我國(guó)人工智能在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用研究綜述

張文馨 張笑星 田議方

摘 要：信息時(shí)代亟待在檔案領(lǐng)域引入更高效、系統(tǒng)、先進(jìn)的人工智能技術(shù)。從歷史發(fā)展、現(xiàn)狀分析、趨向預(yù)測(cè)角度對(duì)人工智能在檔案領(lǐng)域應(yīng)用研究的文獻(xiàn)進(jìn)行了分析與總結(jié)，將對(duì)檔案智能化的研究歸納為應(yīng)用前奏、正式提出、深入發(fā)展三個(gè)時(shí)期展開(kāi)綜述，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有研究具有發(fā)展速度加快、由理論研究向?qū)嵺`研究發(fā)展等特征，最后從學(xué)術(shù)研究與實(shí)踐角度對(duì)人工智能在檔案領(lǐng)域應(yīng)用研究提出建議。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;檔案智能化;智能管理

1956年，以麥卡賽、明斯基等為首的科學(xué)家在機(jī)器模擬智能問(wèn)題的探討中首次提出了“人工智能”這一術(shù)語(yǔ)。至今人工智能已取得長(zhǎng)足發(fā)展，成為一門(mén)炙手可熱的交叉性和前沿性科學(xué)，被廣泛應(yīng)用于多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，海量知識(shí)、數(shù)據(jù)、信息產(chǎn)生，檔案管理的難度加大，且由于檔案管理工作具有較高的重復(fù)性，引入更加高效、系統(tǒng)和先進(jìn)的技術(shù)來(lái)推進(jìn)檔案管理工作迫在眉睫，而人工智能的應(yīng)用就為破解這一問(wèn)題提供了絕佳選擇。國(guó)內(nèi)已在人工智能助推檔案管理方面做出了諸多努力，如在2019年8月的中國(guó)知識(shí)管理論壇上，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院與科大訊飛共同簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議并建立“人工智能與數(shù)據(jù)管理聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室”，將共同推動(dòng)人工智能技術(shù)在檔案、數(shù)據(jù)管理等方面的創(chuàng)新應(yīng)用[1 ]。本文主要針對(duì)國(guó)內(nèi)關(guān)于人工智能在檔案領(lǐng)域應(yīng)用的研究成果進(jìn)行較為系統(tǒng)的評(píng)述，旨在對(duì)已有的研究成果進(jìn)行系統(tǒng)梳理并提出展望性意見(jiàn)，為后續(xù)研究者提供參考，便于未來(lái)學(xué)者們深入研究。

1 關(guān)鍵詞共現(xiàn)分析

考察主題高頻關(guān)鍵詞共現(xiàn)情況，最高頻的詞語(yǔ)是“人工智能”“檔案管理”，較為直接地反映了研究主題，但也體現(xiàn)出研究方向的延伸性不強(qiáng)。“應(yīng)用”“應(yīng)用與發(fā)展”“數(shù)字檔案館”“智慧檔案館”“數(shù)字檔案資源”等較高頻詞語(yǔ)反映出了檔案領(lǐng)域引入人工智能技術(shù)的目的;“人事檔案”“企業(yè)檔案管理”“城建檔案管理”“檔案編研工作”等詞語(yǔ)反映了研究方向。總體而言，這些高頻關(guān)鍵詞反映出國(guó)內(nèi)較為關(guān)注人工智能與檔案資源建設(shè)及檔案管理工作的結(jié)合，但缺乏深入性、延展性，也并未反映出策略和技術(shù)層面的信息，未來(lái)研究還需深入細(xì)化、實(shí)踐化。

截至目前，國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)人工智能應(yīng)用于檔案管理與利用方面的研究已取得了一定成果，同時(shí)對(duì)在人工智能背景下的中外檔案管理創(chuàng)新的對(duì)比也總結(jié)了一定經(jīng)驗(yàn)。近兩年，深度學(xué)習(xí)、計(jì)算檔案學(xué)將人工智能在檔案領(lǐng)域的研究進(jìn)一步深化，即由表面的研究關(guān)注到具體的機(jī)器算法，研究更加深入。與其他學(xué)科領(lǐng)域比較起來(lái)，國(guó)內(nèi)關(guān)于人工智能在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用研究還較為薄弱，且大多停留在理論研究方面，具體設(shè)計(jì)和實(shí)證研究涉及較少，對(duì)學(xué)術(shù)關(guān)注者的輻射程度也不高。

