塊?！安樵儭弊鳛殡娮訖n案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的重要功能，對提高核心檔案業(yè)務數(shù)字化具有重要意義。檔案管理人員在登錄賬號來到用戶界面后，在指定位置處輸入文件編號、題名等信息便可自動搜索到相應的文件與項目。在此過程中，指令會傳輸?shù)胶笈_數(shù)據(jù)庫層面，由數(shù)據(jù)庫判斷與查詢信息相符的文件，然后向檔案管理人員顯示包括文件責任者、日期、發(fā)文字號等信息的全文目錄。若為秘密文檔，則需要用戶輸入文件密級。針對檔案查詢的管理功能，具體分為專題分類與專題組織兩大部分，以此實現(xiàn)檔案管理人員新建文件名或專題檔案、刪除專題名或專題檔案、取消發(fā)布專題等業(yè)務。

1.4.4 檔案銷毀與利用模塊。檔案銷毀與利用一般在接收移交電子檔案之后進行。接收移交電子檔案采用脫離系統(tǒng)保管的方式進行檔案數(shù)據(jù)的備份，為后期制備多套檔案數(shù)據(jù)奠定堅實基礎。銷毀、利用電子檔案元數(shù)據(jù)，主要依據(jù)為：一，服務器空間。二，國家檔案法相關規(guī)定。三，機構的人力、物力、財力等條件與資源。銷毀后的電子檔案元數(shù)據(jù)將不會在管理系統(tǒng)中查詢到，檔案管理人員可根據(jù)需求選擇批量銷毀或是單件銷毀。檔案的利用要求管理人員獲得審批后，才能查閱到秘密級電子檔案元數(shù)據(jù)，秘密級權限到達審批時間點后便會自動結束，一般為24小時，以此全面保證系統(tǒng)的安全性，并有利于充分發(fā)揮電子檔案元數(shù)據(jù)的利用價值[3 ]。

1.5 數(shù)據(jù)庫設計

數(shù)據(jù)庫作為電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的重要支撐，在后臺運行中扮演著不可替代的角色。設計數(shù)據(jù)庫需要遵循層次分明、布局合理、結構規(guī)范、數(shù)據(jù)獨立、數(shù)據(jù)安全等原則，從而實現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)高效、合理運營。在數(shù)據(jù)庫中，電子檔案元數(shù)據(jù)以及電子檔案內(nèi)容信息會按照來源、檔號、電子簽名、形式特征、電子屬性、數(shù)字化屬性等進行合理劃分，并且元數(shù)據(jù)包含了各類信息數(shù)據(jù)的業(yè)務狀態(tài)、行為、實踐、依據(jù)與描述等，為數(shù)據(jù)庫描述、判斷元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息提供有力的支撐。因此，只有進一步規(guī)范數(shù)據(jù)庫設計，才能保證電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案策略獲得有效憑證，實現(xiàn)后續(xù)電子檔案維護與利用有效性、真實性的提升。

2 電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案對比

2.1 四種管理方法分析與對比

電子檔案元數(shù)據(jù)管理方法包括內(nèi)封裝、半封裝、不封裝與特定封裝四種類型，四種管理方法的分析與對比結果如下所示：

第一，內(nèi)封裝。VEO、Mets、Bueketsl等都屬于內(nèi)封裝，通過“綁定”電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)而形成一個完整體，可將檔案內(nèi)容信息轉換為64編碼后，與元數(shù)據(jù)一同封裝在XML結構中，或是將元數(shù)據(jù)直接封裝到不做編碼處理的檔案內(nèi)容信息中。在計算機系統(tǒng)中，文本、影像、圖形等電子檔案在理論上均可以二進制儲存，內(nèi)容信息經(jīng)過編碼處理后封裝在XML結構中，但在執(zhí)行效率上、工作效能等方面存在一定不足，還可能存在超時問題。將元數(shù)據(jù)封裝在檔案內(nèi)容信息特定位置處的方法，其真實性與憑證性有待進一步校驗，并且許多常見的格式在嵌入數(shù)據(jù)過程中無法實現(xiàn)，需要對管理技術與開發(fā)工具進行更深層次的研究。

第二，半封裝。運用此種方法時，電子檔案內(nèi)容信息無需編碼處理與單獨存儲，直接將電子檔案信息寫在元數(shù)據(jù)封裝包的存儲位置處，也就是將元數(shù)據(jù)看作單獨使用的XML結構。由于XML結構擁有單獨保存元數(shù)據(jù)封裝包的路徑，提出了電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)間的邏輯關系，需結合系統(tǒng)開發(fā)實際需求進行合理選擇。