2 研究分析

2.1 應(yīng)用前奏（1994～2016年）

該階段文獻(xiàn)數(shù)量總體較少，發(fā)展較緩慢。學(xué)者們開(kāi)始對(duì)人工智能在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用進(jìn)行初期探索與實(shí)踐。

20世紀(jì)90年代，朱久蘭[2 ]在檔案檢索方面運(yùn)用知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)程序代替人的思維與推理過(guò)程，極大提高了檢索質(zhì)量。馬旭超[3 ]指出專家系統(tǒng)、自然語(yǔ)言等可以提高檢索效率、促進(jìn)檢索智能化。

隨著信息化浪潮的推進(jìn)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟，楊玉梅等[4 ]所設(shè)計(jì)的基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理全過(guò)程的自動(dòng)化、智能化。陳勇[5 ]認(rèn)為物聯(lián)網(wǎng)作為檔案管理的新發(fā)展平臺(tái)，可以極大提升檔案管理水平，但尚未得到充分應(yīng)用。

本階段學(xué)者們對(duì)相關(guān)應(yīng)用進(jìn)行了初步探討與實(shí)踐，盡管僅將檢索環(huán)節(jié)作為初期實(shí)踐研究的核心，但仍是檔案現(xiàn)代化的巨大進(jìn)步;將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理結(jié)合，雖未得到推廣應(yīng)用，但也為后期研究及應(yīng)用提供了指導(dǎo)。

2.2 正式提出（2016～2019年）

該階段隨著智能人工軟件AlphaGo的出現(xiàn)、智慧社會(huì)的到來(lái)及管理轉(zhuǎn)型的需要，文獻(xiàn)數(shù)量劇增，發(fā)展較快。學(xué)者們一方面關(guān)注應(yīng)用理論探索和場(chǎng)景構(gòu)架以展望未來(lái)，一方面關(guān)注新技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀以期深化指導(dǎo)工作。

2.2.1 理論探索和場(chǎng)景構(gòu)架。迄今為止對(duì)于人工智能應(yīng)用于檔案管理的最新理論主要是對(duì)其必要性、重要性的深入探討及宏觀指導(dǎo)。肖辛格[6 ]指出，將深度學(xué)習(xí)與信息管理工作相結(jié)合會(huì)進(jìn)一步提高文件信息管理的自動(dòng)化水平，檔案領(lǐng)域應(yīng)順此時(shí)勢(shì)。隨后，胡國(guó)強(qiáng)[7 ]等提出要利用人工智能優(yōu)化管理環(huán)節(jié)，最終達(dá)到提高服務(wù)水平的目的。

同樣從環(huán)節(jié)的角度，山石平[8 ]進(jìn)一步提出人工智能技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用領(lǐng)域主要集中在數(shù)字檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和應(yīng)用環(huán)節(jié)中。沙洲[9 ]指出人工智能的相關(guān)應(yīng)用包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、智能分類與檢索、智能鑒定和智能利用服務(wù)等。劉珂[10 ]在前者的基礎(chǔ)上將智能化檔案提供利用服務(wù)細(xì)化為檔案咨詢的智能服務(wù)、檔案文獻(xiàn)的智能解讀。以上研究將檔案智能化場(chǎng)景不斷細(xì)化擴(kuò)充，推進(jìn)了檔案管理智能化、科學(xué)化、知識(shí)化。

但同時(shí)，陳匯[11 ]指出在人工智能賦能檔案管理成效顯著時(shí)也該看到網(wǎng)絡(luò)安全和風(fēng)險(xiǎn)與之并存。如何在這場(chǎng)技術(shù)革新中把握機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，成為現(xiàn)階段亟待解決的問(wèn)題。

此后，韓潔等[12 ]指出人工智能背景下檔案鑒定理論、分類方法和保管方法尚未形成新的理論成果，理論研究仍處于初始階段，表明了我國(guó)當(dāng)前相關(guān)理論存在聚焦宏觀，研究深度不足的問(wèn)題。

2.2.2 應(yīng)用現(xiàn)狀。自研究以來(lái)，人工智能逐漸與各行業(yè)檔案實(shí)踐相結(jié)合，如：企業(yè)檔案，楊強(qiáng)等[13 ]介紹了江蘇核電企業(yè)利用人工智能、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、高效化和智能化的成功案例;醫(yī)院檔案，謝夢(mèng)怡[14 ]利用機(jī)器視覺(jué)多視角采集醫(yī)院檔案信息加以模式匹配，實(shí)現(xiàn)信息海量精準(zhǔn)識(shí)別，可極大提升效率;人事檔案，張鴻艷等[15 ]提出將檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，提高了檔案整理的工作效率。以上研究表明，我國(guó)各行業(yè)檔案領(lǐng)域?qū)θ斯ぶ悄芨叨汝P(guān)注、積極運(yùn)用，并獲得了初步成效。

但與此同時(shí)，發(fā)展不充分、現(xiàn)實(shí)應(yīng)用不足等問(wèn)題也逐漸暴露。張軍君[16 ]指出專利初級(jí)階段核心技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合不夠緊密的現(xiàn)狀。楊建梁等[17 ]提出現(xiàn)階段機(jī)器學(xué)習(xí)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用以實(shí)驗(yàn)性研究為主，沒(méi)有真正利用核心技術(shù)解決重難點(diǎn)問(wèn)題。韓潔等[12 ]認(rèn)為我國(guó)檔案管理工作中人工智能技術(shù)的利用層次不高、利用機(jī)構(gòu)和部門(mén)較少，已有的也是力量薄弱、認(rèn)識(shí)有限。以上研究表明，人工智能在我國(guó)檔案領(lǐng)域研究和應(yīng)用的二十年間，雖然內(nèi)涵得到了豐富和發(fā)展，但仍處于初級(jí)階段，特別是機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言分析等技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的研究和應(yīng)用還有待進(jìn)一步深化。此外，從科研層面來(lái)看，研究深度相對(duì)不足，需加大力度深入研究[20 ]。

該階段學(xué)者們對(duì)相關(guān)應(yīng)用理論進(jìn)行了探討，為檔案數(shù)字化工作提供了宏觀指導(dǎo)，也對(duì)其未來(lái)進(jìn)行了展望，但在具體工作流程中的創(chuàng)新較少，研究深度有待進(jìn)一步深入。此外，盡管在人工智能應(yīng)用中取得了初步成效，但總體來(lái)看還需進(jìn)一步深化指導(dǎo)檔案數(shù)字化工作。

2.3 深入發(fā)展（2019至今）

該階段文獻(xiàn)數(shù)量總體較多，發(fā)展較快。學(xué)者們開(kāi)始對(duì)人工智能在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用進(jìn)行更為深入的探討。

近年來(lái)，人工智能的發(fā)展取得了極大突破，特別是在大量數(shù)據(jù)的推動(dòng)下，深度學(xué)習(xí)日益成熟，應(yīng)用廣泛。如：照片檔案中，趙學(xué)敏[18 ]等運(yùn)用深度學(xué)習(xí)方法以圖搜圖，為照片檔案的管理利用和資源開(kāi)發(fā)提供了理論支持和實(shí)踐思路;視頻檔案中，易黎[19 ]提出了全域深度學(xué)習(xí)的新聞檔案信息抽提方法，可同時(shí)提取視頻中的語(yǔ)音信息、視頻信息和文字信息并加以整合。

此外，計(jì)算檔案學(xué)的蓬勃發(fā)展也體現(xiàn)了人工智能的深入發(fā)展。隨著信息與數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，檔案領(lǐng)域引發(fā)了數(shù)字革命，由此計(jì)算機(jī)與檔案領(lǐng)域融合的計(jì)算檔案學(xué)內(nèi)涵不斷豐富，意義不斷凸顯，亟待從理論建構(gòu)延伸至實(shí)踐內(nèi)涵的明確[20 ]。周文泓等[21 ]指出在實(shí)踐層面，計(jì)算技術(shù)對(duì)于檔案管理的應(yīng)用已有長(zhǎng)足發(fā)展;在科研層面，不同技術(shù)與檔案管理的不同環(huán)節(jié)相結(jié)合，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案真實(shí)性等自身內(nèi)涵的認(rèn)同。