第三，不封裝。不封裝與半封裝具有一定相似性，所管理的電子檔案元數(shù)據(jù)以結構形式存在數(shù)據(jù)庫中，且與內(nèi)容信息間無需進行封裝處理，對電子檔案保存格式進行管理，便可增強二者間的邏輯關聯(lián)性。但是電子檔案長期保存的時間，以及電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)間的真實性、憑證性，有待進一步驗證[4 ]。

第四，特定封裝。此種電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案需要驗證元數(shù)據(jù)與檔案內(nèi)容信息的身份，以此保證電子檔案存儲的憑證價值。經(jīng)過加密處理后的電子檔案元數(shù)據(jù)會以形態(tài)化的數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，而電子檔案內(nèi)容信息不用進行編碼處理，直接以非結構化形式獨立存在數(shù)據(jù)庫中，二者通過封裝字符產(chǎn)生有效關聯(lián)，在一定程度上實現(xiàn)了直接封裝電子檔案元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息的目標，并且真實性與憑證性可通過驗證。

2.2 實施管理方案的策略

2.2.1 可行性評價。數(shù)字化檔案管理經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，各部門已經(jīng)擁有電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案的成熟做法與經(jīng)驗。按照國家現(xiàn)行規(guī)范標準與工作文件，在設備轉型、存儲格式、圖像處理、質量檢查等工作上給出了明確的技術標準。因此，實施電子檔案元數(shù)據(jù)管理的機構應從人力資源、技術設備、硬件條件等方面全面考慮數(shù)字化業(yè)務運營的效率與質量，并作出科學合理的規(guī)劃與準備，切勿將電子檔案元數(shù)據(jù)管理看作單純的數(shù)據(jù)存儲工作。此外，企業(yè)與機構還應考慮到時代發(fā)展的需求，對實施數(shù)字化檔案管理業(yè)務進行全面的可行性與必要性評估，以此降低系統(tǒng)升級與轉型帶來的風險與壓力，充分發(fā)揮出電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案策略的優(yōu)勢與作用。

2.2.2 工作效能評價。在選擇電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案時，一方面，保證元數(shù)據(jù)形態(tài)統(tǒng)一化。在將紙質檔案轉換成電子檔案過程中，為避免部分實體文檔在業(yè)務系統(tǒng)之外流轉，與數(shù)字化文檔形成混合系統(tǒng)，應對電子檔案元數(shù)據(jù)管理與儲存流程進行全面評估，以此保證系統(tǒng)運營效率。另一方面，注重電子檔案元數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性。在獨家規(guī)范標準允許的前提下，可銷毀部分無用的實體文檔以減少存儲元數(shù)據(jù)的空間與后期維護成本[5 ]。

2.2.3 成本效益評價。通過對比分析內(nèi)封裝、半封裝、不封裝與特定封裝四種電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案，發(fā)現(xiàn)內(nèi)封裝檔案存在工作效能較低的問題，半封裝與不封裝管理方法下元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息的真實性與憑證性有待驗證，并且三種管理方案做耗費的成本較高。特定封裝作為一種安全有效管理方案，不僅擴展能力強，而且元數(shù)據(jù)使用效率高，在系統(tǒng)開發(fā)過程中的復用性也較強，極大地降低了電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)身份驗證、技術架構變化產(chǎn)生的風險。在數(shù)字化業(yè)務進程加快的背景下，相關機構與成員需要對管理方案的成本與效益進行全面的量化評價，從而實現(xiàn)元數(shù)據(jù)管理方案策略科學化水平提升的目標。

3 結論

綜上所述，元數(shù)據(jù)管理作為電子檔案工作中的基礎性工作，對加強檔案數(shù)字化、信息化具有重要意義。因此，檔案工作者應在工作中主動創(chuàng)新，明確內(nèi)封裝、半封裝、不封裝、特定封裝元數(shù)據(jù)管理方案策略的優(yōu)勢與劣勢，并合理運用電子檔案信息系統(tǒng)，以此加強檔案內(nèi)部信息間的關聯(lián)性，為后續(xù)電子檔案管理與應用奠定堅實基礎。

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作者簡介：金彩平（1981-），大學學歷，浙江省嘉善縣城市建設檔案館館員，主要從事城建檔的收集、審核、整理以及數(shù)字化工作。