當(dāng)前階段，學(xué)者們進(jìn)一步將人工智能在檔案領(lǐng)域應(yīng)用的研究深化，由表及里，為檔案數(shù)字化工作指明了方向。但由于新興概念的理論與實(shí)踐仍在探索中，其具體內(nèi)涵的建構(gòu)仍需進(jìn)一步探索。

3 檔案智能化研究分析

3.1 特征分析

3.1.1 依托于良好環(huán)境，發(fā)展速度加快。

3.1.2 由理論研究向?qū)嵺`研究發(fā)展。

3.1.3 研究具有廣泛性和發(fā)展性。從研究主題來(lái)看，對(duì)人工智能在檔案領(lǐng)域應(yīng)用的研究在以理論研究為重點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)于技術(shù)手段的實(shí)踐研究也逐漸增多，推動(dòng)了檔案學(xué)與檔案工作實(shí)踐的發(fā)展。

3.1.4 由表面研究向深入研究發(fā)展。伴隨深度學(xué)習(xí)、計(jì)算檔案學(xué)的出現(xiàn)，由表面研究關(guān)注到具體的機(jī)器算法，研究更加深入。

3.2 問(wèn)題分析

3.2.1 研究深度不足。目前人工智能賦能背景下檔案管理理論研究仍處于初始階段，缺乏對(duì)相關(guān)理論研究的創(chuàng)新。且對(duì)于人工智能在檔案領(lǐng)域的理論研究主要聚焦宏觀層面，對(duì)人工智能技術(shù)具體如何應(yīng)用于檔案工作的各流程之中的探討卻較為宏觀和稀少。新興的深度學(xué)習(xí)、計(jì)算檔案學(xué)雖然建立了初步的框架，仍需進(jìn)一步建構(gòu)其具體內(nèi)涵。

3.2.2 與檔案管理工作結(jié)合較弱。當(dāng)前人工智能核心技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合不夠緊密。雖然部分學(xué)者提出了人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的具體路徑，但仍停留在檔案資源整理、搜索等宏觀層面;部分學(xué)者雖提出了運(yùn)用新興技術(shù)處理檔案工作中的難題，但仍未被推廣應(yīng)用至解決檔案管理實(shí)踐中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題。

3.2.3 合作機(jī)制尚待建立。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，檔案管理機(jī)構(gòu)與部門(mén)的兩極化問(wèn)題明顯。真正利用人工智能技術(shù)的檔案管理機(jī)構(gòu)和部門(mén)較少，主要集中在少數(shù)技術(shù)發(fā)達(dá)、有充足資金支持研究的檔案管理機(jī)構(gòu)和部門(mén)，且尚未建立起多主體參與研究機(jī)制，會(huì)阻礙交流與資金的投入，難以支撐更多機(jī)構(gòu)研究的深入發(fā)展。

3.2.4 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與借鑒不足。從理論創(chuàng)新來(lái)看，國(guó)外學(xué)者進(jìn)行了理論研究，如Gregory Rolan等人分析了人工智能在文件保管領(lǐng)域的應(yīng)用及障礙;從實(shí)踐創(chuàng)新來(lái)看，國(guó)外檔案管理領(lǐng)域已開(kāi)展了多個(gè)檔案管理項(xiàng)目，如澳大利亞新南威爾士州檔案館利用人工智能技術(shù)對(duì)州政府非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集進(jìn)行分類[22 ];從人員角色轉(zhuǎn)變來(lái)看，國(guó)外檔案管理人員直接參與人工智能的應(yīng)用。我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)國(guó)外相關(guān)研究的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)較少，未能提供先進(jìn)的理論與技術(shù)借鑒。

4 檔案領(lǐng)域應(yīng)用人工智能的對(duì)策

4.1 學(xué)術(shù)研究角度

4.1.1 加強(qiáng)檔案管理理論研究?，F(xiàn)有的檔案學(xué)理論已不適應(yīng)新的環(huán)境，亟需發(fā)展適合新環(huán)境的檔案管理理論。學(xué)者們應(yīng)提升研究深度，探索關(guān)于檔案智能化的新理論，進(jìn)一步深入計(jì)算機(jī)檔案學(xué)、深度學(xué)習(xí)的研究，指導(dǎo)檔案工作發(fā)展;還應(yīng)關(guān)注對(duì)人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案領(lǐng)域的實(shí)踐研究，將理論落到實(shí)踐，注重對(duì)應(yīng)用策略的深度挖掘。

4.1.2 提升與檔案管理工作結(jié)合的緊密度。未來(lái)學(xué)者們應(yīng)注重利用人工智能技術(shù)解決檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，并將研究方案及時(shí)提供給檔案管理部門(mén)，加快推廣應(yīng)用;并關(guān)注國(guó)外學(xué)者對(duì)實(shí)際工作應(yīng)用的探索，使人工智能技術(shù)與檔案工作的實(shí)踐緊密結(jié)合。

4.2 實(shí)踐角度

4.2.1 建立檔案部門(mén)的合作制度。將少數(shù)技術(shù)發(fā)達(dá)、有充足資金支持研究的檔案管理機(jī)構(gòu)及部門(mén)與多數(shù)發(fā)展水平較低的檔案管理機(jī)構(gòu)和部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，通過(guò)舉辦論壇、召開(kāi)年度會(huì)議、進(jìn)行人才交流等形式，將探索人工智能技術(shù)應(yīng)用的各檔案機(jī)構(gòu)部門(mén)鏈接成合作伙伴關(guān)系，促進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流和研究分享。

4.2.2 構(gòu)建多主體協(xié)同參與制度。我國(guó)應(yīng)改善單軌制管理布局，構(gòu)建以檔案機(jī)構(gòu)為主，檔案工作者、研究機(jī)構(gòu)、企業(yè)、高校、社會(huì)力量等多元主體協(xié)同參與模式，發(fā)揮各主體的人才、領(lǐng)導(dǎo)、資金、技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)和利用;同時(shí)，各主體應(yīng)借助檔案部門(mén)這一平臺(tái)，將實(shí)踐中的研究成果盡快推廣應(yīng)用到檔案管理工作中;還可通過(guò)國(guó)際論壇等形式定期交流經(jīng)驗(yàn)。

4.2.3 加強(qiáng)檔案工作者專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案工作者應(yīng)通過(guò)改變角色定位、升級(jí)職業(yè)技能來(lái)拓寬檔案職業(yè)邊界，主動(dòng)適應(yīng)管理智能化、檔案數(shù)據(jù)化的新要求[13 ]，一方面要充分發(fā)揮檔案工作者的能動(dòng)性，關(guān)注用戶的具體需求;另一方面應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，根據(jù)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)對(duì)人工智能應(yīng)用工作中的失誤和漏洞做出靈活判斷。

4.2.4 加快技術(shù)的研發(fā)與更新。國(guó)內(nèi)部分企業(yè)已將新技術(shù)、新產(chǎn)品與實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景相融合，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極借鑒智慧檔案企業(yè)的先進(jìn)技術(shù)，將科研機(jī)構(gòu)及企業(yè)的技術(shù)開(kāi)發(fā)優(yōu)勢(shì)與實(shí)踐相結(jié)合。同時(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)關(guān)注檔案學(xué)者們的先進(jìn)研究，對(duì)學(xué)者們提出的可行性設(shè)想，及時(shí)在檔案管理實(shí)踐中試操作，成效明顯的方案進(jìn)行進(jìn)一步推廣。

4.2.5 加大研究資金的投入。智能倉(cāng)儲(chǔ)管理機(jī)器人、智能密集架、RFID標(biāo)簽等應(yīng)用大多具有高成本的特點(diǎn)，人工智能的具體應(yīng)用也具有高額的維護(hù)費(fèi)用[23 ]。因此，國(guó)家層面應(yīng)對(duì)研究檔案智能化的機(jī)構(gòu)加大資金投入;檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)拓寬資金來(lái)源渠道，例如引進(jìn)盟友與投資者、吸引社會(huì)力量關(guān)注、成立檔案智能化基金會(huì)等，積極尋求吸引資金的方式與渠道。

科研項(xiàng)目：西北大學(xué)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)—2021176）。

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作者簡(jiǎn)介：張文馨（2000— ），西北大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生;張文星（2000— ），西北大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生;田議方（2000— ），西北大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生。